Kuruluşunuz destek sağlamaya ve etkinizi güçlendirmeye çalışırken, çabalarınız genellikle tek bir kilit unsura indirgenir: şeffaflık. İki yönlü bir bileşen olan şeffaflık, sonuçlarınızın kanıtını arayan bağışçılar tarafından ve dahili olarak, toplam etkiyi nasıl ileriye taşıyacağınızı en iyi şekilde anlamak için dahili olarak şeffaflık beklenir.
İleri görüşlü kuruluşlar, bu iki yönlü şeffaflığı oluşturmak için adımlar atıyor. Hatta bazıları, çevresinde tüm çalışan pozisyonları yaratır.
Söz Kalemleri (PoP) böyle bir örnektir. PoP'de Şeffaflık ve Veri İnovasyonu Direktörü Jaclene Roshan ile rolü, bunun ne anlama geldiği ve kuruluşun genel başarısı ve etkisi üzerindeki güçlü etkisi hakkında daha fazla bilgi edinmek için sohbet ettik.
Şeffaflık ve Veri İnovasyonu Direktörünün Rolü
Roshan, kuruluşun tüm veri teknolojisi, analizi ve şeffaflık girişimlerini denetler. Ekibi, tüm departmanlar için veri takip sistemleri geliştirmek için çalışıyor ve ayrıca PoP'nin kurumsal etkisi için analiz raporları ve görselleştirmeler sağlıyor. Bu varlıkları hem destekçilerine hem de iç çalışanlarına sunarlar.
Esasen, bu rol, PoP'nin tüm verilerini (fon toplama, pazarlama, etki ve operasyonlar genelinde) toplama ve izleme ve bunu tüm ekibe ve daha geniş topluluğa iletme ihtiyacından doğmuştur. Bu pozisyonun eklenmesi, departmanlar arasında daha fazla şeffaflık ve uyumun yanı sıra kuruluş ve bileşenleri arasında dürüst ve açık iletişim sağladı.
Veritabanı yönetiminde bir geçmişe sahip olan Roshan, kuruluşun daha fazla veri dağıtımı ihtiyacı etrafında bir ekip oluşturmak için deneyiminden yararlandı. Diyor,
Amacımız gerçekten verilere odaklanmak ve onu şeffaf hale getirmek. Özellikle etki için tüm bu bilgileri merkezileştirmenin bir yoluna ihtiyacımız olduğunu gördük. Bu nedenle, topladığımız tüm verileri daha genel hale getirmek için bu veri analistleri ekibini ve bir arka uç veritabanı geliştiricisi oluşturduk.
Roshan'ın ekibi bu bilgiyi konsolide edip sadece kendi dış kaynak yaratma topluluğu için değil, PoP'nin geri kalan personeli için daha "kamuya açık" hale getirebildiğinde, her departman kendi çalışmasının diğerlerini nasıl etkilediğini anlayabilir. Verilerin bu görünürlüğü, ekiplerin birbirleriyle sorunsuz bir şekilde iletişim kurmasını sağlayarak zaman içinde daha iyi programatik sonuçlar sağlar. Roshan'ın çalışması, destekçilerin bu gelişmeleri görmelerini, organizasyonun sonuçlarını sürekli olarak nasıl iyileştirmek ve genişletmek istediğini anlamalarını ve uzun vadede desteklerini taahhüt etme konusunda kendilerini güvende hissetmelerini sağlar.
Hem Dahili hem de Harici Şeffaflığın Artırılması
Roshan'ın ekibi girişimleriyle ilgili bilgileri ortaya çıkarırken, bunları hem daha geniş bağış toplama topluluklarına hem de çalışanlarının geri kalanına dağıtmaktan sorumludurlar. Bunu üç farklı rapor aracılığıyla gerçekleştirirler.
Dahili Analiz Raporu
Roshan'ın ekibi, PoP programlarının her birinin sonuçlarını, çalışanları için dahili olarak dağıtılan bir raporda derler. Alıcıya bağlı olarak, Roshan'ın ekibi ilgili departman ve amaçları için en uygun sürümü sunar. O anlatıyor,
Örneğin, çok teknik versiyon, geliştirme ekibimizin temel hibe başvurusunda bulunan parçaları için geçerlidir. Bu sonuçlar hakkında daha iyi konuşabilmeleri için pazarlama ekibimize daha basitleştirilmiş bir sürüm gönderilir. Aradaki bir sürüm, programı yineleyebilmeleri için ekiplerimizle sahada paylaşabileceğimiz şeydir.
Üç Aylık Şeffaflık Raporu
Ekip, halka açık ilk şeffaflık raporunu 2016'da yayınlayacak. Her çeyreğin sonunda destekçilere göndermek için bu belgeyi bir araya getirecekler. Kuruluşun çıktılara (yürütülen faaliyetler ve programlar) daha az ve sonuçlara (faaliyetlerin ve programların fiili sonuçları) daha fazla odaklanan yeni temel performans göstergeleri hakkında bir güncelleme verecektir.
Örneğin, yalnızca inşa edilen okulların sayısını vurgulamak yerine, rapor kaç öğrencinin okuma veya yazma becerilerinde yeterlilik gösterdiğini ayrıntılandırabilir.
Veri Merkezi
Son olarak, PoP web sitelerinde bir veri merkezi oluşturmayı planlıyor, böylece ister destekçi ister çalışan olsun, herkes PoP'nin tüm etki istatistiklerine gerçek zamanlı olarak erişebilir. Bu, insanların kuruluşun etki istatistiklerini kendi başlarına keşfetmek için oynayabilecekleri etkileşimli bir görsel olacaktır.
Başarılı Şeffaflığı Tanımlayan Metrikler
Bu raporlar şeffaflığı artıracak eylem öğeleri olsa da, bunların oluşturulması Roshan ve ekibinin nihai hedefi değildir. Bunun yerine, PoP'nin bileşenleri ve personeli ile iletişim kurma şeklini sürekli olarak düzene sokmak için bu raporların ve ekibinin iş akışlarının etkinliğini ölçmeye ve iyileştirmeye çalışır.
Rolü hem harici hem de dahili olarak şeffaflığı artırmayı amaçladığından, iki metriğe dikkat ediyor.
İlk olarak, şeffaflık raporlarının görüntülenmesine ve indirilme sayılarına odaklanmayı planlıyor. Sonuçta, insanların bu bilgilere eriştiğinden emin olmak istiyor ve sonunda rapor indirmelerinden taahhütte bulunmaya kadar dönüşüm oranlarını izleyecek. Roshan ayrıca, genel geri bildirim isteyerek ve yatırımcıların bunları nasıl aldığını ölçerek bu raporların etkinliğini ölçmeyi amaçlıyor. Diyor,
Daha niteliksel bir açıdan, insanlara bu raporlar hakkında ne düşündüklerini soracağız. Şimdi elimizde birkaç yıllık veri var ve vakıflar ve eskisinden daha büyük hibeler talep etmeye başlıyoruz. Bunların çoğu genellikle yalnızca sonuçlarınızı bildirerek mümkün olur. Yani, bu başarı için başka bir ölçü.
İkincisi, Roshan ve ekibi ilerlemelerini program sonuçlarını ne kadar hızlı analiz edebildiklerine ve ardından sonraki öğretim yılı için programlara değişiklikleri uygulayabileceklerine göre ölçecekler. Amaç, daha verimli etki için ekipler arasında daha hızlı şeffaflık sağlamaktır. Roshan'ın ekibi, farklı departmanlardan ve girişimlerden daha hızlı bilgi toplayabildiğinde, bu bilgileri konsolide edebilir ve personelinin geri kalanına daha hızlı dağıtabilir, böylece herkes PoP programlarını iyileştirmek için uygun eylemi gerçekleştirebilir. Diyor,
Bilgiler üç farklı ülkede farklı zamanlarda toplandığından, bilgilerin sisteme girdiği noktadan analiz raporunun çıktığı ana kadar takip ediyoruz. Bu süreyi kısaltmaya çalışıyoruz.
Roshan, ekibinin ilerlemesini bu metriklerle birlikte izleyerek, süreçlerini iyileştirmeye ve kuruluşa şeffaflık getirme şeklini iyileştirmeye devam edebilir.
Teknoloji ve Veri Şeffaflığının PoP Üzerindeki Etkisi
Roshan'ın rolünün değeri, etkili, akıcı iç ve dış iletişime dönüşür ve PoP'yi daha büyük etki için programlarına doğru değişiklikleri uygulama konusunda güçlendirir. Doğru yazılım olmadan bunların hiçbiri mümkün olamazdı. Roshan'ın unvanının hem “şeffaflık” hem de “veri yeniliği”ni içermesinin nedeni, kuruluşun etkilerini etkili bir şekilde anlamak ve genişletmek için gelişmiş teknolojiden yararlanmasıdır.
Şeffaflığı artırmak için veri kullanımlarına öncelik vererek ve bu ihtiyaç etrafında bir konum oluşturarak kuruluş, eldeki daha büyük sosyal sorunu çözmeye yönelik kaydettikleri ilerlemeyi ölçebilir ve iletebilir .
Roşan diyor ki,
“Teknoloji bizim için ezber bozan bir şey çünkü çok, çok karmaşık bir konuyu ele alıyoruz, yani eğitim ve hiç de basit olmadığı halde tüm bu bilgileri basitleştirmeye çalışıyoruz.
Sorumlu tutuluyoruz çünkü bu bilgileri harici olarak göstermek için bu sözleri veriyoruz ve bu, şimdi dahili olarak izlememiz gerektiği anlamına geliyor. Ardından, gördüğümüz sonuçlarla programlarımızı yinelemeliyiz.”
Daha Fazla Şeffaflığa İlk Adım
Bir Şeffaflık ve Veri İnovasyonu Direktörünün, halihazırda veri sistemleri kurmuş ve bilgilerinin nasıl etkin bir şekilde izleneceğini anlayan kuruluşlar için daha uygun bir rol olabileceğini belirtmekte fayda var. PoP'nin ayrıca raporlamaya başlamadan önce birkaç yıllık programatik veri toplaması gerekiyordu. Programlarının gerçek etkisini anlamak için, sadece çıktıları değil, zaman içinde kendi girişimlerinden kaynaklanan açık değişiklikleri ve sonuçları izlemeleri ve toplamaları gerekiyordu.
Ancak ister kâr amacı gütmeyen bir kuruluş olun ister uzun süredir devam eden bir kuruluş olun, Roshan en önemli ilk adımın bilgilerinizi merkezileştirmek olduğunu söylüyor.
Merkezi sistemler en önemli şeydir. Bir dizi farklı sistemde yaşayan bilgilere sahip olduğunuzda, daha gelişmiş bir CRM ile ayağa kalkıp ilerlemek istediğinizde sonunda hepsini bir araya getirmek gerçekten zor.
Elektronik tabloları nasıl derleyeceğiniz konusunda dikkatli olsanız da en verimli süreç, bilgilerinizi otomatik olarak bir araya getiren, size verilerinizin bütünsel bir görünümünü sunan ve veri girişi ihtiyacını ve insan hatası riskini ortadan kaldıran bir CRM'ye yatırım yapmaktır. . Bilgilerinizi tek bir veritabanında birleştirdiğinizde, büyümenizi güçlendirecek ve sizi ölçeklendirmek için konumlandıracak şekilde operasyonlarınızı düzenleyebilirsiniz.
Kuruluşunuz genelinde verileri toplama ve izleme şeklinizi standartlaştırarak, bu bilgileri okuma, anlama ve hem birbirlerine hem de destekçilere doğru bir şekilde iletmelerini sağlayarak tüm personelinizin aynı sayfada olmasını sağlayabilirsiniz. Roshan'ın da onayladığı gibi, dünya çapında birden fazla programınız olduğunda bu özellikle önemli hale gelir.
Bizim için, her ülke için tamamen farklı olan belirli programları veya izleme sistemlerini araştırmak büyük bir çabaydı. Bu yüzden küresel ölçekte etkimiz hakkında nasıl konuşacağımızı bulmaya çalışıyoruz ve bu gerçekten zor. Bu yüzden, bir bilgi takip sistemine yapılacak ön yatırımın gerçekten çok önemli olduğunu söyleyebilirim.
Sosyal etki kuruluşlarının ele aldığı sorunlar genellikle büyük ve karmaşıktır. Açlık ve eğitim eksikliği gibi köklü sorunlar, kapsam olarak o kadar geniştir ki, diğer birçok konu ve faktörle kesişir. Amacınız için gerçekten ne kadar ileri gittiğinizi anlamanın tek yolu, girişimlerinizin bütünsel etkisini takip etmek ve ardından bu bilgiyi departmanlara ve bağış toplama topluluğunuza dağıtmaktır.
Bu, gelişmiş araçlar ve şeffaflığı birinci öncelik haline getirme isteğini gerektirir; bu, kaynaklara sahip olduğunuzda, onun etrafında bir konum oluşturmak gibi görünebilir. Bunu yapan veriye dayalı kuruluşlar, toplum üzerinde daha büyük bir etki yaratmak için varsayımlar yerine gerçekler etrafında akıllı kararlar alabilir.