Alors que votre organisation s'efforce d'obtenir un soutien et de renforcer votre impact, vos efforts se résument souvent à un élément clé : la transparence. Un double ingrédient, la transparence est attendue en externe par les donateurs qui recherchent la preuve de vos résultats, et en interne par votre personnel pour mieux comprendre comment faire avancer l'impact total.
Les organisations avant-gardistes prennent des mesures pour établir cette transparence à deux volets. Certains d'entre eux créent même des postes d'employés entiers autour de lui.
Pencils of Promise (PoP) en est un exemple. Nous avons discuté avec Jaclene Roshan, directrice de la transparence et de l'innovation des données chez PoP, pour en savoir plus sur son rôle, ce qu'il implique et sa puissante influence sur le succès et l'impact global de l'organisation.
Le rôle d'un directeur de la transparence et de l'innovation des données
Roshan supervise toutes les initiatives de technologie, d'analyse et de transparence des données de l'organisation. Son équipe travaille au développement de systèmes de suivi des données pour tous les départements, et fournit également des rapports d'analyse et des visualisations de l'impact organisationnel de PoP. Ils présentent ces atouts à la fois à leurs supporters et au personnel interne.
Essentiellement, ce rôle est né d'un besoin d'agréger et de surveiller toutes les données de PoP - à travers leur collecte de fonds, leur marketing, leur impact et leurs opérations - et de les communiquer à toute l'équipe et à la communauté au sens large. L'ajout de ce poste a créé une plus grande transparence et cohésion entre les départements, ainsi qu'une communication honnête et ouverte entre l'organisation et ses constituants.
Avec une formation en gestion de bases de données, Roshan a mis à profit son expérience pour constituer une équipe autour du besoin de l'organisation d'une plus grande distribution de données. Elle dit,
Notre objectif est vraiment de nous concentrer sur les données et de les rendre transparentes. Nous avons vu que, surtout pour l'impact, nous avions besoin d'un moyen de centraliser toutes ces informations. Nous avons donc constitué cette équipe d'analystes de données et un développeur de base de données backend pour rendre toutes les données que nous collectons plus publiques.
Lorsque l'équipe de Roshan peut consolider ces informations et les rendre plus « publiques » non seulement pour leur communauté de collecte de fonds externe, mais pour le reste du personnel de PoP, chaque département peut comprendre comment son travail affecte les autres. Cette visibilité des données permet aux équipes de communiquer entre elles de manière transparente, générant de meilleurs résultats programmatiques au fil du temps. Le travail de Roshan permet également aux supporters de voir ces améliorations, de comprendre comment l'organisation cherche constamment à affiner et à étendre ses résultats, et de se sentir en confiance pour s'engager à long terme.
Accroître la transparence à la fois en interne et en externe
Au fur et à mesure que l'équipe de Roshan dévoile des informations sur ses initiatives, elle est chargée de les diffuser à la fois à sa communauté de collecte de fonds au sens large et au reste de son personnel. Ils accomplissent cela à travers trois rapports différents.
Rapport d'analyse interne
L'équipe de Roshan compile les résultats de chacun des programmes de PoP dans un rapport distribué en interne pour son personnel. En fonction du destinataire, l'équipe de Roshan livre la version la mieux adaptée au service concerné et à ses objectifs. Elle explique,
Par exemple, la version très, très technique est applicable aux membres de notre équipe de développement qui demandent une subvention fondamentale. Une version plus simplifiée est envoyée à notre équipe marketing afin qu'ils puissent mieux parler de ces résultats. Une version intermédiaire est ce que nous pouvons partager avec nos équipes sur le terrain afin qu'elles puissent itérer sur le programme.
Rapport trimestriel sur la transparence
L'équipe lancera son premier rapport de transparence destiné au public en 2016. Ils rassembleront ce document pour l'envoyer aux supporters à la fin de chaque trimestre. Il fera le point sur les nouveaux indicateurs clés de performance de l'organisation, qui mettent moins l'accent sur les extrants (les activités et les programmes menés) que sur les résultats (les résultats réels des activités et des programmes).
Par exemple, au lieu de mettre en lumière uniquement le nombre d'écoles construites, le rapport pourrait détailler le nombre d'élèves démontrant des compétences en lecture ou en écriture.
Centre de données
Enfin, PoP prévoit de créer un hub de données sur son site Web afin que quiconque, qu'il s'agisse d'un supporter ou d'un membre du personnel, puisse accéder à toutes les statistiques d'impact de PoP en temps réel. Il s'agira d'un visuel interactif avec lequel les gens pourront jouer pour explorer par eux-mêmes les statistiques d'impact de l'organisation.
Indicateurs qui définissent une transparence réussie
Bien que ces rapports soient des éléments d'action qui augmenteront la transparence, leur création n'est pas l'objectif final de Roshan et de son équipe. Au contraire, elle s'efforce de mesurer et d'améliorer l'efficacité de ces rapports et des flux de travail de son équipe afin de rationaliser en permanence la manière dont PoP communique avec ses électeurs et son personnel.
Parce que son rôle vise à améliorer la transparence tant à l'externe qu'à l'interne, elle prête attention à deux ensembles de paramètres.
Premièrement, elle prévoit de se concentrer sur l'audience des rapports de transparence et leur nombre de téléchargements. Après tout, elle veut s'assurer que les gens accèdent à ces informations, et elle suivra éventuellement les taux de conversion depuis les téléchargements de rapports jusqu'à l'engagement du support. Roshan a également l'intention de mesurer l'efficacité de ces rapports en demandant des commentaires généraux et en évaluant la façon dont les investisseurs les reçoivent. Elle dit,
D'un point de vue plus qualitatif, nous demanderons aux gens ce qu'ils pensent de ces rapports. Nous avons maintenant quelques années de données et nous commençons à solliciter des fondations et des subventions plus importantes qu'auparavant. Une grande partie de cela n'est généralement rendue possible qu'en rendant compte de vos résultats. Donc, c'est une autre mesure du succès.
Deuxièmement, Roshan et son équipe mesureront leurs progrès en fonction de la rapidité avec laquelle ils peuvent analyser les résultats du programme, puis appliquer les changements aux programmes pour l'année scolaire suivante. L'objectif est une transparence plus rapide entre les équipes pour un impact plus efficace. Lorsque l'équipe de Roshan peut collecter plus rapidement des informations auprès de différents départements et initiatives, elle peut les consolider et les diffuser plus rapidement au reste de son personnel afin que chacun puisse prendre les mesures appropriées pour améliorer les programmes de PoP. Elle dit,
Étant donné que les informations sont collectées dans trois pays différents à différents moments, nous suivons le moment à partir duquel les informations sont introduites dans le système jusqu'au moment où un rapport d'analyse est publié. Nous essayons de raccourcir ce délai.
En suivant les progrès de son équipe parallèlement à ces indicateurs, Roshan peut continuer à améliorer ses processus et améliorer la manière dont elle apporte de la transparence à l'organisation.
L'impact de la technologie et de la transparence des données sur les PoP
La valeur du rôle de Roshan se traduit par une communication interne et externe efficace et rationalisée, et il permet à PoP d'appliquer les bons changements à leurs programmes pour un impact plus important. Rien de tout cela ne serait possible sans le bon logiciel. La raison pour laquelle le titre de Roshan inclut à la fois « transparence » et « innovation des données » est que l'organisation s'appuie sur une technologie sophistiquée pour comprendre et étendre efficacement son impact.
En donnant la priorité à leur utilisation des données pour améliorer la transparence et en créant une position autour de ce besoin, l'organisation est en mesure de quantifier et de communiquer les progrès qu'elle réalise pour résoudre le problème social plus large qui se pose.
Roshan dit,
"La technologie change la donne pour nous parce que nous prenons un problème très, très compliqué qu'est l'éducation, et essayons de simplifier toutes ces informations alors que ce n'est pas très simple du tout.
Nous sommes tenus responsables parce que nous faisons ces promesses de montrer ces informations à l'extérieur, et cela signifie que nous devons maintenant les suivre en interne. Et puis, nous devons itérer sur nos programmes avec les résultats que nous voyons.
La première étape vers une plus grande transparence
Il convient de noter qu'un directeur de la transparence et de l'innovation des données peut être un rôle plus approprié pour les organisations qui ont déjà construit des systèmes de données et comprennent comment suivre efficacement leurs informations. PoP devait également collecter quelques années de données programmatiques avant de pouvoir commencer à en faire rapport. Ils devaient suivre et regrouper les changements et les résultats explicites, et pas seulement les extrants, qui ont résulté de leurs initiatives au fil du temps afin de comprendre l'impact réel de leurs programmes.
Mais que vous soyez une start-up à but non lucratif ou une organisation de longue date, Roshan affirme que la première étape la plus importante consiste à centraliser vos informations.
Les systèmes centralisés sont la chose la plus importante. Lorsque vous avez des informations présentes dans plusieurs systèmes différents, il est vraiment difficile de les agréger toutes une fois que vous souhaitez vous lancer avec un CRM plus avancé.
Bien que vous puissiez réfléchir à la façon dont vous compilez des feuilles de calcul, le processus le plus efficace consiste à investir dans un CRM qui rassemble automatiquement vos informations, vous donne une vue globale de vos données et élimine le besoin de saisie de données et le risque d'erreur humaine. . Lorsque vous consolidez vos informations dans une base de données unique, vous pouvez rationaliser vos opérations d'une manière qui alimente votre croissance et vous positionne à l'échelle.
Et en normalisant la façon dont vous regroupez et suivez les données dans votre organisation, vous pouvez vous assurer que l'ensemble de votre personnel est sur la même longueur d'onde en leur donnant les moyens de lire, de comprendre et de communiquer correctement ces informations entre eux et avec les supporters. Cela devient particulièrement important lorsque vous avez plusieurs programmes à travers le monde, comme l'atteste Roshan.
Pour nous, c'était un énorme effort de creuser dans certains programmes ou systèmes de suivi qui étaient complètement différents pour chaque pays. C'est pourquoi nous essayons de comprendre comment parler de notre impact à l'échelle mondiale, et c'est vraiment difficile. Je dirais donc qu'un investissement initial dans un système de suivi des informations est vraiment, vraiment important.
Les problèmes auxquels les organisations à impact social s'attaquent sont souvent vastes et complexes. Des problèmes profondément enracinés comme la faim et le manque d'éducation ont une portée si vaste qu'ils recoupent de nombreux autres problèmes et facteurs. La seule façon de comprendre jusqu'où vous avancez réellement pour votre cause est de suivre l'impact global de vos initiatives, puis de diffuser ces informations dans tous les départements et dans votre communauté de collecte de fonds.
Cela nécessite des outils sophistiqués et la volonté de faire de la transparence une priorité absolue, ce qui, une fois que vous avez les ressources, peut ressembler à la création d'une position autour d'elle. Les organisations axées sur les données qui le font peuvent prendre des décisions intelligentes sur la base de faits, et non de conjectures, pour avoir un plus grand impact sur la société.