Investim în asigurări pentru un motiv: pentru a ne proteja viitorul și pentru a ne pregăti pentru inevitabilele momente mai grele din viață. Organizația dumneavoastră își poate asigura viitorul atât prin achiziționarea de planuri de asigurare literale, cât și prin crearea unor strategii clare de siguranță și comunicare. Acest lucru vă poate ajuta să estimați mai bine obiectivul privind timpul de recuperare (RTO) al organizației dvs. sau timpul necesar pentru a relua organizația.
Pentru organizațiile nonprofit, dezastrele pot fi orice, de la presa proastă la un cutremur. În funcție de tipul de dezastru, vă vom prezenta mai întâi cum să vă stabilizați situația. Apoi, vom discuta pașii pentru a comunica cu publicul pentru a asigura sănătatea și reputația organizației dvs.
Partea I: Siguranță și stabilitate
Există mai multe tipuri diferite de dezastre pe care organizația dvs. s-ar putea confrunta pe parcursul vieții sale, toate cu grade diferite de gravitate. Vom discuta trei categorii diferite de eșecuri pentru a vă ajuta să luați în considerare modul în care abordarea va diferi în fiecare situație.
Pentru a vă oferi o structură utilă pentru rezolvarea acestor scenarii, am grupat posibilele dezastre de cea mai mare preocupare pentru organizația dvs. în următorul mod: Relații publice (PR), Eșecuri ale sistemului sau încălcări ale securității și Dezastre naturale și jaf. . Ca și în cazul oricărui dezastru, siguranța echipei tale este cea mai importantă și ar trebui să fie asigurată înainte de a iniția orice protocoale externe. Apoi te poți uita la următorii pași pe care trebuie să îi faci pentru a stabiliza situația și a comunica publicului.
Dezastre PR
În funcție de perspectiva dvs., acesta este un scenariu de dezastru mai puțin extrem, în sensul că probabil că nu afectează siguranța fizică a oricărei persoane asociate cu organizația dvs. Și totuși, cuvântul „dezastru” încă se aplică, deoarece un incident de PR cu adevărat dezastruos are potențialul de a deteriora ireversibil reputația organizației tale și, astfel, de a înceta capacitatea organizației tale de a-și îndeplini misiunea și viețile legate de aceasta.
Dezastrele de relații publice provin de obicei din acțiunile unui membru individual al personalului sau ale unui afiliat sau ale organizației dvs. însăși. Ele pot apărea, totuși, atunci când o persoană sau o entitate din afara organizației dvs. ridiculizează public sau dă vina pe organizația dvs. Dezastrele de PR se pot întâmpla și atunci când brandul tău este vinovat prin asociere, sau direct responsabil pentru incidentul din care provine presa proastă, potrivit unui articol recent fastcompany.com.
Astăzi, erorile umane de pe rețelele sociale sunt un exemplu de formă mai comună de dezastru de PR. În 2011, un tweet despre consumul de alcool destinat unui cont personal a fost postat pe Twitter din contul Crucii Roșii Americane. Ca răspuns, ei au eliminat tweet-ul și au răspuns adepților lor cu umor, spunând: „Am șters tweetul necinstiți, dar fiți siguri că Crucea Roșie este treaz și le-am confiscat cheile”. În acest caz, Crucea Roșie Americană oferă un bun exemplu pentru recuperarea după un astfel de incident și ne reamintește câteva sfaturi importante.
În astfel de cazuri, este important să răspundeți rapid și cu un sentiment de echilibru. Pentru a realiza acest lucru, luați în considerare aceste sfaturi:
- Un timp de răspuns rapid este important pentru a ajuta la atenuarea oricărei intensificări negative a problemei.
- Recunoașteți și admiteți greșelile pentru a recâștiga sprijinul și încrederea.
- „Nu știm în acest moment” sau „Lucrăm la asta” este întotdeauna mai bine decât tăcerea.
- Arată latura umană a organizației tale pentru a construi un teren comun.
- Nu vă fie teamă să vă bateți joc de voi înșivă. Folosiți umorul atunci când este cazul pentru a trece peste situație.
Organizația dvs. poate lua măsuri pentru a preveni apariția acestor probleme de PR.
- Utilizați software pentru a ajuta la automatizarea proceselor atunci când este posibil și pentru a elimina posibilitatea erorilor umane.
- Oferiți întregului personal instruire și instrucțiuni pentru rețelele sociale pe care să le utilizați în propriile pagini. Personalul dumneavoastră ar trebui să înțeleagă clar ce informații sunt confidențiale și ce se pot simți împuterniciți să partajeze rețelelor lor.
- Examinați protocolul pentru tratarea informațiilor sensibile cu orice personal direct responsabil de comunicațiile externe ale organizației dvs., inclusiv rețelele sociale, software-ul de gestionare a rețelelor sociale, buletinele informative prin e-mail, poșta directă și site-ul dvs. web.
Dezastre de eșec de sistem și de încălcare a securității
Eșecul sistemului și dezastrele de încălcare a securității reprezintă amenințări serioase pentru organizația dvs. Ele pot apărea izolat sau, de asemenea, ca simptome ale unui dezastru natural sau al jafului. În cazul recuperării datelor și defecțiunilor sistemului, se poate face mult mai puțin după criză. Implementarea măsurilor preventive este esențială pentru a rezista furtunilor tehnice și pentru a salva date valoroase pentru organizația dvs. și pentru donatorii dvs. Tech Impact, o organizație nonprofit care ajută alte organizații nonprofit și comunități să navigheze prin tehnologie pentru a-și servi mai bine cauzele, recomandă să se pregătească pentru defecțiunea sistemului în următoarele moduri:
Eșecuri de sistem
- Rămâneți conectat cu echipa IT a organizației dvs. și cu nevoile hardware pentru a înțelege cât va dura hardware-ul și când ar putea fi necesare reparații sau înlocuiri pentru fiecare piesă. De exemplu, ar trebui să știți cât timp are serverul înainte de a fi înlocuit.
- Aveți un buget stabilit pentru un dezastru de sistem. Când aveți nevoie de un nou server, nu doriți să fiți nevoiți să întârziați procesul de recuperare prin mutarea banilor.
- Luați în considerare alternative hardware cu costuri reduse, cum ar fi trecerea la cloud, astfel încât organizația dvs. să fie mai puțin dependentă de hardware în cazul unui dezastru.
- Identificați ce date sunt esențiale pentru operațiunile dvs. și dezvoltați un plan pentru a recupera aceste date critice. Obiectivul punctului de recuperare sau (RPO) este cât de departe în timp aveți nevoie de restaurare a datelor pentru a vă continua operațiunile normale.
- Completați backup-uri regulate.
- Aveți un server de rezervă - similar cu un generator de rezervă - care preia controlul în cazul unei defecțiuni a serverului.
Pe lângă defecțiunile sistemului, un dezastru tehnologic ar putea lua și forma unei breșe în securitatea organizației dvs. Pentru a asigura donațiile, colectați frecvent informații sensibile de la donatori. Ce se întâmplă dacă aceste informații sensibile ar fi puse în pericol? Cum ar afecta asta relațiile tale cu donatorii tăi? Universitatea din California, San Diego, recomandă următoarele practici pentru a evita încălcări ale securității organizației dvs.
Breșe de securitate
- Protejați informațiile sensibile și de proprietate și asigurați-vă că nu sunt accesibile publicului prin Internet.
- Utilizați parole puternice, criptice și parole diferite pentru diferite conturi.
- Difuzați documentele de hârtie cu informații personale sensibile.
- Ștergeți hard disk-urile înainte de aruncare.
- Rugați profesioniștii instruiți să verifice în mod regulat eventualele vulnerabilități pe care le-ar putea exploata hackerii.
Dezastre naturale și jaf
Deși circumstanțe foarte diferite, atât dezastrele naturale, cât și jafurile sunt complet în afara controlului organizației dvs. și pot fi extrem de devastatoare pentru sănătatea organizației dvs. Uraganele, inundațiile, tornadele, cutremurele, incendiile, întreruperile de curent și jafurile armate sunt toate exemple de situații pentru care organizația dvs. ar trebui să fie pregătită. Protocoalele de siguranță ca răspuns la fiecare urmează o structură similară.
În cazul în care organizația dvs. este afectată de un dezastru natural sau un jaf, veți dori să vă asigurați că aveți deja un plan de siguranță în vigoare. Acest plan ar trebui comunicat tuturor membrilor personalului și aplicat în mod regulat prin utilizarea de chestionare sau exerciții. Deși aceste evenimente sunt imposibil de prevenit, puteți lua măsuri pentru a le reduce impactul și pentru a vă ajuta organizația să înfrunte furtuna.
- Creați un liant de siguranță. Adunați toate numerele importante de contact în caz de urgență și un arbore de telefon al angajaților și păstrați liantul într-o locație ușor accesibilă în orice moment.
- Examinează-ți personalul cu privire la orice pași fizici care trebuie să fie luati în cazul unei urgențe, cum ar fi strategiile de ieșire și o locație de întâlnire.
- După ce siguranța fizică a echipei dumneavoastră este stabilită, luați în considerare ce elemente esențiale are nevoie organizația dumneavoastră pentru a continua să funcționeze. Internet? E-mail? Telefoane? O locație sigură?
Când vă faceți timp să luați în considerare diferitele tipuri de dezastre din timp, economisiți organizației dvs. timp prețios, resurse și, eventual, chiar vieți. Pe măsură ce planificați din timp, este, de asemenea, important să abordați ce fonduri, dacă este cazul, vor fi necesare pentru a efectua acești pași în caz de urgență. Timpul necesar pentru recuperare are mult de-a face cu fondurile disponibile. Dacă rezervați un buget pentru o situație de urgență, organizația dvs. va avea un colac de salvare pentru a se asigura că pașii necesari de acțiune descriși mai sus și mai jos pot fi luati imediat.
Modul în care organizația dvs. împărtășește aceste practici interne cu ochii publicului este important pentru a ajuta la păstrarea reputației organizației dvs. și pentru a menține relații pozitive cu susținătorii dvs. Completați următoarea listă de verificare a comunicațiilor pentru a vă pregăti organizația pentru a comunica publicului despre orice dezastru.
Partea a II-a: Lista de verificare a comunicațiilor
Aparentele sunt totul. Dacă organizația dvs. tace, sau pare prost informată sau nepregătită să facă o declarație, reputația dvs. în rândul susținătorilor dvs. va avea de suferit, ceea ce va duce probabil la o scădere a contribuțiilor financiare.
Pentru a preveni acest lucru, organizația dvs. trebuie să pară cât mai pregătită și informată posibil în fața unei crize. Amintiți-vă, nu este modul în care cazi, este modul în care te ridici din nou. Revizuiți această listă de verificare, inspirată de articolul „6 Sfaturi pentru o planificare eficientă a crizelor” al lui Joanne Fritz, pentru a înțelege ce activitate puteți face înainte, în timpul și după o urgență pentru a vă readuce organizația pe picioare cât mai curând posibil. Completați această listă de verificare pentru a vă ajuta să vă consolidați relația cu donatorii și susținătorii în mijlocul unei crize și pentru a limita cât mai mult posibil dezastrul.