A medida que su organización trabaja para asegurar el apoyo y fortalecer su impacto, sus esfuerzos a menudo se reducen a un elemento clave: la transparencia. Un ingrediente doble, la transparencia es esperada externamente por los donantes que buscan pruebas de sus resultados, e internamente por su personal para comprender mejor cómo impulsar el impacto total.
Las organizaciones con visión de futuro toman medidas para construir esta doble transparencia. Algunos de ellos incluso crean puestos de empleados completos a su alrededor.
Pencils of Promise (PoP) es uno de esos ejemplos. Charlamos con Jaclene Roshan, Directora de Transparencia e Innovación de Datos en PoP, para obtener más información sobre su función, lo que implica y su poderosa influencia en el éxito y el impacto general de la organización.
El papel de un director de transparencia e innovación de datos
Roshan supervisa todas las iniciativas de transparencia, análisis y tecnología de datos de la organización. Su equipo trabaja para desarrollar sistemas de seguimiento de datos para todos los departamentos y también proporciona informes de análisis y visualizaciones para el impacto organizacional de PoP. Presentan estos activos tanto a sus seguidores como al personal interno.
Esencialmente, este rol nació de la necesidad de agregar y monitorear todos los datos de PoP, a través de su recaudación de fondos, marketing, impacto y operaciones, y comunicarlos a todo el equipo y a la comunidad en general. La adición de esta posición creó una mayor transparencia y cohesión entre los departamentos, así como una comunicación honesta y abierta entre la organización y sus integrantes.
Con experiencia en gestión de bases de datos, Roshan aprovechó su experiencia para formar un equipo en torno a la necesidad de la organización de una mayor distribución de datos. Ella dice,
Nuestro objetivo es realmente centrarnos en los datos y hacerlos transparentes. Vimos que, especialmente para el impacto, necesitábamos una forma de centralizar toda esa información. Así que hemos creado este equipo de analistas de datos y un desarrollador de base de datos back-end para hacer que todos los datos que recopilamos sean más públicos.
Cuando el equipo de Roshan puede consolidar esta información y hacerla más “pública” no solo para su comunidad externa de recaudación de fondos, sino también para el resto del personal de PoP, cada departamento puede comprender cómo su trabajo afecta a los demás. Esta visibilidad de los datos permite que los equipos se comuniquen entre sí sin problemas, lo que genera mejores resultados programáticos con el tiempo. El trabajo de Roshan también permite que los colaboradores vean estas mejoras, entiendan cómo la organización busca constantemente refinar y expandir sus resultados, y sentirse seguros para comprometer su apoyo a largo plazo.
Aumento de la transparencia tanto interna como externamente
A medida que el equipo de Roshan muestra información sobre sus iniciativas, son responsables de distribuirla tanto a su comunidad de recaudación de fondos más amplia como al resto de su personal. Logran esto a través de tres informes diferentes.
Informe de análisis interno
El equipo de Roshan recopila los resultados de cada uno de los programas de PoP en un informe distribuido internamente para su personal. Dependiendo del destinatario, el equipo de Roshan entrega la versión que mejor se adapta al departamento respectivo y sus propósitos. Ella explica,
Por ejemplo, la versión muy, muy técnica se aplica a partes de nuestro equipo de desarrollo que solicitan una subvención fundacional. Se envía una versión más simplificada a nuestro equipo de marketing para que puedan hablar mejor sobre esos resultados. Una versión intermedia es lo que podemos compartir con nuestros equipos en el terreno para que puedan iterar en el programa.
Informe Trimestral de Transparencia
El equipo lanzará su primer informe de transparencia de cara al público en 2016. Reunirán este documento para enviarlo a los seguidores al final de cada trimestre. Brindará una actualización sobre los nuevos indicadores clave de desempeño de la organización, que se centran menos en los productos (las actividades y los programas realizados) y más en los resultados (los resultados reales de las actividades y los programas).
Por ejemplo, en lugar de destacar solo la cantidad de escuelas construidas, el informe podría detallar cuántos estudiantes están demostrando competencia en sus habilidades de lectura o escritura.
Centro de datos
Por último, PoP planea crear un centro de datos en su sitio web para que cualquier persona, ya sea un partidario o un miembro del personal, pueda acceder a todas las estadísticas de impacto de PoP en tiempo real. Esta será una imagen interactiva con la que las personas pueden jugar para explorar las estadísticas de impacto de la organización por su cuenta.
Métricas que definen la transparencia exitosa
Si bien estos informes son elementos de acción que aumentarán la transparencia, su creación no es el objetivo final para Roshan y su equipo. Más bien, se esfuerza por medir y mejorar la efectividad de estos informes y los flujos de trabajo de su equipo para optimizar continuamente la forma en que PoP se comunica con sus integrantes y el personal.
Debido a que su función tiene como objetivo mejorar la transparencia tanto externa como internamente, presta atención a dos conjuntos de métricas.
Primero, planea centrarse en la audiencia de los informes de transparencia y su número de descargas. Después de todo, ella quiere asegurarse de que las personas accedan a esta información y, eventualmente, hará un seguimiento de las tasas de conversión desde las descargas de informes hasta la confirmación de soporte. Roshan también tiene la intención de medir la efectividad de estos informes solicitando comentarios generales y evaluando cómo los reciben los inversores. Ella dice,
Desde un punto de vista más cualitativo, le preguntaremos a la gente qué piensa de estos informes. Tenemos algunos años de datos ahora, y estamos comenzando a solicitar fundaciones y subvenciones más grandes que antes. Mucho de eso generalmente solo es posible al informar sobre sus resultados. Entonces, esa es otra métrica para el éxito.
En segundo lugar, Roshan y su equipo medirán su progreso por la rapidez con la que pueden analizar los resultados del programa y luego aplicar cambios a los programas para el siguiente año escolar. El objetivo es una transparencia más rápida entre los equipos para un impacto más eficiente. Cuando el equipo de Roshan puede recopilar información más rápidamente de diferentes departamentos e iniciativas, puede consolidarla y distribuirla más rápido al resto de su personal para que todos puedan tomar las medidas adecuadas para mejorar los programas de PoP. Ella dice,
Debido a que la información se recopila en tres países diferentes en varios momentos, estamos rastreando el punto desde el cual se ingresa la información en el sistema, hasta que sale un informe de análisis. Estamos tratando de acortar ese período de tiempo.
Al realizar un seguimiento del progreso de su equipo junto con estas métricas, Roshan puede continuar mejorando sus procesos y mejorar la forma en que brindan transparencia a la organización.
El impacto de la tecnología y la transparencia de datos en PoP
El valor del rol de Roshan se traduce en una comunicación interna y externa eficaz y optimizada, y empodera a PoP para aplicar los cambios correctos a sus programas para lograr un mayor impacto. Nada de esto sería posible sin el software adecuado. La razón por la que el título de Roshan incluye tanto "transparencia" como "innovación de datos" es que la organización aprovecha la tecnología sofisticada para comprender y expandir su impacto de manera efectiva.
Al priorizar el uso de los datos para mejorar la transparencia y crear una posición en torno a esta necesidad, la organización puede cuantificar y comunicar el progreso que está logrando para resolver el problema social más amplio que tiene entre manos.
Roshan dice,
“La tecnología cambia las reglas del juego para nosotros porque estamos tomando un tema muy, muy complicado que es la educación, y tratando de simplificar toda esa información cuando no es tan simple en absoluto.
Somos responsables porque hacemos estas promesas de mostrar esta información externamente, y eso significa que debemos rastrearla internamente ahora. Y luego, tenemos que iterar en nuestros programas con los resultados que vemos”.
El primer paso hacia una mayor transparencia
Vale la pena señalar que un Director de Transparencia e Innovación de Datos puede ser un rol más adecuado para las organizaciones que ya han creado sistemas de datos y entienden cómo rastrear su información de manera efectiva. PoP también necesitaba recopilar algunos años de datos programáticos antes de que pudieran comenzar a informar sobre ellos. Necesitaban rastrear y agregar cambios y resultados explícitos, no solo productos, que han resultado de sus iniciativas a lo largo del tiempo para comprender el verdadero impacto de sus programas.
Pero independientemente de si se trata de una organización sin fines de lucro o una organización de larga data, Roshan dice que el primer paso más importante es centralizar su información.
Los sistemas centralizados son lo más importante. Cuando tiene información viviendo en una cantidad de sistemas diferentes, es muy difícil agregarla finalmente una vez que desea ponerse en marcha con un CRM más avanzado.
Si bien puede ser cuidadoso acerca de cómo compila las hojas de cálculo, el proceso más eficiente es invertir en un CRM que reúne automáticamente su información, le brinda una visión holística de sus datos y elimina la necesidad de ingresar datos y el riesgo de error humano. . Cuando consolida su información en una sola base de datos, puede optimizar sus operaciones de una manera que impulse su crecimiento y lo posicione para escalar.
Y al estandarizar la forma en que agrega y realiza un seguimiento de los datos en toda su organización, puede asegurarse de que todo su personal esté en la misma página al permitirles leer, comprender y comunicar estos conocimientos correctamente entre ellos y con los seguidores. Esto se vuelve especialmente importante cuando tiene múltiples programas en todo el mundo, como lo atestigua Roshan.
Para nosotros fue un gran esfuerzo profundizar en ciertos programas o sistemas de seguimiento que eran completamente diferentes para cada país. Es por eso que estamos tratando de descubrir cómo hablar sobre nuestro impacto a escala global, y eso es realmente difícil. Entonces diría que una inversión inicial en un sistema de seguimiento de información es muy, muy importante.
Los problemas que abordan las organizaciones de impacto social suelen ser grandes y complejos. Los problemas profundamente arraigados como el hambre y la falta de educación tienen un alcance tan amplio que se cruzan con muchos otros problemas y factores. La única forma de comprender hasta dónde está moviendo realmente la aguja de su causa es rastrear el impacto holístico de sus iniciativas y luego dispersar esa información entre los departamentos y su comunidad de recaudación de fondos.
Esto requiere herramientas sofisticadas y la voluntad de hacer de la transparencia una prioridad máxima, lo que, una vez que tenga los recursos, puede parecer como crear una posición a su alrededor. Las organizaciones basadas en datos que lo hacen pueden tomar decisiones inteligentes en torno a los hechos, no a las conjeturas, para tener un mayor impacto en la sociedad.