當您的組織努力獲得支持並加強您的影響力時，您的努力通常歸結為一個關鍵要素：透明度。 一個雙重因素，即尋求結果證明的捐贈者在外部和內部的工作人員都期望透明度，以最好地了解如何推動總體影響。
有遠見的組織採取措施建立這種兩管齊下的透明度。 他們中的一些人甚至圍繞它創建了整個員工職位。
承諾鉛筆 (PoP) 就是這樣一個例子。 我們與 PoP 的透明度和數據創新總監 Jaclene Roshan 進行了交談，以了解更多關於她的角色、它的含義以及它對組織整體成功和影響的強大影響。
透明度和數據創新總監的角色
Roshan 負責監督該組織的所有數據技術、分析和透明度計劃。 她的團隊致力於為所有部門開發數據跟踪系統，他們還為 PoP 的組織影響提供分析報告和可視化。 他們將這些資產展示給他們的支持者和內部員工。
從本質上講，這個角色的誕生是因為需要匯總和監控 PoP 的所有數據——包括其籌款、營銷、影響和運營——並將其傳達給整個團隊和更廣泛的社區。 這一職位的增加提高了部門之間的透明度和凝聚力，以及組織與其成員之間的誠實和開放的溝通。
Roshan 擁有數據庫管理背景，利用她的經驗圍繞組織對更大數據分發的需求建立了一個團隊。 她說，
我們的目標是真正關注數據並使其透明化。 我們看到，尤其是在影響方面，我們需要一種方法來集中所有這些信息。 因此，我們建立了這個數據分析師團隊和一個後端數據庫開發人員，以使我們收集的所有數據更加公開。
當 Roshan 的團隊能夠整合這些信息並使其更加“公開”時，不僅對他們的外部籌款社區，而且對 PoP 的其他員工，每個部門都可以了解其工作如何影響其他部門。 這種數據的可見性使團隊能夠無縫地相互溝通，隨著時間的推移推動更大的程序化結果。 Roshan 的工作還使支持者能夠看到這些改進，了解該組織如何不斷尋求改進和擴大其成果，並有信心長期提供支持。
提高內部和外部的透明度
當 Roshan 的團隊公開有關其計劃的信息時，他們負責將其傳播給更廣泛的籌款社區和其他員工。 他們通過三種不同的報告來實現這一點。
內部分析報告
Roshan 的團隊將每個 PoP 程序的結果彙編成一份內部分發的報告，供其員工使用。 根據收件人的不同，Roshan 的團隊會提供最適合各自部門及其用途的版本。 她解釋說，
例如，非常非常技術性的版本適用於我們的開發團隊正在申請基礎資助的部分。 更簡化的版本會發送給我們的營銷團隊，以便他們更好地討論這些結果。 中間版本是我們可以與實地團隊共享的版本，以便他們可以對程序進行迭代。
季度透明度報告
該團隊將在 2016 年發布他們的第一份面向公眾的透明度報告。他們將彙編這份文件，並在每個季度末發送給支持者。 它將更新組織的新關鍵績效指標，這些指標較少關注產出（開展的活動和計劃），而更多關注結果（活動和計劃的實際結果）。
例如，該報告可能會詳細說明有多少學生在閱讀或寫作技能方面表現出熟練程度，而不是只關注已建成的學校數量。
數據中心
最後，PoP 計劃在他們的網站上創建一個數據中心，以便任何人，無論是支持者還是工作人員，都可以實時訪問所有 PoP 的影響統計數據。 這將是一種交互式視覺效果，人們可以使用它來自行探索組織的影響統計數據。
定義成功透明度的指標
雖然這些報告是提高透明度的行動項目，但創建它們並不是 Roshan 和她的團隊的最終目標。 相反，她努力衡量和改進這些報告及其團隊工作流程的有效性，以不斷簡化 PoP 與其選民和員工的溝通方式。
因為她的角色旨在提高外部和內部的透明度，所以她關注兩組指標。
首先，她計劃關注透明度報告的收視率及其下載量。 畢竟，她想確保人們正在訪問這些信息，並且她最終將跟踪從報告下載到提交支持的轉化率。 Roshan 還打算通過徵求一般反饋和衡量投資者如何接收這些報告來衡量這些報告的有效性。 她說，
在更定性的方面，我們將詢問人們他們對這些報告的看法。 我們現在有幾年的數據，我們開始募集基金會和比以前更大的贈款。 其中很多通常只能通過報告您的結果來實現。 所以，這是衡量成功的另一個指標。
其次，Roshan 和她的團隊將通過分析項目成果的速度來衡量他們的進步，然後將更改應用於下一學年的項目。 目標是提高團隊之間的透明度，以產生更有效的影響。 當 Roshan 的團隊能夠更迅速地從不同部門和計劃中收集信息時，他們可以將信息整合併更快地傳遞給其他員工，以便每個人都可以採取適當的行動來改進 PoP 的計劃。 她說，
由於信息是在三個不同國家的不同時間點收集的，因此我們正在跟踪信息從輸入系統的時間點到分析報告出來的時間點。 我們正在努力縮短這段時間。
通過跟踪她的團隊的進展以及這些指標，Roshan 可以繼續改進他們的流程並改進他們為組織帶來透明度的方式。
技術和數據透明度對 PoP 的影響
Roshan 角色的價值轉化為有效、簡化的內部和外部溝通，它使 PoP 能夠對其計劃進行正確的更改以產生更大的影響。 如果沒有合適的軟件，這一切都不可能實現。 Roshan 的標題同時包含“透明度”和“數據創新”的原因是該組織利用複雜的技術來有效地理解和擴大其影響。
通過優先使用數據來提高透明度——並圍繞這一需求建立立場——組織能夠量化和傳達他們在解決手頭更大的社會問題方面所取得的進展。
肉山說，
“對我們來說，技術改變了遊戲規則，因為我們正在處理一個非常非常複雜的問題，那就是教育，並試圖在根本不簡單的情況下簡化所有這些信息。
我們要承擔責任，因為我們做出這些承諾會在外部展示這些信息，這意味著我們現在必須在內部跟踪它。 然後，我們必須用我們看到的結果來迭代我們的程序。”
提高透明度的第一步
值得注意的是，對於已經構建了數據系統並了解如何有效跟踪其信息的組織來說，透明度和數據創新總監可能是一個更合適的角色。 PoP 還需要收集幾年的程序化數據，然後才能開始報告。 他們需要跟踪和匯總明確的變化和結果，而不僅僅是產出，這些變化和結果是他們的舉措隨著時間的推移而產生的，以便了解他們的項目的真正影響。
但無論您是初創的非營利組織還是長期存在的組織，Roshan 都表示，最重要的第一步是集中您的信息。
集中式系統是最重要的。 當您的信息存在於多個不同的系統中時，一旦您想要使用更先進的 CRM 並最終匯總所有這些信息，真的很困難。
雖然您可以考慮如何編譯電子表格，但最有效的流程是投資 CRM，它可以自動將您的信息匯總在一起，為您提供數據的整體視圖，並消除數據輸入的需要和人為錯誤的風險. 當您將信息整合到單個數據庫中時，您可以簡化您的運營，從而推動您的增長並讓您實現規模化。
通過標準化您在整個組織中匯總和跟踪數據的方式，您可以確保您的所有員工都在同一個頁面上，讓他們能夠閱讀、理解並正確地與彼此和支持者交流這些見解。 正如 Roshan 所證明的，當您在世界各地擁有多個程序時，這一點變得尤為重要。
對我們來說，深入研究每個國家完全不同的某些程序或跟踪系統是一項巨大的努力。 這就是為什麼我們試圖弄清楚如何談論我們在全球範圍內的影響，這真的很難。 所以我想說，對信息跟踪系統的前期投資非常非常重要。
社會影響組織解決的問題通常是巨大而復雜的。 飢餓和缺乏教育等根深蒂固的問題範圍如此廣泛，以至於它們與許多其他問題和因素交織在一起。 了解您實際為您的事業取得多大進展的唯一方法是跟踪您的倡議的整體影響，然後將這些信息分散到各個部門和您的籌款社區。
這需要復雜的工具和將透明度作為重中之重的意願——一旦你擁有資源，就可以圍繞它建立一個立場。 這樣做的數據驅動型組織可以圍繞事實做出明智的決策——而不是猜測——從而對社會產生更大的影響。