Cómo fomentar la participación en eventos virtuales entre los asistentes

Parece que tu evento en persona se cancelará.

Esperaba que no llegara a esto, pero sin señales de grandes reuniones en el futuro cercano, no está seguro de qué más hacer. Hay otra opción, por supuesto: crear un evento virtual.

Incluso podría estar de acuerdo con la planificación de eventos virtuales, pero probablemente todavía tenga dudas sobre cómo será mejor que un seminario web virtual. Una parte crítica de los eventos es el compromiso o la interacción, pero ¿los asistentes realmente pueden obtener eso en línea? ¿Se inscribirán?

Cómo impulsar la participación en eventos virtuales

Si bien es cierto que los eventos virtuales son diferentes de los presenciales, crear un evento exitoso con muchas oportunidades de participación está completamente a tu alcance. Todo lo que requiere es la previsión, la planificación y la infraestructura adecuadas. Entonces, antes de comenzar a armar los elementos básicos de su presentación en línea, use estas estrategias para comenzar a planificar para impulsar la asistencia y asegurar su éxito.

Ahora parece que la parte difícil ha terminado: ha logrado que la gente se registre para su evento y está satisfecho con la cantidad de asistentes que espera. Pero, por supuesto, la participación en eventos implica más que solo asegurarse de que las personas se presenten.

En un evento en persona, los asistentes pueden ir a tomar un café o tomar algo entre ellos, o entablar una conversación con la persona que está a su lado en una sesión. Los participantes pueden quedarse atrás para hacerle algunas preguntas a un presentador, y los patrocinadores y expositores pueden captar la atención de los asistentes en el piso de la conferencia. Todas estas son partes vitales para garantizar la creación de redes y la reunión de líderes que es tan importante para los eventos en persona.

Los eventos virtuales también necesitan estos elementos, solo que en una forma diferente. Si bien es posible que los asistentes no puedan establecer una nueva conexión comercial al encontrarse con la persona que está a su lado en el bufé, si aprovecha las tecnologías adecuadas en su evento, puede impulsar la participación en línea y aun así permitir que los participantes obtengan los mismos beneficios que obtendrían. de un evento presencial.

Encienda conversaciones entre los asistentes

Es cierto que los asistentes no conversarán en los pasillos, pero un evento virtual puede permitirles establecer conexiones incluso específicas y valiosas, según su experiencia e intereses. Utilice diferentes métodos de comunicación mediante la configuración de salas de chat, foros de discusión y otros medios de comunicación para los asistentes.

De esta manera, los asistentes pueden encontrarse a través de temas e intereses compartidos y comunicarse individualmente. Si bien es posible que no puedan reunirse físicamente, siempre pueden chatear en privado a través de una aplicación de mensajería o software de eventos, ¡o programar una videollamada para conocerse!

Fomenta las reuniones virtuales

¿Crees que los asistentes necesitarán un poco de estímulo para conocerse? Incluye reuniones y sesiones de networking en tu agenda de eventos. ¡La programación específica de videollamadas o "horas de café virtual" para los asistentes los alentará a aparecer y conocerse!

Trate de organizar reuniones específicas para ciertos grupos que probablemente asistirán, como mujeres en su industria o personas con un área específica de interés. ¡Esto puede ayudar a que las nuevas conexiones sean aún más específicas y valiosas!

También deje espacio para que los asistentes organicen reuniones virtuales incluso antes del evento. Los asistentes pueden tener ciertos grupos que estén particularmente interesados ​​en conocer, y reunirse antes del evento puede ayudar a que el día sea mucho más agradable.

Ejecutar encuestas y sondeos en vivo

Los asistentes también deben poder influir y dar forma al evento. Ejecutar encuestas a través de una aplicación de eventos, desde temas serios de la industria hasta rompehielos alegres, no solo les da la oportunidad de que se escuchen sus voces, sino que también puede iniciar una discusión que permitirá a los asistentes conectarse en red de una manera diferente.

Las encuestas, tanto antes como después de su evento, son una excelente manera de averiguar qué esperan los asistentes de su evento y qué puede mejorar para el próximo. De cualquier manera, los asistentes pueden asegurarse de que sus voces se escuchen incluso a millas de distancia, ¡y usted puede asegurarse de que sus eventos continúen mejorando cada vez más!

Gamificar la experiencia de participación de los asistentes

Además de todo lo demás, la gamificación puede ser un gran motivador para que los asistentes participen más de lo que podrían haber hecho originalmente. Hay muchas estrategias diferentes para la gamificación que puede emplear: por ejemplo, puede realizar un concurso de fotografía en el que cada asistente muestre su mejor ropa de conferencia y gane la foto más votada.

O los asistentes pueden visitar a cada expositor para completar un desafío u obtener un "sello" virtual mientras viajan de un stand virtual a otro. Aunque a veces solo ver su nombre en una tabla de clasificación puede ser una motivación, anime aún más a los asistentes a participar al incluir un premio para aquellos con los puntos más altos, y si incluye una ceremonia de entrega de premios virtual, puede agregar una motivación adicional al anunciar a los ganadores del concurso allí. .

Fomente el registro de eventos virtuales promocionando su evento

Comencemos con el peor de los casos: planeó todo para su evento virtual. Las presentaciones son reflexivas, los oradores están listos para comenzar, el marketing estuvo bien ubicado. Solo hay un problema: todavía casi nadie se ha apuntado.

No importa cuántas oportunidades de compromiso pueda crear dentro de un evento si los asistentes nunca se registran. A medida que realiza conferencias virtuales y promociona su evento, lo más importante que puede asegurarse de que los asistentes potenciales entiendan no es solo qué es el evento, sino también cómo pueden acceder a él.

Una vez que llegue a los asistentes, asegúrese de llevarlos a la línea de meta, haga que el registro sea lo más fácil y accesible posible Incluya un enlace para el registro que se incluye fácilmente con todos los materiales promocionales y presente el registro de manera destacada en su sitio web.

Al promocionar de manera proactiva estos enlaces y dejar lo más claro posible cómo registrarse fácilmente para su evento, puede promover la asistencia de manera más efectiva que nunca. Ahora repasemos algunas técnicas para maximizar su registro.

Marketing directo vs marketing pasivo

Cuando te preparas para tu evento, puede resultar bastante tentador crear un sitio web para el evento y darlo por terminado. Después de todo, todavía tiene mucho más por hacer, y los asistentes adecuados probablemente encontrarán lo que ha configurado. Esto se llama marketing pasivo, y es una trampa en la que caen los organizadores todos los días.

Si bien los elementos básicos del marketing pasivo son buenos: un servicio al cliente confiable, una infraestructura sólida para los participantes y priorizar la publicidad en los nuevos lanzamientos, es importante utilizar diferentes métodos de comunicación para maximizar los resultados. El marketing directo se centra en la creación de redes, la publicidad dirigida y llegar directamente a su público objetivo.

Identifique los grupos principales que espera que asistan a su evento y comuníquese con ellos individualmente. Considere cuáles son los puntos débiles de estos diferentes grupos y qué pueden obtener de su evento para abordarlos. Mantener su evento con una buena marca, pero también buscar activamente a los asistentes a los que está dirigido su evento, ambos tienen su lugar y harán que el marketing de su evento sea lo más efectivo posible.

Incluir llamadas a la acción explícitas

Lo has escuchado antes, pero lo diremos de nuevo: incluye llamadas a la acción explícitas siempre que sea posible. Si desea que sus asistentes participen, asegúrese de que sepan cómo participar. Incluya llamados a la acción en todos los materiales promocionales posibles, la página de su evento, el sitio web de su empresa, los correos electrónicos que envía a los clientes y sea explícito sobre lo que deben hacer exactamente los posibles asistentes.

Una excelente manera de crear un llamado a la acción puede ser incluir botones en su sitio web y materiales promocionales. Haz que se destaquen haciéndolos de un color diferente al resto de la página, o si estás incluyendo el llamado a la acción en tu texto, pon la frase en cursiva o en negrita para atraer la atención de tus asistentes.

Trate de usar un lenguaje de intención simple que transmita de inmediato exactamente lo que debe hacer el lector, "Regístrese aquí", "Regístrese ahora", y vincule este texto a una página donde el asistente pueda hacer exactamente eso de inmediato. Si es específico acerca de cuál es exactamente su llamado a la acción y exactamente cómo beneficiará a los asistentes, debería poder alentar a los asistentes a registrarse para su evento.

Eliminar las barreras al registro

Una vez que los asistentes hayan decidido registrarse, desea que el proceso sea lo más simple posible para ellos. La celebración de un evento en línea ya eliminó otras barreras; después de todo, los asistentes no necesitarán viajar ni preocuparse por el alojamiento para asistir a su evento. Pero un evento en línea también puede hacer que los asistentes esperen un proceso de registro fácil, así que manténgalo corto y simple.

Evite desanimarlos pidiéndoles información innecesaria o atascando los procesos con múltiples pasos. ¿Qué es lo más esencial para tu evento? Probablemente querrá nombres, las empresas para las que trabajan e información de contacto como una dirección de correo electrónico.

Una vez que haya obtenido esto, ¡trate de evitar pedir más a menos que sea absolutamente necesario! Los asistentes se han entusiasmado con su evento y ahora les ha abierto la puerta, así que simplifique al máximo su paso. Si está utilizando una aplicación de planificación de eventos, puede automatizar algunos pasos de registro para que sea aún más simple.

3 formas de mejorar la asistencia a eventos virtuales

Puede sonar obvio, pero lograr una alta asistencia es una de las cosas más importantes que puede hacer por su evento. Afortunadamente, el formato de evento virtual puede desglosar muchas restricciones que normalmente podrían impedirle una amplia asistencia.

Una vez virtual, ya no tendrá que preocuparse por las restricciones de asientos o el tamaño del centro de convenciones, por lo que si esperaba tener que limitar los asientos, ¡puede abrir las puertas más que nunca! Una mayor asistencia puede significar grandes beneficios tanto para usted como para todos los demás involucrados.

Además de los altos ingresos por la venta de boletos, los asistentes tendrán más oportunidades para relacionarse entre sí y hacer conexiones útiles, y los patrocinadores y expositores tendrán más oportunidades que nunca para promocionar su producto y compañía. ¡Deje que su evento virtual establezca un precedente que impulsará la asistencia y los patrocinios en los años venideros!

Entonces, ¿cómo puede obtener una mayor asistencia para su evento virtual? Pruebe estas estrategias para aumentar sus números y obtener los asistentes ideales para su evento.

Conoce a tu audiencia

Si bien la publicidad generalizada tiene sus méritos, es probable que un grupo muy específico de personas esté más interesado en inscribirse en su evento. Lo más importante que puede hacer para maximizar la eficiencia de sus anuncios es saber exactamente quiénes son estas personas y encontrar formas de llegar a ellas directamente.

Piensa en quién es tu asistente ideal al evento. ¿Qué hacen? ¿Cuáles son sus objetivos? ¿A qué problemas se enfrentan normalmente en su industria y cuáles son algunos problemas nuevos para los que podrían necesitar respuestas urgentes? Lo que es más importante, ¿cómo asistir a su evento puede ayudarlos a alcanzar estos objetivos y resolver estos problemas? Comprender las necesidades y los puntos débiles de los asistentes objetivo le brinda una base crucial para trabajar tanto al dar forma a su evento como al publicitarlo.

Elabora el mensaje correcto

Los mensajes estratégicos pueden hacer o deshacer la asistencia a su evento. Recuerde, cuando anuncie su evento, el asistente siempre es el centro de atención, no el evento en sí. Vuelva al perfil de asistente ideal que creó y piense en los problemas y objetivos de los asistentes. Mantenga su mensaje centrado en cómo puede ayudarlos a tener éxito en sus metas y obtener el final feliz que están buscando.

Enfatice a sus asistentes cómo aún se puede lograr la creación de redes en un evento virtual y cómo pueden salir con una amplia red de contactos de la industria útiles y necesarios. ¿Es atractivo que un orador importante de la industria aborde un tema relevante o una nueva tecnología que ha estado en la mente de todos? Explique a los asistentes cómo les ayudará la comprensión que obtendrán. Recuerde, los diferentes grupos de asistentes al evento tendrán diferentes prioridades para su evento, así que asegúrese de dirigir estos mensajes a los grupos correctos.

Llegue a los asistentes en su territorio

En ese sentido, desea asegurarse de que su evento llegue a los grupos de personas correctos. Es probable que haya diferentes grupos de personas en su industria que estén interesadas en su evento por varias razones, y algunas en su industria que son una prioridad para la orientación.

Mire hacia atrás a ese asistente ideal y considere de dónde obtiene su público objetivo su información. ¿Hay páginas de grupos de la industria en línea en las que podría publicar, ciertas revistas comerciales que podría usar para publicar un anuncio o conexiones que pueda hacer que corran la voz sobre su evento?

Si hay varios tipos de grupos que cree que estarían interesados ​​en su evento, asegúrese de que el mensaje esté individualizado para la plataforma a través de la cual se anuncia. Desea que su evento sea algo que los asistentes potenciales encontrarán de manera orgánica a través de sus propios círculos, con la frecuencia suficiente para causar una buena impresión y con un mensaje creado específicamente para ellos.

Conclusión

Si bien es posible que su evento no sea exactamente lo que esperaba que fuera, hay un mundo de ventajas en los eventos virtuales que puede aprovechar para mejorar la participación de los asistentes. Si anuncia su evento de manera proactiva y proporciona infraestructura para la participación, entonces, con la planificación y la previsión adecuadas, la participación en un evento virtual puede ser tan fuerte como en un evento en persona.

Prepárese para su próximo evento virtual con el software adecuado para ayudarlo a hacer el trabajo.