Поскольку ваша организация работает над тем, чтобы заручиться поддержкой и усилить ваше влияние, ваши усилия часто сводятся к одному ключевому элементу: прозрачности. Двойная составляющая, прозрачность ожидается от внешних доноров, которые ищут подтверждения ваших результатов, и от ваших сотрудников внутри, чтобы лучше понять, как продвигать общее воздействие вперед.
Дальновидные организации предпринимают шаги для обеспечения двусторонней прозрачности. Некоторые из них даже создают вокруг него целые должности сотрудников.
Одним из таких примеров является Pencils of Promise (PoP). Мы поговорили с Жаклин Рошан, директором по прозрачности и инновациям данных в PoP, чтобы узнать больше о ее роли, ее последствиях и ее мощном влиянии на общий успех и влияние организации.
Роль директора по прозрачности и инновациям данных
Рошан курирует все инициативы организации в области технологий данных, анализа и обеспечения прозрачности. Ее команда работает над разработкой систем отслеживания данных для всех отделов, а также предоставляет аналитические отчеты и визуализации для влияния PoP на организацию. Они представляют эти активы как своим сторонникам, так и внутреннему персоналу.
По сути, эта роль возникла из-за необходимости собирать и отслеживать все данные PoP — по их сбору средств, маркетингу, влиянию и операциям — и передавать их всей команде и более широкому сообществу. Добавление этой должности обеспечило большую прозрачность и сплоченность между отделами, а также честное и открытое общение между организацией и ее участниками.
Имея опыт управления базами данных, Рошан использовала свой опыт для создания команды, отвечающей потребностям организации в более широком распространении данных. Она сказала,
Наша цель — сосредоточиться на данных и сделать их прозрачными. Мы увидели, что, особенно для воздействия, нам нужен способ централизовать всю эту информацию. Поэтому мы создали эту команду аналитиков данных и разработчика серверной базы данных, чтобы сделать все данные, которые мы собираем, более общедоступными.
Когда команда Рошана сможет консолидировать эту информацию и сделать ее более «общедоступной» не только для своего внешнего сообщества по сбору средств, но и для остальных сотрудников PoP, каждый отдел сможет понять, как его работа влияет на других. Эта видимость данных позволяет командам беспрепятственно общаться друг с другом, со временем добиваясь более высоких программных результатов. Работа Рошана также позволяет сторонникам видеть эти улучшения, понимать, как организация постоянно стремится совершенствовать и расширять свои результаты, и чувствовать себя уверенно, поддерживая их в долгосрочной перспективе.
Повышение прозрачности как внутри, так и снаружи
По мере того, как команда Рошана собирает информацию о своих инициативах, они несут ответственность за ее распространение как среди более широкого сообщества по сбору средств, так и среди остальных сотрудников. Они достигают этого с помощью трех разных отчетов.
Отчет о внутреннем анализе
Команда Рошана собирает результаты каждой из программ PoP в отчет, распространяемый внутри компании для своих сотрудников. В зависимости от получателя команда Рошана предоставляет версию, которая лучше всего подходит для соответствующего отдела и его целей. Она объясняет,
Например, очень, очень техническая версия применима к частям нашей команды разработчиков, которые подают заявку на получение фундаментального гранта. Наша маркетинговая команда отправляет более упрощенную версию, чтобы они могли лучше рассказать об этих результатах. Промежуточная версия — это то, чем мы можем поделиться с нашими командами на местах, чтобы они могли повторять программу.
Ежеквартальный отчет о прозрачности
В 2016 году команда представит свой первый общедоступный отчет о прозрачности. Они будут собирать этот документ и рассылать его сторонникам в конце каждого квартала. В нем будет представлена обновленная информация о новых ключевых показателях эффективности организации, которые меньше ориентированы на результаты (действующие мероприятия и программы), а больше на результаты (фактические результаты мероприятий и программ).
Например, вместо того, чтобы указывать только количество построенных школ, в отчете можно подробно указать, сколько учащихся демонстрируют навыки чтения или письма.
Концентратор данных
Наконец, PoP планирует создать центр данных на своем веб-сайте, чтобы любой, будь то сторонник или сотрудник, мог получить доступ ко всей статистике влияния PoP в режиме реального времени. Это будет интерактивный визуальный элемент, с которым люди смогут играть, чтобы самостоятельно изучить статистику влияния организации.
Метрики, определяющие успешную прозрачность
Хотя эти отчеты являются элементами действий, которые повысят прозрачность, их создание не является конечной целью для Рошан и ее команды. Скорее, она стремится измерять и улучшать эффективность этих отчетов и рабочих процессов своей команды, чтобы постоянно оптимизировать способ общения PoP со своими участниками и персоналом.
Поскольку ее роль направлена на повышение прозрачности как внешней, так и внутренней, она обращает внимание на два набора показателей.
Во-первых, она планирует сосредоточиться на просмотре отчетов о прозрачности и количестве их загрузок. В конце концов, она хочет убедиться, что люди получают доступ к этой информации, и в конечном итоге она будет отслеживать коэффициенты конверсии от загрузки отчетов до поддержки. Рошан также намерен измерять эффективность этих отчетов, запрашивая общие отзывы и оценивая, как их получают инвесторы. Она сказала,
С более качественной стороны, мы будем спрашивать людей, что они думают об этих отчетах. У нас есть данные за несколько лет, и мы начинаем запрашивать фонды и более крупные гранты, чем раньше. Многое из этого, как правило, становится возможным только благодаря отчету о ваших результатах. Итак, это еще один показатель успеха.
Во-вторых, Рошан и ее команда будут измерять свой прогресс по тому, насколько быстро они смогут проанализировать результаты программы, а затем применить изменения к программам на следующий учебный год. Цель состоит в более быстрой прозрачности между командами для более эффективного воздействия. Когда команда Рошана может быстрее собирать информацию из разных отделов и инициатив, они могут объединять и быстрее распространять ее среди остальных сотрудников, чтобы каждый мог предпринять соответствующие действия для улучшения программ PoP. Она сказала,
Поскольку информация собирается в трех разных странах в разные моменты времени, мы отслеживаем момент, с которого информация попадает в систему, до выпуска аналитического отчета. Мы пытаемся сократить этот срок.
Отслеживая прогресс своей команды вместе с этими показателями, Рошан может продолжать улучшать свои процессы и улучшать то, как они обеспечивают прозрачность в организации.
Влияние технологий и прозрачности данных на PoP
Ценность роли Рошана выражается в эффективном, упорядоченном внутреннем и внешнем общении, и это позволяет PoP вносить правильные изменения в свои программы для большего эффекта. Все это было бы невозможно без правильного программного обеспечения. Причина, по которой название Roshan включает в себя как «прозрачность», так и «инновации в области данных», заключается в том, что организация использует сложные технологии для эффективного понимания и расширения их влияния.
Расставляя приоритеты в использовании данных для повышения прозрачности — и формируя позицию вокруг этой потребности — организация может количественно оценить и сообщить о прогрессе , которого они добиваются в решении более крупной социальной проблемы.
Рошан говорит,
«Технологии меняют правила игры для нас, потому что мы берем очень, очень сложную проблему, то есть образование, и пытаемся упростить всю эту информацию, когда она совсем не так проста.
Мы несем ответственность, потому что мы даем эти обещания показать эту информацию извне, а это означает, что мы должны отслеживать ее внутри сейчас. И затем мы должны повторить наши программы с результатами, которые мы видим».
Первый шаг к большей прозрачности
Стоит отметить, что роль Директора по прозрачности и инновациям данных может быть более подходящей для организаций, которые уже построили системы данных и понимают, как эффективно отслеживать свою информацию. PoP также необходимо было собрать программные данные за несколько лет, прежде чем они могли начать сообщать об этом. Им нужно было отслеживать и агрегировать явные изменения и результаты, а не только результаты, которые стали результатом их инициатив с течением времени, чтобы понять истинное влияние их программ.
Но независимо от того, являетесь ли вы начинающей некоммерческой организацией или давней организацией, Рошан говорит, что самый важный первый шаг — это централизация вашей информации.
Централизованные системы – это самое главное. Когда у вас есть информация, хранящаяся в нескольких разных системах, очень сложно в конечном итоге собрать ее всю, если вы хотите начать работу с более продвинутой CRM.
Хотя вы можете внимательно относиться к тому, как вы составляете электронные таблицы, наиболее эффективным процессом является инвестирование в CRM, которая автоматически собирает вашу информацию воедино, дает вам целостное представление о ваших данных и устраняет необходимость ввода данных и риск человеческой ошибки. . Когда вы объединяете свою информацию в единую базу данных, вы можете оптимизировать свои операции таким образом, чтобы способствовать вашему росту и масштабированию.
А стандартизировав способ сбора и отслеживания данных в вашей организации, вы можете гарантировать, что все ваши сотрудники находятся на одной странице, предоставив им возможность читать, понимать и правильно передавать эти идеи как друг другу, так и сторонникам. Это становится особенно важным, когда у вас есть несколько программ по всему миру, как свидетельствует Рошан.
Для нас было огромным усилием копаться в определенных программах или системах отслеживания, которые были совершенно разными для каждой страны. Вот почему мы пытаемся понять, как рассказать о нашем влиянии в глобальном масштабе, и это действительно сложно. Так что я бы сказал, что первоначальные инвестиции в систему отслеживания информации очень и очень важны.
Проблемы, которые решают организации социального воздействия, часто бывают большими и сложными. Глубоко укоренившиеся проблемы, такие как голод и недостаток образования, настолько широки, что пересекаются со многими другими проблемами и факторами. Единственный способ понять, как далеко вы на самом деле продвигаетесь в своем деле, — это отслеживать целостное влияние ваших инициатив, а затем распространять эту информацию по отделам и среди вашего сообщества по сбору средств.
Для этого требуются сложные инструменты и готовность сделать прозрачность главным приоритетом, что, как только у вас появятся ресурсы, может выглядеть как формирование вокруг нее позиции. Организации, управляемые данными, которые делают это, могут принимать разумные решения на основе фактов, а не догадок, чтобы оказывать большее влияние на общество.