Cara Mendorong Keterlibatan Acara Virtual di antara Peserta

Jadi sepertinya acara tatap muka Anda akan dibatalkan.

Anda berharap itu tidak akan terjadi, tetapi dengan tidak ada tanda-tanda pertemuan besar dalam waktu dekat, Anda tidak yakin apa lagi yang harus dilakukan. Ada pilihan lain, tentu saja: membuat acara virtual.

Anda bahkan mungkin terlibat dengan perencanaan acara virtual, tetapi Anda mungkin masih ragu tentang bagaimana hal itu akan lebih baik daripada webinar virtual. Bagian penting dari acara adalah keterlibatan atau interaksi, tetapi dapatkah peserta benar-benar mendapatkannya secara online? Apakah mereka akan mendaftar?

Cara meningkatkan keterlibatan acara virtual

Meskipun benar bahwa acara virtual berbeda dari acara tatap muka, membuat acara yang sukses dengan banyak peluang untuk keterlibatan sepenuhnya dapat Anda jangkau. Yang dibutuhkan hanyalah pemikiran, perencanaan, dan infrastruktur yang tepat. Jadi sebelum Anda mulai menyusun inti dan baut presentasi online Anda, gunakan strategi ini untuk mulai merencanakan untuk mendorong kehadiran dan memastikan keberhasilannya.

Sekarang sepertinya bagian yang sulit sudah berakhir – Anda membuat orang mendaftar untuk acara Anda, dan Anda senang dengan jumlah peserta yang Anda harapkan. Tapi tentu saja, ada lebih banyak keterlibatan acara daripada sekadar memastikan orang-orang muncul.

Pada acara tatap muka, peserta mungkin pergi untuk minum kopi atau minum satu sama lain, atau memulai percakapan dengan orang di sebelah mereka dalam satu sesi. Peserta mungkin akan mundur untuk mengajukan beberapa pertanyaan kepada presenter, dan sponsor serta peserta pameran dapat menarik perhatian peserta di lantai konferensi. Semua ini adalah bagian penting untuk memastikan jaringan dan pertemuan timbal balik yang sangat penting untuk acara tatap muka.

Peristiwa virtual juga membutuhkan elemen-elemen ini, hanya dalam bentuk yang berbeda. Meskipun peserta mungkin tidak dapat membuat koneksi bisnis baru dengan menabrak orang di sebelah mereka saat prasmanan, jika Anda memanfaatkan teknologi yang tepat di acara Anda, Anda dapat meningkatkan keterlibatan online dan tetap memungkinkan peserta untuk menuai manfaat yang sama seperti yang mereka inginkan. dari acara tatap muka.

Percikkan percakapan antar peserta

Memang benar bahwa peserta tidak akan mengobrol di lorong, tetapi acara virtual dapat memungkinkan mereka untuk membuat koneksi yang spesifik dan berharga, berdasarkan pengalaman dan minat mereka. Manfaatkan metode komunikasi yang berbeda melalui pengaturan ruang obrolan, forum diskusi, dan media komunikasi lainnya untuk peserta.

Dengan cara ini, peserta dapat menemukan satu sama lain melalui topik dan minat bersama dan menjangkau satu sama lain. Meskipun mereka mungkin tidak dapat bertemu secara fisik, mereka selalu dapat mengobrol secara pribadi melalui aplikasi perpesanan atau perangkat lunak acara, atau mengatur panggilan video untuk saling mengenal!

Dorong pertemuan virtual

Pikirkan peserta akan membutuhkan sedikit dorongan untuk mengenal satu sama lain? Sertakan pertemuan dan sesi jejaring dalam agenda acara Anda. Secara khusus menjadwalkan panggilan video atau "jam kopi virtual" untuk peserta akan mendorong mereka untuk datang dan mengenal satu sama lain!

Coba atur pertemuan khusus untuk kelompok tertentu yang kemungkinan besar akan hadir, seperti wanita di industri Anda, atau orang-orang dengan bidang minat tertentu. Ini dapat membantu membuat koneksi baru menjadi lebih spesifik dan berharga!

Juga berikan ruang bagi peserta untuk mengatur sendiri pertemuan virtual bahkan sebelum acara. Peserta mungkin memiliki kelompok tertentu yang sangat ingin mereka ketahui, dan bertemu sebelum acara dapat membantu membuat hari itu jauh lebih menyenangkan.

Jalankan jajak pendapat dan survei langsung

Peserta harus dapat mempengaruhi dan membentuk acara juga. Menjalankan polling melalui aplikasi acara – mulai dari topik industri yang serius hingga pemecah kebekuan yang ringan, tidak hanya memberi mereka kesempatan untuk mendengar suara mereka, tetapi juga dapat membuat diskusi berlangsung yang memungkinkan peserta untuk berjejaring dengan cara yang berbeda.

Survei, baik sebelum dan sesudah acara Anda, adalah cara yang bagus untuk mengetahui apa yang diharapkan peserta dari acara Anda, dan apa yang dapat Anda tingkatkan untuk acara berikutnya. Either way, peserta dapat memastikan suara mereka terdengar bahkan bermil-mil jauhnya, dan Anda dapat memastikan bahwa acara Anda terus menjadi lebih baik dan lebih baik!

Gamify pengalaman keterlibatan peserta

Selain yang lainnya, gamification dapat menjadi motivator yang hebat bagi peserta untuk berpartisipasi lebih dari yang mungkin mereka lakukan pada awalnya. Ada banyak strategi berbeda untuk gamifikasi yang dapat Anda terapkan: misalnya, Anda dapat mengadakan kontes foto di mana setiap peserta memamerkan pakaian konferensi terbaik mereka, dan foto dengan suara terbanyak menang.

Atau peserta dapat mengunjungi setiap peserta pameran untuk menyelesaikan tantangan atau mendapatkan "stempel" virtual saat mereka melakukan perjalanan dari stan virtual ke stan virtual. Meskipun terkadang hanya melihat nama mereka di papan peringkat dapat menjadi motivasi, lebih lanjut berikan insentif kepada peserta untuk berpartisipasi dengan menyertakan hadiah bagi mereka yang memiliki poin tertinggi, dan jika Anda menyertakan upacara penghargaan virtual, Anda dapat menambahkan motivasi tambahan dengan mengumumkan pemenang kontes di sana .

Dorong pendaftaran acara virtual dengan mempromosikan acara Anda

Mari kita mulai dengan skenario terburuk: Anda merencanakan segalanya untuk acara virtual Anda. Presentasinya bijaksana, pembicara siap untuk pergi, pemasaran ditempatkan dengan baik. Hanya ada satu masalah: masih hampir tidak ada orang yang mendaftar.

Tidak masalah berapa banyak peluang untuk keterlibatan yang dapat Anda buat dalam suatu acara jika peserta tidak pernah mendaftar untuk itu. Saat Anda menjalankan konferensi virtual dan mempromosikan acara Anda, hal terpenting yang dapat Anda pastikan agar calon peserta memahami bukan hanya apa acaranya, tetapi bagaimana mereka dapat mengaksesnya.

Setelah Anda menjangkau peserta, pastikan Anda mengarahkan mereka ke garis akhir, buat pendaftaran semudah dan semudah mungkin untuk diakses. Sertakan tautan ke pendaftaran dengan mudah disertakan dengan semua materi promosi, dan tampilkan pendaftaran secara mencolok di situs web Anda.

Dengan mempromosikan tautan ini secara proaktif dan menjelaskan sejelas mungkin cara mendaftar acara Anda dengan mudah, Anda dapat mempromosikan kehadiran lebih efektif dari sebelumnya. Sekarang mari kita membahas beberapa teknik untuk memaksimalkan pendaftaran Anda.

Pemasaran langsung vs. pemasaran pasif

Saat mempersiapkan acara Anda, mungkin sangat menggoda untuk membangun situs web acara dan menyebutnya sehari. Lagi pula, masih banyak yang harus Anda lakukan, dan peserta yang tepat mungkin akan menemukan apa yang telah Anda siapkan. Ini disebut pemasaran pasif, dan ini adalah jebakan yang dijebak oleh para penyelenggara setiap hari.

Meskipun inti dari pemasaran pasif itu baik -- layanan pelanggan yang andal, infrastruktur yang kuat untuk peserta, dan memprioritaskan iklan pada rilis baru, penting untuk menggunakan metode komunikasi yang berbeda untuk memaksimalkan hasil. Pemasaran langsung berfokus pada jaringan, menargetkan iklan, dan secara langsung menjangkau audiens target Anda.

Identifikasi kelompok inti yang Anda harapkan untuk menghadiri acara Anda dan hubungi mereka satu per satu. Pertimbangkan apa poin nyeri kelompok yang berbeda ini dan apa yang dapat mereka peroleh dari acara Anda untuk mengatasinya. Menjaga agar acara Anda tetap bermerek, tetapi juga secara aktif mengejar peserta yang menjadi target acara Anda, keduanya memiliki tempat dan akan membuat pemasaran acara Anda seefektif mungkin.

Sertakan ajakan bertindak eksplisit

Anda pernah mendengarnya sebelumnya, tetapi kami akan mengatakannya lagi: sertakan ajakan bertindak eksplisit bila memungkinkan. Jika Anda ingin peserta Anda berpartisipasi, pastikan mereka tahu cara berpartisipasi. Sertakan ajakan bertindak pada semua materi promosi yang mungkin, halaman acara Anda, situs web perusahaan Anda, email yang Anda kirim ke pelanggan, dan jelaskan secara eksplisit apa yang harus dilakukan oleh calon peserta.

Cara yang bagus untuk membuat ajakan bertindak adalah dengan menyertakan tombol di situs web Anda dan materi promosi. Buat mereka menonjol dengan menjadikannya warna yang berbeda dari bagian halaman lainnya, atau jika Anda menyertakan ajakan bertindak dalam teks Anda, miringkan atau cetak tebal frasa untuk menarik perhatian hadirin Anda.

Cobalah untuk menggunakan bahasa maksud sederhana yang langsung menyampaikan apa yang harus dilakukan pembaca, “Daftar di sini,” “Daftar sekarang”, dan tautkan teks ini ke halaman di mana peserta dapat segera melakukan hal itu. Jika Anda spesifik tentang apa ajakan bertindak Anda dan persis bagaimana hal itu akan menguntungkan peserta, Anda harus dapat mendorong peserta untuk mendaftar ke acara Anda.

Hapus hambatan untuk pendaftaran

Setelah peserta memutuskan untuk mendaftar, Anda ingin membuat prosesnya sesederhana mungkin. Menyelenggarakan acara online telah menghilangkan hambatan lain -- lagipula, peserta tidak perlu bepergian atau khawatir tentang akomodasi untuk menghadiri acara Anda. Tetapi acara online juga dapat membuat peserta mengharapkan proses pendaftaran yang mudah, jadi buatlah itu singkat dan sederhana.

Hindari mengecilkan hati mereka dengan meminta informasi yang tidak perlu atau menghambat proses dengan beberapa langkah. Apa yang paling penting untuk acara Anda? Kemungkinan, Anda menginginkan nama, perusahaan tempat mereka bekerja, dan informasi kontak seperti alamat email.

Setelah Anda mendapatkan ini, cobalah untuk menghindari meminta lebih banyak kecuali benar-benar diperlukan! Para hadirin menjadi bersemangat dengan acara Anda dan sekarang Anda telah membuka pintu untuk mereka, jadi buatlah sesederhana mungkin untuk melewatinya. Jika Anda menggunakan aplikasi perencanaan acara, Anda dapat mengotomatiskan beberapa langkah pendaftaran untuk membuatnya lebih sederhana!

3 cara untuk meningkatkan kehadiran acara virtual

Ini mungkin terdengar jelas, tetapi mengatur kehadiran yang tinggi adalah salah satu hal terpenting yang dapat Anda lakukan untuk acara Anda. Untungnya, format acara virtual sebenarnya dapat meruntuhkan banyak batasan yang biasanya menghalangi Anda dari kehadiran yang luas.

Setelah virtual, Anda tidak perlu lagi khawatir tentang pembatasan tempat duduk, atau seberapa besar pusat konvensi, jadi jika Anda berharap harus membatasi tempat duduk, Anda dapat membuka pintu lebih lebar dari sebelumnya! Kehadiran yang lebih besar dapat berarti keuntungan besar bagi Anda dan semua orang yang terlibat.

Selain pendapatan tinggi dari penjualan tiket, peserta akan memiliki lebih banyak kesempatan untuk berjejaring satu sama lain dan membuat koneksi yang bermanfaat, dan sponsor serta peserta pameran akan memiliki lebih banyak kesempatan untuk mempromosikan produk dan perusahaan mereka daripada sebelumnya. Biarkan acara virtual Anda menjadi preseden yang akan mendorong kehadiran dan sponsor untuk tahun-tahun mendatang!

Jadi bagaimana Anda bisa mendapatkan kehadiran yang lebih besar untuk acara virtual Anda? Cobalah strategi ini untuk meningkatkan jumlah Anda dan mendapatkan peserta yang ideal untuk acara Anda.

Kenali audiens Anda

Meskipun beriklan secara luas memiliki kelebihan, kemungkinan sekelompok orang yang sangat spesifik akan paling tertarik untuk mendaftar ke acara Anda. Hal terpenting yang dapat Anda lakukan dalam memaksimalkan efisiensi iklan Anda adalah mengetahui secara pasti siapa orang-orang ini dan menemukan cara untuk menjangkau mereka secara langsung.

Pikirkan tentang siapa peserta acara ideal Anda. Apa yang mereka lakukan? Apa tujuan mereka? Masalah apa yang biasanya mereka hadapi dalam industri mereka, dan masalah baru apa yang mungkin memerlukan jawaban segera? Yang terpenting, bagaimana menghadiri acara Anda dapat membantu mereka mencapai tujuan ini dan memecahkan masalah ini? Memahami kebutuhan dan poin nyeri target peserta Anda memberi Anda dasar penting untuk bekerja saat membentuk acara Anda dan mengiklankannya.

Buat pesan yang tepat

Pesan strategis dapat membuat atau menghancurkan kehadiran acara Anda. Ingat, saat mengiklankan acara Anda, peserta selalu menjadi fokus, bukan acara itu sendiri. Kembali ke profil peserta ideal yang Anda buat, dan pikirkan masalah dan tujuan peserta tersebut. Jaga agar pesan Anda tetap terpusat pada bagaimana Anda dapat membantu mereka mencapai tujuan mereka dan membuat mereka mendapatkan akhir bahagia yang mereka cari.

Tekankan kepada peserta Anda bagaimana jaringan masih dapat dicapai di acara virtual, dan bagaimana mereka bisa mendapatkan jaringan luas dari kontak industri yang berguna dan diperlukan. Apakah daya tarik bahwa pembicara industri besar akan membahas topik yang relevan atau teknologi baru yang ada di benak semua orang? Jelaskan kepada peserta bagaimana pemahaman yang akan mereka peroleh akan membantu mereka. Ingat, grup peserta acara yang berbeda akan memiliki prioritas yang berbeda untuk acara Anda, jadi pastikan Anda menargetkan pesan ini pada grup yang tepat.

Jangkau peserta di wilayah mereka

Pada catatan itu, Anda ingin memastikan acara Anda menjangkau kelompok orang yang tepat. Kemungkinan akan ada kelompok orang yang berbeda di industri Anda yang akan tertarik dengan acara Anda karena berbagai alasan, dan beberapa di industri Anda yang menjadi prioritas penargetan.

Lihatlah kembali ke peserta ideal itu, dan pertimbangkan di mana audiens target Anda mendapatkan informasi mereka. Apakah ada halaman grup industri online yang dapat Anda posting, majalah perdagangan tertentu yang mungkin Anda gunakan untuk menjalankan iklan, atau koneksi yang dapat Anda buat yang akan menyebarkan berita tentang acara Anda?

Jika ada beberapa jenis grup yang Anda yakini akan tertarik dengan acara Anda, pastikan pesan itu dibuat khusus untuk platform tempat Anda beriklan. Anda ingin acara Anda menjadi sesuatu yang akan dilihat oleh calon peserta secara organik melalui lingkaran mereka sendiri, cukup sering untuk membuat kesan, dan dengan pesan yang dibuat khusus untuk mereka.

Kesimpulan

Meskipun acara Anda mungkin tidak persis seperti yang Anda harapkan, ada banyak keuntungan dari acara virtual yang dapat Anda manfaatkan untuk meningkatkan keterlibatan peserta. Jika Anda secara proaktif mengiklankan acara Anda dan menyediakan infrastruktur untuk keterlibatan, maka dengan perencanaan dan pemikiran yang tepat, keterlibatan di acara virtual bisa sama kuatnya dengan acara tatap muka.

Persiapkan acara virtual Anda berikutnya dengan perangkat lunak yang tepat untuk membantu Anda menyelesaikan pekerjaan.