当您的组织努力获得支持并加强您的影响力时，您的努力通常归结为一个关键要素：透明度。 一个双重因素，即寻求结果证明的捐赠者在外部和内部的工作人员都期望透明度，以最好地了解如何推动总体影响。
有远见的组织采取措施建立这种两管齐下的透明度。 他们中的一些人甚至围绕它创建了整个员工职位。
承诺铅笔 (PoP) 就是这样一个例子。 我们与 PoP 的透明度和数据创新总监 Jaclene Roshan 进行了交谈，以了解更多关于她的角色、它的含义以及它对组织整体成功和影响的强大影响。
透明度和数据创新总监的角色
Roshan 负责监督该组织的所有数据技术、分析和透明度计划。 她的团队致力于为所有部门开发数据跟踪系统，他们还为 PoP 的组织影响提供分析报告和可视化。 他们将这些资产展示给他们的支持者和内部员工。
从本质上讲，这个角色的诞生是因为需要汇总和监控 PoP 的所有数据——包括其筹款、营销、影响和运营——并将其传达给整个团队和更广泛的社区。 这一职位的增加提高了部门之间的透明度和凝聚力，以及组织与其成员之间的诚实和开放的沟通。
Roshan 拥有数据库管理背景，利用她的经验围绕组织对更大数据分发的需求建立了一个团队。 她说，
我们的目标是真正关注数据并使其透明化。 我们看到，尤其是在影响方面，我们需要一种方法来集中所有这些信息。 因此，我们建立了这个数据分析师团队和一个后端数据库开发人员，以使我们收集的所有数据更加公开。
当 Roshan 的团队能够整合这些信息并使其更加“公开”时，不仅对他们的外部筹款社区，而且对 PoP 的其他员工，每个部门都可以了解其工作如何影响其他部门。 这种数据的可见性使团队能够无缝地相互沟通，随着时间的推移推动更大的程序化结果。 Roshan 的工作还使支持者能够看到这些改进，了解该组织如何不断寻求改进和扩大其成果，并有信心长期提供支持。
提高内部和外部的透明度
当 Roshan 的团队公开有关其计划的信息时，他们负责将其传播给更广泛的筹款社区和其他员工。 他们通过三种不同的报告来实现这一点。
内部分析报告
Roshan 的团队将每个 PoP 程序的结果汇编成一份内部分发的报告，供其员工使用。 根据收件人的不同，Roshan 的团队会提供最适合各自部门及其用途的版本。 她解释说，
例如，非常非常技术性的版本适用于我们的开发团队正在申请基础资助的部分。 更简化的版本会发送给我们的营销团队，以便他们更好地讨论这些结果。 中间版本是我们可以与实地团队共享的版本，以便他们可以对程序进行迭代。
季度透明度报告
该团队将在 2016 年发布他们的第一份面向公众的透明度报告。他们将汇编这份文件，并在每个季度末发送给支持者。 它将更新组织的新关键绩效指标，这些指标较少关注产出（开展的活动和计划），而更多关注结果（活动和计划的实际结果）。
例如，该报告可能会详细说明有多少学生在阅读或写作技能方面表现出熟练程度，而不是只关注已建成的学校数量。
数据中心
最后，PoP 计划在他们的网站上创建一个数据中心，以便任何人，无论是支持者还是工作人员，都可以实时访问所有 PoP 的影响统计数据。 这将是一种交互式视觉效果，人们可以使用它来自行探索组织的影响统计数据。
定义成功透明度的指标
虽然这些报告是提高透明度的行动项目，但创建它们并不是 Roshan 和她的团队的最终目标。 相反，她努力衡量和改进这些报告及其团队工作流程的有效性，以不断简化 PoP 与其选民和员工的沟通方式。
因为她的角色旨在提高外部和内部的透明度，所以她关注两组指标。
首先，她计划关注透明度报告的收视率及其下载量。 毕竟，她想确保人们正在访问这些信息，并且她最终将跟踪从报告下载到提交支持的转化率。 Roshan 还打算通过征求一般反馈和衡量投资者如何接收这些报告来衡量这些报告的有效性。 她说，
在更定性的方面，我们将询问人们他们对这些报告的看法。 我们现在有几年的数据，我们开始募集基金会和比以前更大的赠款。 其中很多通常只能通过报告您的结果来实现。 所以，这是衡量成功的另一个指标。
其次，Roshan 和她的团队将通过分析项目成果的速度来衡量他们的进步，然后将更改应用于下一学年的项目。 目标是提高团队之间的透明度，以产生更有效的影响。 当 Roshan 的团队能够更迅速地从不同部门和计划收集信息时，他们可以将信息整合并更快地传递给其他员工，以便每个人都可以采取适当的行动来改进 PoP 的计划。 她说，
由于信息是在三个不同国家的不同时间点收集的，因此我们正在跟踪信息从输入系统的时间点到分析报告出来的时间点。 我们正在努力缩短这段时间。
通过跟踪她的团队的进展以及这些指标，Roshan 可以继续改进他们的流程并改进他们为组织带来透明度的方式。
技术和数据透明度对 PoP 的影响
Roshan 角色的价值转化为有效、简化的内部和外部沟通，它使 PoP 能够对其计划进行正确的更改以产生更大的影响。 如果没有合适的软件，这一切都不可能实现。 Roshan 的标题同时包含“透明度”和“数据创新”的原因是该组织利用复杂的技术来有效地理解和扩大其影响。
通过优先使用数据来提高透明度——并围绕这一需求建立立场——组织能够量化和传达他们在解决手头更大的社会问题方面所取得的进展。
肉山说，
“对我们来说，技术改变了游戏规则，因为我们正在处理一个非常非常复杂的问题，那就是教育，并试图在根本不简单的情况下简化所有这些信息。
我们要承担责任，因为我们做出这些承诺会在外部展示这些信息，这意味着我们现在必须在内部跟踪它。 然后，我们必须用我们看到的结果来迭代我们的程序。”
提高透明度的第一步
值得注意的是，对于已经构建了数据系统并了解如何有效跟踪其信息的组织来说，透明度和数据创新总监可能是一个更合适的角色。 PoP 还需要收集几年的程序化数据，然后才能开始报告。 他们需要跟踪和汇总明确的变化和结果，而不仅仅是产出，这些变化和结果是他们的举措随着时间的推移而产生的，以便了解他们的项目的真正影响。
但无论您是初创的非营利组织还是长期存在的组织，Roshan 都表示，最重要的第一步是集中您的信息。
集中式系统是最重要的。 当您的信息存在于多个不同的系统中时，一旦您想要使用更先进的 CRM 并最终汇总所有这些信息，真的很困难。
虽然您可以考虑如何编译电子表格，但最有效的流程是投资 CRM，它可以自动将您的信息汇总在一起，为您提供数据的整体视图，并消除数据输入的需要和人为错误的风险. 当您将信息整合到单个数据库中时，您可以简化您的运营，从而推动您的增长并让您实现规模化。
通过标准化您在整个组织中汇总和跟踪数据的方式，您可以确保您的所有员工都在同一页面上，让他们能够正确地阅读、理解并与彼此和支持者交流这些见解。 正如 Roshan 所证明的，当您在世界各地拥有多个程序时，这一点变得尤为重要。
对我们来说，深入研究每个国家完全不同的某些程序或跟踪系统是一项巨大的努力。 这就是为什么我们试图弄清楚如何谈论我们在全球范围内的影响，这真的很难。 所以我想说，对信息跟踪系统的前期投资非常非常重要。
社会影响组织解决的问题通常是巨大而复杂的。 饥饿和缺乏教育等根深蒂固的问题范围如此广泛，以至于它们与许多其他问题和因素交织在一起。 了解您实际为您的事业取得多大进展的唯一方法是跟踪您的倡议的整体影响，然后将这些信息分散到各个部门和您的筹款社区。
这需要复杂的工具和将透明度作为重中之重的意愿——一旦你拥有资源，就可以围绕它建立一个立场。 这样做的数据驱动型组织可以围绕事实做出明智的决策——而不是猜测——从而对社会产生更大的影响。