Scurtați timpul de angajare prin eliminarea acestor 5 blocaje

Cu o lipsă de talente din ce în ce mai agravată, companiile se concentrează pe îmbunătățirea timpului de angajare.

Indiferent de factorii în joc, cele mai rapide echipe care angajează au avantajul. Presupunând, desigur, că pot identifica și angaja candidați de calitate.

Timp de angajare vs. timp de completare

Unele companii urmăresc timpul de completare în loc de timpul de angajare. Deci, cum le diferențiam pe cele două?

Alternativ, companiile definesc timpul de completare diferit. Timpul de completare înseamnă de obicei unul dintre următoarele.

• Timpul de la momentul în care cererea de muncă este depusă spre aprobare și până când un candidat acceptă oferta de muncă
• Timpul de la momentul în care cererea de muncă este aprobată și până când un candidat acceptă oferta de muncă
• Timpul de la postarea postului până când un candidat acceptă oferta

Indiferent de când începe ceasul, timpul de completare include procesele înainte ca un candidat să aplice. După ce solicitantul solicită sau primește sursă, ambii măsoară același lucru.

De ce ar trebui să urmăriți timpul până la angajare?

Companiile care folosesc datele pentru a îmbunătăți eficiența operațională sunt mai profitabile. Startup-urile care folosesc date de la început cresc mai repede. Companiile Fortune 500 și majoritatea companiilor mari urmăresc datele de recrutare. Nu toate IMM-urile folosesc datele de angajare, dar ar trebui. Este ușor cu un sistem de urmărire a solicitantului (ATS).

Timpul până la angajare cuantifică un proces complex cu mai mulți subpași. Există multe beneficii ale urmăririi acestuia.

• Vă ajută să știți dacă procesele dvs. de angajare funcționează
• Vă permite să vedeți dacă sunteți mai rapid sau mai lent decât timpul mediu de angajare pentru industria dvs., postul de muncă sau piața forței de muncă
• Dezvăluie blocajele în procesul de angajare
• Vă permite să comparați termenele pentru diferiți manageri de angajare, fișe de post, politici specifice departamentelor sau agenții de recrutare din afara
• Vă ajută să evaluați experiența candidatului (care vă influențează marca angajatorului și reputația companiei)

Timpul până la angajare măsoară eficiența recrutării

Valorile timpului de angajare sunt cele mai utile atunci când sunt defalcate pe etape. Acest lucru vă permite să identificați fluxurile de lucru care cauzează o încetinire. Programarea unui interviu durează câteva zile? Durează mult timp să postezi locuri de muncă? Cât timp durează după un interviu pentru a colecta feedback de la echipa de angajare?

Urmărirea timpului până la angajare vă ajută să îmbunătățiți experiența candidatului

În această eră a șomajului scăzut și a deficitului generalizat de competențe, cei care caută un loc de muncă au puterea. Cei care au multe opțiuni pentru angajare își vor pierde răbdarea cu procese lungi și confuze.

Mulți candidați – în special candidații la nivel de intrare – abandonează aplicațiile dacă durează mai mult de câteva minute. Peste jumătate dintre cei care caută un loc de muncă își pierd interesul pentru o companie dacă consideră că procesul de angajare durează prea mult.

Într-un sondaj din 2016 realizat de Robert Half, patru din 10 solicitanți au spus că între șapte și 14 zile este limita superioară. Douăzeci și trei la sută dintre participanți au spus că vor aștepta doar o săptămână pentru a primi răspunsuri de la o companie la care au aplicat. Comparați aceste percepții cu timpii de angajare din lumea reală. În unele industrii, timpul mediu de angajare este de 40 de zile.

Pentru posturile din domeniul tehnologiei, poate fi mai lung. Un sondaj HackerRank din martie 2020 a constatat că angajarea tehnologiei poate dura 45 de zile. Studiul a constatat că marile firme de tehnologie primesc în medie 566 de cereri pentru fiecare poziție tehnologică. Este de remarcat faptul că, spre deosebire de alte industrii, marile companii de tehnologie (1000+ angajați) au un timp mediu de angajare mai lung decât organizațiile mai mici. Firmele mari pot folosi evaluări mai lungi decât omologii lor mai mici. În plus, procesul de solicitare a unui loc de muncă poate crește în complexitate în raport cu dimensiunea companiei.

Cum poți scurta timpul de angajare?

Pentru a îmbunătăți eficiența și eficacitatea angajării, trebuie să combinați cele mai bune practici cu o tehnologie de încredere. Mulți pași ai procesului de angajare pot fi gestionați de un bun sistem de urmărire a solicitanților (ATS). Acest lucru permite angajarea profesioniștilor să își petreacă timpul făcând ceea ce poate face doar un creier uman.

De exemplu, puteți crea și gestiona șabloane de descriere a postului în ATS. Dar este nevoie de un manager de angajare cu o înțelegere aprofundată a poziției pentru a crea o descriere eficientă a postului. Puteți crea scripturi de interviu în software-ul dvs. Dar trebuie să cunoașteți reglementările Comisiei pentru egalitatea de șanse în muncă (EEOC) pentru a scrie întrebări legale la interviu. Apoi, trebuie să vă instruiți echipa de recrutare internă și managerii de angajare cu privire la practicile de interviu conforme.

Să discutăm despre cele mai comune blocaje și cum să le eliminăm.

1. Comunicarea lentă a candidatului

Dacă recenziile Glassdoor și războaiele Reddit sunt indicatori de încredere, candidații fantomă pare să fie mai degrabă norma decât excepția. În mod clar, multe companii din SUA fac o treabă proastă de a ține la curent solicitanții de locuri de muncă cu privire la statutul lor. Nu este doar neconsiderat, ci se reflectă prost asupra companiei dvs.

Recrutorii care înfățișează candidați sunt miopi. Chiar dacă candidatul nu este potrivit pentru postul la care a aplicat, ar putea fi potrivit pentru altul. Păstrați toți candidații în pipeline de talente (baza de date ATS). Fii sensibil la situația lor. Spune-le întotdeauna politicos dacă îi scoți din alergare.

Dacă au calificările pentru o altă poziție în viitor, îi puteți invita să aplice și să-și accelereze cererea. La urma urmei, ați făcut deja verificarea de primă trecere. Solicitantul s-a gândit suficient de mult la compania dumneavoastră pentru a aplica o singură dată. Nu le tratați prost și asigurați-vă că nu se vor mai aplica niciodată.

Mai rău, ar putea lăsa o recenzie negativă pe Glassdoor sau pe alt site de recenzii. Recenziile de afaceri online sunt puternice, indiferent dacă recenzia provine de la un client, angajat sau solicitant. Compania dvs. ar putea pierde o vânzare, un client sau un nou angajat talentat dacă acumulați recenzii negative. Nu înfățișați candidații!

Soluție: e-mailuri automate pentru schimbarea etapei

Înapoi la blocajul de comunicare al candidatului. Trimiterea manuală a e-mailurilor fiecărui solicitant poate dura săptămâni. Recruitorii adoră instrumentele automate de e-mail pentru candidați în ATS. Configurați-vă ATS pentru a trimite un e-mail atunci când schimbați stadiul unui solicitant în proces. Înainte de a configura declanșatoarele de e-mail, definiți etapele de angajare în ATS pe baza proceselor și politicilor dvs. reale.

Multe companii au următoarele etape:

• aplicatie primita
• Nu urmări
• Programați un apel telefonic
• Evaluare
• Interviu
• Verificarea antecedentelor/referințelor
• A face o ofertă

Iată o captură de ecran ATS a unui grafic care arată etapele de angajare:

Primul e-mail automat este de obicei trimis atunci când este primită cererea. ATS-ul dvs. poate trimite un e-mail „Am primit cererea dumneavoastră”. Rețineți că acesta nu este un e-mail de formular impersonal. Poate include numele candidatului, data cererii, descrierea postului și orice altceva doriți.

Asa functioneaza:

1. Creați un șablon de e-mail pentru fiecare schimbare a etapei de angajare. Utilizați un limbaj care reflectă personalitatea companiei dvs
2. Introduceți coduri de îmbinare pentru a extrage date (numele candidatului, data cererii, poziția postului, panoul de locuri de muncă etc.) în e-mail
3. Configurați-vă ATS pentru a genera e-mailul adecvat pentru etapa de angajare

Unele ATS au o funcție de întârziere ingenioasă. Când primiți o cerere pentru un candidat pe care îl schimbați imediat în etapa Nu urmăriți, puteți seta e-mailul automat să fie trimis într-un anumit număr de zile. În acest fel, candidatul dvs. nu va primi imediat e-mailul. Atenuează lovitura – nu le distruge încrederea respingându-le la zece minute după ce le primești cererea!

2. Screening lentă de primă trecere

Să presupunem că postarea dvs. de locuri de muncă atrage 100 de cereri. Cum izolați un grup mic de candidați calificați cu care să începeți să interacționați? Citirea a 100 de CV-uri ar dura ceva timp. Și ar fi o pierdere de timp să revizuim aplicațiile pentru candidații care nici măcar nu au calificările minime.

Soluție: chestionare de screening

Chestionarele de screening incluse în aplicație conțin întrebări knock-out care descalifică candidații care nu îndeplinesc cerințele. Să discutăm cum funcționează asta.

Cum se scrie întrebări de screening

Folosind cerințele postului din fișa postului, creați întrebări pe baza calificărilor. Sistemele bune de urmărire a solicitanților au șabloane de chestionare. Folosiți întrebări binare (Da/Nu) și cu răspunsuri multiple. Să presupunem că sunteți în căutarea unei asistente pediatrice care să poată lucra în ture flexibile. Ai nevoie de cel puțin două întrebări de tip knock-out.

• Aveți o acreditare actuală CPN (Asistentă Pediatrică Certificată)? (Da nu)
• Puteți lucra o combinație de zile, seri și ture de cimitir? (Da nu)

Dacă solicitantul răspunde nu la oricare dintre întrebări, ATS-ul dumneavoastră îi va „elimina”. Rețineți că îi veți avea în continuare în baza de date a candidaților, dar vor fi marcați ca necalificați pentru postul respectiv.

Punctajul ponderat

Puteți duce screening-ul la un alt nivel cu punctaj ponderat. Ponderea este un calcul matematic care atribuie diferite niveluri de importanță întrebărilor.

De exemplu, să presupunem că angajezi un dezvoltator junior. Ei trebuie să cunoască Python și JavaScript. În mod ideal, candidatul ar cunoaște și HTML, C++ și Ruby. Abilitățile de bază de editare grafică și familiaritatea cu analiza SEO ar fi bune, dar nu obligatorii. Aceasta este o poziție junior, așa că este nerealist să vă așteptați ca solicitanții dvs. să aibă o experiență vastă.

În chestionar, atribuiți valori în funcție de cerințe. Să presupunem că echipa de dezvoltare utilizează cel mai adesea Python, urmat de JavaScript. În dreapta este valoarea punctului (sau greutatea) pe care ați atribui întrebarea din ATS. Iată două exemple de întrebări.

• Ai cel puțin un an de experiență în utilizarea Python? (dacă DA, adăugați 20 de puncte)
• Ai cel puțin un an de experiență în utilizarea JavaScript? (dacă DA, adăugați 15 puncte)

Ai abilități de bază de editare grafică? Acesta nu este un dealbreaker, așa că nu alocați niciun punct, dar răspunsul lor va fi inclus în dosarul candidatului pentru comparație. Candidatul completează chestionarul înainte de a decide dacă să-l avanseze la stadiul de ecran al telefonului.

Reluați cuvintele cheie

De asemenea, puteți utiliza CV-ul solicitantului pentru filtrarea de primă trecere dacă ATS vă permite să adăugați puncte pe baza cuvintelor cheie ale CV-ului. De exemplu, dacă sunteți în căutarea unui contabil, puteți adăuga puncte la scorul acestuia dacă CV-ul include „CMA”. Luați în considerare modul în care întrebările eliminatorii, scorul ponderat și analizarea reluării pot elimina candidații cu care nu doriți să petreceți timp.

ATS tabulează scorurile

Odată ce ATS a verificat chestionarele și a reluat, va evidenția magazinele. Apoi vă puteți sorta solicitanții cu candidații cu cel mai mare punctaj în partea de sus. Instrumentele automate de filtrare izolează un grup de candidați calificați înainte de a vă pune ochii pe un singur CV. Timpul tău este cel mai bine petrecut interacționând cu cei mai promițători talent.

3. Programarea interviurilor

Programarea interviurilor din vechime este un slog. Trimiteți un e-mail solicitantului. Este nevoie de o zi sau două pentru a primi un răspuns. Toată lumea din echipa de interviu trebuie să-și coordoneze programul cu candidatul. Dacă ceva apare după programarea interviului, întregul dus și înapoi începe din nou.

Timp mediu pentru procesul de interviu pe industrie

Procesul de interviu este o etapă critică. Aceasta include programarea interviului, efectuarea interviului, feedback-ul managerului/echipei de angajare și evaluare.

Acest grup conține cei mai promițători candidați ai tăi. I-ai îndepărtat pe toți ceilalți. Probabil că așteaptă răspunsuri de la concurenții tăi în același timp. Este important să grăbiți acest proces cât mai mult posibil, în timp ce evaluăm temeinic fiecare solicitant. Vrei să te asiguri că vor fi un atu pentru echipa ta.

Glassdoor a publicat următoarea analiză a procesului de interviu din SUA în 2017. Amintiți-vă, acesta este doar procesul de interviu, nu întregul timp de angajare.

Acum, luați în considerare percepțiile solicitanților de locuri de muncă cu privire la durata procesului de angajare.

Am menționat sondajul Robert Half din 2016 la început. Dacă vă amintiți, 23% dintre candidați au spus că ar aștepta doar o săptămână pentru a primi răspunsuri de la o companie după cererea inițială. Comparați asta cu graficul Glassdoor. Treizeci și nouă la sută dintre respondenții studiului Robert Half au spus că un termen total de angajare de șapte până la 14 zile este prea lung. Nu e de mirare că atât recrutorii, cât și solicitanții de locuri de muncă sunt frustrați!

Soluție: integrarea calendarului

ATS se integrează cu calendare de programare terță parte, cum ar fi Google Calendar și Microsoft 365. În calendar, fiecare membru al echipei de interviu blochează sloturile pe care nu le sunt disponibile. Când toți membrii echipei de interviu și-au indicat disponibilitatea, candidatului i se trimite un e-mail cu un link către calendarul de programare. Calendarul de programare conține doar sloturi care au fost pre-aprobate de managerul de angajare și de orice alți intervievatori.

Când vine vorba de optimizarea procesului de angajare, aceasta este automatizarea cel mai bun. Nu pierde timpul cu un proces de programare ineficient.

Chiar și o mică reducere a timpului de angajare poate face o mare diferență

Atunci când scurtezi timpul de angajare chiar și cu două sau trei zile, poți extinde ofertele de muncă înaintea concurenților tăi. Poate însemna diferența între a atrage cel mai bun candidat și pe cineva mai puțin dorit.

4. Jonglerea cu mai multe panouri de locuri de muncă

Cererea de post a fost aprobată și ați creat fișa postului. Este timpul să facem publicitate pentru poziție. Doriți să îl publicați în mai multe locuri, astfel încât să puteți atrage un număr mare de solicitanți. Aceasta include pagina de carieră a companiei dvs., site-urile de rețele sociale, agregatorii de locuri de muncă obișnuiți și panourile de locuri de muncă de nișă.

Pentru a posta pe panouri de locuri de muncă terțe, aveți nevoie de un cont. Să presupunem că de obicei postezi pe Indeed, Monster, Glassdoor, Careerbuilder, LinkedIn și ZipRecruiter. Sunt șase nume de utilizator și parole pe care să le urmăriți. ATS se integrează cu job boards. Aceasta înseamnă că puteți posta pe mai multe site-uri conectându-vă o dată. Rețineți că trebuie să aveți conturi existente la panourile de locuri de muncă.

Acest lucru ar putea însemna diferența dintre postarea în ziua în care cererea de job este aprobată sau câteva zile după. În calendarul de recrutare, câteva zile reprezintă o întârziere majoră. Postarea manuală este mai lentă la ambele capete. Am discutat despre front end - când postați jobul. Back end este momentul în care aplicațiile încep să vină. Cu un ATS, toate acestea curg în baza de date, indiferent de sursă. Înainte de ATS, aveai aplicații și CV-uri distribuite între mai multe sisteme și procese pe hârtie.

Linkuri de postare manuală pentru panouri de locuri de muncă de nișă

Pentru a găsi candidați în industria dvs. sau pe piața dvs. de angajare, probabil că utilizați panouri de locuri de muncă de nișă. De exemplu, Dice se adresează industriei tehnologiei. Energy Jobline se concentrează pe industria energiei, petrolului și gazelor. Mulți recrutori folosesc și panourile de locuri de muncă din facultate. Multe ATS nu se integrează cu plăci de nișă. Aceasta înseamnă că trebuie să gestionați manual solicitanții de la nișă de locuri de muncă.

Linkurile de postare manuală rezolvă această problemă. ATS dvs. generează o legătură pentru postul de muncă. Când postezi descrierea postului pe un panou de locuri de muncă de nișă, incluzi linkul în anunțul de locuri de muncă. Solicitanții dau clic pe link pentru a accesa aplicația. Voila! Acestea merg direct la baza ta ATS.

5. Rată ridicată de abandon de aplicare

Din punct de vedere tehnic, acest lucru nu este un blocaj, dar reduce numărul de solicitanți, astfel încât efectul este același: un timp mai lung de angajare. Există două motive principale pentru o rată ridicată de abandon a cererii:

1. Aplicația este prea lungă
2. Aplicația nu funcționează pe dispozitivele mobile

Soluție: aplicații scurte, prietenoase cu dispozitivele mobile

Luați în considerare de câte întrebări aveți nevoie cu adevărat pentru aplicația dvs. Este posibil să nu puteți scurta cererile pentru funcții de conducere la nivel înalt, dar acești solicitanți sunt mai puțin probabil să elibereze cauțiune.

Dacă aveți o rată ridicată de abandon pentru posturi cu calificare mai scăzută, probabil că vă puteți scurta cererea. Ce înseamnă scurtare ? Potrivit Indeed, aplicațiile cu 20 de întrebări de screener pierd 40% din candidați, iar rata crește odată cu durata cererii.

Există o idee susținută de unii recrutori că aplicațiile mai lungi atrag candidați de calitate superioară. Poate echivalează răbdarea și tenacitatea cu calitatea. Cu toate acestea, dovezile nu susțin neapărat această idee. Când AT&T și-a redus întrebările de screener la jumătate, nu numai că au văzut rata de scădere a candidaților cu 55%, dar au primit mai mulți solicitanți de înaltă calitate.

Timp de angajare: cât timp este prea lung?

Nu este surprinzător că datele de angajare culese de diferite organizații variază oarecum. Dar un lucru este clar: timpul de angajare a crescut în ultimii ani. Iată cifrele din 2017.

Care este un calendar realist de angajare?

Desigur, fiecare post de muncă și procesul companiei sunt diferite. Să ne uităm la un termen rezonabil de angajare pentru un asistent medical la domiciliu, ca exemplu. Unele dintre aceste etape se desfășoară simultan, deci totalul nu este o sumă a etapelor.

Cronologie de angajare pentru asistenți la domiciliu

• Aplicare finalizată: 1 zi
• Revizuirea managerului: 6 zile
• Ecran telefon: 4 zile
• Interviu: 8 zile
• Evaluare: 2 zile
• Oferta de munca conditionata: 3 zile
• Verificare referințe: 5 zile
• Test tehnic: 4 zile
• Verificarea antecedentelor penale: 8 zile
• Oferta de munca: 3 zile
• Total: 32 de zile

Cum să câștigi războiul talentelor? Folosiți un ATS capabil combinat cu expertiza dvs. în recrutare.

Un sistem de urmărire a solicitanților poate automatiza aproape fiecare proces, de la postarea unui loc de muncă la programarea interviurilor până la notarea candidaților. Dar este nevoie de profesioniști cu experiență în HR pentru a utiliza software-ul pentru un ROI maxim.

Dacă nu utilizați în prezent un ATS, luați în considerare modul în care v-ar putea îmbunătăți rezultatele angajării. Găsiți astăzi software-ul de urmărire a solicitanților potrivit nevoilor dvs.