Mentre la tua organizzazione lavora per garantire supporto e rafforzare il tuo impatto, i tuoi sforzi spesso si riducono a un elemento chiave: la trasparenza. Un duplice ingrediente, la trasparenza è prevista esternamente dai donatori che cercano prove dei tuoi risultati e internamente dal tuo staff per capire al meglio come portare avanti l'impatto totale.
Le organizzazioni lungimiranti adottano misure per costruire questa duplice trasparenza. Alcuni di loro creano persino intere posizioni dei dipendenti attorno ad esso.
Pencils of Promise (PoP) è uno di questi esempi. Abbiamo parlato con Jaclene Roshan, Director of Transparency and Data innovation presso PoP, per saperne di più sul suo ruolo, su cosa comporta e sulla sua potente influenza sul successo e sull'impatto complessivi dell'organizzazione.
Il ruolo di un Direttore per la Trasparenza e l'Innovazione dei Dati
Roshan supervisiona tutte le iniziative relative alla tecnologia dei dati, all'analisi e alla trasparenza dell'organizzazione. Il suo team lavora per sviluppare sistemi di tracciamento dei dati per tutti i dipartimenti e fornisce anche report di analisi e visualizzazioni per l'impatto organizzativo di PoP. Presentano questi beni sia ai loro sostenitori che al personale interno.
In sostanza, questo ruolo è nato dall'esigenza di aggregare e monitorare tutti i dati di PoP, attraverso la raccolta fondi, il marketing, l'impatto e le operazioni, e comunicarli all'intero team e alla comunità più ampia. L'aggiunta di questa posizione ha creato maggiore trasparenza e coesione tra i dipartimenti, nonché una comunicazione onesta e aperta tra l'organizzazione ei suoi componenti.
Con un background nella gestione di database, Roshan ha sfruttato la sua esperienza per creare un team attorno all'esigenza dell'organizzazione di una maggiore distribuzione dei dati. Lei dice,
Il nostro obiettivo è davvero concentrarci sui dati e renderli trasparenti. Abbiamo visto che, soprattutto per l'impatto, avevamo bisogno di un modo per centralizzare tutte queste informazioni. Quindi abbiamo creato questo team di analisti di dati e uno sviluppatore di database back-end per rendere tutti i dati che stiamo raccogliendo più pubblici.
Quando il team di Roshan può consolidare queste informazioni e renderle più “pubbliche” non solo alla loro comunità di raccolta fondi esterna, ma al resto dello staff di PoP, ogni dipartimento può capire come il suo lavoro sta influenzando gli altri. Questa visibilità dei dati consente ai team di comunicare senza problemi tra loro, portando nel tempo maggiori risultati programmatici. Il lavoro di Roshan consente inoltre ai sostenitori di vedere questi miglioramenti, capire come l'organizzazione cerca costantemente di perfezionare ed espandere i propri risultati e sentirsi fiduciosi di impegnare il proprio sostegno a lungo termine.
Aumentare la trasparenza sia internamente che esternamente
Man mano che il team di Roshan fa emergere le informazioni sulle loro iniziative, è responsabile di farle circolare sia alla loro più ampia comunità di raccolta fondi che al resto del loro staff. Lo fanno attraverso tre diversi rapporti.
Rapporto di analisi interna
Il team di Roshan compila i risultati di ciascuno dei programmi di PoP in un report distribuito internamente per il proprio personale. A seconda del destinatario, il team di Roshan fornisce la versione più adatta al rispettivo dipartimento e ai suoi scopi. Lei spiega,
Ad esempio, la versione molto, molto tecnica è applicabile a parti del nostro team di sviluppo che richiedono una sovvenzione fondamentale. Una versione più semplificata viene inviata al nostro team di marketing in modo che possano parlare meglio di tali risultati. Una versione intermedia è ciò che possiamo condividere con i nostri team sul campo in modo che possano iterare sul programma.
Rapporto trimestrale sulla trasparenza
Il team lancerà il suo primo rapporto sulla trasparenza rivolto al pubblico nel 2016. Metterà insieme questo documento da inviare ai tifosi alla fine di ogni trimestre. Fornirà un aggiornamento sui nuovi indicatori chiave di prestazione dell'organizzazione, che si concentrano meno sugli output (le attività e sui programmi condotti) e più sui risultati (i risultati effettivi delle attività e dei programmi).
Ad esempio, invece di mettere in evidenza solo il numero di scuole costruite, il rapporto potrebbe dettagliare quanti studenti stanno dimostrando abilità nelle loro capacità di lettura o scrittura.
Hub dati
Infine, PoP prevede di creare un hub dati sul proprio sito Web in modo che chiunque, sia un sostenitore che un membro dello staff, possa accedere a tutte le statistiche sull'impatto di PoP in tempo reale. Questa sarà una visuale interattiva con cui le persone potranno giocare per esplorare autonomamente le statistiche sull'impatto dell'organizzazione.
Metriche che definiscono una trasparenza di successo
Sebbene questi rapporti siano elementi di azione che aumenteranno la trasparenza, la loro creazione non è l'obiettivo finale per Roshan e il suo team. Piuttosto, si sforza di misurare e migliorare l'efficacia di questi rapporti e dei flussi di lavoro del suo team al fine di ottimizzare continuamente il modo in cui PoP comunica con i suoi componenti e il personale.
Poiché il suo ruolo mira a migliorare la trasparenza sia esternamente che internamente, presta attenzione a due serie di parametri.
In primo luogo, intende concentrarsi sul pubblico dei rapporti sulla trasparenza e sul numero di download. Dopotutto, vuole assicurarsi che le persone accedano a queste informazioni e alla fine terrà traccia dei tassi di conversione dai download dei rapporti all'impegno del supporto. Roshan intende anche misurare l'efficacia di questi rapporti chiedendo un feedback generale e valutando come gli investitori li ricevono. Lei dice,
Da un lato più qualitativo, chiederemo alle persone cosa pensano di questi rapporti. Abbiamo alcuni anni di dati ormai e stiamo iniziando a sollecitare fondazioni e sovvenzioni più grandi di prima. Gran parte di ciò è generalmente reso possibile solo dalla segnalazione dei risultati. Quindi, questa è un'altra metrica per il successo.
In secondo luogo, Roshan e il suo team misureranno i loro progressi in base alla velocità con cui possono analizzare i risultati del programma e quindi applicare le modifiche ai programmi per l'anno scolastico successivo. L'obiettivo è una maggiore trasparenza tra i team per un impatto più efficiente. Quando il team di Roshan può raccogliere informazioni più rapidamente da diversi dipartimenti e iniziative, può consolidarle e farle circolare più velocemente al resto del personale in modo che tutti possano intraprendere le azioni appropriate per migliorare i programmi di PoP. Lei dice,
Poiché le informazioni vengono raccolte in tre diversi paesi in vari momenti, stiamo tracciando il punto da cui le informazioni vengono immesse nel sistema, fino a quando esce un rapporto di analisi. Stiamo cercando di ridurre quel lasso di tempo.
Monitorando i progressi del suo team insieme a queste metriche, Roshan può continuare a migliorare i propri processi e migliorare il modo in cui stanno portando trasparenza all'organizzazione.
L'impatto della tecnologia e della trasparenza dei dati sul PoP
Il valore del ruolo di Roshan si traduce in una comunicazione interna ed esterna efficace e snella e consente a PoP di applicare le giuste modifiche ai propri programmi per un maggiore impatto. Niente di tutto questo potrebbe essere possibile senza il software giusto. Il motivo per cui il titolo di Roshan include sia "trasparenza" che "innovazione dei dati" è che l'organizzazione sfrutta una tecnologia sofisticata per comprendere ed espandere efficacemente il proprio impatto.
Dando priorità all'uso dei dati per migliorare la trasparenza e creando una posizione attorno a questa esigenza, l'organizzazione è in grado di quantificare e comunicare i progressi che stanno facendo per risolvere il problema sociale più ampio.
Roshan dice,
“La tecnologia è un punto di svolta per noi perché stiamo affrontando una questione molto, molto complicata che è l'istruzione e cerchiamo di semplificare tutte queste informazioni quando non è affatto molto semplice.
Siamo ritenuti responsabili perché promettiamo di mostrare queste informazioni all'esterno e ciò significa che dobbiamo tracciarle internamente ora. E poi, dobbiamo ripetere i nostri programmi con i risultati che vediamo".
Il primo passo verso una maggiore trasparenza
Vale la pena notare che un Direttore per la Trasparenza e l'Innovazione dei dati può essere un ruolo più appropriato per le organizzazioni che hanno già creato sistemi di dati e capiscono come tracciare efficacemente le proprie informazioni. PoP aveva anche bisogno di raccogliere alcuni anni di dati programmatici prima di poter iniziare a segnalarli. Avevano bisogno di tracciare e aggregare cambiamenti e risultati espliciti, non solo risultati, che sono risultati dalle loro iniziative nel tempo per comprendere il vero impatto dei loro programmi.
Ma indipendentemente dal fatto che tu sia una startup no profit o un'organizzazione di lunga data, Roshan afferma che il primo passo più importante è centralizzare le tue informazioni.
I sistemi centralizzati sono la cosa più importante. Quando disponi di informazioni che risiedono in un numero di sistemi diversi, è davvero difficile alla fine aggregarle tutte una volta che vuoi iniziare a utilizzare un CRM più avanzato.
Sebbene tu possa riflettere su come compilare i fogli di calcolo, il processo più efficiente è investire in un CRM che raccolga automaticamente le tue informazioni, ti offra una visione olistica dei tuoi dati ed elimini la necessità di immissione di dati e il rischio di errore umano . Quando consolidi le tue informazioni in un unico database, puoi semplificare le tue operazioni in un modo che alimenta la tua crescita e ti consente di scalare.
E standardizzando il modo in cui aggreghi e monitori i dati all'interno dell'organizzazione, puoi assicurarti che tutto il tuo staff sia sulla stessa pagina consentendo loro di leggere, comprendere e comunicare correttamente queste informazioni sia tra loro che ai sostenitori. Questo diventa particolarmente importante quando hai più programmi in tutto il mondo, come attesta Roshan.
Per noi è stato uno sforzo enorme approfondire determinati programmi o sistemi di tracciamento completamente diversi per ogni paese. Ecco perché stiamo cercando di capire come parlare del nostro impatto su scala globale, ed è davvero difficile. Quindi direi che un investimento iniziale su un sistema di tracciamento delle informazioni è davvero molto importante.
I problemi affrontati dalle organizzazioni di impatto sociale sono spesso grandi e complessi. Problemi radicati come la fame e la mancanza di istruzione hanno una portata così ampia che si intersecano con molti altri problemi e fattori. L'unico modo per capire fino a che punto stai effettivamente spostando l'ago per la tua causa è tenere traccia dell'impatto olistico delle tue iniziative e quindi disperdere tali informazioni tra i dipartimenti e nella tua comunità di raccolta fondi.
Ciò richiede strumenti sofisticati e la volontà di fare della trasparenza una priorità assoluta, che, una volta che hai le risorse, può sembrare come creare una posizione attorno ad essa. Le organizzazioni basate sui dati che lo fanno possono prendere decisioni intelligenti sui fatti, non su congetture, per avere un maggiore impatto sulla società.