Factura electronică și Peppol: cum se va răspândi facturarea electronică în străinătate

În articolul nostru anterior, am vorbit despre Peppol , ce este și cum funcționează infrastructura sa și cum poate sprijini companiile și administrațiile publice în digitizarea proceselor de achiziții.

În această piesă, dorim să ne concentrăm pe relația dintre factura electronică și Peppol și, în special, pe rolul pe care Peppol a demonstrat că îl poate juca în răspândirea facturării electronice în străinătate , datorită propriilor caracteristici.

Cât de răspândit este Peppol?

Din zilele în care era doar un proiect pilot în 2008, Peppol a crescut într-o rețea profund structurată care implică profesioniști, companii și organizații publice din întreaga lume.

Inițial, Peppol urma să fie soluția care să permită comerțul între entități și companii stabilite în diferite state ale Uniunii Europene. Prin urmare, trebuia să fie unul dintre principalele instrumente pentru crearea unei piețe unice în Europa .

Dar de la început, Peppol a reușit să atragă interesul altor țări, răspândindu-se în curând cu mult dincolo de granițele europene.

Având în vedere datele puse la dispoziție de OpenPeppol, adică asociația nonprofit care administrează rețeaua, conform ultimei actualizări din iunie 2022, 41 de țări din lume sunt membre ale rețelei Peppol .

Dintre acestea, nu este surprinzător, majoritatea aparțin Uniunii Europene. Țările non-europene care au ales să se alăture rețelei sunt semnificative: Statele Unite, China, Japonia, Australia, Noua Zeelandă, Singapore, Mexic, Elveția, Regatul Unit, Canada, India și Turcia sunt doar câteva dintre state non-europene care participă acum la rețeaua Peppol.

Desigur, există mai multe niveluri de maturitate în rândul țărilor membre. În timp ce unele țări au un număr foarte mare de Puncte de Acces (cum ar fi Norvegia și Italia, în prezent conducând drumul cu peste 50 de puncte de acces acreditate fiecare), altele au un număr mic de puncte de acces. Acest lucru poate fi legat de mai mulți factori, cum ar fi dimensiunea țării, gradul de implementare și utilizare a soluției și prezența sau absența furnizorilor de servicii acreditați capabili să susțină serviciul.

Este clar, așadar, că rețeaua Peppol crește și se extinde într-un ritm constant. Adesea, această creștere este stimulată și de faptul că mai multe state au ales Peppol ca unic sau canal preferat pentru transmiterea facturilor electronice B2G sau B2B .

Această abordare înseamnă că companiile și autoritățile locale sunt obligate să interfațeze și să se conformeze cu Peppol, dar acest lucru nu ar trebui să fie văzut doar ca o cerință suplimentară de respectat. Dimpotrivă, poate fi un stimulent valoros pentru companii : răspândirea acum globală a Peppol oferă companiilor care îl adoptă un mijloc puternic și interoperabil de a permite tranzacții comerciale chiar și între entități economice cu reședința în țări diferite, pe o piață care este destinată în cele din urmă devin singuri și interconectați.

Acesta este motivul pentru care respectarea reglementărilor care vizează adoptarea Peppol poate stimula inovația și creșterea companiilor interesate, la fel cum cerințele de facturare electronică din Italia a contribuit la creșterea companiilor italiene.

Dar să mergem în ordine și să vedem ce țări au ales Peppol ca canal pentru facturarea electronică.

Legătura dintre factura electronică și Peppol

În multe țări, Europa și nu numai, factura electronică și Peppol sunt strâns legate . De fapt, mulți au ales tocmai să înceapă cu Peppol pentru a implementa factura electronică obligatorie, sau pentru a stimula adoptarea acesteia.

Belgia, Croația, Finlanda, Irlanda, Letonia, Luxemburg, Țările de Jos, Norvegia, Suedia și Regatul Unit (la nivelul guvernului central) se numără printre țările europene care au identificat Peppol ca singura sau prima alegere pentru gestionarea trimiterii și primirea de facturi electronice B2B.

Cu excepția Irlandei, unde facturarea electronică B2G este încă doar opțională, toate celelalte țări pe care le-am enumerat au obligații totale sau parțiale care obligă companiile furnizoare de administrații publice să genereze exclusiv facturi electronice. Prin urmare, aceste companii sunt deja obișnuite să gestioneze schimburile electronice de facturi prin intermediul rețelei Peppol. Aceasta înseamnă, de asemenea, că companiile furnizori străine care au nevoie sau doresc să trimită facturi electronice către astfel de administrații publice trebuie să poată gestiona facturile în format Peppol apelând la furnizori de servicii abilitati și acreditați.

În plus, Belgia se pregătește să introducă în viitorul apropiat o cerință obligatorie de facturare electronică și în sfera B2B și este probabil că va face acest lucru folosind rețeaua Peppol , ducând astfel la o implementare pe scară largă în rândul întreprinderilor din teritoriu.

Unele țări, deși au dezvoltat platforme și standarde naționale, acceptă în continuare facturarea B2G și prin Peppol. Acesta este cazul, de exemplu, în Austria, Germania și Slovenia. Și în Italia, furnizorii străini de PA pot trimite o factură electronică prin Peppol. De fapt, există deja o integrare între rețeaua Peppol și Sistema di Interscambio (SDI) care permite tranzitul și livrarea corectă a facturilor, în conformitate cu cerințele Agenției Italiene de Venituri.

Dar țările non-europene?

Chiar și în străinătate, există mai multe țări care au făcut pasul și au decis să folosească Peppol pentru a stimula utilizarea facturii electronice sau pentru a introduce obligația acesteia.

Singapore a fost prima țară non-europeană care s-a alăturat rețelei. Deși factura electronică este încă doar opțională până în prezent, din 2020 Singapore a căutat să stimuleze utilizarea acesteia , concentrând atenția companiilor asupra beneficiilor pe care le oferă. În primul rând, beneficiile manageriale și organizaționale, deoarece factura electronică reduce drastic timpul de procesare și duce, de asemenea, la plăți mai rapide de la guvernele contractante. În plus, prin utilizarea Peppol, întreprinderile din Singapore au înregistrat o creștere a comerțului transfrontalier și în special cu Australia, un alt stat care participă la rețea. Dar la început, Singapore a stârnit și interesul afacerilor locale, oferind un stimulent economic , în valoare de un bonus de 200 USD pentru fiecare afacere care a ales să se alăture rețelei.

După cum am menționat, și Australia face parte din rețea, dar nu s-a limitat la asta. De altfel, în Australia, utilizarea Peppol merge mână în mână cu obligația de facturare electronică. În prezent, obligația acoperă doar sectorul B2G, dar este o decizie recentă a autorităților locale de a introduce facturarea electronică obligatorie și în sfera B2B și întotdeauna prin canalele și formatele Peppol . Obligația va implica treptat companiile australiene începând din 2023, afectând inițial companiile mai mari și apoi companiile mijlocii și mici și prin pași progresivi.

Un scenariu în evoluție: următorii pași

Peppol este un scenariu în evoluție din toate punctele de vedere. Nu numai pentru că este în continuă expansiune și înregistrează o participare din ce în ce mai mare din partea companiilor și țărilor din întreaga lume, ci și pentru că comunitatea OpenPeppol lucrează constant la noi proiecte pentru a asigura evoluția continuă a instrumentelor și soluțiilor tehnologice pentru sprijinirea companiilor și administrațiilor publice.

De fapt, Peppol permite astăzi gestionarea tuturor documentelor de afaceri legate de procedurile de achiziție și contractare. De asemenea, comunitatea lucrează pentru a oferi noi instrumente, precum un sistem eficient CTC (Continuous Transaction Control), care este legat de rețea și capabil să ofere autorităților fiscale un instrument interoperabil pentru monitorizarea conformității fiscale și gestionarea datelor aferente.

O astfel de soluție, integrată cu soluțiile Peppol existente deja în uz, ar permite autorităților fiscale să obțină informațiile de care au nevoie, limitând impactul asociat înființării unui nou sistem și, în consecință, facilitând și întreprinderile mici și mijlocii, care nu ar trebui face investiții costisitoare pentru a se adapta la noile sisteme. Acestea sunt însă proiecte în derulare, așa că rămâne doar de văzut unde ne vor duce.

Punctele forte ale lui Peppol

Dar care sunt motivele din spatele adoptării largi și constante a lui Peppol? Ce puncte forte îl caracterizează și îl fac astfel cel mai bun candidat pentru a sprijini adoptarea facturii electronice de către un număr tot mai mare de întreprinderi și instituții?

Cu siguranță, printre caracteristicile care ajută la punerea Peppol în fruntea listei atunci când vine vorba de alegerea unei soluții de factură electronică, putem include următoarele:

• Prezența unui set comun și întreținut de specificații tehnice și standarde care pot fi utilizate. Aceasta înseamnă să ai garanția utilizării unui set de instrumente care susțin interoperabilitatea între companii din întreaga lume, favorizând creșterea acestora. De asemenea, înseamnă minimizarea efortului tehnologic pentru companii și organismele publice , care nu trebuie să construiască infrastructuri, platforme, specificații tehnice și protocoale de schimb pentru facturile electronice de la zero;
• Prezența unei comunități solide și în creștere compusă din furnizori de servicii și experți din industrie pentru comparație constantă. După cum am văzut în paragrafele precedente, comunitatea Peppol nu stă pe loc; de fapt, caută să valorifice dialogul cu actorii de pe piață și instituțiile din industrie și promovează inovația continuă, lucrând la noi proiecte și soluții;
• Asociația OpenPeppol, care, pe lângă menținerea la zi a standardelor, oferă suport și derulează inițiative menite să stimuleze crearea de conexiuni între utilizatori și furnizori ;
• Nu în ultimul rând, Peppol nu este doar un standard pentru facturarea electronică , nici pe departe. Există mai multe documente care pot fi gestionate prin Peppol până în prezent , tocmai pentru că standardul intenționează să sprijine schimbul întregii game de informații și documente de natură comercială. Până în prezent, așadar, pe lângă factură, Peppol oferă căi și formate pentru crearea comenzilor electronice și a documentelor electronice de transport. Aceste piste diferite sunt integrate nativ și interoperabile între ele, astfel încât este posibil să legați o factură la comanda respectivă și documentul de transport, urmărind întreaga tranzacție și făcând-o transparentă . Cu alte cuvinte, Peppol face deja posibilă digitizarea întregului ciclu de achiziții cu un singur set de specificații tehnice și printr-o rețea deja stabilită și în expansiune.

În calitate de Peppol Access Point și Peppol Service Metadata Publisher (SMP), Doxee face parte din comunitatea OpenPeppol și permite companiilor și administrațiilor publice să facă schimb de documente de comandă prin intermediul rețelei Peppol.