Ponieważ Twoja organizacja pracuje nad zapewnieniem wsparcia i wzmocnieniem Twojego wpływu, Twoje wysiłki często sprowadzają się do jednego kluczowego elementu: przejrzystości. Przejrzystość jest dwojaka – zewnętrznie oczekują darczyńcy, którzy szukają dowodów na twoje wyniki, oraz wewnętrznie od twoich pracowników, aby jak najlepiej zrozumieć, jak osiągnąć całkowity wpływ.
Organizacje myślące przyszłościowo podejmują kroki w celu zbudowania tej dwutorowej przejrzystości. Niektóre z nich tworzą wokół niego nawet całe stanowiska pracownicze.
Jednym z przykładów jest Pencils of Promise (PoP). Rozmawialiśmy z Jaclene Roshan, dyrektorką ds. innowacji w zakresie przejrzystości i danych w PoP, aby dowiedzieć się więcej o jej roli, jej znaczeniu i ogromnym wpływie na ogólny sukces i wpływ organizacji.
Rola dyrektora ds. przejrzystości i innowacji danych
Roshan nadzoruje wszystkie inicjatywy związane z technologią danych, analizą i przejrzystością w organizacji. Jej zespół pracuje nad rozwojem systemów śledzenia danych dla wszystkich działów, a także zapewnia raportowanie analiz i wizualizacje dla wpływu organizacyjnego PoP. Prezentują te atuty zarówno swoim zwolennikom, jak i personelowi wewnętrznemu.
Zasadniczo ta rola zrodziła się z potrzeby agregowania i monitorowania wszystkich danych PoP — w zakresie pozyskiwania funduszy, marketingu, wpływu i operacji — oraz przekazywania ich z powrotem całemu zespołowi i szerszej społeczności. Dodanie tego stanowiska zapewniło większą przejrzystość i spójność między działami, a także uczciwą i otwartą komunikację między organizacją a jej członkami.
Z doświadczeniem w zarządzaniu bazami danych Roshan wykorzystała swoje doświadczenie, aby zbudować zespół wokół potrzeb organizacji w zakresie większej dystrybucji danych. Ona mówi,
Naszym celem jest naprawdę skupienie się na danych i uczynienie ich przejrzystymi. Widzieliśmy, że szczególnie w przypadku wpływu potrzebowaliśmy sposobu na scentralizowanie wszystkich tych informacji. Dlatego stworzyliśmy zespół analityków danych i programistę zaplecza baz danych, aby wszystkie gromadzone przez nas dane były bardziej publiczne.
Kiedy zespół Roshana może skonsolidować te informacje i uczynić je bardziej „publicznymi” nie tylko dla swojej zewnętrznej społeczności zajmującej się zbieraniem funduszy, ale także dla reszty personelu PoP, każdy dział może zrozumieć, jak jego praca wpływa na inne. Taka widoczność danych pozwala zespołom na bezproblemową komunikację między sobą, co z biegiem czasu zapewnia lepsze wyniki programistyczne. Praca Roshana umożliwia również wspierającym zobaczenie tych ulepszeń, zrozumienie, w jaki sposób organizacja stale dąży do udoskonalania i rozszerzania swoich wyników, oraz daje poczucie pewności, że angażuje się w długoterminowe wsparcie.
Zwiększanie przejrzystości zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie
Gdy zespół Roshana ujawnia informacje dotyczące swoich inicjatyw, jest odpowiedzialny za rozpowszechnianie ich zarówno wśród szerszej społeczności zbierającej fundusze, jak i reszcie personelu. Osiągają to dzięki trzem różnym raportom.
Raport z analizy wewnętrznej
Zespół Roshana zestawia wyniki z każdego programu PoP w wewnętrznie rozproszony raport dla swoich pracowników. W zależności od odbiorcy, zespół Roshana dostarcza wersję najlepiej dopasowaną do danego działu i jego celów. Ona tłumaczy,
Na przykład bardzo, bardzo techniczna wersja ma zastosowanie do części naszego zespołu programistów, którzy ubiegają się o grant fundacyjny. Uproszczona wersja jest wysyłana do naszego zespołu marketingowego, aby mogli lepiej porozmawiać o tych wynikach. Wersja pośrednia jest tym, co możemy udostępnić naszym zespołom w terenie, aby mogły iterować po programie.
Kwartalny raport przejrzystości
Zespół opublikuje swój pierwszy jawny raport przejrzystości w 2016 roku. Zbierze ten dokument, który będzie wysyłany do kibiców pod koniec każdego kwartału. Będzie on zawierał aktualizację nowych kluczowych wskaźników wydajności organizacji, które skupiają się mniej na produktach (przeprowadzonych działaniach i programach), a bardziej na wynikach (rzeczywistych wynikach działań i programów).
Na przykład zamiast skupiać się tylko na liczbie wybudowanych szkół, raport może wyszczególniać, ilu uczniów wykazuje biegłość w czytaniu lub pisaniu.
Centrum danych
Wreszcie, PoP planuje stworzyć centrum danych na swojej stronie internetowej, aby każdy, czy to wspierający, czy członek personelu, mógł uzyskać dostęp do wszystkich statystyk wpływu PoP w czasie rzeczywistym. Będzie to interaktywna wizualizacja, którą ludzie będą mogli bawić się, aby samodzielnie zbadać statystyki wpływu organizacji.
Wskaźniki, które definiują skuteczną przejrzystość
Chociaż te raporty są działaniami, które zwiększą przejrzystość, ich tworzenie nie jest ostatecznym celem Roshan i jej zespołu. Zamiast tego stara się mierzyć i poprawiać skuteczność tych raportów i przepływów pracy swojego zespołu, aby stale usprawniać sposób, w jaki PoP komunikuje się z jego elementami składowymi i personelem.
Ponieważ jej rola ma na celu zwiększenie przejrzystości zarówno zewnętrznej, jak i wewnętrznej, zwraca uwagę na dwa zestawy wskaźników.
Najpierw planuje skupić się na oglądalności raportów przejrzystości i ich liczbie pobrań. W końcu chce mieć pewność, że ludzie mają dostęp do tych informacji, i ostatecznie będzie śledzić współczynniki konwersji od pobrania raportu do udzielenia wsparcia. Roshan zamierza również mierzyć skuteczność tych raportów, prosząc o ogólną informację zwrotną i oceniając, jak inwestorzy je odbierają. Ona mówi,
Z bardziej jakościowej strony zapytamy ludzi, co myślą o tych raportach. Mamy już kilka lat danych i zaczynamy zabiegać o fundacje i większe niż dotychczas granty. Wiele z tego jest generalnie możliwe tylko dzięki raportowaniu wyników. To kolejny miernik sukcesu.
Po drugie, Roshan i jej zespół będą mierzyć swoje postępy na podstawie tego, jak szybko mogą analizować wyniki programu, a następnie wprowadzać zmiany w programach na kolejny rok szkolny. Celem jest szybsza przejrzystość między zespołami dla bardziej efektywnego oddziaływania. Kiedy zespół Roshana może szybciej zbierać informacje z różnych działów i inicjatyw, może je skonsolidować i szybciej przekazywać pozostałym pracownikom, aby każdy mógł podjąć odpowiednie działania w celu ulepszenia programów PoP. Ona mówi,
Ponieważ informacje są gromadzone w trzech różnych krajach w różnym czasie, śledzimy moment, od którego informacje trafiają do systemu, do momentu, w którym pojawia się raport z analizy. Staramy się skrócić ten czas.
Śledząc postępy swojego zespołu wraz z tymi wskaźnikami, Roshan może nadal ulepszać swoje procesy i poprawiać sposób, w jaki zapewniają przejrzystość organizacji.
Wpływ technologii i przejrzystości danych na PoP
Wartość roli Roshana przekłada się na skuteczną, usprawnioną komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, a także umożliwia PoP wprowadzenie odpowiednich zmian w swoich programach w celu uzyskania większego wpływu. Nic z tego nie byłoby możliwe bez odpowiedniego oprogramowania. Powodem, dla którego tytuł Roshana obejmuje zarówno „przejrzystość”, jak i „innowację danych”, jest to, że organizacja wykorzystuje zaawansowaną technologię, aby skutecznie zrozumieć i rozszerzyć ich wpływ.
Poprzez nadanie priorytetu wykorzystaniu danych w celu poprawy przejrzystości — i stworzeniu pozycji wokół tej potrzeby — organizacja jest w stanie określić ilościowo i komunikować postęp , jaki robi w celu rozwiązania większego problemu społecznego.
Roshan mówi:
„Technologia zmienia dla nas zasady gry, ponieważ bierzemy bardzo, bardzo skomplikowany problem, jakim jest edukacja, i staramy się uprościć wszystkie te informacje, które wcale nie są bardzo proste.
Ponosimy odpowiedzialność, ponieważ składamy te obietnice, aby pokazać te informacje na zewnątrz, a to oznacza, że musimy teraz śledzić je wewnętrznie. A potem musimy iterować nasze programy z wynikami, które widzimy”.
Pierwszy krok do większej przejrzystości
Warto zauważyć, że dyrektor ds. przejrzystości i innowacji danych może być bardziej odpowiednią rolą dla organizacji, które już zbudowały systemy danych i rozumieją, jak skutecznie śledzić swoje informacje. PoP musiał również zebrać kilka lat danych programistycznych, zanim będą mogli zacząć tworzyć raporty na ich temat. Musieli śledzić i agregować wyraźne zmiany i wyniki, a nie tylko produkty, które z biegiem czasu wynikały z ich inicjatyw, aby zrozumieć prawdziwy wpływ ich programów.
Ale niezależnie od tego, czy jesteś startupową organizacją non-profit, czy długoletnią organizacją, Roshan mówi, że najważniejszym pierwszym krokiem jest scentralizowanie informacji.
Najważniejsze są systemy scentralizowane. Kiedy masz informacje znajdujące się w wielu różnych systemach, naprawdę trudno jest je ostatecznie zagregować, gdy chcesz zacząć korzystać z bardziej zaawansowanego CRM.
Chociaż możesz dobrze przemyśleć sposób kompilowania arkuszy kalkulacyjnych, najbardziej wydajnym procesem jest zainwestowanie w CRM, który automatycznie gromadzi informacje, zapewnia całościowy wgląd w dane i eliminuje potrzebę wprowadzania danych oraz ryzyko błędu ludzkiego. . Konsolidując informacje w jednej bazie danych, możesz usprawnić swoje operacje w sposób, który wspomaga rozwój i umożliwia skalowanie.
A standaryzując sposób agregowania i śledzenia danych w całej organizacji, możesz upewnić się, że cały personel jest na tej samej stronie, umożliwiając im czytanie, rozumienie i prawidłowe przekazywanie tych spostrzeżeń zarówno sobie nawzajem, jak i wspierającym. Staje się to szczególnie ważne, gdy masz wiele programów na całym świecie, jak potwierdza Roshan.
Dla nas było to ogromny wysiłek, aby zagłębić się w pewne programy lub systemy śledzenia, które były zupełnie inne dla każdego kraju. Dlatego staramy się wymyślić, jak mówić o naszym wpływie na skalę globalną, a to jest naprawdę trudne. Powiedziałbym więc, że wstępna inwestycja w system śledzenia informacji jest naprawdę ważna.
Problemy, którymi zajmują się organizacje zajmujące się wpływem społecznym, są często duże i złożone. Głęboko zakorzenione kwestie, takie jak głód i brak edukacji, mają tak szeroki zakres, że krzyżują się z wieloma innymi problemami i czynnikami. Jedynym sposobem, aby zrozumieć, jak daleko faktycznie posuwasz się w kierunku swojej sprawy, jest śledzenie całościowego wpływu twoich inicjatyw, a następnie rozproszenie tych informacji między działami i społecznością zajmującą się zbieraniem funduszy.
Wymaga to wyrafinowanych narzędzi i chęci uczynienia przejrzystości najwyższym priorytetem – co, gdy masz zasoby, może wyglądać na tworzenie pozycji wokół nich. Organizacje oparte na danych, które to robią, mogą podejmować mądre decyzje na podstawie faktów — a nie domysłów — aby wywrzeć większy wpływ na społeczeństwo.