So fördern Sie das Engagement der Teilnehmer für virtuelle Veranstaltungen

Es sieht also so aus, als würde Ihre persönliche Veranstaltung abgesagt.

Sie hatten gehofft, dass es nicht dazu kommen würde, aber da es in naher Zukunft keine Anzeichen für große Versammlungen gibt, sind Sie sich nicht sicher, was Sie sonst tun sollen. Es gibt natürlich auch eine andere Möglichkeit: ein virtuelles Event zu erstellen.

Vielleicht sind Sie sogar bei der virtuellen Veranstaltungsplanung an Bord, aber Sie haben wahrscheinlich immer noch Bedenken, dass dies besser sein könnte als ein virtuelles Webinar. Ein kritischer Teil von Veranstaltungen ist das Engagement oder die Interaktion, aber können die Teilnehmer das wirklich online bekommen? Werden sie sich anmelden?

So steigern Sie das Engagement bei virtuellen Veranstaltungen

Es stimmt zwar, dass sich virtuelle Veranstaltungen von Präsenzveranstaltungen unterscheiden, aber die Gestaltung einer erfolgreichen Veranstaltung mit vielen Möglichkeiten zur Beteiligung liegt ganz in Ihrer Reichweite. Alles, was es erfordert, ist die richtige Voraussicht, Planung und Infrastruktur. Bevor Sie also beginnen, das A und O Ihrer Online-Präsentation zusammenzustellen, nutzen Sie diese Strategien, um mit der Planung zu beginnen, um die Besucherzahlen zu steigern und ihren Erfolg sicherzustellen.

Jetzt scheint der schwierige Teil vorbei zu sein – Sie haben Leute dazu gebracht, sich für Ihre Veranstaltung anzumelden, und Sie sind zufrieden mit der Anzahl der erwarteten Teilnehmer. Aber natürlich geht es beim Event-Engagement um mehr, als nur dafür zu sorgen, dass die Leute erscheinen.

Bei einer persönlichen Veranstaltung gehen die Teilnehmer vielleicht miteinander Kaffee oder Drinks oder beginnen ein Gespräch mit der Person neben ihnen in einer Sitzung. Die Teilnehmer bleiben möglicherweise zurück, um einem Moderator einige Fragen zu stellen, und Sponsoren und Aussteller können die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf der Konferenzfläche auf sich ziehen. All dies sind wichtige Bestandteile, um das Networking und das Sammeln von Leads zu gewährleisten, das für persönliche Veranstaltungen so wichtig ist.

Auch virtuelle Events brauchen diese Elemente, nur in anderer Form. Während die Teilnehmer möglicherweise keine neue Geschäftsbeziehung knüpfen können, indem sie die Person neben ihnen am Buffet treffen, können Sie das Online-Engagement steigern, wenn Sie bei Ihrer Veranstaltung die richtigen Technologien einsetzen, und den Teilnehmern dennoch die gleichen Vorteile bieten wie sie von einer persönlichen Veranstaltung.

Entfachen Sie Gespräche zwischen den Teilnehmern

Es ist wahr, dass die Teilnehmer nicht auf den Fluren plaudern werden, aber eine virtuelle Veranstaltung kann es ihnen ermöglichen, basierend auf ihren Erfahrungen und Interessen sogar spezifische und wertvolle Verbindungen herzustellen. Nutzen Sie verschiedene Kommunikationsmethoden, indem Sie Chatrooms, Diskussionsforen und andere Kommunikationsmedien für die Teilnehmer einrichten.

Auf diese Weise können sich die Teilnehmer über gemeinsame Themen und Interessen finden und individuell erreichen. Auch wenn sie sich möglicherweise nicht physisch treffen können, können sie jederzeit privat über eine Messaging-App oder Event-Software chatten oder einen Videoanruf einrichten, um sich kennenzulernen!

Fördern Sie virtuelle Treffen

Denken Sie, dass die Teilnehmer ein wenig Ermutigung brauchen, um sich kennenzulernen? Nehmen Sie Meetups und Networking-Sessions in Ihre Veranstaltungsagenda auf. Die gezielte Planung von Videoanrufen oder „virtuellen Kaffeestunden“ für die Teilnehmer ermutigt sie, vorbeizuschauen und sich kennenzulernen!

Versuchen Sie, bestimmte Treffen für bestimmte Gruppen zu organisieren, die wahrscheinlich teilnehmen werden, z. B. Frauen in Ihrer Branche oder Personen mit einem bestimmten Interessengebiet. Dies kann dazu beitragen, neue Verbindungen noch spezifischer und wertvoller zu machen!

Lassen Sie den Teilnehmern auch Raum, um bereits vor der Veranstaltung virtuelle Treffen selbst zu organisieren. Die Teilnehmer haben möglicherweise bestimmte Gruppen, an denen sie besonders interessiert sind, und ein Treffen vor der Veranstaltung kann dazu beitragen, den Tag viel angenehmer zu gestalten.

Führen Sie Live-Umfragen und Umfragen durch

Auch die Teilnehmer sollten die Veranstaltung beeinflussen und mitgestalten können. Das Durchführen von Umfragen über eine Event-App – von ernsthaften Branchenthemen bis hin zu unbeschwerten Eisbrechern – gibt ihnen nicht nur die Möglichkeit, sich Gehör zu verschaffen, sondern kann auch eine Diskussion in Gang bringen, die es den Teilnehmern ermöglicht, sich auf andere Weise zu vernetzen.

Umfragen vor und nach Ihrer Veranstaltung sind eine großartige Möglichkeit, um herauszufinden, was die Teilnehmer von Ihrer Veranstaltung erwarten und was Sie für die nächste verbessern können. In jedem Fall können die Teilnehmer sicherstellen, dass ihre Stimmen auch in meilenweiter Entfernung gehört werden, und Sie können sicherstellen, dass Ihre Veranstaltungen immer besser werden!

Gamifizieren Sie das Engagement der Teilnehmer

Neben allem anderen kann Gamification ein großer Motivator für die Teilnehmer sein, mehr als ursprünglich mitzumachen. Es gibt viele verschiedene Gamification-Strategien, die Sie anwenden können: Sie könnten beispielsweise einen Fotowettbewerb veranstalten, bei dem jeder Teilnehmer seine beste Konferenzkleidung zeigt und das Foto mit der höchsten Bewertung gewinnt.

Oder die Teilnehmer besuchen jeden Aussteller, um eine Herausforderung zu meistern, oder erhalten einen virtuellen „Stempel“, während sie von virtuellem Stand zu virtuellem Stand reisen. Obwohl es manchmal motivierend sein kann, nur ihren Namen auf einer Rangliste zu sehen, können Sie die Teilnehmer zusätzlich zur Teilnahme anregen, indem Sie einen Preis für diejenigen mit den höchsten Punkten hinzufügen, und wenn Sie eine virtuelle Preisverleihung einbeziehen, können Sie zusätzliche Motivation hinzufügen, indem Sie die Gewinner des Wettbewerbs dort bekannt geben .

Fördern Sie die Anmeldung zu virtuellen Veranstaltungen, indem Sie für Ihre Veranstaltung werben

Beginnen wir mit einem Worst-Case-Szenario: Sie haben alles für Ihr virtuelles Event geplant. Die Präsentationen sind durchdacht, die Referenten einsatzbereit, das Marketing gut platziert. Es gibt nur ein Problem: Noch hat sich kaum jemand angemeldet.

Es spielt keine Rolle, wie viele Interaktionsmöglichkeiten Sie innerhalb einer Veranstaltung schaffen können, wenn sich die Teilnehmer nie dafür registrieren. Wenn Sie virtuelle Konferenzen durchführen und für Ihre Veranstaltung werben, ist das Wichtigste, was Sie sicherstellen können, dass potenzielle Teilnehmer nicht nur verstehen, was die Veranstaltung ist, sondern auch, wie sie darauf zugreifen können.

Sobald Sie die Teilnehmer erreicht haben, stellen Sie sicher, dass Sie sie bis zur Ziellinie führen, machen Sie die Registrierung so einfach und zugänglich wie möglich Fügen Sie allen Werbematerialien einen Link zur Registrierung hinzu und stellen Sie die Registrierung prominent auf Ihrer Website zur Verfügung.

Indem Sie diese Links proaktiv bewerben und so deutlich wie möglich machen, wie Sie sich einfach für Ihre Veranstaltung anmelden können, können Sie die Teilnahme effektiver als je zuvor bewerben. Lassen Sie uns nun einige Techniken zur Maximierung Ihrer Registrierung durchgehen.

Direktmarketing vs. passives Marketing

Wenn Sie sich auf Ihr Event vorbereiten, kann es ziemlich verlockend sein, eine Event-Website zu erstellen und es einen Tag zu nennen. Schließlich haben Sie noch so viel zu tun, und die richtigen Teilnehmer werden wahrscheinlich finden, was Sie eingerichtet haben. Dies wird als passives Marketing bezeichnet und ist eine Falle, in die Organisatoren jeden Tag tappen.

Während die Grundpfeiler des passiven Marketings gut sind – zuverlässiger Kundenservice, starke Infrastruktur für Teilnehmer und Priorisierung von Werbung für Neuerscheinungen, ist es wichtig, verschiedene Kommunikationsmethoden einzusetzen, um die Ergebnisse zu maximieren. Direktmarketing konzentriert sich auf Networking, zielgerichtete Werbung und das direkte Erreichen Ihrer Zielgruppe.

Identifizieren Sie die Kerngruppen, die Sie an Ihrer Veranstaltung teilnehmen möchten, und sprechen Sie sie individuell an. Überlegen Sie, was die Schmerzpunkte dieser verschiedenen Gruppen sind und was sie von Ihrer Veranstaltung profitieren können, um sie anzugehen. Ein gutes Branding Ihrer Veranstaltung, aber auch die aktive Verfolgung der Teilnehmer, auf die Ihre Veranstaltung abzielt, beides hat seinen Platz und wird das Marketing Ihrer Veranstaltung so effektiv wie möglich machen.

Integrieren Sie explizite Handlungsaufforderungen

Sie haben es schon einmal gehört, aber wir sagen es noch einmal: Fügen Sie wann immer möglich explizite Handlungsaufforderungen ein. Wenn Sie möchten, dass Ihre Teilnehmer teilnehmen, stellen Sie sicher, dass sie wissen, wie sie teilnehmen können. Fügen Sie Handlungsaufforderungen in alle möglichen Werbematerialien, Ihre Veranstaltungsseite, Ihre Unternehmenswebsite, die E-Mails, die Sie an Kunden senden, ein und machen Sie deutlich, was potenzielle Teilnehmer tun sollten.

Eine gute Möglichkeit, einen Call-to-Action zu erstellen, kann darin bestehen, Schaltflächen auf Ihrer Website und in Werbematerialien einzufügen. Heben Sie sie hervor, indem Sie ihnen eine andere Farbe als dem Rest der Seite geben, oder wenn Sie den Call-to-Action in Ihren Text einfügen, setzen Sie den Satz kursiv oder fett, um die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer auf sich zu ziehen.

Versuchen Sie, eine einfache Absichtssprache zu verwenden, die sofort genau das vermittelt, was der Leser tun sollte, „Hier registrieren“, „Jetzt anmelden“, und diesen Text mit einer Seite verlinken, auf der der Teilnehmer genau das sofort tun kann. Wenn Sie genau wissen, was Ihr Call-to-Action ist und wie genau er den Teilnehmern zugute kommt, sollten Sie in der Lage sein, die Teilnehmer dazu zu ermutigen, sich für Ihre Veranstaltung anzumelden.

Registrierungshindernisse beseitigen

Sobald sich die Teilnehmer für die Registrierung entschieden haben, möchten Sie den Prozess für sie so einfach wie möglich gestalten. Die Durchführung einer Online-Veranstaltung hat bereits andere Barrieren beseitigt – schließlich müssen die Teilnehmer nicht reisen oder sich um die Unterkunft kümmern, um an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen. Aber bei einer Online-Veranstaltung können die Teilnehmer auch einen einfachen Registrierungsprozess erwarten, also halten Sie es kurz und einfach.

Vermeiden Sie es, sie zu entmutigen, indem Sie nach unnötigen Informationen fragen oder die Prozesse mit mehreren Schritten verlangsamen. Was ist das Wichtigste für Ihre Veranstaltung? Wahrscheinlich möchten Sie Namen, die Unternehmen, für die sie arbeiten, und Kontaktinformationen wie eine E-Mail-Adresse.

Sobald Sie dies erhalten haben, versuchen Sie zu vermeiden, mehr zu verlangen, es sei denn, dies ist absolut notwendig! Die Teilnehmer haben sich für Ihre Veranstaltung begeistert und jetzt haben Sie ihnen die Tür geöffnet, also machen Sie es so einfach wie möglich, durch die Veranstaltung zu gehen. Wenn Sie eine Veranstaltungsplanungs-App verwenden, können Sie einige Registrierungsschritte automatisieren, um es noch einfacher zu machen!

3 Möglichkeiten zur Verbesserung der Teilnahme an virtuellen Veranstaltungen

Es mag offensichtlich klingen, aber eine hohe Besucherzahl zu kuratieren, ist eines der wichtigsten Dinge, die Sie für Ihre Veranstaltung tun können. Glücklicherweise kann das virtuelle Veranstaltungsformat tatsächlich viele Einschränkungen aufheben, die Sie normalerweise von einer breiten Teilnahme abhalten.

Sobald Sie virtuell sind, müssen Sie sich keine Gedanken mehr über Sitzplatzbeschränkungen oder die Größe des Kongresszentrums machen. Wenn Sie also damit gerechnet haben, die Sitzplätze einschränken zu müssen, können Sie die Türen weiter öffnen als je zuvor! Eine größere Teilnahme kann große Vorteile für Sie und alle anderen Beteiligten bedeuten.

Neben hohen Einnahmen aus dem Ticketverkauf haben die Teilnehmer mehr Möglichkeiten, sich untereinander zu vernetzen und nützliche Kontakte zu knüpfen, und Sponsoren und Aussteller haben mehr Möglichkeiten als je zuvor, ihr Produkt und Unternehmen zu bewerben. Lassen Sie Ihre virtuelle Veranstaltung einen Präzedenzfall schaffen, der die Besucherzahlen und das Sponsoring für die kommenden Jahre vorantreiben wird!

Wie können Sie also eine größere Besucherzahl für Ihre virtuelle Veranstaltung erreichen? Probieren Sie diese Strategien aus, um Ihre Zahlen zu steigern und die idealen Teilnehmer für Ihre Veranstaltung zu gewinnen.

Kenne deine Zuhörer

Während Werbung auf breiter Ebene ihre Vorzüge hat, besteht die Möglichkeit, dass eine ganz bestimmte Gruppe von Menschen am meisten daran interessiert ist, sich für Ihre Veranstaltung anzumelden. Das Wichtigste, was Sie tun können, um die Effizienz Ihrer Anzeigen zu maximieren, ist, genau zu wissen, wer diese Personen sind, und Wege zu finden, sie direkt zu erreichen.

Denken Sie darüber nach, wer Ihr idealer Veranstaltungsteilnehmer ist. Was machen Sie? Was sind ihre Ziele? Welche Probleme haben sie typischerweise in ihrer Branche und auf welche neuen Probleme brauchen sie möglicherweise dringend Antworten? Am wichtigsten ist, wie kann die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung ihnen helfen, diese Ziele zu erreichen und diese Probleme zu lösen? Wenn Sie die Bedürfnisse und Schmerzpunkte Ihrer Zielteilnehmer verstehen, erhalten Sie eine entscheidende Grundlage, auf der Sie aufbauen können, wenn Sie Ihre Veranstaltung gestalten und dafür werben.

Verfassen Sie die richtige Botschaft

Strategisches Messaging kann Ihre Veranstaltungsteilnahme beeinflussen oder beeinträchtigen. Denken Sie daran, dass bei der Bewerbung Ihrer Veranstaltung immer der Teilnehmer im Mittelpunkt steht, nicht die Veranstaltung selbst. Kehren Sie zu diesem idealen Teilnehmerprofil zurück, das Sie erstellt haben, und denken Sie über die Probleme und Ziele dieser Teilnehmer nach. Konzentrieren Sie sich in Ihrer Botschaft darauf, wie Sie ihnen helfen können, ihre Ziele zu erreichen und ihnen das Happy End zu verschaffen, nach dem sie suchen.

Betonen Sie gegenüber Ihren Teilnehmern, wie Networking auch bei einer virtuellen Veranstaltung möglich ist und wie sie ein breites Netzwerk an nützlichen und notwendigen Branchenkontakten mit nach Hause nehmen können. Liegt der Reiz darin, dass ein bedeutender Branchensprecher ein relevantes Thema oder eine neue Technologie ansprechen wird, die in aller Munde ist? Erklären Sie den Teilnehmern, wie ihnen das gewonnene Verständnis helfen wird. Denken Sie daran, dass verschiedene Gruppen von Veranstaltungsteilnehmern unterschiedliche Prioritäten für Ihre Veranstaltung haben. Stellen Sie also sicher, dass Sie diese Nachrichten an die richtigen Gruppen richten.

Erreichen Sie die Teilnehmer auf ihrem Gebiet

In diesem Sinne möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Veranstaltung die richtigen Personengruppen erreicht. Es besteht die Möglichkeit, dass es in Ihrer Branche verschiedene Personengruppen gibt, die aus verschiedenen Gründen an Ihrer Veranstaltung interessiert sind, und einige in Ihrer Branche, die eine Priorität für das Targeting darstellen.

Schauen Sie auf diesen idealen Teilnehmer zurück und überlegen Sie, woher Ihre Zielgruppe ihre Informationen bezieht. Gibt es Online-Branchengruppenseiten, auf denen Sie posten könnten, bestimmte Fachzeitschriften, die Sie verwenden könnten, um eine Anzeige zu schalten, oder Kontakte, die Sie knüpfen können, die Ihre Veranstaltung bekannt machen?

Wenn es mehrere Arten von Gruppen gibt, von denen Sie glauben, dass sie an Ihrer Veranstaltung interessiert sind, stellen Sie sicher, dass die Nachricht für die Plattform, über die Sie werben, individualisiert ist. Sie möchten, dass Ihre Veranstaltung etwas ist, auf das potenzielle Teilnehmer organisch durch ihre eigenen Kreise stoßen, oft genug, um einen Eindruck zu hinterlassen, und mit einer speziell für sie gemachten Botschaft.

Fazit

Auch wenn Ihre Veranstaltung möglicherweise nicht genau das ist, was Sie erwartet haben, bieten virtuelle Veranstaltungen eine Vielzahl von Vorteilen, die Sie nutzen können, um das Engagement der Teilnehmer zu verbessern. Wenn Sie Ihre Veranstaltung proaktiv bewerben und eine Infrastruktur für Engagement bereitstellen, kann das Engagement bei einer virtuellen Veranstaltung mit der richtigen Planung und Voraussicht genauso stark sein wie bei einer persönlichen Veranstaltung.

Bereiten Sie sich mit der richtigen Software auf Ihre nächste virtuelle Veranstaltung vor, damit Sie Ihre Arbeit erledigen können.