À medida que sua organização trabalha para garantir suporte e fortalecer seu impacto, seus esforços geralmente se resumem a um elemento-chave: transparência. Um ingrediente duplo, a transparência é esperada externamente por doadores que buscam provas de seus resultados e internamente por sua equipe para entender melhor como impulsionar o impacto total.
Organizações com visão de futuro tomam medidas para construir essa transparência em duas frentes. Alguns deles até criam cargos de funcionários inteiros em torno disso.
Pencils of Promise (PoP) é um exemplo. Conversamos com Jaclene Roshan, Diretora de Transparência e Inovação de Dados da PoP, para saber mais sobre sua função, o que ela implica e sua poderosa influência no sucesso e impacto geral da organização.
O Papel de um Diretor de Transparência e Inovação de Dados
Roshan supervisiona todas as iniciativas de tecnologia, análise e transparência de dados da organização. Sua equipe trabalha para desenvolver sistemas de rastreamento de dados para todos os departamentos e também fornece relatórios de análise e visualizações para o impacto organizacional do PoP. Eles apresentam esses ativos tanto para seus apoiadores quanto para a equipe interna.
Essencialmente, essa função nasceu da necessidade de agregar e monitorar todos os dados do PoP – em sua captação de recursos, marketing, impacto e operações – e comunicá-los a toda a equipe e à comunidade em geral. A adição desse cargo gerou maior transparência e coesão entre os departamentos, além de uma comunicação honesta e aberta entre a organização e seus constituintes.
Com experiência em gerenciamento de banco de dados, Roshan aproveitou sua experiência para formar uma equipe em torno da necessidade da organização de maior distribuição de dados. Ela diz,
Nosso objetivo é realmente focar nos dados e torná-los transparentes. Vimos que, principalmente para impacto, precisávamos de uma forma de centralizar todas essas informações. Por isso, construímos essa equipe de analistas de dados e um desenvolvedor de banco de dados de back-end para tornar todos os dados que estamos coletando mais públicos.
Quando a equipe de Roshan pode consolidar essas informações e torná-las mais “públicas” não apenas para sua comunidade externa de captação de recursos, mas para o restante da equipe do PoP, cada departamento pode entender como seu trabalho está afetando os outros. Essa visibilidade dos dados permite que as equipes se comuniquem perfeitamente, gerando melhores resultados programáticos ao longo do tempo. O trabalho de Roshan também permite que os apoiadores vejam essas melhorias, entendam como a organização busca constantemente refinar e expandir seus resultados e se sintam confiantes para comprometer seu apoio a longo prazo.
Aumentando a transparência interna e externamente
À medida que a equipe de Roshan apresenta informações sobre suas iniciativas, eles são responsáveis por circulá-las tanto para a comunidade de captação de recursos mais ampla quanto para o restante de sua equipe. Eles fazem isso por meio de três relatórios diferentes.
Relatório de Análise Interna
A equipe de Roshan compila os resultados de cada um dos programas do PoP em um relatório distribuído internamente para sua equipe. Dependendo do destinatário, a equipe de Roshan entrega a versão mais adequada para o respectivo departamento e suas finalidades. Ela explica,
Por exemplo, a versão muito, muito técnica é aplicável a partes de nossa equipe de desenvolvimento que estão solicitando uma concessão básica. Uma versão mais simplificada é enviada à nossa equipe de marketing para que eles possam falar melhor sobre esses resultados. Uma versão intermediária é o que podemos compartilhar com nossas equipes em campo para que possam iterar no programa.
Relatório de Transparência Trimestral
A equipe lançará seu primeiro relatório de transparência público em 2016. Eles montarão este documento para enviar aos apoiadores no final de cada trimestre. Ele fornecerá uma atualização sobre os novos indicadores-chave de desempenho da organização, que se concentram menos nos produtos (as atividades e programas realizados) e mais nos resultados (os resultados reais das atividades e programas).
Por exemplo, em vez de destacar apenas o número de escolas construídas, o relatório pode detalhar quantos alunos estão demonstrando proficiência em suas habilidades de leitura ou escrita.
Centro de dados
Por fim, o PoP planeja criar um hub de dados em seu site para que qualquer pessoa, seja um apoiador ou membro da equipe, possa acessar todas as estatísticas de impacto do PoP em tempo real. Este será um visual interativo com o qual as pessoas podem brincar para explorar as estatísticas de impacto da organização por conta própria.
Métricas que definem a transparência de sucesso
Embora esses relatórios sejam itens de ação que aumentarão a transparência, sua criação não é o objetivo final de Roshan e sua equipe. Em vez disso, ela se esforça para medir e melhorar a eficácia desses relatórios e os fluxos de trabalho de sua equipe para otimizar continuamente a maneira como o PoP se comunica com seus constituintes e funcionários.
Como sua função visa aumentar a transparência tanto externa quanto internamente, ela presta atenção a dois conjuntos de métricas.
Primeiro, ela planeja se concentrar na visualização dos relatórios de transparência e no número de downloads. Afinal, ela quer ter certeza de que as pessoas estão acessando essas informações e, eventualmente, ela acompanhará as taxas de conversão de downloads de relatórios até o comprometimento do suporte. Roshan também pretende medir a eficácia desses relatórios solicitando feedback geral e avaliando como os investidores os recebem. Ela diz,
De um lado mais qualitativo, perguntaremos às pessoas o que elas acham desses relatórios. Temos alguns anos de dados agora e estamos começando a solicitar fundações e doações maiores do que antes. Muito disso geralmente só é possível relatando seus resultados. Então, essa é outra métrica para o sucesso.
Em segundo lugar, Roshan e sua equipe medirão seu progresso pela rapidez com que podem analisar os resultados do programa e, em seguida, aplicar as mudanças nos programas para o ano letivo seguinte. O objetivo é uma transparência mais rápida entre as equipes para um impacto mais eficiente. Quando a equipe de Roshan pode coletar informações mais rapidamente de diferentes departamentos e iniciativas, eles podem consolidá-las e divulgá-las mais rapidamente para o restante de sua equipe para que todos possam tomar as medidas apropriadas para melhorar os programas do PoP. Ela diz,
Como as informações são coletadas em três países diferentes em vários momentos, estamos rastreando o ponto a partir do qual as informações são colocadas no sistema, até quando um relatório de análise sai. Estamos tentando encurtar esse período de tempo.
Ao acompanhar o progresso de sua equipe juntamente com essas métricas, Roshan pode continuar aprimorando seus processos e melhorando a maneira como estão trazendo transparência para a organização.
O Impacto da Tecnologia e Transparência de Dados no PoP
O valor da função de Roshan se traduz em comunicação interna e externa eficaz e simplificada, e capacita o PoP a aplicar as mudanças certas em seus programas para maior impacto. Nada disso seria possível sem o software certo. A razão pela qual o título de Roshan inclui tanto “transparência” quanto “inovação de dados” é que a organização utiliza tecnologia sofisticada para compreender e expandir efetivamente seu impacto.
Ao priorizar o uso de dados para melhorar a transparência – e criar uma posição em torno dessa necessidade – a organização é capaz de quantificar e comunicar o progresso que está fazendo para resolver o problema social maior em questão.
Roshan diz,
“A tecnologia é um divisor de águas para nós porque estamos pegando uma questão muito, muito complicada que é a educação e tentando simplificar todas essas informações quando não são muito simples.
Somos responsabilizados porque fazemos essas promessas de mostrar essas informações externamente, e isso significa que devemos rastreá-las internamente agora. E então, temos que iterar em nossos programas com os resultados que vemos.”
O primeiro passo para uma maior transparência
Vale a pena notar que um Diretor de Transparência e Inovação de Dados pode ser uma função mais adequada para organizações que já construíram sistemas de dados e entendem como rastrear suas informações com eficiência. O PoP também precisava coletar alguns anos de dados programáticos antes que pudessem começar a reportá-los. Eles precisavam rastrear e agregar mudanças e resultados explícitos, não apenas produtos, que resultaram de suas iniciativas ao longo do tempo para entender o verdadeiro impacto de seus programas.
Mas, independentemente de você ser uma startup sem fins lucrativos ou uma organização de longa data, Roshan diz que o primeiro passo mais importante é centralizar suas informações.
Os sistemas centralizados são a coisa mais importante. Quando você tem informações em vários sistemas diferentes, é realmente difícil agregar todas elas, uma vez que você deseja começar a usar um CRM mais avançado.
Embora você possa pensar em como compilar planilhas, o processo mais eficiente é investir em um CRM que reúna automaticamente suas informações, forneça uma visão holística de seus dados e elimine a necessidade de entrada de dados e o risco de erro humano . Ao consolidar suas informações em um único banco de dados, você pode otimizar suas operações de uma forma que potencialize seu crescimento e o posicione para escalar.
E padronizando a maneira como você agrega e rastreia dados em sua organização, você pode garantir que toda a sua equipe esteja na mesma página, capacitando-os a ler, entender e comunicar essas informações corretamente entre si e com os apoiadores. Isso se torna especialmente importante quando você tem vários programas ao redor do mundo, como atesta Roshan.
Para nós, foi um grande esforço explorar certos programas ou sistemas de rastreamento que eram completamente diferentes para cada país. É por isso que estamos tentando descobrir como falar sobre nosso impacto em escala global, e isso é muito difícil. Então, eu diria que um investimento inicial em um sistema de rastreamento de informações é muito, muito importante.
Os problemas que as organizações de impacto social abordam geralmente são grandes e complexos. Questões profundas como fome e falta de educação são tão amplas que se cruzam com muitas outras questões e fatores. A única maneira de entender até que ponto você está realmente avançando em sua causa é acompanhar o impacto holístico de suas iniciativas e, em seguida, distribuir essas informações entre os departamentos e sua comunidade de captação de recursos.
Isso requer ferramentas sofisticadas e a disposição de tornar a transparência uma prioridade – o que, uma vez que você tenha os recursos, pode parecer criar uma posição em torno disso. As organizações orientadas por dados que fazem isso podem tomar decisões inteligentes em torno de fatos – não adivinhações – para causar um impacto maior na sociedade.