Comment encourager l'engagement d'un événement virtuel parmi les participants

Il semble donc que votre événement en personne va être annulé.

Vous espériez qu'il n'en arriverait pas là, mais en l'absence de signe de grands rassemblements dans un proche avenir, vous ne savez pas quoi faire d'autre. Il existe bien sûr une autre option : créer un événement virtuel.

Vous êtes peut-être même d'accord avec la planification d'événements virtuels, mais vous avez probablement encore des réserves sur la façon dont ce sera mieux qu'un webinaire virtuel. Une partie essentielle des événements est l'engagement ou l'interaction, mais les participants peuvent-ils vraiment obtenir cela en ligne ? Vont-ils s'inscrire ?

Comment stimuler l'engagement des événements virtuels

S'il est vrai que les événements virtuels sont différents des événements en personne, créer un événement réussi avec de nombreuses opportunités d'engagement est tout à fait à votre portée. Tout ce qu'il faut, c'est la prévoyance, la planification et l'infrastructure appropriées. Donc, avant de commencer à assembler les rouages ​​de votre présentation en ligne, utilisez ces stratégies pour commencer à planifier afin d'augmenter la participation et d'assurer son succès.

Maintenant, il semble que la partie la plus difficile soit terminée - vous avez convaincu les gens de s'inscrire à votre événement et vous êtes satisfait du nombre de participants que vous attendez. Mais bien sûr, l'engagement événementiel ne se limite pas à s'assurer que les gens se présentent.

Lors d'un événement en personne, les participants peuvent aller prendre un café ou boire un verre entre eux, ou engager une conversation avec la personne à côté d'eux lors d'une session. Les participants peuvent rester en retrait afin de poser des questions à un présentateur, et les sponsors et les exposants peuvent attirer l'attention des participants sur le sol de la conférence. Tous ces éléments sont essentiels pour assurer le réseautage et le rassemblement de chefs de file qui sont si importants pour les événements en personne.

Les événements virtuels ont également besoin de ces éléments, mais sous une forme différente. Bien que les participants ne soient peut-être pas en mesure d'établir une nouvelle relation commerciale en rencontrant la personne à côté d'eux au buffet, si vous exploitez les bonnes technologies lors de votre événement, vous pouvez stimuler l'engagement en ligne tout en permettant aux participants de récolter les mêmes avantages qu'ils le feraient. d'un événement en personne.

Suscitez des conversations entre les participants

Il est vrai que les participants ne discuteront pas dans les couloirs, mais un événement virtuel peut leur permettre d'établir des liens même spécifiques et précieux, en fonction de leur expérience et de leurs intérêts. Utilisez différentes méthodes de communication en mettant en place des salons de discussion, des forums de discussion et d'autres moyens de communication pour les participants.

De cette façon, les participants peuvent se retrouver à travers des sujets et des intérêts communs et se contacter individuellement. Bien qu'ils ne puissent pas se rencontrer physiquement, ils peuvent toujours discuter en privé via une application de messagerie ou un logiciel d'événementiel, ou configurer un appel vidéo pour faire connaissance !

Encouragez les rencontres virtuelles

Vous pensez que les participants auront besoin d'un peu d'encouragement pour apprendre à se connaître ? Incluez des rencontres et des sessions de réseautage dans l'agenda de vos événements. La programmation spécifique d'appels vidéo ou de "cafés virtuels" pour les participants les encouragera à se présenter et à se connaître !

Essayez d'organiser des rencontres spécifiques pour certains groupes susceptibles d'y assister, comme les femmes de votre secteur ou les personnes ayant un domaine d'intérêt spécifique. Cela peut aider à rendre de nouvelles connexions encore plus spécifiques et précieuses !

Laissez également de la place aux participants pour organiser eux-mêmes des rencontres virtuelles avant même l'événement. Les participants peuvent avoir certains groupes qu'ils souhaitent particulièrement connaître, et se rencontrer avant l'événement peut aider à rendre la journée beaucoup plus agréable.

Exécutez des sondages et des enquêtes en direct

Les participants doivent également être en mesure d'influencer et de façonner l'événement. L'exécution de sondages via une application événementielle - des sujets sérieux de l'industrie aux brise-glace légers, leur donne non seulement la chance de faire entendre leur voix, mais peut également lancer une discussion qui permettra aux participants de réseauter d'une manière différente.

Les sondages, à la fois avant et après votre événement, sont un excellent moyen de savoir ce que les participants attendent de votre événement et ce que vous pouvez améliorer pour le prochain. Quoi qu'il en soit, les participants peuvent s'assurer que leurs voix sont entendues même à des kilomètres de là, et vous pouvez vous assurer que vos événements continuent de s'améliorer !

Gamifiez l'expérience d'engagement des participants

En plus de tout le reste, la gamification peut être une excellente motivation pour les participants à participer plus qu'ils ne l'auraient fait à l'origine. Il existe de nombreuses stratégies différentes de gamification que vous pouvez utiliser : par exemple, vous pouvez organiser un concours de photos où chaque participant montre ses meilleurs vêtements de conférence, et la photo la plus votée gagne.

Ou les participants peuvent visiter chaque exposant pour relever un défi ou obtenir un « tampon » virtuel lorsqu'ils voyagent d'un stand virtuel à l'autre. Bien que parfois le simple fait de voir leur nom sur un classement puisse être une motivation, incitez davantage les participants à participer en incluant un prix pour ceux qui ont le plus de points, et si vous incluez une cérémonie de remise des prix virtuelle, vous pouvez ajouter une motivation supplémentaire en annonçant les gagnants du concours. .

Encouragez l'inscription à un événement virtuel en faisant la promotion de votre événement

Commençons par un scénario du pire : vous avez tout prévu pour votre événement virtuel. Les présentations sont réfléchies, les conférenciers sont prêts à partir, le marketing était bien placé. Il y a juste un problème : toujours presque personne ne s'est inscrit.

Peu importe le nombre d'opportunités d'engagement que vous pouvez créer au sein d'un événement si les participants ne s'y inscrivent jamais. Lorsque vous organisez des conférences virtuelles et faites la promotion de votre événement, la chose la plus importante que vous pouvez vous assurer que les participants potentiels comprennent n'est pas seulement ce qu'est l'événement, mais comment ils peuvent y accéder.

Une fois que vous avez atteint les participants, assurez-vous de les mener jusqu'à la ligne d'arrivée, rendez l'inscription aussi simple et accessible que possible. Incluez un lien vers l'inscription facilement inclus dans tous les supports promotionnels et mettez l'inscription en évidence sur votre site Web.

En promouvant de manière proactive ces liens et en indiquant aussi clairement que possible comment s'inscrire facilement à votre événement, vous pouvez promouvoir la participation plus efficacement que jamais. Passons maintenant en revue quelques techniques pour maximiser votre inscription.

Marketing direct vs marketing passif

Lors de la préparation de votre événement, il peut être assez tentant de créer un site Web d'événement et de l'appeler un jour. Après tout, il vous reste encore beaucoup à faire et les bons participants trouveront probablement ce que vous avez configuré. C'est ce qu'on appelle le marketing passif, et c'est un piège dans lequel les organisateurs tombent tous les jours.

Bien que les bases du marketing passif soient bonnes - un service client fiable, une infrastructure solide pour les participants et la priorité accordée à la publicité sur les nouvelles versions, il est important d'utiliser différentes méthodes de communication pour maximiser les résultats. Le marketing direct est axé sur le réseautage, le ciblage de la publicité et l'atteinte directe de votre public cible.

Identifiez les principaux groupes auxquels vous espérez assister à votre événement et contactez-les individuellement. Considérez quels sont les points faibles de ces différents groupes et ce qu'ils peuvent gagner de votre événement pour y remédier. Garder votre événement bien marqué, mais aussi rechercher activement les participants auxquels votre événement est destiné, les deux ont leur place et rendront le marketing de votre événement aussi efficace que possible.

Inclure des appels à l'action explicites

Vous l'avez déjà entendu, mais nous le répétons : incluez des appels à l'action explicites dans la mesure du possible. Si vous voulez que vos participants participent, assurez-vous qu'ils savent comment participer. Incluez des appels à l'action sur tous les supports promotionnels possibles, votre page d'événement, le site Web de votre entreprise, les e-mails que vous envoyez aux clients et soyez explicite sur ce que les participants potentiels doivent faire exactement.

Un excellent moyen de créer un appel à l'action peut être d'inclure des boutons sur votre site Web et du matériel promotionnel. Faites-les ressortir en leur donnant une couleur différente du reste de la page, ou si vous incluez l'appel à l'action dans votre texte, mettez en italique ou en gras la phrase pour attirer les yeux de vos participants.

Essayez d'utiliser un langage d'intention simple qui indique immédiatement exactement ce que le lecteur doit faire, "Inscrivez-vous ici", "Inscrivez-vous maintenant", et liez ce texte à une page où le participant peut immédiatement faire exactement cela. Si vous êtes précis sur la nature exacte de votre appel à l'action et sur la manière dont il profitera aux participants, vous devriez être en mesure d'encourager les participants à s'inscrire à votre événement.

Supprimer les obstacles à l'inscription

Une fois que les participants ont décidé de s'inscrire, vous voulez rendre le processus aussi simple que possible pour eux. La tenue d'un événement en ligne a déjà supprimé d'autres obstacles - après tout, les participants n'auront pas besoin de voyager ou de s'inquiéter de l'hébergement pour assister à votre événement. Mais un événement en ligne peut également inciter les participants à s'attendre à un processus d'inscription facile, alors soyez bref et simple.

Évitez de les décourager en leur demandant des informations inutiles ou en enlisant les processus en plusieurs étapes. Qu'est-ce qui est le plus essentiel pour votre événement ? Vous voudrez probablement des noms, les entreprises pour lesquelles ils travaillent et des informations de contact comme une adresse e-mail.

Une fois que vous avez obtenu cela, essayez d'éviter d'en demander plus à moins que cela ne soit absolument nécessaire ! Les participants se sont enthousiasmés pour votre événement et maintenant vous leur avez ouvert la porte, alors faites en sorte qu'il soit aussi simple que possible de le parcourir. Si vous utilisez une application de planification d'événements, vous pouvez automatiser certaines étapes d'inscription pour le rendre encore plus simple !

3 façons d'améliorer la participation aux événements virtuels

Cela peut sembler évident, mais organiser une forte participation est l'une des choses les plus importantes que vous puissiez faire pour votre événement. Heureusement, le format de l'événement virtuel peut en fait supprimer de nombreuses restrictions qui pourraient généralement vous empêcher d'avoir une large participation.

Une fois virtuel, vous n'avez plus à vous soucier des restrictions de places assises ou de la taille du centre des congrès, donc si vous vous attendiez à devoir limiter les places assises, vous pouvez ouvrir les portes plus grand que jamais ! Une plus grande participation peut signifier des avantages majeurs pour vous et pour toutes les autres personnes impliquées.

En plus des revenus élevés de la vente de billets, les participants auront plus d'occasions de réseauter entre eux et d'établir des liens utiles, et les sponsors et les exposants auront plus de chances que jamais de promouvoir leur produit et leur entreprise. Laissez votre événement virtuel créer un précédent qui stimulera la fréquentation et les commandites pour les années à venir !

Alors, comment pouvez-vous obtenir une plus grande participation à votre événement virtuel ? Essayez ces stratégies pour augmenter votre nombre et attirer les participants idéaux pour votre événement.

Connaissez votre public

Bien que la publicité ait largement ses mérites, il y a de fortes chances qu'un groupe très spécifique de personnes soit le plus intéressé à s'inscrire à votre événement. La chose la plus importante que vous puissiez faire pour maximiser l'efficacité de vos publicités est de savoir exactement qui sont ces personnes et de trouver des moyens de les atteindre directement.

Pensez à qui est votre participant idéal à l'événement. Que font-ils? Quels sont leurs objectifs ? À quels problèmes sont-ils généralement confrontés dans leur secteur et quels sont les nouveaux problèmes auxquels ils pourraient avoir besoin de réponses urgentes ? Plus important encore, comment la participation à votre événement peut-elle les aider à atteindre ces objectifs et à résoudre ces problèmes ? Comprendre les besoins et les points faibles de vos participants cibles vous donne une base cruciale sur laquelle travailler à la fois pour façonner votre événement et en faire la publicité.

Rédigez le bon message

La messagerie stratégique peut faire ou défaire la participation à votre événement. N'oubliez pas que lorsque vous annoncez votre événement, le participant est toujours au centre de l'attention, pas l'événement lui-même. Revenez au profil de participant idéal que vous avez créé et réfléchissez aux problèmes et objectifs des participants. Gardez votre message centré sur la façon dont vous pouvez les aider à atteindre leurs objectifs et leur offrir la fin heureuse qu'ils recherchent.

Soulignez à vos participants comment le réseautage peut encore être réalisé lors d'un événement virtuel et comment ils peuvent repartir avec un vaste réseau de contacts industriels utiles et nécessaires. L'attrait qu'un conférencier majeur de l'industrie abordera-t-il est-il un sujet pertinent ou une nouvelle technologie qui préoccupe tout le monde ? Expliquez aux participants comment la compréhension qu'ils vont acquérir les aidera. N'oubliez pas que différents groupes de participants à l'événement auront des priorités différentes pour votre événement, alors assurez-vous de cibler ces messages sur les bons groupes.

Atteignez les participants sur leur territoire

Sur cette note, vous voulez vous assurer que votre événement touche les bons groupes de personnes. Il y a de fortes chances qu'il y ait différents groupes de personnes dans votre secteur qui seront intéressés par votre événement pour diverses raisons, et certains dans votre secteur qui sont une priorité pour le ciblage.

Revenez sur ce participant idéal et réfléchissez à l'endroit où votre public cible obtient ses informations. Existe-t-il des pages de groupes de l'industrie en ligne dans lesquelles vous pourriez publier, certains magazines spécialisés que vous pourriez utiliser pour diffuser une publicité ou des relations que vous pouvez établir qui feront passer le mot sur votre événement ?

S'il existe plusieurs types de groupes qui, selon vous, seraient intéressés par votre événement, assurez-vous que le message est individualisé pour la plate-forme sur laquelle vous faites de la publicité. Vous voulez que votre événement soit quelque chose que les participants potentiels rencontreront de manière organique à travers leurs propres cercles, assez souvent pour faire une impression, et avec un message spécialement conçu pour eux.

Conclusion

Bien que votre événement ne soit peut-être pas exactement ce à quoi vous vous attendiez, les événements virtuels offrent un monde d'avantages dont vous pouvez profiter pour améliorer l'engagement des participants. Si vous annoncez votre événement de manière proactive et fournissez une infrastructure pour l'engagement, alors avec la bonne planification et la bonne prévoyance, l'engagement lors d'un événement virtuel peut être tout aussi fort que lors d'un événement en personne.

Préparez votre prochain événement virtuel avec le bon logiciel pour vous aider à faire le travail.