Pe măsură ce organizația dvs. lucrează pentru a asigura sprijin și pentru a vă consolida impactul, eforturile dvs. se reduc adesea la un element cheie: transparența. Un ingredient dublu, transparența este așteptată extern de donatorii care caută dovezi ale rezultatelor dvs. și din interior de personalul dvs. pentru a înțelege cel mai bine cum să promovați impactul total.
Organizațiile avansate iau măsuri pentru a construi această transparență pe două direcții. Unii dintre ei chiar creează posturi întregi de angajați în jurul acestuia.
Pencils of Promise (PoP) este un astfel de exemplu. Am discutat cu Jaclene Roshan, Director de Transparență și Inovare a datelor la PoP, pentru a afla mai multe despre rolul ei, ce presupune acesta și influența sa puternică asupra succesului și impactului general al organizației.
Rolul unui director de transparență și inovare a datelor
Roshan supraveghează toate inițiativele privind tehnologia datelor, analizele și transparența organizației. Echipa ei lucrează pentru a dezvolta sisteme de urmărire a datelor pentru toate departamentele și oferă, de asemenea, rapoarte de analiză și vizualizări pentru impactul organizațional al PoP. Ei prezintă aceste active atât suporterilor lor, cât și personalului intern.
În esență, acest rol s-a născut din necesitatea de a agrega și de a monitoriza toate datele PoP - din strângerea de fonduri, marketing, impact și operațiuni - și de a le comunica întregii echipe și comunității mai largi. Adăugarea acestei poziții a creat o mai mare transparență și coeziune între departamente, precum și o comunicare sinceră și deschisă între organizație și constituenții săi.
Cu experiență în gestionarea bazelor de date, Roshan și-a valorificat experiența pentru a construi o echipă în jurul nevoii organizației de a distribui mai bine datele. Ea spune,
Scopul nostru este să ne concentrăm cu adevărat pe date și să le facem transparente. Am văzut că, mai ales pentru impact, aveam nevoie de o modalitate de a centraliza toate aceste informații. Așa că am creat această echipă de analiști de date și un dezvoltator de baze de date backend pentru a face toate datele pe care le colectăm mai publice.
Când echipa lui Roshan poate să consolideze aceste informații și să le facă mai „publice” nu doar pentru comunitatea lor externă de strângere de fonduri, ci și pentru restul personalului PoP, fiecare departament poate înțelege modul în care activitatea sa îi afectează pe ceilalți. Această vizibilitate a datelor permite echipelor să comunice fără probleme între ele, generând rezultate programatice mai mari în timp. Munca lui Roshan le permite, de asemenea, susținătorilor să vadă aceste îmbunătățiri, să înțeleagă modul în care organizația caută în mod constant să-și perfecționeze și să-și extindă rezultatele și să se simtă încrezători să își angajeze sprijinul pe termen lung.
Creșterea transparenței atât pe plan intern, cât și pe plan extern
Pe măsură ce echipa lui Roshan scoate la suprafață informații despre inițiativele lor, ei sunt responsabili pentru difuzarea acestora atât către comunitatea lor mai largă de strângere de fonduri, cât și către restul personalului. Ei realizează acest lucru prin trei rapoarte diferite.
Raport de analiză internă
Echipa lui Roshan compilează rezultatele fiecărui program PoP într-un raport distribuit intern pentru personalul său. În funcție de destinatar, echipa lui Roshan livrează versiunea care se potrivește cel mai bine departamentului respectiv și scopurilor acestuia. Ea explică,
De exemplu, versiunea foarte, foarte tehnică este aplicabilă părților echipei noastre de dezvoltare care solicită un grant de bază. O versiune mai simplificată este trimisă echipei noastre de marketing, astfel încât să poată vorbi mai bine despre acele rezultate. O versiune intermediară este ceea ce putem împărtăși echipelor noastre de pe teren, astfel încât acestea să poată repeta programul.
Raport trimestrial de transparență
Echipa va lansa primul raport de transparență pentru public în 2016. Ei vor aduna acest document pentru a-l trimite suporterilor la sfârșitul fiecărui trimestru. Acesta va oferi o actualizare a noilor indicatori cheie de performanță ai organizației, care se concentrează mai puțin pe rezultate (activitățile și programele desfășurate) și mai mult pe rezultate (rezultatele reale ale activităților și programelor).
De exemplu, în loc să evidențieze doar numărul de școli construite, raportul ar putea detalia câți elevi demonstrează competențe în abilitățile lor de citire sau scriere.
Hub de date
În cele din urmă, PoP intenționează să creeze un centru de date pe site-ul lor, astfel încât oricine, fie că este un susținător sau membru al personalului, să poată accesa toate statisticile de impact ale PoP în timp real. Acesta va fi o imagine interactivă cu care oamenii se pot juca pentru a explora singuri statisticile de impact ale organizației.
Valori care definesc transparența de succes
Deși aceste rapoarte sunt elemente de acțiune care vor crește transparența, crearea lor nu este scopul final pentru Roshan și echipa ei. Mai degrabă, ea se străduiește să măsoare și să îmbunătățească eficiența acestor rapoarte și a fluxurilor de lucru ale echipei sale pentru a eficientiza continuu modul în care PoP comunică cu constituenții și personalul săi.
Deoarece rolul ei urmărește să sporească transparența atât pe plan extern, cât și pe plan intern, ea acordă atenție la două seturi de metrici.
În primul rând, intenționează să se concentreze asupra audienței rapoartelor de transparență și asupra numărului lor de descărcări. La urma urmei, ea vrea să se asigure că oamenii accesează aceste informații și, în cele din urmă, va urmări ratele de conversie de la descărcări de rapoarte până la asistență. Roshan intenționează, de asemenea, să măsoare eficacitatea acestor rapoarte solicitând feedback general și evaluând modul în care le primesc investitorii. Ea spune,
Pe o latură mai calitativă, vom întreba oamenii ce părere au despre aceste rapoarte. Avem acum câțiva ani de date și începem să solicităm fundații și granturi mai mari decât înainte. În general, multe dintre acestea sunt posibile doar prin raportarea rezultatelor dvs. Deci, aceasta este o altă măsură pentru succes.
În al doilea rând, Roshan și echipa ei își vor măsura progresul în funcție de cât de repede pot analiza rezultatele programului și apoi pot aplica modificări la programele pentru anul școlar următor. Scopul este o transparență mai rapidă între echipe pentru un impact mai eficient. Când echipa lui Roshan poate colecta informații mai rapid de la diferite departamente și inițiative, le poate consolida și circula mai rapid către restul personalului, astfel încât toată lumea să poată lua măsurile corespunzătoare pentru a îmbunătăți programele PoP. Ea spune,
Deoarece informațiile sunt colectate în trei țări diferite în diferite momente în timp, urmărim punctul de la care informațiile sunt introduse în sistem, până la momentul în care iese un raport de analiză. Încercăm să scurtăm această perioadă de timp.
Urmărind progresul echipei sale alături de aceste valori, Roshan poate continua să-și îmbunătățească procesele și să îmbunătățească modul în care aduc transparență organizației.
Impactul tehnologiei și al transparenței datelor asupra PoP
Valoarea rolului lui Roshan se traduce printr-o comunicare internă și externă eficientă și simplificată și dă putere PoP să aplice modificările potrivite programelor lor pentru un impact mai mare. Nimic din toate acestea nu ar putea fi posibil fără software-ul potrivit. Motivul pentru care titlul lui Roshan include atât „transparență”, cât și „inovare a datelor” este că organizația folosește tehnologia sofisticată pentru a înțelege și a extinde eficient impactul acestora.
Prin prioritizarea utilizării datelor pentru a îmbunătăți transparența – și prin crearea unei poziții în jurul acestei nevoi – organizația este capabilă să cuantifice și să comunice progresele pe care le înregistrează în rezolvarea problemei sociale mai mari în cauză.
Roshan spune,
„Tehnologia este o schimbare pentru noi, deoarece luăm o problemă foarte, foarte complicată, care este educația, și încercăm să simplificăm toate aceste informații atunci când nu este deloc simplu.
Suntem trași la răspundere pentru că facem aceste promisiuni de a arăta aceste informații în exterior și asta înseamnă că trebuie să le urmărim intern acum. Și apoi, trebuie să repetăm programele noastre cu rezultatele pe care le vedem.”
Primul pas către o mai mare transparență
Este demn de remarcat faptul că un director pentru transparență și inovare a datelor poate fi un rol mai potrivit pentru organizațiile care au construit deja sisteme de date și înțeleg cum să își urmărească în mod eficient informațiile. PoP trebuia, de asemenea, să colecteze câțiva ani de date programatice înainte de a putea începe să raporteze despre acestea. Ei au trebuit să urmărească și să agreeze modificările și rezultatele explicite, nu doar rezultatele, care au rezultat din inițiativele lor de-a lungul timpului, pentru a înțelege impactul real al programelor lor.
Dar, indiferent dacă sunteți o organizație nonprofit sau de lungă durată, Roshan spune că cel mai important prim pas este centralizarea informațiilor dvs.
Sistemele centralizate sunt cel mai important lucru. Când aveți informații care trăiesc într-un număr de sisteme diferite, este cu adevărat dificil să le agregați pe toate odată ce doriți să începeți cu un CRM mai avansat.
În timp ce puteți fi atent la modul în care compilați foile de calcul, cel mai eficient proces este să investiți într-un CRM care vă reunește automat informațiile, vă oferă o viziune holistică asupra datelor și elimină necesitatea introducerii datelor și riscul de eroare umană. . Când vă consolidați informațiile într-o singură bază de date, vă puteți eficientiza operațiunile într-un mod care să vă stimuleze creșterea și să vă poziționeze la scară.
Și prin standardizarea modului în care agregați și urmăriți datele în organizația dvs., vă puteți asigura că întregul personal este pe aceeași pagină, dându-i puterea să citească, să înțeleagă și să comunice corect aceste informații, atât unul altuia, cât și susținătorilor. Acest lucru devine deosebit de important atunci când aveți mai multe programe în întreaga lume, așa cum atestă Roshan.
Pentru noi, a fost un efort uriaș să cercetăm anumite programe sau sisteme de urmărire care erau complet diferite pentru fiecare țară. De aceea încercăm să ne dăm seama cum să vorbim despre impactul nostru la scară globală și asta este foarte greu. Deci, aș spune că o investiție inițială într-un sistem de urmărire a informațiilor este foarte, foarte importantă.
Problemele pe care le abordează organizațiile cu impact social sunt adesea mari și complexe. Problemele adânc înrădăcinate, cum ar fi foamea și lipsa de educație, au o sferă atât de largă încât se intersectează cu multe alte probleme și factori. Singura modalitate de a înțelege cât de departe mutați de fapt acul pentru cauza dvs. este să urmăriți impactul holistic al inițiativelor dvs. și apoi să distribuiți aceste informații în departamente și în comunitatea dvs. de strângere de fonduri.
Acest lucru necesită instrumente sofisticate și dorința de a face din transparență o prioritate de vârf – ceea ce, odată ce aveți resursele, poate arăta ca și cum ați crea o poziție în jurul acesteia. Organizațiile bazate pe date care fac acest lucru pot lua decizii inteligente cu privire la fapte – nu la presupuneri – pentru a avea un impact mai mare asupra societății.