Die elektronische Rechnung und Peppol: Wie sich die elektronische Rechnungsstellung im Ausland ausbreiten wird

In unserem vorherigen Artikel haben wir über Peppol gesprochen, was es ist, wie seine Infrastruktur funktioniert und wie es Unternehmen und öffentliche Verwaltungen bei der Digitalisierung von Beschaffungsprozessen unterstützen kann.

In diesem Artikel möchten wir uns auf die Beziehung zwischen der elektronischen Rechnung und Peppol konzentrieren und insbesondere auf die Rolle, die Peppol dank seiner eigenen Funktionen bei der Verbreitung der elektronischen Rechnungsstellung im Ausland bewiesen hat.

Wie verbreitet ist Peppol?

Seit es 2008 nur ein Pilotprojekt war, hat sich Peppol zu einem tief strukturierten Netzwerk entwickelt, das Fachleute, Unternehmen und öffentliche Organisationen aus der ganzen Welt umfasst.

Ursprünglich sollte Peppol die Lösung sein, die den Handel zwischen Unternehmen und Unternehmen ermöglicht, die in verschiedenen Staaten der Europäischen Union niedergelassen sind. Daher sollte es eines der wichtigsten Instrumente zur Schaffung eines Binnenmarktes in Europa sein .

Aber von Anfang an konnte Peppol das Interesse anderer Länder wecken und verbreitete sich bald weit über die europäischen Grenzen hinaus.

Unter Berücksichtigung der von OpenPeppol, dh dem gemeinnützigen Verein, der das Netzwerk verwaltet, zur Verfügung gestellten Daten sind laut der letzten Aktualisierung im Juni 2022 41 Länder der Welt Mitglieder des Peppol-Netzwerks .

Von diesen gehören, wenig überraschend, die meisten zur Europäischen Union. Die nichteuropäischen Länder, die sich entschieden haben, dem Netzwerk beizutreten, sind bedeutend: die Vereinigten Staaten, China, Japan, Australien, Neuseeland, Singapur, Mexiko, die Schweiz, das Vereinigte Königreich, Kanada, Indien und die Türkei sind nur einige davon außereuropäische Staaten nehmen jetzt am Peppol-Netzwerk teil.

Natürlich gibt es mehrere Reifegrade unter den Mitgliedsländern. Während einige Länder über eine sehr große Anzahl von Access Points verfügen (wie Norwegen und Italien, die derzeit mit jeweils über 50 akkreditierten Access Points führend sind), haben andere nur eine geringe Anzahl von Access Points. Dies kann mit mehreren Faktoren zusammenhängen, wie z. B. der Größe des Landes, dem Grad der Bereitstellung und Nutzung der Lösung und dem Vorhandensein oder Fehlen akkreditierter Dienstanbieter, die den Dienst unterstützen können.

Es ist also klar, dass das Peppol-Netzwerk stetig wächst und expandiert. Häufig wird dieses Wachstum auch dadurch angeregt, dass mehrere Staaten Peppol als einzigen oder bevorzugten Kanal für die Übermittlung elektronischer B2G- oder B2B-Rechnungen gewählt haben .

Dieser Ansatz bedeutet, dass Unternehmen und lokale Regierungen verpflichtet sind, sich mit Peppol zu verbinden und sich an Peppol zu halten, aber dies sollte nicht nur als zusätzliche Anforderung angesehen werden, die eingehalten werden muss. Im Gegenteil, es kann ein wertvoller Impulsgeber für Unternehmen sein : Die mittlerweile weltweite Verbreitung von Peppol bietet Unternehmen, die es übernehmen, ein leistungsstarkes und interoperables Mittel, um Geschäftstransaktionen auch zwischen Wirtschaftseinheiten mit Sitz in verschiedenen Ländern auf einem Markt zu ermöglichen, der dazu bestimmt ist einzeln und miteinander verbunden werden.

Aus diesem Grund kann die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, die auf die Einführung von Peppol abzielen, Innovation und Wachstum für interessierte Unternehmen vorantreiben, so wie die elektronische Rechnungsstellung in Italien zum Wachstum italienischer Unternehmen beigetragen hat.

Aber lassen Sie uns der Reihe nach vorgehen und sehen, welche Länder Peppol als Kanal für die elektronische Rechnungsstellung gewählt haben.

Die Verbindung zwischen der elektronischen Rechnung und Peppol

In vielen Ländern Europas und darüber hinaus sind die E-Rechnung und Peppol eng miteinander verknüpft . Tatsächlich haben sich viele entschieden, mit Peppol zu beginnen, um die obligatorische E-Rechnung zu implementieren oder Anreize für ihre Einführung zu schaffen.

Belgien, Kroatien, Finnland, Irland, Lettland, Luxemburg, die Niederlande, Norwegen, Schweden und das Vereinigte Königreich (auf Ebene der Zentralregierung) gehören zu den europäischen Ländern, die Peppol als ihre einzige oder erste Wahl für die Verwaltung des Versands identifiziert haben und Empfang von elektronischen B2B-Rechnungen.

Mit Ausnahme von Irland, wo B2G E-Invoicing immer noch nur optional ist, haben alle anderen von uns aufgeführten Länder vollständige oder teilweise Verpflichtungen, die Unternehmen, die öffentliche Verwaltungen beliefern, verpflichten, ausschließlich elektronische Rechnungen zu erstellen. Daher sind diese Unternehmen bereits daran gewöhnt, den elektronischen Rechnungsaustausch über das Peppol-Netzwerk abzuwickeln. Dies bedeutet auch, dass ausländische Lieferunternehmen, die elektronische Rechnungen an solche öffentlichen Verwaltungen senden müssen oder wollen, in der Lage sein müssen, Rechnungen im Peppol-Format zu verwalten, indem sie sich an zugelassene und akkreditierte Dienstleister wenden.

Darüber hinaus bereitet sich Belgien darauf vor, in naher Zukunft auch im B2B-Bereich eine obligatorische elektronische Rechnungsstellung einzuführen, und es ist wahrscheinlich, dass es dies über das Peppol-Netzwerk tun wird , was zu einer weit verbreiteten Einführung bei Unternehmen in diesem Gebiet führen wird.

Einige Länder unterstützen, obwohl sie nationale Plattformen und Standards entwickelt haben, auch weiterhin die B2G-Rechnungsstellung über Peppol. Dies ist beispielsweise in Österreich, Deutschland und Slowenien der Fall. Auch in Italien können ausländische PA-Lieferanten eine E-Rechnung über Peppol versenden. Tatsächlich gibt es bereits eine Integration zwischen dem Peppol-Netzwerk und dem Sistema di Interscambio (SDI), die die ordnungsgemäße Übermittlung und Zustellung von Rechnungen gemäß den Anforderungen der italienischen Steuerbehörde ermöglicht.

Was ist mit außereuropäischen Ländern?

Sogar im Ausland gibt es mehrere Länder, die den Sprung gewagt und beschlossen haben, Peppol zu nutzen, um Anreize für die Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung zu schaffen oder ihre Verpflichtung einzuführen.

Singapur war das erste außereuropäische Land, das dem Netzwerk beigetreten ist. Obwohl die elektronische Rechnung bis heute nur optional ist, versucht Singapur seit 2020, Anreize für ihre Verwendung zu schaffen und die Aufmerksamkeit der Unternehmen auf die Vorteile zu lenken, die sie bietet. In erster Linie Vorteile für das Management und die Organisation, da die E-Rechnung die Bearbeitungszeit drastisch verkürzt und auch zu schnelleren Zahlungen von öffentlichen Auftraggebern führt. Darüber hinaus haben singapurische Unternehmen durch den Einsatz von Peppol einen Anstieg des grenzüberschreitenden Handels und insbesondere mit Australien, einem weiteren am Netzwerk teilnehmenden Staat, erlebt. Aber zunächst weckte Singapur auch das Interesse lokaler Unternehmen, indem es einen wirtschaftlichen Anreiz bot , der sich auf einen Bonus von 200 US-Dollar für jedes Unternehmen beläuft, das sich dafür entscheidet, dem Netzwerk beizutreten.

Wie bereits erwähnt, ist Australien ebenfalls Teil des Netzwerks, hat sich jedoch nicht darauf beschränkt. Tatsächlich geht die Nutzung von Peppol in Australien mit der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung einher. Derzeit umfasst die Verpflichtung nur den B2G-Sektor, aber es ist eine kürzliche Entscheidung der lokalen Behörden , die obligatorische elektronische Rechnungsstellung auch im B2B-Bereich und immer über Peppol-Kanäle und -Formate einzuführen . Die Verpflichtung wird ab 2023 schrittweise australische Unternehmen betreffen, zunächst größere Unternehmen und dann mittlere und kleine Unternehmen und in schrittweisen Schritten.

Ein sich entwickelndes Szenario: nächste Schritte

Peppol ist in allen Aspekten ein sich entwickelndes Szenario. Nicht nur, weil es ständig erweitert wird und eine zunehmende Beteiligung von Unternehmen und Ländern auf der ganzen Welt verzeichnet, sondern auch, weil die OpenPeppol-Community ständig an neuen Projekten arbeitet, um die kontinuierliche Weiterentwicklung technologischer Tools und Lösungen zur Unterstützung von Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen sicherzustellen.

Tatsächlich ermöglicht Peppol heute die Verwaltung aller Geschäftsdokumente im Zusammenhang mit Beschaffungs- und Vertragsverfahren. Die Community arbeitet auch daran, neue Tools anzubieten, wie z. B. ein effizientes CTC-System (Continuous Transaction Control), das mit dem Netzwerk verbunden ist und den Steuerbehörden ein interoperables Tool zur Überwachung der Einhaltung der Steuervorschriften und zur Verwaltung zugehöriger Daten bieten kann.

Eine solche Lösung, die in bereits verwendete Peppol-Lösungen integriert ist, würde es den Steuerbehörden ermöglichen, die benötigten Informationen zu erhalten, die mit der Einrichtung eines neuen Systems verbundenen Auswirkungen begrenzen und folglich auch kleine und mittlere Unternehmen erleichtern, die dies nicht müssten kostspielige Investitionen tätigen, um sich an neue Systeme anzupassen. Dies sind jedoch noch laufende Projekte, sodass nur abzuwarten bleibt, wohin sie uns führen werden.

Die Stärken von Peppol

Aber was sind die Gründe für die breite und stetige Akzeptanz von Peppol? Welche Stärken zeichnen es aus und machen es somit zum besten Kandidaten, um die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung durch eine wachsende Zahl von Unternehmen und Institutionen zu unterstützen?

Zu den Funktionen, die Peppol bei der Auswahl einer E-Invoice-Lösung ganz oben auf der Liste machen, können wir sicherlich die folgenden zählen:

• Vorhandensein eines gemeinsamen und gepflegten Satzes technischer Spezifikationen und Standards, die verwendet werden können. Dies bedeutet, die Garantie zu haben, eine Reihe von Tools zu verwenden, die die Interoperabilität zwischen Unternehmen weltweit unterstützen und deren Wachstum fördern. Es bedeutet auch, den technologischen Aufwand für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen zu minimieren , die Infrastrukturen, Plattformen, technische Spezifikationen und Austauschprotokolle für elektronische Rechnungen nicht von Grund auf neu aufbauen müssen;
• Präsenz einer soliden und wachsenden Community aus Dienstleistern und Branchenexperten zum ständigen Vergleich. Wie wir in den vorherigen Abschnitten gesehen haben, steht die Peppol-Community nicht still; Tatsächlich versucht es, aus dem Dialog mit Marktteilnehmern und Brancheninstitutionen Kapital zu schlagen, und es fördert kontinuierliche Innovation, arbeitet an neuen Projekten und Lösungen;
• OpenPeppol Association, die nicht nur die Standards auf dem neuesten Stand hält, sondern auch Unterstützung bietet und Initiativen durchführt, die darauf abzielen, die Schaffung von Verbindungen zwischen Benutzern und Anbietern anzuregen ;
• Last but not least ist Peppol bei weitem nicht nur ein Standard für die elektronische Rechnungsstellung . Bis heute gibt es mehrere Dokumente, die über Peppol verwaltet werden können , gerade weil der Standard den Austausch aller Informationen und Dokumente kommerzieller Art unterstützen soll. Bisher bietet Peppol daher neben der Rechnung Wege und Formate zur Erstellung elektronischer Bestellungen und elektronischer Transportdokumente an. Diese verschiedenen Tracks sind nativ integriert und miteinander interoperabel, sodass es möglich ist, eine Rechnung mit dem jeweiligen Auftrag und Transportdokument zu verknüpfen und so die gesamte Transaktion zu verfolgen und transparent zu machen . Mit anderen Worten, Peppol ermöglicht es bereits jetzt, den gesamten Beschaffungszyklus mit einem einzigen Satz technischer Spezifikationen und durch ein bereits etabliertes und wachsendes Netzwerk zu digitalisieren.

Als akkreditierter Peppol Access Point und Peppol Service Metadata Publisher (SMP) ist Doxee Teil der OpenPeppol-Community und ermöglicht Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen den Austausch von Auftragsdokumenten über das Peppol-Netzwerk.