Como incentivar o envolvimento do evento virtual entre os participantes

Portanto, parece que seu evento presencial será cancelado.

Você esperava que não chegasse a isso, mas sem nenhum sinal de grandes reuniões no futuro próximo, você não tem certeza do que mais fazer. Há outra opção, claro: criar um evento virtual.

Você pode até estar a bordo do planejamento de eventos virtuais, mas provavelmente ainda tem reservas sobre como isso será melhor do que um webinar virtual. Uma parte crítica dos eventos é o engajamento ou a interação, mas os participantes podem realmente conseguir isso online? Eles vão se inscrever?

Como aumentar o engajamento em eventos virtuais

Embora seja verdade que os eventos virtuais sejam diferentes dos presenciais, criar um evento de sucesso com muitas oportunidades de engajamento está totalmente ao seu alcance. Tudo o que requer é a premeditação, planejamento e infraestrutura adequados. Portanto, antes de começar a montar os detalhes de sua apresentação on-line, use essas estratégias para começar a planejar para aumentar a participação e garantir seu sucesso.

Agora parece que a parte difícil acabou – você conseguiu que as pessoas se registrassem no seu evento e está satisfeito com o número de participantes que espera. Mas é claro que há mais no engajamento do evento do que apenas garantir que as pessoas apareçam.

Em um evento presencial, os participantes podem tomar um café ou beber uns com os outros, ou iniciar uma conversa com a pessoa ao lado deles em uma sessão. Os participantes podem ficar para trás para fazer algumas perguntas ao apresentador, e os patrocinadores e expositores podem chamar a atenção do participante no local da conferência. Todas essas são partes vitais para garantir o networking e a reunião de leads que é tão importante para eventos presenciais.

Os eventos virtuais também precisam desses elementos, apenas de uma forma diferente. Embora os participantes possam não conseguir fazer uma nova conexão de negócios esbarrando na pessoa ao lado deles no buffet, se você aproveitar as tecnologias certas em seu evento, poderá aumentar o envolvimento on-line e ainda permitir que os participantes obtenham os mesmos benefícios que obteriam. de um evento presencial.

Desperte conversas entre os participantes

É verdade que os participantes não estarão conversando nos corredores, mas um evento virtual pode permitir que eles façam conexões ainda mais específicas e valiosas, com base em suas experiências e interesses. Utilize diferentes métodos de comunicação através da criação de salas de bate-papo, fóruns de discussão e outros meios de comunicação para os participantes.

Dessa forma, os participantes podem se encontrar por meio de tópicos e interesses compartilhados e entrar em contato individualmente. Embora eles não possam se encontrar fisicamente, eles sempre podem conversar em particular por meio de um aplicativo de mensagens ou software de eventos ou configurar uma videochamada para se conhecer!

Incentive encontros virtuais

Acha que os participantes precisarão de um pouco de incentivo para se conhecerem? Inclua encontros e sessões de networking em sua agenda de eventos. Agendar especificamente videochamadas ou “horas de café virtuais” para os participantes os incentivará a aparecer e se conhecer!

Tente organizar encontros específicos para determinados grupos que provavelmente participarão, como mulheres do seu setor ou pessoas com uma área de interesse específica. Isso pode ajudar a tornar as novas conexões ainda mais específicas e valiosas!

Também deixe espaço para os participantes organizarem encontros virtuais mesmo antes do evento. Os participantes podem ter determinados grupos que estão particularmente interessados ​​em conhecer, e a reunião antes do evento pode ajudar a tornar o dia muito mais agradável.

Faça enquetes e pesquisas ao vivo

Os participantes devem ser capazes de influenciar e moldar o evento também. A realização de pesquisas por meio de um aplicativo de eventos – de tópicos sérios do setor a quebra-gelos alegres, não apenas dá a eles a chance de ouvir suas vozes, mas também pode iniciar uma discussão que permitirá que os participantes se conectem de uma maneira diferente.

As pesquisas, tanto antes quanto depois do seu evento, são uma ótima maneira de descobrir o que os participantes esperam do seu evento e o que você pode melhorar para o próximo. De qualquer forma, os participantes podem garantir que suas vozes sejam ouvidas a quilômetros de distância, e você pode garantir que seus eventos continuem cada vez melhores!

Gamifique a experiência de engajamento do participante

Além de tudo o mais, a gamificação pode ser um grande motivador para os participantes participarem mais do que originalmente. Existem muitas estratégias diferentes para gamificação que você pode empregar: por exemplo, você pode realizar um concurso de fotos em que cada participante mostra sua melhor roupa de conferência e a foto mais votada ganha.

Ou os participantes podem visitar cada expositor para completar um desafio ou obter um “carimbo” virtual enquanto viajam de estande virtual para estande virtual. Embora às vezes apenas ver o nome deles em uma tabela de classificação possa ser uma motivação, incentive ainda mais os participantes a participar incluindo um prêmio para aqueles com os pontos mais altos e, se você incluir uma cerimônia de premiação virtual, poderá adicionar motivação adicional anunciando os vencedores do concurso lá .

Incentive a inscrição em eventos virtuais promovendo seu evento

Vamos começar com o pior cenário: você planejou tudo para o seu evento virtual. As apresentações são atenciosas, os palestrantes estão prontos, o marketing foi bem colocado. Há apenas um problema: ainda quase ninguém se inscreveu.

Não importa quantas oportunidades de engajamento você possa criar em um evento se os participantes nunca se inscreverem nele. À medida que você realiza conferências virtuais e promove seu evento, a coisa mais importante que você pode garantir que os participantes em potencial entendam não é apenas o que é o evento, mas como eles podem acessá-lo.

Assim que chegar aos participantes, certifique-se de levá-los até a linha de chegada, torne o registro o mais fácil e acessível possível Inclua um link para registro facilmente incluído em todos os materiais promocionais e destaque o registro em seu site.

Ao promover proativamente esses links e deixar o mais claro possível como se inscrever facilmente no seu evento, você pode promover a participação de forma mais eficaz do que nunca. Agora vamos ver algumas técnicas para maximizar seu registro.

Marketing direto versus marketing passivo

Ao se preparar para o seu evento, pode ser muito tentador criar um site de eventos e encerrar o dia. Afinal, você ainda tem muito a fazer, e os participantes certos provavelmente encontrarão o que você configurou. Isso é chamado de marketing passivo, e é uma armadilha na qual os organizadores caem todos os dias.

Embora os fundamentos do marketing passivo sejam bons – atendimento ao cliente confiável, infraestrutura forte para os participantes e priorização da publicidade em novos lançamentos, é importante utilizar métodos de comunicação diferentes para maximizar os resultados. O marketing direto é focado em networking, segmentação de publicidade e alcance direto de seu público-alvo.

Identifique os grupos principais que você espera que participem do seu evento e entre em contato com eles individualmente. Considere quais são os pontos problemáticos desses diferentes grupos e o que eles podem ganhar com seu evento para abordá-los. Manter seu evento bem marcado, mas também perseguir ativamente os participantes para os quais seu evento é direcionado, ambos têm seu lugar e tornarão o marketing do seu evento o mais eficaz possível.

Inclua frases de chamariz explícitas

Você já ouviu isso antes, mas vamos repetir: inclua apelos à ação explícitos sempre que possível. Se você quiser que seus participantes participem, certifique-se de que eles saibam como participar. Inclua frases de chamariz em todos os materiais promocionais possíveis, na página do evento, no site da empresa, nos e-mails que você envia aos clientes e seja explícito sobre exatamente o que os participantes em potencial devem fazer.

Uma ótima maneira de criar um call to action pode ser incluir botões em seu site e materiais promocionais. Faça-os se destacar, tornando-os de uma cor diferente do resto da página, ou se você estiver incluindo a chamada para ação em seu texto, coloque em itálico ou negrito a frase para chamar a atenção dos participantes.

Tente usar uma linguagem de intenção simples que transmita imediatamente exatamente o que o leitor deve fazer, “Cadastre-se aqui”, “Inscreva-se agora” e vincule este texto a uma página onde o participante possa fazer exatamente isso imediatamente. Se você for específico sobre exatamente o que é seu call to action e exatamente como ele beneficiará os participantes, você deve ser capaz de incentivar os participantes a se registrarem no seu evento.

Remova as barreiras ao registro

Depois que os participantes decidirem se registrar, você deseja tornar o processo o mais simples possível para eles. A realização de um evento online já removeu outras barreiras – afinal, os participantes não precisarão viajar ou se preocupar com acomodações para participar do seu evento. Mas um evento online também pode fazer com que os participantes esperem um processo de inscrição fácil, portanto, mantenha-o curto e simples.

Evite desencorajá-los pedindo informações desnecessárias ou atolar os processos com várias etapas. O que é mais essencial para o seu evento? Provavelmente, você desejará nomes, as empresas para as quais eles trabalham e informações de contato, como um endereço de e-mail.

Depois de conseguir isso, tente evitar pedir mais, a menos que seja absolutamente necessário! Os participantes ficaram empolgados com o seu evento e agora você abriu a porta para eles, então faça com que seja o mais simples possível passar por ele. Se você estiver usando um aplicativo de planejamento de eventos, poderá automatizar algumas etapas do registro para torná-lo ainda mais simples!

3 maneiras de melhorar a participação em eventos virtuais

Pode parecer óbvio, mas a curadoria de uma alta participação é uma das coisas mais importantes que você pode fazer para o seu evento. Felizmente, o formato do evento virtual pode realmente quebrar muitas restrições que normalmente podem impedir você de uma grande participação.

Uma vez virtual, você não precisa mais se preocupar com as restrições de assentos ou com o tamanho do centro de convenções; portanto, se você esperava ter que limitar os assentos, pode abrir as portas mais do que nunca! Um comparecimento maior pode significar grandes vantagens tanto para você quanto para todos os outros envolvidos.

Além da alta receita com a venda de ingressos, os participantes terão mais oportunidades de interagir entre si e fazer conexões úteis, e os patrocinadores e expositores terão mais chances do que nunca de promover seus produtos e empresas. Deixe seu evento virtual estabelecer um precedente que irá impulsionar a participação e os patrocínios nos próximos anos!

Então, como você pode obter um público maior para o seu evento virtual? Experimente essas estratégias para aumentar seus números e obter os participantes ideais para o seu evento.

Conheça seu público

Embora a publicidade amplamente tenha seus méritos, é provável que um grupo muito específico de pessoas esteja mais interessado em se inscrever no seu evento. A coisa mais importante que você pode fazer para maximizar a eficiência de seus anúncios é saber exatamente quem são essas pessoas e encontrar maneiras de alcançá-las diretamente.

Pense em quem é o seu participante ideal do evento. O que eles fazem? Quais são seus objetivos? Quais problemas eles normalmente enfrentam em seu setor e quais são alguns novos problemas para os quais eles podem precisar de respostas urgentes? Mais importante ainda, como participar do seu evento pode ajudá-los a atingir esses objetivos e resolver esses problemas? Compreender as necessidades e os pontos problemáticos de seus participantes-alvo fornece uma base crucial para trabalhar ao moldar seu evento e publicá-lo.

Crie a mensagem certa

Mensagens estratégicas podem fazer ou quebrar sua participação no evento. Lembre-se, ao anunciar seu evento, o participante é sempre o foco, não o evento em si. Volte para o perfil de participante ideal que você criou e pense sobre os problemas e objetivos dos participantes. Mantenha sua mensagem centrada em como você pode ajudá-los a ter sucesso em seus objetivos e obter o final feliz que eles estão procurando.

Enfatize para seus participantes como o networking ainda pode ser alcançado em um evento virtual e como eles podem sair com uma ampla rede de contatos úteis e necessários do setor. O apelo de um grande palestrante do setor é abordar um tópico relevante ou uma nova tecnologia que está na mente de todos? Explique aos participantes como a compreensão que eles obterão os ajudará. Lembre-se de que grupos diferentes de participantes do evento terão prioridades diferentes para o seu evento, portanto, certifique-se de direcionar essas mensagens para os grupos certos.

Alcance os participantes em seu território

Nessa nota, você quer ter certeza de que seu evento está alcançando os grupos certos de pessoas. Provavelmente, haverá diferentes grupos de pessoas em seu setor que estarão interessados ​​em seu evento por vários motivos, e alguns em seu setor que são uma prioridade para o direcionamento.

Olhe para trás para aquele participante ideal e considere onde seu público-alvo está obtendo suas informações. Existem páginas de grupos do setor on-line em que você pode postar, certas revistas especializadas que você pode usar para veicular um anúncio ou conexões que você pode fazer para divulgar seu evento?

Se houver vários tipos de grupos que você acredita que estariam interessados ​​em seu evento, certifique-se de que a mensagem seja individualizada para a plataforma em que você está anunciando. Você quer que seu evento seja algo que os participantes em potencial encontrarão organicamente em seus próprios círculos, com frequência suficiente para causar uma boa impressão e com uma mensagem feita especificamente para eles.

Conclusão

Embora seu evento possa não ser exatamente o que você esperava, há um mundo de vantagens nos eventos virtuais que você pode aproveitar para melhorar o envolvimento dos participantes. Se você anunciar proativamente seu evento e fornecer infraestrutura para engajamento, com o planejamento e a previsão corretos, o engajamento em um evento virtual pode ser tão forte quanto em um evento presencial.

Prepare-se para seu próximo evento virtual com o software certo para ajudá-lo a fazer o trabalho.