Saat organisasi Anda bekerja untuk mendapatkan dukungan dan memperkuat dampak Anda, upaya Anda sering kali bermuara pada satu elemen kunci: transparansi. Unsur ganda, transparansi diharapkan secara eksternal oleh donor yang mencari bukti hasil Anda, dan secara internal oleh staf Anda untuk memahami cara terbaik mendorong dampak total ke depan.
Organisasi yang berpikiran maju mengambil langkah untuk membangun transparansi dua arah ini. Beberapa dari mereka bahkan membuat seluruh posisi karyawan di sekitarnya.
Pencils of Promise (PoP) adalah salah satu contohnya. Kami mengobrol dengan Jaclene Roshan, Direktur Transparansi dan Inovasi Data di PoP, untuk mempelajari lebih lanjut tentang perannya, apa yang diperlukan, dan pengaruhnya yang kuat terhadap keberhasilan dan dampak organisasi secara keseluruhan.
Peran Direktur Transparansi dan Inovasi Data
Roshan mengawasi semua teknologi data, analisis, dan inisiatif transparansi organisasi. Timnya bekerja untuk mengembangkan sistem pelacakan data untuk semua departemen, dan mereka juga menyediakan pelaporan analisis dan visualisasi untuk dampak organisasi PoP. Mereka mempersembahkan aset-aset ini kepada pendukung dan staf internal mereka.
Pada dasarnya, peran ini lahir dari kebutuhan untuk mengumpulkan dan memantau semua data PoP—di seluruh penggalangan dana, pemasaran, dampak, dan operasi mereka—dan mengkomunikasikannya kembali ke seluruh tim dan komunitas yang lebih luas. Penambahan posisi ini menciptakan transparansi dan kohesi yang lebih besar antar departemen, serta komunikasi yang jujur dan terbuka antara organisasi dan konstituennya.
Dengan latar belakang manajemen basis data, Roshan memanfaatkan pengalamannya untuk membangun tim di sekitar kebutuhan organisasi akan distribusi data yang lebih besar. Dia berkata,
Tujuan kami benar-benar berfokus pada data dan membuatnya transparan. Kami melihat bahwa, terutama untuk dampak, kami membutuhkan cara untuk memusatkan semua informasi itu. Jadi kami telah membangun tim analis data dan pengembang basis data backend ini untuk membuat semua data yang kami kumpulkan lebih publik.
Ketika tim Roshan dapat mengkonsolidasikan informasi ini dan membuatnya lebih "publik" tidak hanya untuk komunitas penggalangan dana eksternal mereka, tetapi juga untuk staf PoP lainnya, setiap departemen dapat memahami bagaimana pekerjaannya mempengaruhi yang lain. Visibilitas data ini memungkinkan tim untuk berkomunikasi dengan lancar satu sama lain, mendorong hasil terprogram yang lebih baik dari waktu ke waktu. Pekerjaan Roshan juga memungkinkan pendukung untuk melihat peningkatan ini, memahami bagaimana organisasi terus mencari untuk menyempurnakan dan memperluas hasilnya, dan merasa percaya diri untuk memberikan dukungan mereka untuk jangka panjang.
Meningkatkan Transparansi Baik Secara Internal maupun Eksternal
Saat tim Roshan memunculkan informasi seputar inisiatif mereka, mereka bertanggung jawab untuk menyebarkannya ke komunitas penggalangan dana yang lebih luas dan seluruh staf mereka. Mereka mencapai ini melalui tiga laporan yang berbeda.
Laporan Analisis Internal
Tim Roshan mengkompilasi hasil dari setiap program PoP ke dalam laporan yang didistribusikan secara internal untuk staf mereka. Tergantung pada penerimanya, tim Roshan memberikan versi yang paling sesuai untuk departemen masing-masing dan tujuannya. Dia menjelaskan,
Misalnya, versi yang sangat, sangat teknis, berlaku untuk tim pengembangan kami yang mengajukan permohonan hibah dasar. Versi yang lebih sederhana dikirim ke tim pemasaran kami sehingga mereka dapat membicarakan hasil tersebut dengan lebih baik. Versi di antara adalah apa yang dapat kami bagikan dengan tim kami di lapangan sehingga mereka dapat mengulangi program tersebut.
Laporan Transparansi Triwulanan
Tim akan meluncurkan laporan transparansi pertama mereka yang dapat dilihat publik pada tahun 2016. Mereka akan mengumpulkan dokumen ini untuk dikirimkan kepada para pendukung di akhir setiap kuartal. Ini akan memberikan pembaruan pada indikator kinerja utama baru organisasi, yang kurang fokus pada keluaran (kegiatan dan program yang dilakukan) dan lebih pada hasil (hasil aktual dari kegiatan dan program).
Misalnya, alih-alih hanya menyoroti jumlah sekolah yang dibangun, laporan tersebut mungkin merinci berapa banyak siswa yang menunjukkan kemahiran dalam keterampilan membaca atau menulis mereka.
Pusat Data
Terakhir, PoP berencana untuk membuat hub data di situs web mereka sehingga siapa pun, baik itu pendukung atau anggota staf, dapat mengakses semua statistik dampak PoP secara real time. Ini akan menjadi visual interaktif yang dapat dimainkan orang untuk menjelajahi statistik dampak organisasi sendiri.
Metrik yang Menentukan Transparansi yang Berhasil
Meskipun laporan ini adalah item tindakan yang akan meningkatkan transparansi, pembuatannya bukanlah tujuan akhir bagi Roshan dan timnya. Sebaliknya, dia berusaha untuk mengukur dan meningkatkan efektivitas laporan ini dan alur kerja timnya untuk terus merampingkan cara PoP berkomunikasi dengan konstituen dan stafnya.
Karena perannya bertujuan untuk meningkatkan transparansi baik secara eksternal maupun internal, dia memperhatikan dua set metrik.
Pertama, ia berencana untuk fokus pada penayangan laporan transparansi dan jumlah unduhannya. Lagi pula, dia ingin memastikan bahwa orang-orang mengakses informasi ini, dan dia pada akhirnya akan melacak rasio konversi dari unduhan laporan hingga komitmen dukungan. Roshan juga bermaksud untuk mengukur efektivitas laporan ini dengan meminta umpan balik umum dan mengukur bagaimana investor menerimanya. Dia berkata,
Di sisi yang lebih kualitatif, kami akan menanyakan pendapat orang-orang tentang laporan ini. Kami memiliki beberapa tahun data sekarang, dan kami mulai mengumpulkan yayasan dan hibah yang lebih besar dari sebelumnya. Banyak dari itu umumnya hanya dimungkinkan dengan melaporkan hasil Anda. Jadi, itu metrik lain untuk sukses.
Kedua, Roshan dan timnya akan mengukur kemajuan mereka dengan seberapa cepat mereka dapat menganalisis hasil program dan kemudian menerapkan perubahan pada program untuk tahun ajaran berikutnya. Tujuannya adalah transparansi yang lebih cepat antar tim untuk dampak yang lebih efisien. Ketika tim Roshan dapat mengumpulkan informasi lebih cepat dari departemen dan inisiatif yang berbeda, mereka dapat mengkonsolidasikan dan menyebarkannya lebih cepat ke seluruh staf mereka sehingga setiap orang dapat mengambil tindakan yang tepat untuk meningkatkan program PoP. Dia berkata,
Karena informasi dikumpulkan di tiga negara berbeda pada berbagai titik waktu, kami melacak titik dari mana informasi tersebut dimasukkan ke dalam sistem, hingga saat laporan analisis keluar. Kami berusaha mempersingkat waktu tersebut.
Dengan melacak kemajuan timnya di samping metrik ini, Roshan dapat terus meningkatkan proses mereka dan meningkatkan cara mereka membawa transparansi ke organisasi.
Dampak Teknologi dan Transparansi Data pada PoP
Nilai peran Roshan diterjemahkan menjadi komunikasi internal dan eksternal yang efektif dan efisien, dan memberdayakan PoP untuk menerapkan perubahan yang tepat pada program mereka untuk dampak yang lebih besar. Semua ini tidak mungkin terjadi tanpa perangkat lunak yang tepat. Alasan mengapa judul Roshan mencakup "transparansi" dan "inovasi data" adalah karena organisasi tersebut memanfaatkan teknologi canggih untuk memahami dan memperluas dampaknya secara efektif.
Dengan memprioritaskan penggunaan data mereka untuk meningkatkan transparansi—dan menciptakan posisi di sekitar kebutuhan ini—organisasi dapat mengukur dan mengomunikasikan kemajuan yang mereka buat menuju pemecahan masalah sosial yang lebih besar yang dihadapi.
Roshan berkata,
“Teknologi adalah pengubah permainan bagi kami karena kami mengambil masalah yang sangat, sangat rumit yaitu pendidikan, dan mencoba menyederhanakan semua informasi itu ketika itu tidak terlalu sederhana sama sekali.
Kami bertanggung jawab karena kami membuat janji ini untuk menunjukkan informasi ini secara eksternal, dan itu berarti kami harus melacaknya secara internal sekarang. Dan kemudian, kami harus mengulangi program kami dengan hasil yang kami lihat.”
Langkah Pertama Menuju Transparansi yang Lebih Besar
Perlu dicatat bahwa Direktur Transparansi dan Inovasi Data mungkin merupakan peran yang lebih cocok untuk organisasi yang telah membangun sistem data dan memahami cara melacak informasi mereka secara efektif. PoP juga perlu mengumpulkan beberapa tahun data terprogram sebelum mereka dapat mulai melaporkannya. Mereka perlu melacak dan menggabungkan perubahan dan hasil eksplisit, bukan hanya keluaran, yang dihasilkan dari inisiatif mereka dari waktu ke waktu untuk memahami dampak sebenarnya dari program mereka.
Tetapi terlepas dari apakah Anda adalah organisasi nirlaba pemula atau organisasi lama, Roshan mengatakan bahwa langkah pertama yang paling penting adalah memusatkan informasi Anda.
Sistem terpusat adalah hal yang paling penting. Ketika Anda memiliki informasi yang hidup di sejumlah sistem yang berbeda, sangat sulit untuk mengumpulkan semuanya begitu Anda ingin bangun dan menggunakan CRM yang lebih maju.
Meskipun Anda dapat mempertimbangkan bagaimana Anda menyusun spreadsheet, proses yang paling efisien adalah berinvestasi dalam CRM yang secara otomatis mengumpulkan informasi Anda, memberi Anda pandangan holistik tentang data Anda, dan menghilangkan kebutuhan untuk entri data dan risiko kesalahan manusia. . Saat Anda menggabungkan informasi Anda ke dalam satu database, Anda dapat merampingkan operasi Anda dengan cara yang mendorong pertumbuhan Anda dan memposisikan Anda untuk menskalakan.
Dan dengan menstandardisasi cara Anda mengumpulkan dan melacak data di seluruh organisasi, Anda dapat memastikan seluruh staf Anda berada di halaman yang sama dengan memberdayakan mereka untuk membaca, memahami, dan mengomunikasikan wawasan ini dengan benar kepada satu sama lain dan kepada pendukung. Ini menjadi sangat penting ketika Anda memiliki banyak program di seluruh dunia, seperti yang dibuktikan Roshan.
Bagi kami, ini adalah upaya besar untuk menggali program atau sistem pelacakan tertentu yang sangat berbeda untuk setiap negara. Itulah mengapa kami mencoba mencari cara untuk berbicara tentang dampak kami pada skala global, dan itu sangat sulit. Jadi saya akan mengatakan bahwa investasi di muka pada sistem pelacakan informasi sangat, sangat penting.
Masalah yang ditangani oleh organisasi dampak sosial seringkali besar dan kompleks. Isu-isu yang mendalam seperti kelaparan dan kurangnya pendidikan memiliki cakupan yang begitu luas sehingga mereka bersinggungan dengan banyak isu dan faktor lainnya. Satu-satunya cara untuk memahami seberapa jauh Anda benar-benar menggerakkan jarum untuk tujuan Anda adalah dengan melacak dampak holistik dari inisiatif Anda, dan kemudian menyebarkan informasi itu ke seluruh departemen dan ke komunitas penggalangan dana Anda.
Ini membutuhkan alat canggih dan kemauan untuk menjadikan transparansi sebagai prioritas utama—yang, begitu Anda memiliki sumber daya, dapat terlihat seperti menciptakan posisi di sekitarnya. Organisasi berbasis data yang melakukannya dapat membuat keputusan cerdas seputar fakta—bukan dugaan—untuk membuat dampak yang lebih besar pada masyarakat.