Elektroniczna faktura i Peppol: jak fakturowanie elektroniczne rozprzestrzeni się za granicę

W naszym poprzednim artykule mówiliśmy o Peppolu , czym jest i jak działa jego infrastruktura oraz jak może wspierać firmy i administrację publiczną w cyfryzacji procesów zakupowych.

W tym artykule chcemy skupić się na relacji między fakturą elektroniczną a Peppolem , a w szczególności na roli, jaką Peppol wykazał, że może odegrać w rozpowszechnianiu e-faktur za granicą dzięki swoim własnym funkcjom.

Jak rozpowszechniony jest Peppol?

Od czasu, gdy był to tylko projekt pilotażowy w 2008 roku, Peppol wyrósł na głęboko ustrukturyzowaną sieć obejmującą profesjonalistów, przedsiębiorstwa i organizacje publiczne z całego świata.

Początkowo Peppol miał być rozwiązaniem umożliwiającym handel pomiędzy podmiotami i spółkami mającymi siedzibę w różnych krajach Unii Europejskiej. Dlatego miał być jednym z głównych narzędzi tworzenia jednolitego rynku w Europie .

Ale od samego początku Peppol był w stanie wzbudzić zainteresowanie innych krajów, szybko rozprzestrzenił się daleko poza granice Europy.

Biorąc pod uwagę dane udostępnione przez OpenPeppol, czyli zarządzające siecią stowarzyszenie non-profit, według najnowszej aktualizacji z czerwca 2022 roku, 41 krajów na świecie jest członkami sieci Peppol .

Spośród nich, co nie dziwi, większość należy do Unii Europejskiej. Kraje pozaeuropejskie, które zdecydowały się dołączyć do sieci, są znaczące: Stany Zjednoczone, Chiny, Japonia, Australia, Nowa Zelandia, Singapur, Meksyk, Szwajcaria, Wielka Brytania, Kanada, Indie i Turcja to tylko kilka z państwa pozaeuropejskie należące obecnie do sieci Peppol.

Oczywiście w krajach członkowskich istnieje wiele poziomów dojrzałości. Podczas gdy niektóre kraje mają bardzo dużą liczbę punktów dostępu (takie jak Norwegia i Włochy, które obecnie wiodą prym z ponad 50 akredytowanymi punktami dostępu), inne mają niewielką liczbę punktów dostępu. Może to być związane z wieloma czynnikami, takimi jak wielkość kraju, stopień wdrożenia i wykorzystania rozwiązania oraz obecność lub brak akredytowanych dostawców usług zdolnych do obsługi usługi.

Widać więc, że sieć Peppol rośnie i rozwija się w stałym tempie. Często do wzrostu tego przyczynia się również fakt, że kilka państw wybrało Peppol jako jedyny lub preferowany kanał przesyłania faktur elektronicznych B2G lub B2B .

Takie podejście oznacza, że ​​firmy i samorządy są zobowiązane do współdziałania i przestrzegania Peppolu, ale nie powinno to być postrzegane jedynie jako dodatkowy wymóg, którego należy przestrzegać. Wręcz przeciwnie, może być cennym bodźcem dla firm : globalne rozprzestrzenianie się Peppolu oferuje firmom, które go adoptują, potężny i interoperacyjny środek umożliwiający transakcje biznesowe nawet między podmiotami gospodarczymi mającymi siedzibę w różnych krajach, na rynku, który ostatecznie stać się pojedynczym i połączonym.

Dlatego zgodność regulacyjna mająca na celu przyjęcie Peppolu może napędzać innowacyjność i rozwój zainteresowanych firm, podobnie jak wymóg fakturowania elektronicznego we Włoszech przyczynił się do wzrostu włoskich firm.

Ale przejdźmy do porządku i zobaczmy, które kraje wybrały Peppol jako kanał do e-fakturowania.

Powiązanie faktury elektronicznej z Peppol

W wielu krajach Europy i nie tylko e-faktura i Peppol są ze sobą ściśle powiązane . W rzeczywistości wielu właśnie wybrało rozpoczęcie od Peppolu wdrożenia obowiązkowej e-faktury lub zachęcenie do jej przyjęcia.

Belgia, Chorwacja, Finlandia, Irlandia, Łotwa, Luksemburg, Holandia, Norwegia, Szwecja i Wielka Brytania (na poziomie rządu centralnego) należą do krajów europejskich, które wskazały Peppol jako jedyny lub pierwszy wybór do zarządzania wysyłaniem i otrzymywanie faktur elektronicznych B2B.

Z wyjątkiem Irlandii, gdzie e-fakturowanie B2G jest nadal tylko opcjonalne, wszystkie inne wymienione przez nas kraje mają pełne lub częściowe zobowiązania, które zobowiązują firmy zaopatrujące administrację publiczną do generowania wyłącznie faktur elektronicznych. Dlatego firmy te są już przyzwyczajone do obsługi elektronicznej wymiany faktur za pośrednictwem sieci Peppol. Oznacza to również, że zagraniczni dostawcy, którzy potrzebują lub chcą wysyłać faktury elektroniczne do takich organów administracji publicznej, muszą mieć możliwość zarządzania fakturami w formacie Peppol, zwracając się do uprawnionych i akredytowanych usługodawców.

Ponadto Belgia przygotowuje się do wprowadzenia w niedalekiej przyszłości obowiązkowego wymogu e-fakturowania również w sferze B2B i prawdopodobnie zrobi to za pomocą sieci Peppol , co doprowadzi do powszechnego wdrożenia wśród firm na terytorium.

Niektóre kraje, mimo że rozwinęły krajowe platformy i standardy, nadal obsługują fakturowanie B2G również za pośrednictwem firmy Peppol. Tak jest na przykład w Austrii, Niemczech i Słowenii. Również we Włoszech zagraniczni dostawcy PA mogą wysłać e-fakturę za pośrednictwem Peppolu. W rzeczywistości istnieje już integracja między siecią Peppol a Sistema di Interscambio (SDI), która pozwala na prawidłowy tranzyt i dostarczanie faktur, zgodnie z wymogami włoskiej agencji skarbowej.

A co z krajami pozaeuropejskimi?

Nawet za granicą jest kilka krajów, które podjęły decyzję i zdecydowały się wykorzystać Peppol, aby zachęcić do korzystania z fakturowania elektronicznego lub wprowadzić jego obowiązek.

Singapur był pierwszym krajem pozaeuropejskim, który dołączył do sieci. Chociaż faktura elektroniczna jest nadal opcjonalna, od 2020 r . Singapur stara się zachęcać do jej używania , skupiając uwagę firm na oferowanych przez nią korzyściach. Przede wszystkim korzyści związane z zarządzaniem i organizacją, ponieważ e-faktura drastycznie skraca czas przetwarzania, a także skutkuje szybszymi płatnościami od rządów umawiających się na nie. Ponadto, dzięki wykorzystaniu Peppolu, singapurskie firmy odnotowały wzrost handlu transgranicznego, w szczególności z Australią, innym państwem uczestniczącym w sieci. Ale początkowo Singapur również wzbudził zainteresowanie lokalnych firm, oferując zachętę ekonomiczną w wysokości 200 dolarów premii za każdą firmę, która zdecydowała się dołączyć do sieci.

Jak zauważyliśmy, Australia jest również częścią sieci, ale nie ograniczyła się do tego. W rzeczywistości w Australii korzystanie z Peppolu idzie w parze z obowiązkiem fakturowania elektronicznego. Obecnie obowiązek obejmuje tylko sektor B2G, ale jest to niedawna decyzja władz lokalnych o wprowadzeniu obowiązkowego e-fakturowania również w sferze B2B i zawsze za pośrednictwem kanałów i formatów Peppol . Obowiązek będzie stopniowo obejmował firmy australijskie, począwszy od 2023 r., początkowo obejmujących większe firmy, a następnie średnie i małe firmy oraz poprzez stopniowe działania.

Zmieniający się scenariusz: kolejne kroki

Peppol to scenariusz ewoluujący pod każdym względem. Nie tylko dlatego, że stale się rozwija i obserwuje rosnący udział firm i krajów na całym świecie, ale także dlatego, że społeczność OpenPeppol nieustannie pracuje nad nowymi projektami, aby zapewnić ciągłą ewolucję narzędzi i rozwiązań technologicznych wspierających firmy i administrację publiczną.

Tak naprawdę Peppol umożliwia dziś zarządzanie wszystkimi dokumentami biznesowymi związanymi z procedurami przetargowymi i kontraktowymi. Społeczność pracuje również nad oferowaniem nowych narzędzi, takich jak wydajny system CTC (Continuous Transaction Control), który jest połączony z siecią i jest w stanie zaoferować organom podatkowym interoperacyjne narzędzie do monitorowania przestrzegania przepisów podatkowych i zarządzania powiązanymi danymi.

Takie rozwiązanie, zintegrowane z istniejącymi już rozwiązaniami firmy Peppol, umożliwiłoby organom podatkowym pozyskiwanie potrzebnych im informacji, ograniczając skutki związane z uruchomieniem nowego systemu, a w konsekwencji ułatwiłoby także małym i średnim przedsiębiorstwom, które nie musiałyby dokonywać kosztownych inwestycji w celu dostosowania się do nowych systemów. Są to jednak wciąż realizowane projekty, więc dopiero się okaże, dokąd nas zaprowadzą.

Mocne strony Peppol

Ale jakie są powody szerokiego i stałego zainteresowania Peppolu? Jakie mocne strony go charakteryzują i tym samym sprawiają, że jest najlepszym kandydatem do wspierania przyjęcia fakturowania elektronicznego przez coraz większą liczbę firm i instytucji?

Z pewnością wśród cech, które pomagają umieścić Peppol na szczycie listy, jeśli chodzi o wybór rozwiązania e-faktury, możemy zaliczyć:

• Obecność wspólnego i utrzymywanego zestawu specyfikacji technicznych i standardów, z których można korzystać. Oznacza to posiadanie gwarancji korzystania z zestawu narzędzi wspierających interoperacyjność między firmami na całym świecie, wspierając ich rozwój. Oznacza to również zminimalizowanie wysiłku technologicznego dla firm i organów publicznych , które nie muszą budować od podstaw infrastruktur, platform, specyfikacji technicznych i protokołów wymiany faktur elektronicznych;
• Obecność solidnej i rozwijającej się społeczności złożonej z dostawców usług i ekspertów branżowych do ciągłego porównywania. Jak widzieliśmy w poprzednich akapitach, społeczność Peppol nie stoi w miejscu; w rzeczywistości stara się wykorzystać dialog z uczestnikami rynku i instytucjami branżowymi oraz promuje ciągłe innowacje, pracę nad nowymi projektami i rozwiązaniami;
• Stowarzyszenie OpenPeppol, które oprócz utrzymywania aktualnych standardów oferuje wsparcie i prowadzi inicjatywy mające na celu stymulowanie tworzenia powiązań pomiędzy użytkownikami a dostawcami ;
• Wreszcie Peppol to nie tylko standard fakturowania elektronicznego , daleko mu do tego. Do tej pory istnieje kilka dokumentów, którymi można zarządzać za pośrednictwem Peppolu , właśnie dlatego, że standard ma na celu wspieranie wymiany pełnego zakresu informacji i dokumentów o charakterze komercyjnym. Do tej pory zatem oprócz faktury Peppol oferuje ścieżki i formaty do tworzenia elektronicznych zamówień oraz elektronicznych dokumentów transportowych. Te różne ścieżki są natywnie zintegrowane i interoperacyjne ze sobą, dzięki czemu możliwe jest powiązanie faktury z odpowiednim zamówieniem i dokumentem transportowym, śledzenie całej transakcji i zapewnienie jej przejrzystości . Innymi słowy, Peppol już teraz umożliwia cyfryzację całego cyklu zakupowego za pomocą jednego zestawu specyfikacji technicznych oraz poprzez już ustanowioną i rozwijającą się sieć.

Jako akredytowany Punkt Dostępowy Peppol i Wydawca Metadanych Serwisu Peppol (SMP), Doxee jest częścią społeczności OpenPeppol i umożliwia firmom i administracji publicznej wymianę dokumentów zamówień za pośrednictwem sieci Peppol.