ในขณะที่องค์กรของคุณทำงานเพื่อรักษาการสนับสนุนและเสริมความแข็งแกร่งให้กับผลกระทบของคุณ ความพยายามของคุณมักจะมาจากองค์ประกอบหลักอย่างหนึ่ง: ความโปร่งใส ภายนอกคาดหวังส่วนผสมสองเท่าและความโปร่งใสโดยผู้บริจาคที่ต้องการพิสูจน์ผลลัพธ์ของคุณ และภายในโดยพนักงานของคุณเพื่อให้เข้าใจวิธีผลักดันผลกระทบทั้งหมดไปข้างหน้าได้ดีที่สุด
องค์กรที่คิดล่วงหน้าดำเนินการเพื่อสร้างความโปร่งใสสองทางนี้ บางคนถึงกับสร้างตำแหน่งพนักงานทั้งหมดรอบๆ
Pencils of Promise (PoP) เป็นตัวอย่างหนึ่ง เราได้พูดคุยกับ Jaclene Roshan ผู้อำนวยการฝ่ายความโปร่งใสและนวัตกรรมข้อมูลที่ PoP เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบทบาทของเธอ สิ่งที่เกิดขึ้น และอิทธิพลอันทรงพลังที่มีต่อความสำเร็จและผลกระทบโดยรวมขององค์กร
บทบาทของผู้อำนวยการด้านความโปร่งใสและนวัตกรรมข้อมูล
Roshan กำกับดูแลเทคโนโลยีข้อมูล การวิเคราะห์ และความโปร่งใสทั้งหมดขององค์กร ทีมงานของเธอทำงานเพื่อพัฒนาระบบติดตามข้อมูลสำหรับทุกแผนก และพวกเขายังให้การรายงานการวิเคราะห์และการแสดงภาพสำหรับผลกระทบต่อองค์กรของ PoP พวกเขานำเสนอทรัพย์สินเหล่านี้ต่อทั้งผู้สนับสนุนและพนักงานภายใน
โดยพื้นฐานแล้ว บทบาทนี้เกิดจากความต้องการในการรวบรวมและตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดของ PoP ผ่านการระดมทุน การตลาด ผลกระทบ และการดำเนินงาน และสื่อสารกลับไปยังทีมทั้งหมดและชุมชนในวงกว้าง การเพิ่มตำแหน่งนี้ทำให้เกิดความโปร่งใสและความสามัคคีระหว่างแผนกต่างๆ มากขึ้น ตลอดจนการสื่อสารอย่างตรงไปตรงมาและเปิดเผยระหว่างองค์กรกับองค์ประกอบต่างๆ
ด้วยภูมิหลังในการจัดการฐานข้อมูล Roshan ได้ใช้ประโยชน์จากประสบการณ์ของเธอเพื่อสร้างทีมที่ตอบสนองความต้องการขององค์กรในการกระจายข้อมูลได้มากขึ้น เธอพูดว่า,
เป้าหมายของเราคือเน้นที่ข้อมูลและทำให้โปร่งใส เราเห็นว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผลกระทบ เราต้องการวิธีที่จะรวมศูนย์ข้อมูลทั้งหมดนั้น ดังนั้นเราจึงได้สร้างทีมนักวิเคราะห์ข้อมูลและผู้พัฒนาฐานข้อมูลส่วนหลังเพื่อให้ข้อมูลทั้งหมดที่เรากำลังรวบรวมเป็นสาธารณะมากขึ้น
เมื่อทีมของ Roshan สามารถรวบรวมข้อมูลนี้และทำให้เป็น "สาธารณะ" มากขึ้น ไม่ใช่แค่กับชุมชนการระดมทุนภายนอกเท่านั้น แต่ยังรวมถึงพนักงานที่เหลือของ PoP ทุกแผนกสามารถเข้าใจว่างานของตนส่งผลต่อผู้อื่นอย่างไร การเปิดเผยข้อมูลนี้ช่วยให้ทีมสื่อสารกันได้อย่างราบรื่น ส่งผลให้ผลลัพธ์ทางโปรแกรมดีขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป งานของ Roshan ยังช่วยให้ผู้สนับสนุนเห็นการปรับปรุงเหล่านี้ ทำความเข้าใจว่าองค์กรต้องการปรับแต่งและขยายผลลัพธ์อย่างต่อเนื่องอย่างไร และรู้สึกมั่นใจที่จะให้การสนับสนุนในระยะยาว
เพิ่มความโปร่งใสทั้งภายในและภายนอก
เมื่อทีมของ Roshan เปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับการริเริ่มของพวกเขา พวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบในการส่งต่อไปยังทั้งชุมชนการระดมทุนในวงกว้างและพนักงานที่เหลือ พวกเขาทำสิ่งนี้สำเร็จด้วยรายงานสามฉบับที่แตกต่างกัน
รายงานการวิเคราะห์ภายใน
ทีมของ Roshan รวบรวมผลลัพธ์จากแต่ละโปรแกรมของ PoP ลงในรายงานที่เผยแพร่ภายในสำหรับพนักงานของพวกเขา ทีมของ Roshan นำเสนอเวอร์ชันที่เหมาะสมที่สุดสำหรับแผนกที่เกี่ยวข้องและวัตถุประสงค์ของผู้รับ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้รับ เธออธิบายว่า
ตัวอย่างเช่น เวอร์ชันที่ใช้เทคนิคมากสามารถนำไปใช้กับทีมพัฒนาของเราที่สมัครขอรับทุนสนับสนุนพื้นฐาน ระบบจะส่งเวอร์ชันที่ง่ายกว่านี้ไปยังทีมการตลาดของเรา เพื่อให้พวกเขาสามารถพูดคุยเกี่ยวกับผลลัพธ์เหล่านั้นได้ดียิ่งขึ้น เวอร์ชันระหว่างกันคือสิ่งที่เราสามารถแบ่งปันกับทีมของเราในพื้นที่เพื่อให้พวกเขาสามารถทำซ้ำในโปรแกรมได้
รายงานความโปร่งใสรายไตรมาส
ทีมงานจะเปิดตัวรายงานความโปร่งใสที่เปิดเผยต่อสาธารณะฉบับแรกในปี 2559 โดยจะรวบรวมเอกสารนี้เพื่อส่งให้ผู้สนับสนุนทุกสิ้นไตรมาส จะให้ข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักใหม่ขององค์กร ซึ่งเน้นที่ผลลัพธ์น้อยลง (กิจกรรมและโปรแกรมที่ดำเนินการ) และเพิ่มเติมที่ผลลัพธ์ (ผลลัพธ์ที่แท้จริงของกิจกรรมและโปรแกรม)
ตัวอย่างเช่น แทนที่จะเน้นเฉพาะจำนวนโรงเรียนที่สร้างขึ้น รายงานอาจให้รายละเอียดว่ามีนักเรียนกี่คนที่แสดงความสามารถในการอ่านหรือเขียนทักษะ
ดาต้าฮับ
สุดท้ายนี้ PoP วางแผนที่จะสร้างฮับข้อมูลบนเว็บไซต์ของพวกเขา เพื่อให้ทุกคน ไม่ว่าจะเป็นผู้สนับสนุนหรือพนักงาน สามารถเข้าถึงสถิติผลกระทบทั้งหมดของ PoP ได้แบบเรียลไทม์ นี่จะเป็นภาพเชิงโต้ตอบที่ผู้คนสามารถเล่นด้วยเพื่อสำรวจสถิติผลกระทบขององค์กรด้วยตนเอง
ตัวชี้วัดที่กำหนดความโปร่งใสที่ประสบความสำเร็จ
แม้ว่ารายงานเหล่านี้เป็นรายการดำเนินการที่จะเพิ่มความโปร่งใส แต่การสร้างรายงานเหล่านี้ไม่ใช่เป้าหมายสุดท้ายสำหรับ Roshan และทีมของเธอ แต่เธอพยายามที่จะวัดและปรับปรุงประสิทธิภาพของรายงานเหล่านี้และเวิร์กโฟลว์ของทีมของเธอ เพื่อที่จะปรับปรุงวิธีที่ PoP สื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและพนักงานอย่างต่อเนื่อง
เนื่องจากบทบาทของเธอมีจุดมุ่งหมายเพื่อเพิ่มความโปร่งใสทั้งภายนอกและภายใน เธอจึงให้ความสำคัญกับเมตริกสองชุด
ประการแรก เธอวางแผนที่จะมุ่งเน้นไปที่การดูรายงานความโปร่งใสและจำนวนการดาวน์โหลด ท้ายที่สุด เธอต้องการให้แน่ใจว่าผู้คนกำลังเข้าถึงข้อมูลนี้ และในที่สุดเธอก็จะติดตามอัตราการแปลงจากการดาวน์โหลดรายงานไปจนถึงการสนับสนุน Roshan ยังตั้งใจที่จะวัดประสิทธิภาพของรายงานเหล่านี้โดยขอความคิดเห็นทั่วไปและประเมินว่านักลงทุนจะได้รับรายงานเหล่านี้อย่างไร เธอพูดว่า,
ในเชิงคุณภาพ เราจะถามผู้คนว่าพวกเขาคิดอย่างไรกับรายงานเหล่านี้ ขณะนี้มีข้อมูลอยู่สองสามปี และเราเริ่มเรียกร้องมูลนิธิและเงินช่วยเหลือที่มากขึ้นกว่าเดิม โดยทั่วไปแล้ว หลายๆ อย่างจะเกิดขึ้นได้โดยการรายงานผลลัพธ์ของคุณเท่านั้น นั่นเป็นตัวชี้วัดความสำเร็จอีกอย่างหนึ่ง
ประการที่สอง Roshan และทีมของเธอจะวัดความก้าวหน้าของพวกเขาด้วยความเร็วที่พวกเขาสามารถวิเคราะห์ผลลัพธ์ของโปรแกรม จากนั้นจึงนำการเปลี่ยนแปลงไปใช้กับโปรแกรมสำหรับปีการศึกษาถัดไป เป้าหมายคือความโปร่งใสที่ รวดเร็วยิ่งขึ้น ระหว่างทีมเพื่อผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อทีมของ Roshan สามารถรวบรวมข้อมูลจากแผนกและความคิดริเริ่มต่างๆ ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น พวกเขาสามารถรวบรวมและส่งต่อไปยังพนักงานที่เหลือได้รวดเร็วยิ่งขึ้น เพื่อให้ทุกคนสามารถดำเนินการตามความเหมาะสมเพื่อปรับปรุงโปรแกรมของ PoP เธอพูดว่า,
เนื่องจากข้อมูลถูกเก็บรวบรวมในสามประเทศที่แตกต่างกันในช่วงเวลาต่างๆ เรากำลังติดตามจุดที่ข้อมูลถูกนำเข้าสู่ระบบ จนถึงเวลาที่รายงานการวิเคราะห์ออกไป เรากำลังพยายามย่นระยะเวลานั้นให้สั้นลง
ด้วยการติดตามความคืบหน้าของทีมควบคู่ไปกับตัวชี้วัดเหล่านี้ Roshan สามารถปรับปรุงกระบวนการของพวกเขาต่อไปและปรับปรุงวิธีที่พวกเขานำความโปร่งใสมาสู่องค์กร
ผลกระทบของเทคโนโลยีและความโปร่งใสของข้อมูลต่อ PoP
คุณค่าของบทบาทของ Roshan แปลเป็นการสื่อสารภายในและภายนอกที่มีประสิทธิภาพ คล่องตัว และช่วยให้ PoP สามารถใช้การเปลี่ยนแปลงที่เหมาะสมกับโปรแกรมของตนเพื่อสร้างผลกระทบที่ใหญ่ขึ้น สิ่งนี้จะเกิดขึ้นไม่ได้หากไม่มีซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม เหตุผลที่ชื่อ Roshan มีทั้ง "ความโปร่งใส" และ "นวัตกรรมข้อมูล" คือองค์กรใช้เทคโนโลยีที่ซับซ้อนเพื่อทำความเข้าใจและขยายผลกระทบอย่างมีประสิทธิภาพ
โดยการจัดลำดับความสำคัญของการใช้ข้อมูลเพื่อปรับปรุงความโปร่งใส—และสร้างตำแหน่งรอบความต้องการนี้—องค์กรสามารถ วัดปริมาณและสื่อสารความคืบหน้าที่ พวกเขาทำเพื่อแก้ไขปัญหาสังคมที่ใหญ่กว่าในมือ
โรชาน พูดว่า
“เทคโนโลยีเป็นตัวเปลี่ยนเกมสำหรับเรา เพราะเรากำลังใช้ปัญหาที่ซับซ้อนมาก ๆ นั่นคือการศึกษา และพยายามทำให้ข้อมูลทั้งหมดนั้นง่ายขึ้นเมื่อมันไม่ง่ายเลย
เรามีหน้าที่รับผิดชอบเพราะเราให้คำมั่นสัญญาเหล่านี้ว่าจะแสดงข้อมูลนี้ภายนอก และนั่นหมายความว่าเราต้องติดตามข้อมูลภายในในขณะนี้ จากนั้นเราต้องทำซ้ำในโปรแกรมของเราด้วยผลลัพธ์ที่เราเห็น”
ก้าวแรกสู่ความโปร่งใสที่มากขึ้น
เป็นที่น่าสังเกตว่า Director of Transparency and Data Innovation อาจเป็นบทบาทที่เหมาะสมกว่าสำหรับองค์กรที่สร้างระบบข้อมูลแล้วและเข้าใจวิธีการติดตามข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ PoP ยังต้องรวบรวมข้อมูลเชิงโปรแกรมเป็นเวลาสองสามปีก่อนที่จะเริ่มรายงานได้ พวกเขาจำเป็นต้องติดตามและรวบรวมการเปลี่ยนแปลงและผลลัพธ์ที่ชัดเจน ไม่ใช่แค่ผลลัพธ์ ซึ่งเป็นผลมาจากการริเริ่มของพวกเขาในช่วงเวลาหนึ่ง เพื่อที่จะเข้าใจผลกระทบที่แท้จริงของโปรแกรมของพวกเขา
แต่ไม่ว่าคุณจะเป็นสตาร์ทอัพไม่แสวงหากำไรหรือองค์กรที่มีมายาวนาน Roshan กล่าวว่าขั้นตอนแรกที่สำคัญที่สุดคือการรวมศูนย์ข้อมูลของคุณ
ระบบรวมศูนย์คือสิ่งที่สำคัญที่สุด เมื่อคุณมีข้อมูลอยู่ในระบบต่างๆ มากมาย เป็นเรื่องยากจริงๆ ที่จะรวมข้อมูลทั้งหมดเข้าด้วยกันเมื่อคุณต้องการเริ่มต้นใช้งาน CRM ขั้นสูง
แม้ว่าคุณจะสามารถใช้ความคิดในการคอมไพล์สเปรดชีตได้ แต่กระบวนการที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดคือการลงทุนใน CRM ที่ดึงข้อมูลของคุณเข้าด้วยกันโดยอัตโนมัติ ให้มุมมองแบบองค์รวมของข้อมูลของคุณ และขจัดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลและความเสี่ยงจากความผิดพลาดของมนุษย์ . เมื่อคุณรวมข้อมูลของคุณไว้ในฐานข้อมูลเดียว คุณสามารถปรับปรุงการดำเนินงานของคุณในลักษณะที่ขับเคลื่อนการเติบโตของคุณและกำหนดตำแหน่งให้คุณปรับขนาดได้
และด้วยการกำหนดมาตรฐานวิธีการรวบรวมและติดตามข้อมูลทั่วทั้งองค์กรของคุณ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าพนักงานทั้งหมดของคุณมีความเข้าใจตรงกัน โดยให้อำนาจพวกเขาในการอ่าน ทำความเข้าใจ และสื่อสารข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้อย่างถูกต้องทั้งแก่กันและกันและแก่ผู้สนับสนุน สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อคุณมีหลายโปรแกรมทั่วโลก ตามที่ Roshan ยืนยัน
สำหรับเรา เป็นความพยายามอย่างมากในการเจาะลึกลงไปในบางโปรแกรมหรือระบบติดตามที่แตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ นั่นเป็นเหตุผลที่เรากำลังพยายามหาวิธีพูดคุยเกี่ยวกับผลกระทบของเราในระดับโลก และนั่นเป็นเรื่องยากจริงๆ ดังนั้นฉันจะบอกว่าการลงทุนล่วงหน้าในระบบติดตามข้อมูลมีความสำคัญจริงๆ
ปัญหาที่องค์กรสร้างผลกระทบทางสังคมมักเป็นปัญหาใหญ่และซับซ้อน ประเด็นที่ฝังลึก เช่น ความหิวโหยและการขาดการศึกษา นั้นกว้างมากในขอบเขตที่ปะปนกับประเด็นและปัจจัยอื่นๆ มากมาย วิธีเดียวที่จะทำความเข้าใจว่าจริงๆ แล้วคุณกำลังเคลื่อนเข็มสำหรับสาเหตุของคุณไปไกลแค่ไหนคือการติดตามผลกระทบแบบองค์รวมของการริเริ่มของคุณ จากนั้นกระจายข้อมูลนั้นไปยังแผนกต่างๆ และไปยังชุมชนการระดมทุนของคุณ
สิ่งนี้ต้องใช้เครื่องมือที่ซับซ้อนและความเต็มใจที่จะทำให้ความโปร่งใสเป็นลำดับความสำคัญสูงสุด ซึ่งเมื่อคุณมีทรัพยากรแล้ว อาจดูเหมือนสร้างตำแหน่งรอบๆ องค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลซึ่งสามารถตัดสินใจอย่างชาญฉลาดเกี่ยวกับข้อเท็จจริง—ไม่ใช่การคาดเดา—เพื่อสร้างผลกระทบต่อสังคมมากขึ้น