Managementul cheltuielilor 101: Ghidul dumneavoastră pentru raportarea cheltuielilor

Managementul cheltuielilor este un proces care este adesea descris ca fiind consumator de timp, laborios, predispus la erori și frustrant. Cu toate acestea, joacă un rol crucial în menținerea profitului companiei dvs.

Prin definiție, managementul cheltuielilor este un sistem de organizare desfășurat pentru procesarea rapoartelor de cheltuieli, a aprobărilor și a rambursărilor angajaților.

Cu toate acestea, mai departe în citire, veți vedea cum stăpânirea managementului cheltuielilor ar putea face sau distruge afaceri de orice dimensiune dacă sunt lăsate nesupravegheate. Acest articol vorbește despre motivul pentru care companiile trebuie să acorde mai multă atenție gestionării cheltuielilor și beneficiilor acesteia.

De ce este important managementul cheltuielilor?

Managementul cheltuielilor are implicații diferite pentru diferite părți interesate. Pentru echipele financiare, accentul principal este menținerea unor înregistrări precise și planificare financiară. Pentru angajați, este să fie rambursați mai rapid și cu frecare minimă. Pentru proprietari sau management, este vorba despre creștere, productivitate, managementul riscurilor, economisirea costurilor și satisfacția angajaților.

Iată câteva avantaje de a acorda atenție gestionării cheltuielilor:

• Când procesul de gestionare a cheltuielilor decurge fără probleme, oferă perspective precise asupra sănătății financiare a organizației. Acest lucru ajută managementul să identifice oportunitățile de economisire a costurilor și riscurile potențiale.
• În continuare, când ciclurile de rambursare a cheltuielilor angajaților sunt mai scurte, rezultă o satisfacție și încredere mai mare a angajaților. Acest lucru joacă un rol esențial în determinarea productivității angajaților și financiare.
• În cele din urmă, atunci când depuneți efortul de a rămâne conform și de a menține înregistrări detaliate, sunteți recompensat cu beneficii fiscale. Un sistem de management al cheltuielilor bine gândit și implementat, prin urmare, are beneficii atât tangibile, cât și intangibile.

Cum arată procesul de management al cheltuielilor?

Procesul de management al cheltuielilor implică următoarele:

• Raportarea cheltuielilor de afaceri de către angajați
• Verificarea si validarea rapoartelor de catre manageri/aprobatori
• Auditul rapoartelor de cheltuieli pentru conformitate de către contabili/echipele financiare
• Procesarea plăților pentru rambursarea cheltuielilor angajaților
• Păstrarea în siguranță a cheltuielilor, a încasărilor și a înregistrărilor pentru audituri externe

Iată o diagramă de flux pentru a vă ajuta să vizualizați procesul:

Pare destul de simplu, dar, în realitate, există provocări la fiecare pas al procesului care reprezintă amenințări grave la adresa stabilității și creșterii afacerii dacă nu este făcută corect. Astfel, este esențial să înțelegem aceste provocări pentru a construi un sistem eficient de management al cheltuielilor.

Provocări în procesul de gestionare a călătoriilor și a cheltuielilor

Pe lângă faptul că este consumator de timp și de muncă intensivă, procesul de gestionare a cheltuielilor este plin de provocări chiar de la stabilirea politicilor și până la procesarea rambursărilor. Și apoi încă ceva. Iată cele mai frecvente trei provocări în managementul cheltuielilor.

1. Politici neclare de călătorie și cheltuieli

Ciclul de raportare a cheltuielilor începe de la angajați, iar cu politici de cheltuieli neclare, primul pas este locul în care începe necazul. Mai ales că raportarea cheltuielilor este întotdeauna o muncă de ultimă oră și este temut de toți.

Probleme cu care se confruntă angajații cu politici neclare de călătorie și cheltuieli:

• Devine dificil să vă amintiți politicile și categoriile de cheltuieli.
• Acest lucru are ca rezultat angajații care solicită cheltuieli în afara politicii.
• Rapoartele sunt trimise înapoi angajaților pentru retrimitere, ceea ce duce la plăți întârziate.
• Cheltuielile neconforme, dacă sunt rambursate, sunt considerate fraudă din raportul de cheltuieli.
• Angajații ar putea încerca să repete încălcările necontrolate, deoarece s-ar putea să nu fie pe deplin conștienți de repercusiunile comiterii de fraudă a raportului de cheltuieli.

2. Fluxuri de lucru ineficiente de aprobare a cheltuielilor

Ca și în cazul politicilor de călătorie și cheltuieli, dacă fluxul de lucru de aprobare nu este bine definit, raportul de cheltuieli ar putea să nu ajungă la persoana potrivită și în intervalul de timp potrivit. Acest lucru provoacă frustrare, confuzie și întârzieri în rambursarea angajaților pentru banii pe care i-au cheltuit din buzunarele lor pentru afacerea dvs.

Probleme cu care se confruntă angajații și echipele financiare cu fluxuri de lucru ineficiente de aprobare:

• Angajații și autorizatorii nu cunosc întregul proces de rambursare.
• Ei pierd ore productive pentru a înțelege ce rapoarte i se adresează cui.
• Există șanse mari ca un aprobator să rateze un e-mail cu raportul de cheltuieli.
• Afirmațiile frauduloase sau în afara politicii pot rămâne necontrolate.
• Ca urmare a dus-întors constant și lung, rambursările sunt întârziate.
• Nu există un singur loc în care să fie urmărită toată activitatea dintr-un raport de cheltuieli.
• Devine dificil pentru echipele financiare să urmărească blocajele și conformitatea.
• Inevitabil, fără o pistă de audit detaliată, afacerea se deschide către audituri.

3. Rambursări întârziate ale cheltuielilor angajaților

Rambursările de cheltuieli sunt un proces lung și obositor. Fie că este vorba de multiplele dus-întors între angajați și echipele financiare sau cantitatea colosală de introducere manuală a datelor, verificare și procesare - nimănui nu-i place raportarea cheltuielilor.

În plus, rambursările întârziate ale cheltuielilor angajaților duc la:

• Nemulțumirea angajaților și moralul redus.
• Angajații pierd din banii pe care i-au cheltuit pe companie.
• Nu aveți suficient timp să vă concentrați asupra lucrurilor care sunt cu adevărat importante.
• Aprobarile de ultimă oră pot avea ca rezultat aprobarea revendicărilor care nu respectă politicile.
• Echipele financiare nu pot închide cărțile la timp.

Întârzierile, erorile, fraudele și auditurile dureroase sunt caracteristice managementului tradițional al cheltuielilor. Acestea sunt afacerile, mici și mari, apelează la metode mai eficiente de gestionare a cheltuielilor.

Ce este managementul tradițional al cheltuielilor?

Procesele tradiționale de gestionare a cheltuielilor se bazează pe chitanțe și înregistrări pe hârtie. Pentru a picta o imagine, așa arată un sistem tradițional de gestionare a cheltuielilor:

• Angajații au sarcina de a păstra în siguranță toate chitanțele comerciale pentru a solicita rambursări de cheltuieli la începutul fiecărui ciclu de rambursare.
• Aprobatorii trebuie să verifice manual declarațiile de cheltuieli și să se asigure că respectă politica de călătorie și cheltuieli a companiei.
• Echipele financiare au sarcina de a audita toate chitanțele de cheltuieli aprobate cu trasee pe hârtie înainte de procesare.
• Echipele financiare trebuie apoi să salveze toate chitanțele și înregistrările într-un mod organizat pentru viitoarele audituri interne/externe.

Provocări legate de managementul tradițional al cheltuielilor

Un upgrade de la contabilitatea pe hârtie a fost contabilitatea pe bază de Excel. Cu toate acestea, ambele sisteme necesită timp și forță de muncă, bazându-se exclusiv pe introducerea și verificarea manuală a datelor. Iată câteva provocări și limitări ale managementului tradițional al cheltuielilor:

• Probabilitate mare de erori de introducere a datelor: managementul tradițional al cheltuielilor se bazează pe introducerea manuală a datelor pentru raportarea cheltuielilor, aprobări și chiar păstrarea înregistrărilor. Un zero suplimentar sau unul care lipsește ar putea să vă deformeze cărțile și să vă deschidă audituri.
• Risc ridicat de fraudă a rapoartelor de cheltuieli: este foarte posibil ca nuanțele de politică să treacă prin fisuri și să creeze fraude ale rapoartelor de cheltuieli. Acest lucru costă o mulțime de bani pentru companii și vă poate bloca calendarele pentru o interogare neplăcută cu autoritățile fiscale.
• Lipsa de vizibilitate asupra cheltuielilor angajaților: echipele financiare nu au de unde să știe cât cheltuiesc angajații pentru diferite proiecte până când nu prezintă rapoarte de cheltuieli la sfârșitul lunii. Acest lucru handicapează productivitatea financiară și poate cauza o amenințare serioasă la nivelul profitului companiei dumneavoastră.

Ce este gestionarea automată a cheltuielilor?

Software-ul de management automat al cheltuielilor utilizează caracteristici concepute special pentru a elimina toate sarcinile banale implicate în raportarea financiară. Acest lucru ajută la eliminarea frustrării din spatele raportării manuale a cheltuielilor.

Pe lângă faptul că raportarea cheltuielilor și urmărirea sunt ușoare, iată câteva alte beneficii pe care gestionarea automată a cheltuielilor le aduce cu ea:

• Oferă modalități simple pentru angajați de a urmări și raporta cheltuielile de pe orice dispozitiv la alegere.
• Efectuează verificări de politică în timp real pentru fiecare cerere de cheltuieli, chiar înainte de a fi raportată, pentru a asigura conformitatea politicii.
• Permite personalizarea și automatizarea fluxurilor de lucru de aprobare și reconcilierea cardurilor de credit bancare și corporative.
• Se integrează cu alte programe de contabilitate, ERP și HRMS pentru a se asigura că toate datele angajaților și de gestionare a călătoriilor și cheltuielilor sunt centralizate.

Beneficiile trecerii la gestionarea automată a cheltuielilor

Trecerea de la raportarea cheltuielilor pe hârtie și pe Excel la cea digitală poate fi o transformare semnificativă pentru companii. Iată câteva beneficii oferite de gestionarea automată a cheltuielilor față de gestionarea tradițională a cheltuielilor.

• Angajații petrec mai puțin timp întocmind și trimițând rapoarte de cheltuieli.
• Aprobatorii petrec mai puțin timp verificând și aprobând rapoartele de cheltuieli.
• Conformitatea este asigurată de software-ul de management al cheltuielilor.
• Pregătirea pentru audit este asigurată fără niciun efort manual suplimentar.
• Echipele financiare au vizibilitate continuă asupra cheltuielilor angajaților.

Trecerea la gestionarea automată a cheltuielilor preia sarcinile manuale, predispuse la erori și consumatoare de timp și ajută companiile să sporească performanța financiară, productivitatea angajaților și să-și optimizeze gestionarea bugetului.

Ce este software-ul de management al cheltuielilor?

Software-ul de gestionare a cheltuielilor este conceput pentru a automatiza procesele legate de călătoriile și managementul cheltuielilor, inclusiv raportarea cheltuielilor, aprobările, rambursările și rezervările de călătorie. Un proces automat de management al cheltuielilor minimizează riscurile care sunt de obicei caracteristice managementului tradițional al cheltuielilor. Iată câteva avantaje ale utilizării unui software de management al cheltuielilor organizat de părțile interesate.

Pentru angajati, ofera:

Urmărirea și raportarea eficientă a chitanțelor

Majoritatea software-ului de gestionare a cheltuielilor oferă opțiuni ușoare de urmărire a chitanțelor pentru a reduce timpul și efortul pe care angajații îl investesc în raportarea cheltuielilor. Cea mai importantă caracteristică de raportare a cheltuielilor este scanerul cu recunoaștere optică a caracterelor (OCR) găsit în aproape toate aplicațiile mobile de gestionare a cheltuielilor.

Această caracteristică permite angajaților să facă pur și simplu o fotografie a chitanței de hârtie folosind scanerul OCR. Apoi, software-ul completează automat detaliile cheltuielilor din imaginea capturată, toate gata de raportare. Acest lucru asigură că o experiență cu un singur clic înlocuiește procesul de raportare manuală a cheltuielilor, altfel obositor.

Rambursări mai rapide ale cheltuielilor

Un software automat de gestionare a călătoriilor și a cheltuielilor facilitează angajaților să trimită rapoarte de cheltuieli conforme. De asemenea, elimină nevoia de dus și înapoi constant între părțile interesate pentru a asigura transmiterea în timp util a rapoartelor de cheltuieli, aprobări și rambursări ale cheltuielilor angajaților.

Pentru aprobatori, oferă:

Fluxuri de lucru automatizate personalizate de aprobare

Cu un software de gestionare a cheltuielilor, nu este nevoie ca managerii sau aprobatorii să răspundă la e-mailurile „Poți, te rog, să-mi indicați persoana potrivită”. Odată ce fluxul de lucru este introdus în sistem și politicile setate, puteți chiar să setați mementouri automate de trimitere a rapoartelor și rapoarte de autoaprobare și să eliminați blocajele în procesul de aprobare a cheltuielilor.

Aplicarea eficientă a politicii de cheltuieli

În calitate de manageri, șefi de departament sau departament financiar, există lucruri mai bune și mai importante pe care trebuie să le faceți decât să verificați declarațiile de cheltuieli în raport cu polițele. Un software de gestionare a cheltuielilor automatizează verificările politicilor și vă avertizează cu privire la orice încălcare. Acest lucru vă permite să luați măsurile adecvate și fără a pierde ore productive cu verificarea.

Pentru echipele financiare, oferă:

Reconciliere automată a cardurilor de credit corporative

Cu ceva timp în urmă, când cardurile corporative erau la modă, se simțeau ca soluția supremă pentru gestionarea cheltuielilor de afaceri. Numai echipele financiare cunosc durerea de a potrivi extrasele cardului de credit cu facturile și apoi de a le audita pentru conformitate.

Un software de management al cheltuielilor poate fi un adevărat avantaj atunci când vine vorba de reconcilierea cardului de credit. Software-ul potrivește automat cheltuielile, încasările și tranzacțiile, ștergând intervenția manuală din ecuație. De asemenea, se integrează cu furnizorii de carduri de credit pentru a obține fluxuri directe pe tabloul de bord de gestionare a cheltuielilor. Acest lucru ajută echipele financiare să obțină o perspectivă în timp real asupra locului exact în care au loc cheltuielile în loc de doar informațiile despre cheltuielile.

Piste de audit digitale pentru conformitatea continuă

Software-ul de management al cheltuielilor menține trasee de audit digitale detaliate pentru fiecare cheltuială și acțiunile corespunzătoare ale tuturor părților interesate. Acest lucru facilitează echipelor de finanțe să auditeze rapoartele de cheltuieli înainte de procesarea rambursărilor. Acest lucru elimină, de asemenea, nevoia de a stoca teancuri de chitanțe de hârtie și vă faceți griji cu privire la păstrarea lor în siguranță.

Procesare mai rapidă a plăților

Un software de management al cheltuielilor integrează ERP, contabilitate, sistemul HRMS și portalurile bancare existente. Acest lucru vă permite să aduceți toate datele angajaților și ale cheltuielilor pe o singură platformă și să inițiați plăți direct din tabloul de bord de gestionare a cheltuielilor. În plus, vă va permite să urmăriți progresul plății, asigurându-vă că sunteți mereu la curent cu lucrurile.

Stocare cloud securizată pentru chitanțele de cheltuieli

Toate chitanțele de cheltuieli atașate declarațiilor de cheltuieli sunt stocate într-un cloud securizat și care poate fi căutat. Acest lucru facilitează echipelor financiare să caute orice cheltuială, chitanță sau raport folosind filtre. Data viitoare când stai la un audit, nu va mai fi o oră de liniște incomodă între tine și auditor, în timp ce trimiți grămezi de rapoarte pentru a-l găsi pe cel pe care auditorul l-a cerut.

Perspectivă în timp real asupra analizei datelor de cheltuieli

Un software de management al cheltuielilor oferă vizibilitate în timp real și o perspectivă asupra cheltuielilor angajaților din cadrul organizației sau din mai multe organizații. Aceste informații sunt disponibile pe tabloul de bord de gestionare a cheltuielilor, unde puteți vedea cheltuielile pe departamente, proiecte, categorii și multe altele.

Datele privind cheltuielile în timp real vă vor ajuta să optimizați cheltuielile oricând și oriunde este necesar. De asemenea, vă asigură că respectați bugetele estimate/alocate. În plus, informațiile despre datele istorice vă permit să analizați mai bine nevoile financiare ale organizației dvs. pentru a lua decizii bazate pe date.

Securitatea datelor

Securitatea datelor este o preocupare masivă pentru orice implică software. Un software bun de gestionare a cheltuielilor de afaceri aderă la măsurile de securitate standard din industrie pentru a vă asigura că datele dumneavoastră sunt întotdeauna în siguranță. Ele oferă, de asemenea, funcții precum accesul bazat pe roluri, accesul bazat pe IP și accesul auditorului pentru a se asigura că diferite părți interesate cu roluri diferite au acces doar la datele pe care decideți să le lăsați să le vadă.

Un software de management al cheltuielilor te ajută să automatizezi întregul sistem de management al cheltuielilor, economisind timp și costuri. De asemenea, ajută la reducerea riscurilor și fraudelor, în timp ce crește moralul angajaților și profitabilitatea generală. Dacă doriți să verificați, strict în ceea ce privește banii, RoI-ul unui software de management al cheltuielilor, iată un calculator gratuit de ROI pe care îl puteți folosi.

Cum să alegeți un software de gestionare a cheltuielilor pentru afacerea dvs

Dacă ai folosit calculatorul ROI despre care tocmai vorbeam, probabil că ești convins că un software de management al cheltuielilor merită investiția.

Dar automatizarea raportării cheltuielilor este mai mult decât doar rentabilitatea investiției. Trebuie să alegeți un software de raportare a cheltuielilor care să se potrivească nevoilor dvs. de afaceri. Pentru a vă ajuta pe parcursul procesului, am compilat o listă de verificare la îndemână pentru a vă ajuta să selectați cele mai bune opțiuni de software de cheltuieli pentru afacerea dvs.:

Verificați funcțiile obligatorii de gestionare a cheltuielilor

Furnizorul de software de management al cheltuielilor ales de dvs. ar trebui să ofere următoarele capabilități pentru a vă asigura că puteți automatiza fiecare pas al procesului de gestionare a cheltuielilor:

• O aplicație mobilă cu opțiuni ușoare de urmărire a cheltuielilor pentru angajați.
• Fluxuri de lucru de aprobare a cheltuielilor complet personalizabile.
• Un motor robust de reguli de afaceri (automatizare a politicilor de călătorie și cheltuieli.)
• Capacitate automată de reconciliere bancară și card de credit.
• Analiză aprofundată și în timp real a datelor privind cheltuielile.
• Un tablou de bord cuprinzător pentru managementul cheltuielilor.
• Integrari cu birouri de călătorie, ERP, contabilitate și software HRMS.
• Sisteme ERP puternice și ușor de implementat cu integrări API.

Înțelegeți cerințele dvs. de asistență pentru clienți

Trebuie să înțelegeți cerințele de asistență pentru clienți ale organizației dumneavoastră înainte de a selecta furnizori. Dacă aveți angajați care călătoresc frecvent, este posibil să aveți nevoie de un furnizor foarte apreciat, cu răspunsuri rapide, chat-uri live active și asistență pentru clienți în timp util.

Dacă preferați să aveți videoclipuri detaliate, documente și alte resurse, asigurați-vă că furnizorul dvs. poate face astfel de resurse ușor accesibile pentru echipa dvs. Acest lucru asigură adoptarea mai rapidă și mai ușoară a tehnologiilor mai noi.

Verificați recenziile utilizatorilor pe platforme de încredere

Recenziile clienților care folosesc un software oferă o perspectivă asupra experiențelor lor post-implementare. Aceste recenzii joacă un rol crucial în înțelegerea dacă un anumit software este un produs viabil sau nu pentru afacerea dvs.

Platformele de revizuire a software-ului precum G2 simplifică și simplifică procesul prin evaluarea software-ului pe baza recenziilor reale ale utilizatorilor pe diverse platforme. Ei evaluează software-ul pe baza diferitelor criterii, cum ar fi ușurința de utilizare, calitatea suportului, ușurința de implementare și multe altele. Aceasta oferă o comandă rapidă de încredere pentru a vă pune mâna pe cel mai bun software de raportare a cheltuielilor pentru a vă atinge obiectivele de afaceri dorite.

Asigurați-vă profitul pentru viitor

Principalele ingrediente pentru succesul unei organizații sunt o colaborare fără întreruperi între echipe, cu o creștere constantă a productivității financiare și a angajaților. Acest lucru poate fi realizat prin eficientizarea procesului dvs. de gestionare a cheltuielilor pentru a economisi timp, efort, pentru a asigura acuratețea și securitatea și pentru a oferi informații valoroase privind datele despre cheltuieli.