Jak zachęcić uczestników do zaangażowania w wydarzenia wirtualne

Wygląda więc na to, że Twoje osobiste wydarzenie zostanie anulowane.

Miałeś nadzieję, że do tego nie dojdzie, ale bez oznak dużych zgromadzeń w najbliższej przyszłości nie wiesz, co jeszcze zrobić. Jest oczywiście inna opcja: stworzenie wirtualnego wydarzenia.

Możesz nawet być na pokładzie wirtualnego planowania wydarzeń, ale prawdopodobnie nadal masz zastrzeżenia co do tego, jak będzie to lepsze niż wirtualny webinar. Kluczową częścią wydarzeń jest zaangażowanie lub interakcja, ale czy uczestnicy naprawdę mogą uzyskać to online? Czy się zarejestrują?

Jak zwiększyć zaangażowanie w wirtualne wydarzenia

Chociaż prawdą jest, że wirtualne wydarzenia różnią się od tych, które odbywają się osobiście, stworzenie udanego wydarzenia z wieloma możliwościami zaangażowania jest całkowicie w Twoim zasięgu. Wszystko, czego wymaga, to odpowiednia przezorność, planowanie i infrastruktura. Więc zanim zaczniesz składać wszystkie nakrętki i śruby z prezentacji online, skorzystaj z tych strategii, aby rozpocząć planowanie, aby zwiększyć frekwencję i zapewnić jej sukces.

Teraz wydaje się, że najtrudniejsza część się skończyła – masz ludzi, którzy zarejestrowali się na twoje wydarzenie i jesteś zadowolony z liczby uczestników, których oczekujesz. Ale oczywiście zaangażowanie w wydarzenia to coś więcej niż tylko upewnianie się, że ludzie się pojawiają.

Na wydarzeniu osobistym uczestnicy mogą iść ze sobą na kawę lub drinka lub nawiązać rozmowę z osobą obok nich w sesji. Uczestnicy mogą się zatrzymać, aby zadać prezenterowi kilka pytań, a sponsorzy i wystawcy mogą przyciągnąć uwagę uczestników na sali konferencyjnej. Wszystkie te elementy są kluczowymi elementami zapewniającymi nawiązywanie kontaktów i gromadzenie leadów, które są tak ważne dla wydarzeń osobistych.

Wydarzenia wirtualne też potrzebują tych elementów, tylko w innej formie. Chociaż uczestnicy mogą nie być w stanie nawiązać nowych kontaktów biznesowych, wpadając na osobę obok nich przy bufecie, jeśli wykorzystasz odpowiednie technologie podczas wydarzenia, możesz zwiększyć zaangażowanie online i nadal pozwolić uczestnikom na czerpanie takich samych korzyści, jakie z wydarzenia osobistego.

Rozpocznij rozmowy między uczestnikami

To prawda, że ​​uczestnicy nie będą rozmawiać na korytarzach, ale wirtualne wydarzenie może pozwolić im na nawiązanie nawet konkretnych i wartościowych kontaktów, w oparciu o ich doświadczenie i zainteresowania. Korzystaj z różnych metod komunikacji, tworząc pokoje rozmów, fora dyskusyjne i inne środki komunikacji dla uczestników.

W ten sposób uczestnicy mogą się nawzajem odnajdywać dzięki wspólnym tematom i zainteresowaniom oraz kontaktować się indywidualnie. Chociaż mogą nie być w stanie spotkać się fizycznie, zawsze mogą rozmawiać prywatnie za pomocą aplikacji do obsługi wiadomości lub oprogramowania do obsługi wydarzeń albo skonfigurować rozmowę wideo, aby się poznać!

Zachęcaj do wirtualnych spotkań

Myślisz, że uczestnicy będą potrzebować trochę zachęty, aby się poznać? Uwzględnij spotkania i sesje networkingowe w programie wydarzeń. Konkretne planowanie rozmów wideo lub „wirtualnych godzin kawy” dla uczestników zachęci ich do wpadnięcia i poznania się!

Spróbuj zorganizować konkretne spotkania dla pewnych grup, które mogą uczestniczyć, takich jak kobiety z Twojej branży lub osoby o określonym obszarze zainteresowań. Może to sprawić, że nowe połączenia będą jeszcze bardziej konkretne i wartościowe!

Zostaw także miejsce uczestnikom na samodzielne zorganizowanie wirtualnych spotkań jeszcze przed wydarzeniem. Uczestnicy mogą mieć określone grupy, które są szczególnie zainteresowane poznaniem, a spotkanie przed wydarzeniem może sprawić, że ten dzień będzie o wiele przyjemniejszy.

Przeprowadzaj ankiety i ankiety na żywo

Uczestnicy powinni mieć również możliwość wpływania i kształtowania wydarzenia. Przeprowadzanie ankiet za pośrednictwem aplikacji eventowej — od poważnych tematów branżowych po beztroskie lodołamacze, nie tylko daje im szansę, aby ich głos został wysłuchany, ale także może zainicjować dyskusję, która umożliwi uczestnikom nawiązywanie kontaktów w inny sposób.

Ankiety, zarówno przed, jak i po wydarzeniu, to świetny sposób, aby dowiedzieć się, czego uczestnicy oczekują od Twojego wydarzenia i co możesz ulepszyć na następne. Tak czy inaczej, uczestnicy mogą upewnić się, że ich głosy są słyszane nawet z odległości wielu kilometrów, a Ty możesz mieć pewność, że Twoje wydarzenia będą coraz lepsze!

Gamifikuj doświadczenie zaangażowania uczestników

Oprócz wszystkiego innego, grywalizacja może być świetnym motywatorem dla uczestników do większego uczestnictwa niż pierwotnie. Istnieje wiele różnych strategii grywalizacji, które możesz zastosować: na przykład możesz zorganizować konkurs fotograficzny, w którym każdy uczestnik pokazuje swoje najlepsze stroje konferencyjne, a zdjęcie, które uzyskało najwięcej głosów, wygrywa.

Lub uczestnicy mogą odwiedzić każdego wystawcę, aby ukończyć wyzwanie lub otrzymać wirtualną „pieczątkę” podczas podróży od wirtualnego stoiska do wirtualnego stoiska. Chociaż czasami samo zobaczenie ich nazwiska na tablicy wyników może być motywacją, dodatkowo zachęcaj uczestników do udziału, dodając nagrodę dla osób z najwyższą liczbą punktów, a jeśli włączysz wirtualną ceremonię wręczenia nagród, możesz dodać dodatkową motywację, ogłaszając tam zwycięzców konkursu .

Zachęcaj do zapisywania się na wirtualne wydarzenie, promując swoje wydarzenie

Zacznijmy od najgorszego scenariusza: zaplanowałeś wszystko na swoje wirtualne wydarzenie. Prezentacje są przemyślane, prelegenci gotowi do pracy, marketing był dobrze ulokowany. Jest tylko jeden problem: wciąż prawie nikt się nie zarejestrował.

Nie ma znaczenia, ile okazji do zaangażowania możesz stworzyć w ramach wydarzenia, jeśli uczestnicy nigdy się na nie nie zarejestrują. Kiedy prowadzisz wirtualne konferencje i promujesz swoje wydarzenie, najważniejszą rzeczą, którą możesz upewnić się, że potencjalni uczestnicy rozumieją, jest nie tylko to, czym jest wydarzenie, ale także jak mogą uzyskać do niego dostęp.

Gdy dotrzesz do uczestników, upewnij się, że doprowadziłeś ich do mety, spraw, aby rejestracja była jak najłatwiejsza i najłatwiejsza. Dołącz link do rejestracji łatwo dołączany do wszystkich materiałów promocyjnych i umieść rejestrację w widocznym miejscu na swojej stronie internetowej.

Aktywnie promując te linki i wyjaśniając, jak łatwo zarejestrować się na wydarzenie, możesz promować frekwencję skuteczniej niż kiedykolwiek. Omówmy teraz kilka technik maksymalizacji rejestracji.

Marketing bezpośredni a marketing pasywny

Przygotowując się do wydarzenia, może być kuszące zbudowanie strony internetowej wydarzenia i nazwanie tego dniem. W końcu masz jeszcze o wiele więcej do zrobienia, a właściwi uczestnicy prawdopodobnie znajdą to, co skonfigurowałeś. Nazywa się to marketingiem pasywnym i jest to pułapka, w którą organizatorzy wpadają każdego dnia.

Chociaż podstawy marketingu pasywnego są dobre – niezawodna obsługa klienta, silna infrastruktura dla uczestników i priorytetowe traktowanie reklam w nowych wydaniach, ważne jest, aby korzystać z różnych metod komunikacji, aby zmaksymalizować wyniki. Marketing bezpośredni koncentruje się na nawiązywaniu kontaktów, ukierunkowaniu reklam i bezpośrednim dotarciu do grupy docelowej.

Zidentyfikuj główne grupy, w których masz nadzieję wziąć udział w Twoim wydarzeniu i skontaktuj się z nimi indywidualnie. Zastanów się, jakie są bolączki tych różnych grup i co mogą zyskać dzięki twojemu wydarzeniu, aby je rozwiązać. Utrzymanie dobrej marki wydarzenia, ale także aktywne ściganie uczestników, do których skierowane jest twoje wydarzenie, oba mają swoje miejsce i sprawią, że marketing wydarzenia będzie tak skuteczny, jak to tylko możliwe.

Uwzględnij wyraźne wezwania do działania

Słyszałeś to już wcześniej, ale powtórzymy to jeszcze raz: w miarę możliwości dołączaj wyraźne wezwania do działania. Jeśli chcesz, aby Twoi uczestnicy wzięli udział, upewnij się, że wiedzą, jak wziąć udział. Uwzględnij wezwania do działania we wszystkich możliwych materiałach promocyjnych, stronie wydarzenia, witrynie firmy, wiadomościach e-mail wysyłanych do klientów i jasno określ, co powinni zrobić potencjalni uczestnicy.

Świetnym sposobem na stworzenie wezwania do działania może być umieszczenie przycisków na swojej stronie internetowej i materiałów promocyjnych. Wyróżnij je, nadając im inny kolor niż reszta strony, a jeśli w tekście umieszczasz wezwanie do działania, użyj kursywy lub pogrubienia, aby przyciągnąć uwagę uczestników.

Spróbuj użyć prostego języka intencji, który natychmiast przekaże dokładnie to, co czytelnik powinien zrobić, „Zarejestruj się tutaj”, „Zarejestruj się teraz” i połącz ten tekst ze stroną, na której uczestnik może od razu to zrobić. Jeśli dokładnie określisz, jakie jest wezwanie do działania i jakie korzyści przyniesie uczestnikom, powinieneś być w stanie zachęcić uczestników do zarejestrowania się na Twoje wydarzenie.

Usuń bariery rejestracji

Gdy uczestnicy zdecydują się na rejestrację, chcesz maksymalnie uprościć proces. Organizacja wydarzenia online usunęła już inne bariery — w końcu uczestnicy nie muszą podróżować ani martwić się o zakwaterowanie, aby wziąć udział w wydarzeniu. Ale wydarzenie online może również sprawić, że uczestnicy będą oczekiwać łatwego procesu rejestracji, więc postaraj się, aby był krótki i prosty.

Unikaj zniechęcania ich, prosząc o niepotrzebne informacje lub zapychając procesy wieloma krokami. Co jest najważniejsze dla Twojego wydarzenia? Prawdopodobnie będziesz potrzebować nazw, firm, dla których pracują, oraz informacji kontaktowych, takich jak adres e-mail.

Kiedy już to zrozumiesz, staraj się unikać proszenia o więcej, chyba że jest to absolutnie konieczne! Uczestnicy byli podekscytowani Twoim wydarzeniem, a teraz otworzyłeś im drzwi, więc postaraj się, aby przejście przez nie było tak proste, jak to tylko możliwe. Jeśli korzystasz z aplikacji do planowania wydarzeń, możesz zautomatyzować niektóre etapy rejestracji, aby było to jeszcze prostsze!

3 sposoby na poprawę frekwencji w wirtualnych wydarzeniach

To może wydawać się oczywiste, ale kuratorowanie wysokiej frekwencji jest jedną z najważniejszych rzeczy, które możesz zrobić dla swojego wydarzenia. Na szczęście format wirtualnego wydarzenia może w rzeczywistości przełamać wiele ograniczeń, które zazwyczaj mogą blokować Cię przed szeroką frekwencją.

Po wirtualnym świecie nie musisz się już martwić o ograniczenia miejsc ani o to, jak duże jest centrum kongresowe, więc jeśli spodziewałeś się, że będziesz musiał ograniczyć liczbę miejsc, możesz otworzyć drzwi szerzej niż kiedykolwiek! Większa frekwencja może oznaczać duże korzyści zarówno dla Ciebie, jak i wszystkich zaangażowanych osób.

Oprócz wysokich przychodów ze sprzedaży biletów, uczestnicy będą mieli więcej okazji do nawiązywania kontaktów i nawiązywania przydatnych kontaktów, a sponsorzy i wystawcy będą mieli większe niż kiedykolwiek szanse na promocję swojego produktu i firmy. Niech Twoje wirtualne wydarzenie stanie się precedensem, który będzie napędzał frekwencję i sponsoring przez wiele lat!

Jak więc uzyskać większą frekwencję na wirtualnym wydarzeniu? Wypróbuj te strategie, aby zwiększyć swoje liczby i zdobyć idealnych uczestników na Twoje wydarzenie.

Poznaj swoich odbiorców

Chociaż szeroko zakrojona reklama ma swoje zalety, są szanse, że bardzo konkretna grupa osób będzie najbardziej zainteresowana zapisaniem się na Twoje wydarzenie. Najważniejszą rzeczą, jaką możesz zrobić, aby zmaksymalizować skuteczność swoich reklam, jest dokładne poznanie tych osób i znalezienie sposobów bezpośredniego dotarcia do nich.

Zastanów się, kto jest Twoim idealnym uczestnikiem wydarzenia. Co oni robią? Jakie są ich cele? Z jakimi problemami zwykle borykają się w swojej branży i jakie są nowe problemy, na które mogą potrzebować pilnych odpowiedzi? Co najważniejsze, w jaki sposób uczestnictwo w Twoim wydarzeniu może pomóc im osiągnąć te cele i rozwiązać te problemy? Zrozumienie potrzeb i problemów docelowych uczestników stanowi kluczową podstawę do pracy zarówno podczas kształtowania wydarzenia, jak i jego reklamy.

Stwórz właściwą wiadomość

Przekaz strategiczny może zwiększyć lub zepsuć frekwencję na wydarzeniu. Pamiętaj, że reklamując swoje wydarzenie, w centrum uwagi zawsze znajduje się uczestnik, a nie samo wydarzenie. Wróć do utworzonego przez siebie idealnego profilu uczestnika i zastanów się nad problemami i celami uczestników. Skoncentruj swoje przesłanie na tym, jak możesz pomóc im osiągnąć cele i zapewnić im szczęśliwe zakończenie, którego szukają.

Podkreśl swoim uczestnikom, w jaki sposób podczas wirtualnego wydarzenia można nadal tworzyć sieci kontaktów oraz w jaki sposób mogą oni odejść dzięki szerokiej sieci przydatnych i niezbędnych kontaktów branżowych. Czy jest apelem, że główny mówca w branży będzie poruszał istotny temat lub nową technologię, o której wszyscy myślą? Wyjaśnij uczestnikom, w jaki sposób pomoże im zrozumienie, jakie zdobędą. Pamiętaj, że różne grupy uczestników wydarzenia będą miały różne priorytety dla Twojego wydarzenia, więc upewnij się, że kierujesz te wiadomości do właściwych grup.

Dotrzyj do uczestników na ich terenie

W tej notatce chcesz mieć pewność, że Twoje wydarzenie dotrze do odpowiednich grup osób. Są szanse, że w Twojej branży będą różne grupy osób, które będą zainteresowane Twoim wydarzeniem z różnych powodów, a niektóre z Twojej branży są priorytetowe dla targetowania.

Spójrz wstecz na tego idealnego uczestnika i zastanów się, skąd Twoi docelowi odbiorcy czerpią informacje. Czy istnieją internetowe grupy branżowe, na których możesz publikować, niektóre magazyny branżowe, których możesz użyć do wyświetlania reklam, lub kontakty, które możesz nawiązać, aby rozpowszechniać informacje o Twoim wydarzeniu?

Jeśli istnieje wiele typów grup, które Twoim zdaniem mogą być zainteresowane Twoim wydarzeniem, upewnij się, że wiadomość jest dostosowana do platformy, za pośrednictwem której reklamujesz. Chcesz, aby Twoje wydarzenie było czymś, z czym potencjalni uczestnicy będą się organicznie spotykać poprzez własne kręgi, wystarczająco często, aby zrobić wrażenie i z przesłaniem stworzonym specjalnie dla nich.

Wniosek

Chociaż Twoje wydarzenie może nie być dokładnie tym, czego się spodziewałeś, istnieje wiele zalet wirtualnych wydarzeń, z których możesz skorzystać, aby zwiększyć zaangażowanie uczestników. Jeśli proaktywnie reklamujesz swoje wydarzenie i zapewniasz infrastrukturę do zaangażowania, to przy odpowiednim zaplanowaniu i przezorności zaangażowanie na wirtualnym wydarzeniu może być tak samo silne, jak na wydarzeniu osobistym.

Przygotuj się do następnego wirtualnego wydarzenia, korzystając z odpowiedniego oprogramowania, które pomoże Ci wykonać zadanie.