Come incoraggiare il coinvolgimento di eventi virtuali tra i partecipanti

Quindi sembra che il tuo evento di persona verrà cancellato.

Speravi che non si arrivasse a questo, ma senza alcun segno di grandi raduni nel prossimo futuro, non sei sicuro di cos'altro fare. C'è un'altra opzione, ovviamente: creare un evento virtuale.

Potresti anche essere a bordo con la pianificazione di eventi virtuali, ma probabilmente hai ancora delle riserve su come sarà meglio di un webinar virtuale. Una parte fondamentale degli eventi è il coinvolgimento o l'interazione, ma i partecipanti possono davvero ottenerlo online? Si iscriveranno?

Come aumentare il coinvolgimento di eventi virtuali

Se è vero che gli eventi virtuali sono diversi da quelli di persona, creare un evento di successo con molte opportunità di coinvolgimento è completamente alla tua portata. Tutto ciò che richiede è la corretta previdenza, pianificazione e infrastruttura. Quindi, prima di iniziare a mettere insieme i dadi e i bulloni della tua presentazione online, usa queste strategie per iniziare a pianificare per aumentare la partecipazione e assicurarne il successo.

Ora sembra che la parte difficile sia finita: hai convinto le persone a registrarsi per il tuo evento e sei soddisfatto del numero di partecipanti che ti aspetti. Ma ovviamente, c'è di più nel coinvolgimento dell'evento oltre a assicurarsi che le persone si presentino.

A un evento di persona, i partecipanti potrebbero prendere un caffè o un drink tra loro o avviare una conversazione con la persona accanto a loro in una sessione. I partecipanti potrebbero rimanere indietro per porre alcune domande a un relatore e sponsor ed espositori possono attirare l'attenzione dei partecipanti sul pavimento della conferenza. Tutti questi sono parti vitali per garantire il networking e la raccolta di lead che è così importante per gli eventi di persona.

Anche gli eventi virtuali hanno bisogno di questi elementi, solo in una forma diversa. Anche se i partecipanti potrebbero non essere in grado di stabilire una nuova connessione di lavoro incontrando la persona accanto a loro al buffet, se sfrutti le giuste tecnologie per il tuo evento, puoi aumentare il coinvolgimento online e consentire ai partecipanti di trarre comunque gli stessi vantaggi che farebbero da un evento di persona.

Avvia conversazioni tra i partecipanti

È vero che i partecipanti non chatteranno nei corridoi, ma un evento virtuale può consentire loro di stabilire connessioni anche specifiche e preziose, in base alla loro esperienza e ai loro interessi. Utilizza diversi metodi di comunicazione attraverso la creazione di chat room, forum di discussione e altri mezzi di comunicazione per i partecipanti.

In questo modo, i partecipanti possono trovarsi attraverso argomenti e interessi condivisi e mettersi in contatto individualmente. Anche se potrebbero non essere in grado di incontrarsi fisicamente, possono sempre chattare in privato tramite un'app di messaggistica o un software per eventi, oppure impostare una videochiamata per conoscersi!

Incoraggia i meetup virtuali

Pensi che i partecipanti avranno bisogno di un piccolo incoraggiamento per conoscersi? Includi incontri e sessioni di networking nell'agenda degli eventi. In particolare, la pianificazione di videochiamate o "ore del caffè virtuale" per i partecipanti li incoraggerà a entrare e conoscersi!

Prova a organizzare incontri specifici per determinati gruppi che probabilmente parteciperanno, come donne nel tuo settore o persone con una specifica area di interesse. Questo può aiutare a rendere le nuove connessioni ancora più specifiche e preziose!

Inoltre, lascia spazio ai partecipanti per organizzare autonomamente i meetup virtuali anche prima dell'evento. I partecipanti possono avere determinati gruppi che sono particolarmente interessati a conoscere e incontrarsi prima dell'evento può contribuire a rendere la giornata molto più piacevole.

Esegui sondaggi e sondaggi dal vivo

I partecipanti dovrebbero anche essere in grado di influenzare e plasmare l'evento. L'esecuzione di sondaggi tramite un'app per eventi, da argomenti di settore seri a rompighiaccio spensierati, non solo dà loro la possibilità di far sentire la propria voce, ma può anche avviare una discussione che consentirà ai partecipanti di connettersi in modo diverso.

I sondaggi, sia prima che dopo il tuo evento, sono un ottimo modo per scoprire cosa si aspettano i partecipanti dal tuo evento e cosa puoi migliorare per il prossimo. In ogni caso, i partecipanti possono assicurarsi che le loro voci vengano ascoltate anche a miglia di distanza e tu puoi assicurarti che i tuoi eventi continuino a migliorare sempre di più!

Gamify l'esperienza di coinvolgimento dei partecipanti

Oltre a tutto il resto, la gamification può essere un ottimo motivatore per i partecipanti a partecipare più di quanto avrebbero potuto fare in origine. Esistono molte strategie diverse per la gamification che puoi utilizzare: ad esempio, potresti organizzare un concorso fotografico in cui ogni partecipante mostra il suo miglior abbigliamento da conferenza e la foto più votata vince.

Oppure i partecipanti potrebbero visitare ogni espositore per completare una sfida o ricevere un "timbro" virtuale mentre viaggiano da uno stand virtuale a uno virtuale. Anche se a volte vedere il proprio nome in una classifica può essere una motivazione, incentiva ulteriormente i partecipanti a partecipare includendo un premio per quelli con il punteggio più alto e, se includi una cerimonia di premiazione virtuale, puoi aggiungere ulteriore motivazione annunciando lì i vincitori del concorso .

Incoraggia l'iscrizione all'evento virtuale promuovendo il tuo evento

Iniziamo con uno scenario peggiore: hai pianificato tutto per il tuo evento virtuale. Le presentazioni sono ponderate, i relatori sono pronti per partire, il marketing è stato ben piazzato. C'è solo un problema: ancora quasi nessuno si è iscritto.

Non importa quante opportunità di coinvolgimento puoi creare all'interno di un evento se i partecipanti non si registrano mai. Mentre organizzi conferenze virtuali e promuovi il tuo evento, la cosa più importante che puoi assicurarti che i potenziali partecipanti comprendano non solo di cosa si tratta, ma anche come possono accedervi.

Una volta raggiunti i partecipanti, assicurati di condurli al traguardo, rendi la registrazione il più semplice e accessibile possibile Includi un link alla registrazione facilmente incluso in tutto il materiale promozionale e metti in evidenza la registrazione sul tuo sito web.

Promuovendo in modo proattivo questi collegamenti e rendendo il più chiaro possibile come registrarsi facilmente al tuo evento, puoi promuovere la partecipazione in modo più efficace che mai. Ora esaminiamo alcune tecniche per massimizzare la tua registrazione.

Marketing diretto vs marketing passivo

Quando ti prepari per il tuo evento, può essere piuttosto allettante creare un sito Web per eventi e chiamarlo un giorno. Dopotutto, hai ancora molto da fare e i partecipanti giusti probabilmente troveranno ciò che hai impostato. Questo si chiama marketing passivo ed è una trappola in cui cadono gli organizzatori ogni giorno.

Sebbene le basi del marketing passivo siano buone: un servizio clienti affidabile, una solida infrastruttura per i partecipanti e la priorità della pubblicità sulle nuove versioni, è importante utilizzare metodi di comunicazione diversi per massimizzare i risultati. Il marketing diretto si concentra sul networking, sul targeting della pubblicità e sul raggiungimento diretto del pubblico di destinazione.

Identifica i gruppi principali a cui speri di partecipare al tuo evento e contattali individualmente. Considera quali sono i punti deboli di questi diversi gruppi e cosa possono ottenere dal tuo evento per affrontarli. Mantenere il tuo evento ben marchiato, ma anche perseguire attivamente i partecipanti a cui è rivolto il tuo evento, entrambi hanno il loro posto e renderanno il marketing del tuo evento il più efficace possibile.

Includi inviti all'azione espliciti

L'hai già sentito, ma lo diremo di nuovo: includi inviti all'azione espliciti quando possibile. Se vuoi che i tuoi partecipanti partecipino, assicurati che sappiano come partecipare. Includi inviti all'azione su tutto il materiale promozionale possibile, la pagina del tuo evento, il sito web della tua azienda, le e-mail che invii ai clienti e sii esplicito su cosa dovrebbero fare i potenziali partecipanti.

Un ottimo modo per creare un invito all'azione può essere includere pulsanti sul tuo sito Web e materiale promozionale. Mettili in risalto rendendoli di un colore diverso rispetto al resto della pagina oppure, se stai includendo l'invito all'azione nel tuo testo, metti in corsivo o in grassetto la frase per attirare gli occhi dei partecipanti.

Prova a usare un linguaggio delle intenzioni semplice che trasmetta immediatamente esattamente ciò che il lettore dovrebbe fare, "Registrati qui", "Iscriviti ora" e collega questo testo a una pagina in cui il partecipante può farlo immediatamente. Se sei specifico su quale sia esattamente il tuo invito all'azione e su come andrà a beneficio dei partecipanti, dovresti essere in grado di incoraggiare i partecipanti a registrarsi per il tuo evento.

Rimuovere gli ostacoli alla registrazione

Una volta che i partecipanti hanno deciso di registrarsi, si desidera rendere il processo il più semplice possibile per loro. Tenere un evento online ha già rimosso altre barriere: dopotutto, i partecipanti non dovranno viaggiare o preoccuparsi dell'alloggio per partecipare al tuo evento. Ma un evento online può anche far sì che i partecipanti si aspettino un processo di registrazione facile, quindi mantienilo breve e semplice.

Evita di scoraggiarli chiedendo informazioni non necessarie o impantanando i processi con più passaggi. Qual è la cosa più essenziale per il tuo evento? Probabilmente vorrai nomi, le aziende per cui lavorano e informazioni di contatto come un indirizzo e-mail.

Una volta ottenuto questo, cerca di evitare di chiedere di più a meno che non sia assolutamente necessario! I partecipanti si sono entusiasmati per il tuo evento e ora hai aperto loro le porte, quindi rendilo il più semplice possibile. Se stai utilizzando un'app per la pianificazione di eventi, puoi automatizzare alcuni passaggi della registrazione per renderlo ancora più semplice!

3 modi per migliorare la partecipazione agli eventi virtuali

Può sembrare ovvio, ma curare un'alta partecipazione è una delle cose più importanti che puoi fare per il tuo evento. Fortunatamente, il formato dell'evento virtuale può effettivamente abbattere molte restrizioni che in genere potrebbero bloccarti da un'ampia partecipazione.

Una volta virtuale, non devi più preoccuparti delle restrizioni sui posti a sedere o di quanto è grande il centro congressi, quindi se ti aspettavi di dover limitare i posti a sedere, puoi aprire le porte più che mai! Una maggiore partecipazione può significare vantaggi importanti sia per te che per tutti gli altri coinvolti.

Oltre alle elevate entrate derivanti dalla vendita dei biglietti, i partecipanti avranno più opportunità di fare rete tra loro e stabilire connessioni utili e sponsor ed espositori avranno più possibilità che mai di promuovere il proprio prodotto e la propria azienda. Lascia che il tuo evento virtuale crei un precedente che guiderà la partecipazione e le sponsorizzazioni negli anni a venire!

Quindi, come puoi ottenere una partecipazione maggiore per il tuo evento virtuale? Prova queste strategie per aumentare i tuoi numeri e ottenere i partecipanti ideali per il tuo evento.

Conosci il tuo pubblico

Sebbene la pubblicità abbia ampiamente i suoi meriti, è probabile che un gruppo molto specifico di persone sarà più interessato a iscriversi al tuo evento. La cosa più importante che puoi fare per massimizzare l'efficienza dei tuoi annunci è sapere esattamente chi sono queste persone e trovare il modo per raggiungerle direttamente.

Pensa a chi è il tuo partecipante ideale all'evento. Cosa fanno? Quali sono i loro obiettivi? Quali problemi devono affrontare in genere nel loro settore e quali sono alcuni nuovi problemi a cui potrebbero aver bisogno di risposte urgenti? Soprattutto, in che modo partecipare al tuo evento può aiutarli a raggiungere questi obiettivi e risolvere questi problemi? Comprendere le esigenze e i punti deboli dei partecipanti di destinazione ti offre una base cruciale su cui lavorare quando si modella il tuo evento e lo pubblicizza.

Crea il messaggio giusto

La messaggistica strategica può creare o distruggere la tua partecipazione all'evento. Ricorda, quando pubblicizzi il tuo evento, il partecipante è sempre al centro, non l'evento stesso. Torna al profilo del partecipante ideale che hai creato e pensa ai problemi e agli obiettivi dei partecipanti. Mantieni il tuo messaggio incentrato su come puoi aiutarli a raggiungere i loro obiettivi e ottenere il lieto fine che stanno cercando.

Sottolinea ai tuoi partecipanti come il networking può ancora essere raggiunto in un evento virtuale e come possono ottenere un'ampia rete di contatti industriali utili e necessari. L'appello che un importante oratore del settore affronterà un argomento rilevante o una nuova tecnologia è stato nella mente di tutti? Spiega ai partecipanti come la comprensione che acquisiranno li aiuterà. Ricorda, diversi gruppi di partecipanti all'evento avranno priorità diverse per il tuo evento, quindi assicurati di indirizzare questi messaggi ai gruppi giusti.

Raggiungi i partecipanti sul loro territorio

In questa nota, vuoi assicurarti che il tuo evento raggiunga i giusti gruppi di persone. È probabile che ci saranno diversi gruppi di persone nel tuo settore che saranno interessati al tuo evento per vari motivi e alcuni nel tuo settore che sono una priorità per il targeting.

Guarda indietro a quel partecipante ideale e considera dove il tuo pubblico di destinazione sta ottenendo le sue informazioni. Ci sono pagine di gruppi di settore online in cui potresti pubblicare, alcune riviste di settore che potresti utilizzare per pubblicare un annuncio o connessioni che puoi creare con chi spargerà la voce sul tuo evento?

Se ci sono più tipi di gruppi che ritieni possano essere interessati al tuo evento, assicurati che il messaggio sia personalizzato per la piattaforma su cui stai pubblicizzando. Vuoi che il tuo evento sia qualcosa che i potenziali partecipanti possano incontrare organicamente attraverso le proprie cerchie, abbastanza spesso da fare colpo, e con un messaggio creato appositamente per loro.

Conclusione

Anche se il tuo evento potrebbe non essere esattamente quello che ti aspettavi, c'è un mondo di vantaggi per gli eventi virtuali che puoi sfruttare per migliorare il coinvolgimento dei partecipanti. Se pubblicizzi in modo proattivo il tuo evento e fornisci l'infrastruttura per il coinvolgimento, con la giusta pianificazione e previdenza, il coinvolgimento in un evento virtuale può essere forte quanto in un evento di persona.

Preparati per il tuo prossimo evento virtuale con il software giusto per aiutarti a portare a termine il lavoro.