La factura electrónica y Peppol: cómo se extenderá la facturación electrónica en el extranjero

En nuestro artículo anterior hablábamos de Peppol , qué es y cómo funciona su infraestructura, y cómo puede ayudar a las empresas y administraciones públicas a digitalizar los procesos de contratación.

En este artículo queremos centrarnos en la relación entre la factura electrónica y Peppol y, en concreto, en el papel que Peppol ha demostrado que puede jugar en la difusión de la factura electrónica en el extranjero , gracias a sus propias características.

¿Qué tan extendida está Peppol?

Desde los días en que era solo un proyecto piloto en 2008, Peppol se ha convertido en una red profundamente estructurada que involucra a profesionales, empresas y organizaciones públicas de todo el mundo.

En un principio, Peppol iba a ser la solución que posibilitaría el comercio entre entidades y empresas establecidas en diferentes estados de la Unión Europea. Por lo tanto, se suponía que sería una de las principales herramientas para crear un mercado único en Europa .

Pero desde el principio, Peppol fue capaz de atraer el interés de otros países y pronto se extendió mucho más allá de las fronteras europeas.

Teniendo en cuenta los datos puestos a disposición por OpenPeppol, es decir, la asociación sin fines de lucro que gestiona la red, según la última actualización de junio de 2022, 41 países en el mundo son miembros de la red Peppol .

De estos, no en vano, la mayoría pertenecen a la Unión Europea. Los países no europeos que han optado por unirse a la red son significativos: Estados Unidos, China, Japón, Australia, Nueva Zelanda, Singapur, México, Suiza, Reino Unido, Canadá, India y Turquía son solo algunos de los Estados no europeos que ahora participan en la red Peppol.

Por supuesto, hay múltiples niveles de madurez entre los países miembros. Mientras que algunos países tienen una gran cantidad de puntos de acceso (como Noruega e Italia, que actualmente lideran el camino con más de 50 puntos de acceso acreditados cada uno), otros tienen una pequeña cantidad de puntos de acceso. Esto puede estar relacionado con múltiples factores, como el tamaño del país, el grado de implementación y uso de la solución, y la presencia o ausencia de proveedores de servicios acreditados capaces de soportar el servicio.

Está claro, entonces, que la red de Peppol está creciendo y expandiéndose a un ritmo constante. A menudo, este crecimiento también se ve estimulado por el hecho de que varios estados han elegido a Peppol como el canal único o preferido para transmitir facturas electrónicas B2G o B2B .

Este enfoque significa que las empresas y los gobiernos locales deben interactuar y cumplir con Peppol, pero esto no debe verse simplemente como un requisito adicional a cumplir. Por el contrario, puede ser un valioso impulso para las empresas : la difusión ahora mundial de Peppol ofrece a las empresas que lo adoptan un medio poderoso e interoperable para permitir transacciones comerciales incluso entre entidades económicas que residen en diferentes países, en un mercado que está destinado a finalmente volverse únicos e interconectados.

Esta es la razón por la cual el cumplimiento normativo destinado a adoptar Peppol puede impulsar la innovación y el crecimiento de las empresas interesadas, al igual que el requisito de facturación electrónica en Italia ha contribuido al crecimiento de las empresas italianas.

Pero vayamos por orden y veamos qué países han elegido a Peppol como canal de facturación electrónica.

El vínculo entre la factura electrónica y Peppol

En muchos países, Europa y más allá, la factura electrónica y Peppol están estrechamente vinculados . De hecho, muchos han optado precisamente por empezar con Peppol para implantar la factura electrónica obligatoria, o para incentivar su adopción.

Bélgica, Croacia, Finlandia, Irlanda, Letonia, Luxemburgo, los Países Bajos, Noruega, Suecia y el Reino Unido (a nivel del gobierno central) se encuentran entre los países europeos que han identificado a Peppol como su única o primera opción para gestionar el envío y recepción de facturas electrónicas B2B.

Con la excepción de Irlanda, donde la facturación electrónica B2G sigue siendo solo opcional, todos los demás países que hemos enumerado tienen obligaciones totales o parciales que obligan a las empresas proveedoras de administraciones públicas a generar facturas electrónicas exclusivamente. Por lo tanto, estas empresas ya están acostumbradas a manejar los intercambios de facturas electrónicas a través de la red de Peppol. Esto también significa que las empresas proveedoras extranjeras que necesiten o quieran enviar facturas electrónicas a dichas administraciones públicas deben poder gestionar facturas en formato Peppol recurriendo a proveedores de servicios habilitados y acreditados.

Además, Bélgica se está preparando para introducir un requisito de facturación electrónica obligatoria en un futuro próximo también en el ámbito B2B, y es probable que lo haga utilizando la red de Peppol , lo que conducirá a un despliegue generalizado entre las empresas del territorio.

Algunos países, aunque han desarrollado plataformas y estándares nacionales, también admiten la facturación B2G a través de Peppol. Este es el caso, por ejemplo, en Austria, Alemania y Eslovenia. También en Italia, los proveedores extranjeros de PA pueden enviar una factura electrónica a través de Peppol. De hecho, ya existe una integración entre la red de Peppol y el Sistema di Interscambio (SDI) que permite el correcto tránsito y entrega de facturas, de conformidad con los requisitos de la Agencia Tributaria italiana.

¿Qué pasa con los países no europeos?

Incluso en el exterior, hay varios países que han dado el paso y han decidido utilizar Peppol para incentivar el uso de la factura electrónica o introducir su obligatoriedad.

Singapur fue el primer país no europeo en unirse a la red. Si bien la factura electrónica todavía es solo opcional hasta la fecha, desde 2020 Singapur ha buscado incentivar su uso , enfocando la atención de las empresas en los beneficios que ofrece. En primer lugar, los beneficios de gestión y organización, ya que la factura electrónica reduce drásticamente el tiempo de procesamiento y también da como resultado pagos más rápidos de los gobiernos contratantes. Además, mediante el uso de Peppol, las empresas de Singapur han visto un aumento en el comercio transfronterizo y, en particular, con Australia, otro estado que participa en la red. Pero al principio, Singapur también despertó el interés de las empresas locales al ofrecer un incentivo económico , equivalente a un bono de $200 por cada empresa que decidiera unirse a la red.

Como apuntábamos, Australia también forma parte de la red, pero no se ha limitado a esto. De hecho, en Australia, el uso de Peppol va de la mano con la obligación de facturación electrónica. Actualmente, la obligación solo alcanza al sector B2G, pero es una decisión reciente de las autoridades locales introducir la facturación electrónica obligatoria también en el ámbito B2B y siempre a través de los canales y formatos de Peppol . La obligación involucrará gradualmente a las empresas australianas a partir de 2023, afectando inicialmente a las empresas más grandes y luego a las medianas y pequeñas y a través de pasos progresivos.

Un escenario en evolución: próximos pasos

Peppol es un escenario en evolución en todos los aspectos. No solo porque está en constante expansión y viendo una participación cada vez mayor de empresas y países de todo el mundo, sino también porque la comunidad OpenPeppol está trabajando constantemente en nuevos proyectos para garantizar la evolución continua de herramientas y soluciones tecnológicas para apoyar a las empresas y administraciones públicas.

De hecho, Peppol hoy permite la gestión de todos los documentos comerciales relacionados con los procedimientos de adquisición y contratación. La comunidad también está trabajando para ofrecer nuevas herramientas, como un sistema CTC (Continuous Transaction Control) eficiente, que está conectado a la red y puede ofrecer a las autoridades fiscales una herramienta interoperable para monitorear el cumplimiento tributario y administrar los datos relacionados.

Esta solución, integrada con las soluciones existentes de Peppol que ya están en uso, permitiría a las autoridades fiscales adquirir la información que necesitan, limitando el impacto asociado con la creación de un nuevo sistema y, en consecuencia, también facilitando a las pequeñas y medianas empresas, que no tendrían que hacer costosas inversiones para adaptarse a los nuevos sistemas. Sin embargo, estos son proyectos aún en curso, por lo que solo queda por ver a dónde nos llevarán.

Los puntos fuertes de Peppol

Pero, ¿cuáles son las razones detrás de la aceptación amplia y constante de Peppol? ¿Qué fortalezas lo caracterizan y, por lo tanto, lo convierten en el mejor candidato para apoyar la adopción de la facturación electrónica por parte de un número cada vez mayor de empresas e instituciones?

Ciertamente, entre las características que ayudan a colocar a Peppol en la parte superior de la lista cuando se trata de elegir una solución de facturación electrónica, podemos incluir las siguientes:

• Presencia de un conjunto compartido y mantenido de especificaciones técnicas y normas que se pueden utilizar. Esto significa tener la garantía de utilizar un conjunto de herramientas que apoyen la interoperabilidad entre empresas a nivel mundial, fomentando su crecimiento. Significa también minimizar el esfuerzo tecnológico para empresas y organismos públicos , que no tienen que construir desde cero infraestructuras, plataformas, especificaciones técnicas y protocolos de intercambio de facturas electrónicas;
• Presencia de una comunidad sólida y en crecimiento compuesta por proveedores de servicios y expertos de la industria para la comparación constante. Como hemos visto en los párrafos anteriores, la comunidad de Peppol no se queda quieta; de hecho, busca capitalizar el diálogo con los actores del mercado y las instituciones de la industria, y promueve la innovación continua, trabajando en nuevos proyectos y soluciones;
• Asociación OpenPeppol, que además de mantener los estándares actualizados, ofrece apoyo y ejecuta iniciativas destinadas a estimular la creación de conexiones entre usuarios y proveedores ;
• Por último, pero no menos importante, Peppol no es solo un estándar para la facturación electrónica , ni mucho menos. Son varios los documentos que se pueden gestionar a través de Peppol hasta la fecha , precisamente porque la norma pretende apoyar el intercambio de toda la gama de información y documentos de carácter comercial. A día de hoy, por tanto, además de la factura, Peppol ofrece vías y formatos para la creación de pedidos electrónicos y documentos de transporte electrónicos. Estos diferentes seguimientos están integrados de forma nativa e interoperables entre sí, por lo que es posible vincular una factura al pedido respectivo y al documento de transporte, rastreando toda la transacción y haciéndola transparente . En otras palabras, Peppol ya permite digitalizar todo el ciclo de compras con un solo conjunto de especificaciones técnicas y a través de una red ya establecida y en expansión.

Como Punto de Acceso Peppol acreditado y Editor de Metadatos del Servicio Peppol (SMP), Doxee es parte de la comunidad OpenPeppol y permite a las empresas y administraciones públicas intercambiar documentos de pedidos a través de la red Peppol.