Cum să creați o scrisoare de ofertă care să vă împuternicească noilor angajați

Obținerea angajării potrivite este cheia oricărei afaceri.

Primul schimb de documente formale care are loc între angajator și angajat este o scrisoare de ofertă . Să discutăm despre importanța unui astfel de document crucial și ce componente ar trebui incluse.

Ce este o scrisoare de ofertă?

O scrisoare de ofertă este dovada confirmării unui loc de muncă. Documentul este transmis candidatului selectat, în care se precizează ofertele de angajare. Conține detalii de bază, cum ar fi desemnarea candidatului, compensația totală, beneficiile și data începerii angajării.

Candidatul trebuie să semneze scrisoarea pentru a confirma acceptarea ofertei.

Întregul proces de selectare, angajare și trimitere a scrisorilor de ofertă către angajați este o activitate limitată în timp, care are nevoie să produci documentele necesare rapid și cu erori minime sau deloc. Iată câteva lucruri pe care trebuie să le țineți cont înainte de a trimite scrisoarea de ofertă angajatului dvs.

Do:

• Folosiți antetul companiei dvs. pentru a vă distribui scrisorile de ofertă. Aceasta va specifica în mod clar numele companiei dvs.
• Asigurați-vă că actualizați corect numele angajatului și adresa completă.
• Specificați clar desemnarea, termenul de angajare, remunerația și beneficiile
• Menționați clauza „la dorință” pentru a evita ca candidatul să asume scrisoarea de ofertă ca un contract obligatoriu din punct de vedere juridic. Această clauză permite angajatorului sau angajatului să înceteze termenul de muncă în orice moment, fără motiv sau preaviz
• Specificați alte situații neprevăzute care guvernează acordul și relația de muncă, cum ar fi cerințele pentru semnarea acordului de nedezvăluire, acordul de neconcurență, efectuarea oricărei pregătiri sau teste specifice etc.
• Folosiți un limbaj simplu pe care angajatul îl poate înțelege. Încercați să păstrați limbajul simplu pentru a nu încurca angajatul.
• Bun venit angajatului în organizația dvs. Menționați că sunteți fericit că angajatul face parte din organizația dvs. și așteptați cu nerăbdare să lucrați cu ei.

Nu:

• Menționați orice promisiuni de promovare sau evaluare
• Utilizați jargonul tehnic și legal. Acest lucru poate duce la interpretare greșită și poate cauza probleme inutile.

Aducerea unui nou angajat la bord poate fi foarte interesantă, dar asigurați-vă că comunicați clar condițiile cu angajatul dvs. Nu lăsa loc niciunei ambiguități. Ce să includeți și ce să nu includeți ar putea diferi în funcție de locul din care operează compania dvs. (din ce țară sau regiune). O scrisoare de ofertă redactată cu atenție poate îndeplini oricare sau toate prevederile necesare ale legii.

Există încă șanse mari de sughițuri, cum ar fi ratarea oricărei clauze sau termeni, jargon legal incorect sau greșeli de ortografie. Pentru a rezolva astfel de situații, puteți utiliza șabloane de scrisori de ofertă verificate care pot fi personalizate conform cerințelor și liniilor directoare ale organizației dvs. Acest lucru simplifică procesul de creare a documentelor și vă oferă un avans.

Fiți foarte atenți la ce document pregătiți. Oamenii se confundă adesea între utilizarea și scopul unei scrisori de ofertă și o scrisoare de angajare. Să lămurim acel aer de confuzie înainte de a ne aprofunda componentele scrisorii de ofertă.

Prin ce diferă o scrisoare de ofertă de un contract de muncă?

Scrisorile de ofertă sunt documente concise în comparație cu contractul de muncă. Scrisorile de ofertă conțin termenii și condițiile de bază. Contractele de muncă, pe de altă parte, sunt documente îndelungate, care includ termeni și condiții mai complicate care reglementează perioada de angajare.

Așadar, iată câteva puncte care vă pot opri confuzia:

Diferența de bază dintre scrisorile de ofertă și contractele de muncă este că - Scrisorile de ofertă sunt o confirmare scrisă a unui acord verbal care a avut loc între candidat și angajator. În timp ce contractul de muncă este un contract obligatoriu la care ambele părți trebuie să-l respecte pe toată durata angajării.

10 componente de inclus în scrisoarea de ofertă de muncă

Există 10 componente diferite care sunt puse împreună pentru a crea o scrisoare de ofertă. Este esențial să includeți aceste componente într-un format bine structurat pentru o mai bună comunicare și înțelegere. Iată câteva componente de bază pe care trebuie să le includeți atunci când creați o scrisoare de ofertă.

1. Titlul și descrierea postului

Menționați titlul rolului pentru care este selectat candidatul. Continuați cu o scurtă descriere a ceea ce se așteaptă de la rol și menționați orice cerințe specifice pe care le solicită acest job. Acesta poate fi un bun punct de referință dacă apare în viitor vreo întrebare despre rolul și responsabilitățile acestuia.

2. Data începerii angajării

Specificați data aderării cu caractere aldine în scrisoarea de ofertă. Acest lucru vă va asigura că atât dvs., cât și angajatul sunteți pe aceeași pagină. O dată clară de aderare oferă angajatului timp să gestioneze și să încheie obligațiile anterioare și să se alăture organizației dvs. fără nicio mahmureală anterioară. Acest lucru este valabil mai ales pentru cazurile în care un angajat se mută sau ia o pauză înainte de a se alătura companiei.

3. Echipa și structura de raportare

Informarea angajatului despre echipa cu care va lucra și despre managerii cărora îi vor raporta aduce un sentiment de încredere și confort. Informațiile referitoare la echipe și la structura de raportare vor varia în funcție de rolul pentru care este angajat angajatul.

Dacă un angajat este angajat pentru o poziție de nivel entry-level sau de nivel executiv, atunci puteți menționa cine va fi managerul său cu titlul de manager împreună cu o posibilă structură de raportare.

În timp ce un angajat la nivel de conducere ar trebui să fie informat despre echipa pe care este de așteptat să o gestioneze, cum ar fi nr. a oamenilor din echipă și modul în care ierarhia din structura de raportare va fi aplicabilă pentru rolul său.

4. La ce ar trebui să se aștepte candidații în prima zi

Va fi util atât pentru angajator, cât și pentru angajat să fie pregătiți din timp. Listarea unor așteptări de bază îi va oferi angajatului o idee despre ce să aștepte cu nerăbdare și se poate pregăti pentru job în consecință. Aceste informații vor ajuta, de asemenea, angajatorul să asigure un proces de îmbarcare fără probleme pentru angajat.

5. Salariu, beneficii și avantaje

Una dintre cele mai importante informații pe care le presupune o scrisoare de ofertă este salariul, beneficiile și avantajele care vin împreună cu postul.

Subliniați cât va câștiga angajatul, va primi un bonus - dacă da, atunci există condiții specifice atașate acestuia, care este structura comisionului și orice altă structură de compensare despre care ar trebui să știe.

Explicați cum funcționează programul de plată. Dacă angajații vor fi plătiți zilnic, săptămânal sau lunar. Ceea ce ajută este să menționați suma totală pe care o vor primi și să o împărțiți conform programului de plată.

De exemplu, un angajat câștigă 12.000 USD pe an, iar organizația pentru care lucrează plătește lunar. Angajatul va câștiga 1.000 USD pe lună.

În sfârșit, trebuie să menționați beneficiile pe care le oferă organizația dvs. Beneficiile sunt oferite peste compensația fixă ​​de care se pot bucura angajații, cum ar fi asigurarea de sănătate, planul 401k etc. Unii angajatori oferă, de asemenea, mici beneficii, cum ar fi vouchere, cupoane de prânz, plăți facturilor de telefon și multe altele.

6. KPI și KRA anticipate pentru rol

Ar trebui să fie incluse în scrisoarea de ofertă domeniile cheie de responsabilitate (KRA) și indicatorii cheie de performanță (KPI) ai angajaților. Identificarea KRA și KPI aduce claritate rolului, permite angajatului să se concentreze asupra sarcinii pentru a obține rezultatul dorit și ajută la luarea deciziilor care adaugă valoare creșterii organizaționale.

KRA vs. KPI și cum diferă

Există încă o confuzie cu privire la acești termeni și sunt utilizați în mod constant interschimbabil.

Iată un exemplu de KRA și KPI-uri elaborate pentru un director de marketing.

KRA-uri:

• Crearea unei campanii de social media, elaborarea de idei și strategii
• Cercetarea și analiza publicului țintă
• Distribuție de conținut comercializabil
• Expertiza in activitati promotionale

KPI-uri:

• Numărul de urmăriri, vizite de profil, interacțiune cu postările pe zi/săptămână/lună din noua campanie de socializare lansată
• Atingerea activităților promoționale
• Numărul de clienți potențiali care vin prin campania pe rețelele sociale
• Nr. de înscrieri de pe blogurile site-ului web
• Backlink-uri generate pe săptămână din postările invitaților

Puteți fi mai extins atunci când enumerați KRA-urile și KPI-urile pentru noii dvs. angajați, pentru a le oferi mai multă claritate cu privire la rolul lor și așteptările dvs. de la ei.

7. Orice reguli de probă sau neprevăzute pentru angajare

Un număr bun de angajatori solicită angajaților noi să lucreze în perioada de probă pentru un nr. de zile sau luni. Durata poate varia de la o organizație la alta. Dacă compania dumneavoastră are o perioadă de probă definită, atunci angajatul ar trebui să fie informat despre aceasta în scrisoarea de ofertă, împreună cu condiții suplimentare, dacă există.

Scrisoarea de ofertă ar trebui să specifice, de asemenea, detalii despre alte situații neprevăzute legate de acest acord. Angajatorul le poate cere să semneze încă câteva acorduri, cum ar fi acorduri de neconcurență, acorduri de nedezvăluire sau să ceară un document pentru a efectua verificări ale antecedentelor. Uneori, angajatul poate fi nevoit să treacă și printr-un test antidrog pentru a se asigura că oferta rămâne valabilă.

Nu ar trebui să existe niciun element de surpriză atunci când este vorba de ceva atât de critic precum ofertele de muncă. Este de cea mai mare importanță ca angajatul să fie informat despre astfel de situații înainte de a se alătura organizației.

8. Familiarizarea cu cultura companiei

Asigurarea faptului că toate aspectele tehnice sunt explicate în scrisoarea de ofertă este o necesitate, dar acest lucru nu ar trebui să vă împiedice să aruncați o privire asupra noului dvs. angajat în cultura organizației. Întâmpinați angajatul cu un ton vesel care îl face să se simtă parte din organizația dumneavoastră. Menționați misiunea și viziunea generală a companiei dvs. Fă-l pe noul angajat să se simtă dorit și un plus important în echipă.

9. Abordați aspectele tehnice legale

În cele din urmă, asigurați-vă că toate informațiile necesare solicitate într-o scrisoare de ofertă sunt incluse pentru a menține așteptările direct de la ambele capete, cum ar fi clauza la voință.

10. Confirmarea acceptării ofertei de către candidat

Doar atunci când toate componentele necesare sunt incluse și ambalate complet, puteți trimite scrisoarea de ofertă candidatului pentru acceptare și semnare.

Odată ce scrisoarea de ofertă este împărtășită candidatului, treaba ta este gata, sau nu? Mai sunt câteva lucruri pe care le poți face pentru a fi în vârful jocului tău de angajare.

Creați-vă scrisoarea de ofertă într-un instrument de gestionare a documentelor în care puteți urmări activitatea utilizatorului, adică dacă documentul trimis a fost deschis de candidat, dacă acesta a semnat documentul și așa mai departe.

De asemenea, puteți asigura un proces de semnătură fără probleme conectând scrisoarea de ofertă cu funcția de semnare electronică. Candidatul poate scăpa de necazurile legate de descărcarea, tipărirea, semnarea și apoi trimiterea documentului prin e-mail. Un simplu clic cu instrumentul de semnare electronică și scrisoarea de ofertă este semnată.

11. Declarație de încheiere și mulțumire

Încheiați scrisoarea dvs. de ofertă cu o mulțumire obișnuită în numele companiei și transmiteți-i angajatului că sunteți mulțumit că acesta va face parte și că așteptați cu nerăbdare să îl includeți imediat ce acceptă oferta.

Pagina de copertă a scrisorii de ofertă

Pentru a ieși în evidență și a atrage atenția candidatului dvs., ar trebui să aveți ceva diferit de ceea ce fac celelalte companii. Pentru asta, nu trebuie să muncești din greu, ci să lucrezi inteligent cu șabloane verificate, gata de utilizare; poți redacta o scrisoare de ofertă creativă care să rețină atenția candidatului și să te ajute să lucrezi mai rapid.

Adăugați o pagină de intenție la scrisoarea dvs. de ofertă care conține informații standard, cum ar fi sigla companiei dvs. și pentru cine este documentul pregătit. Iată cum ar putea arăta o pagină de copertă:

Șablon de scrisoare de ofertă

[ANTETUL COMPANIEI]

[Data]

[Numele complet al candidatului]

[Adresa candidatului ]

Stimate [Numele candidatului],

Suntem încântați să vă oferim postul cu normă întreagă de [Desemnare sau Titlu] la [Numele companiei]. Data preliminară de aderare va fi [Data], condiționată de finalizarea cu succes a verificării antecedentelor.

Veți fi de așteptat să lucrați pentru [Nr. de ore pe săptămână] de luni până vineri. Oferim lucru la distanță până la [nr. de zi pe săptămână sau pe lună]. Un rezumat al fișei postului dvs. este atașat pentru a vă familiariza cu rolurile și responsabilitățile și cu structura de raportare.

Salariul dvs. anual va fi de [Suma] USD și va fi plătit lunar, sub rezerva taxelor aplicabile. O defalcare a salariului anual este prezentată în Anexa-A.

Această ofertă este valabilă până la [Data]. Vă rugăm să confirmați acceptarea acestei oferte prin semnarea și returnarea acestei scrisori într-o astfel de dată. Dacă nu vă confirmați acceptarea, avem dreptul de a retrage oferta.

Vă rugăm să rețineți că [Numele companiei] vă oferă această oportunitate de angajare în funcție de dorință. Această scrisoare de ofertă nu constituie un contract de muncă și veți primi contractul dumneavoastră de muncă la alăturare.

Vă așteptăm cu drag în echipa noastră. Dacă aveți întrebări, vă rugăm să nu ezitați să ne contactați.

Cu sinceritate,

[Numele dumneavoastră]

Atasamente:

• Anexa A
• Rezumatul fișei postului

[Inserați defalcarea salariului anual]

[Definiți KRA-urile și KPI-urile]

[Oferiți o structură de raportare]

[Numele și titlul managerului de raportare]

Concluzie

Obținerea de resurse care sunt potrivite pentru un rol poate crea minuni pentru organizația dvs. După cum am menționat la începutul blogului, angajarea este un loc de muncă foarte limitat în timp. Dacă nu angajezi cei mai buni oameni pentru jobul tău, atunci altcineva o va face.

Pentru a realiza acest lucru, trebuie să obțineți prima interacțiune formală sau semi-formală în termeni de documentare printr-o scrisoare de ofertă. Asigurați-vă că toate i-urile tale sunt punctate și t-urile sunt tăiate înainte de a-l trimite candidatului pentru a-l semna.

Cel mai important lucru de reținut este să păstrați limbajul simplu. Nu folosiți jargon legal și tehnic care ar putea deruta candidatul. Păstrați scrisoarea simplă și la obiect, cu suficiente informații pentru a transmite oferta dvs. candidatului.

Iată mai multe scrisori de ofertă și diferite șabloane de documente de resurse umane pe care le puteți folosi. Vrei să fii și mai pregătit? Consultați această bibliotecă de șabloane cu peste 400 de șabloane de documente verificate și gata de utilizare, elaborate și concepute de profesioniști pentru a vă relaxa.