Meu fluxo de trabalho de conteúdo (da pesquisa de palavras-chave à publicação)

Este artigo é a parte 3 de uma série de 3 artigos:

Parte 1: Quanto conteúdo eu publico por dia? Aqui está um dia de trabalho típico

Parte 2: Meu sistema caótico de gerenciamento de projetos

Embora desdenhe gastar muito tempo com organização, sou um fanático pela eficiência. Minha busca pela eficiência é uma grande razão pela qual não sou organizado.

Acho que gastar muito tempo organizando e planejando cada pequeno detalhe é muito ineficiente. É um tempo-suga,

Procuro eliminar ao máximo as tarefas desnecessárias.

Vou compartilhar algumas boas dicas que funcionam para eu fazer muito todos os dias. Isso inclui como agilizo o trabalho do VA para que eles possam fazer o máximo possível.

Meu fluxo de trabalho

Lote meu trabalho

Eu trabalho em lote por site. Cada site é como um arquivo de trabalho (uma analogia dos meus dias de advogado). Eu abordo o fluxo de trabalho site por site.

• Revisar e publicar conteúdo: Cada dia eu escolho 3 artigos preparados, reviso e publico todos de uma vez.
• Pesquisa de palavras-chave: costumo fazer pesquisas de palavras-chave em lotes com dezenas de tópicos em uma sessão. Eu os coloco em uma planilha do Google para que eles estejam prontos para uso sempre que eu precisar pedir artigos ou atribuir tópicos a perguntas de guest post.
• Redes sociais: uma vez que todas as postagens em um determinado site são publicadas para o dia, eu faço as rodadas de mídia social (geralmente).
• Encomendar conteúdo: quase sempre peço a granel. A maioria dos serviços de redação oferece descontos em massa, o que me economiza dinheiro. Solicito que os serviços entreguem artigos em lotes de 3 a 5 à medida que são finalizados, para que eu tenha um fluxo constante de conteúdo chegando semanalmente.
• Boletins informativos por e-mail: eu alinho de 2 a 5 boletins informativos por e-mail de cada vez.

Formatação de conteúdo universal

Eu estruturo quase todo tipo de conteúdo da mesma forma. Isso facilita a colocação de anúncios em todo o site (evite posicionamentos estranhos). O que quero dizer com isso é que uso uma imagem em destaque seguida por uma quantidade aproximada de texto seguida por outra imagem.

Eu uso tags de cabeçalho extensivamente (h2, h3, etc.).

Desta forma, escritores e VAs sabem exatamente como configurar o conteúdo.

Para mim, é muito fácil e rápido configurar o posicionamento do anúncio em todo o site. Claro que existem exceções para alguns tipos de conteúdo, mas 99% são estruturados da mesma forma.

Conceitos de conteúdo recorrente

Esta é uma enorme economia de tempo. Eu tenho uma variedade de tipos diferentes de artigos que encomendo, mas eles são semelhantes em conceito. Um exemplo seria uma revisão do produto. As revisões são um tipo de artigo que é escrito de uma maneira particular. Uma vez que os escritores são treinados, eles produzirão o mesmo tipo de conteúdo a cada vez.

Concentre-se no que sou bom e no que gosto de fazer

A única constante a cada dia é publicar novos conteúdos. Qual conteúdo eu publico é desconhecido até que eu comece a trabalhar. Eu não sigo cronogramas editoriais rígidos. Eu toco diariamente. Basicamente eu mergulho no que eu sinto vontade de fazer naquele dia. Isso melhora drasticamente o meu prazer no meu trabalho porque não estou limitado a um monte de regras.

Lidar com a maioria dos e-mails na primeira vez que os abro

Se consigo resolver um e-mail em alguns minutos, faço-o na primeira vez que os abro. De vez em quando eu preciso pensar na melhor resposta ou a resposta requer um pouco de trabalho. Esses últimos tipos eu posso deixar de lado por um dia ou dois. Fora isso, eu lido com 95% dos e-mails imediatamente.

Mantra: Eu sempre posso melhorar depois

Não sou perfeccionista, o que me deixa feliz. Eu não me importo de publicar conteúdo de qualidade média às vezes para ver como ele vai se comportar. Se for promissor, eu volto e o torno incrível.

Eu prefiro apenas fazer as coisas aceitando que não é perfeito. Se eu achasse que tudo tinha que ser perfeito, eu nunca faria nada. Uma grande parte desse tipo de trabalho é que quase sempre pode ser melhorado no futuro. Não é como ser um cirurgião ou um advogado onde os erros podem ser catastróficos.

Qual o pior que pode acontecer? Eu perco alguns dólares. Um visitante tem uma experiência ruim (isso acontece). Há um erro de digitação. Algo estava faltando. Nada disso importa tanto. Não afeta a vida das pessoas.

Escrevendo conteúdo

O maior passo que dou para escrever muito conteúdo rapidamente é delinear extensivamente diretamente no editor do WordPress. Uma vez que eu tenha todos os meus títulos e tópicos listados, é uma questão de preencher os espaços em branco. Eu faço isso neste site e para meus sites de nicho. Embora para meus sites de nicho eu treine agências de redação sobre como pesquisar e formatar artigos para que eu não precise me envolver.

fluxo de trabalho VA

Atribuir tarefas recorrentes a cada VA

Cada VA que emprego é responsável por um pequeno conjunto de tarefas. Dessa forma, eles se tornam eficientes e podem se concentrar nele. Quando a pessoa A termina, a pessoa B pega o bastão e continua.

Por exemplo, tenho uma pessoa que faz upload de conteúdo e depois o formata e insere fotos. Isso é tudo o que ela faz – gerenciamento de conteúdo e gerenciamento de fotos.

Eu tenho outro VA que só cria gráficos personalizados (diagramas e gráficos).

Estes são apenas dois exemplos.

Marcar o conteúdo como "CONCLUÍDO" quando estiver pronto para publicação

Isso é realmente rudimentar, mas funciona. Quando um VA termina de formatar um artigo, eles colocam “DONE” no título. Assim posso encontrar rapidamente artigos prontos para publicação. Este sistema simples me permite gerenciar o que precisa ser publicado dentro do WordPress em vez de ter que acessar outro portal ou planilha de backend.

Instruções de vídeo

Um vídeo de treinamento de 3 minutos é muito mais eficaz do que tentar digitar instruções. Acho que as instruções em vídeo reduzem os erros e aceleram consideravelmente o treinamento. Eu uso vídeos de treinamento para serviços de redação também.

Reter apenas VAs muito bons

Acho injusto que duas pessoas ganhem o mesmo, mas uma pessoa é muito melhor. Eu não mantenho pessoas com desempenho ruim na equipe. Se alguém não pode realizar o mesmo trabalho que outras pessoas, eu o deixo ir.

Reportagens diárias

Eu exijo que os VAs me enviem um relatório diário com uma lista de todas as tarefas concluídas. Dessa forma, obtenho um instantâneo de onde tudo está e o que precisa ser feito.

Worfklow de conteúdo de postagem de convidado

Aceitar e publicar guest posts é mais trabalhoso do que você imagina. Estou aprimorando esse processo há quase um ano. Meu objetivo é publicar o melhor conteúdo de guest post com o mínimo de esforço da minha parte. Aqui estão algumas coisas que eu faço para conseguir isso.

Página detalhada “escreva para nós”

O ponto de partida é ter uma página detalhada Escreva para nós para a qual você pode encaminhar os pôsteres convidados. Isso ajuda a garantir que o conteúdo de guest post para o seu site seja razoavelmente bom (embora muitos guest posts nunca o leiam).

Formulário de resposta automática que fornece mais instruções imediatamente

Este é um novo desenvolvimento e tem sido muito bom. Eu uso um formulário AWeber para consultas de guest post. Dessa forma, eles são inseridos no banco de dados e recebem uma resposta imediatamente com mais instruções de envio de guest post.

Peça aos pôsteres convidados para fazer o máximo possível

Eu preciso de conteúdo de guest post menos do que os convidados querem publicar. Portanto, posso ser exigente. Eu preciso que eles me alimentem com um bom conteúdo.

Peço que eles criem um tópico que tenha como alvo uma palavra-chave decente com baixa concorrência e me enviem esse artigo concluído. Eu não quero que eles lancem tópicos primeiro. Isso requer meu tempo. Tudo que eu quero é um artigo entregue. Se eu gostar, eu publico. Se não, eu rejeito.

No e-mail de resposta automática que eles recebem após o preenchimento do formulário, eu dou as ferramentas de pesquisa de palavras-chave para usar e uma série de outras instruções para publicar seu guest post.

Eu não quero que eles me mandem um milhão de e-mails perguntando sobre tópicos. Eu só quero que eles entreguem o conteúdo.

Encomendar artigos de agências de redação

Pedido em massa

Eu gosto de economizar dinheiro. Encomendar conteúdo a granel geralmente vem com um desconto. Além disso, grandes pedidos significam que mantenho meu pipeline de conteúdo fluindo semanalmente. Meus pedidos em massa resultam de extensas sessões de pesquisa de palavras-chave, nas quais reuni longas listas de palavras-chave.

Instruções de vídeo

Assim como faço com os VA's, muitas vezes instruo serviços de redação sobre como criar e estruturar conteúdo com instruções curtas em vídeo. Eu reviso artigos semelhantes no meu site para o que eu pedi e passo exatamente como eu quero que os artigos sejam feitos.

Sempre tenha um artigo de exemplo publicado

Se descubro um novo conceito de artigo, publico o primeiro em mim mesmo. Eu mexo nele até acertar. Desta forma tenho um exemplo ao vivo para mostrar serviços de escrita.

Fluxo de trabalho de exemplo

Etapa 1: Pesquisa de palavras-chave/tópico. Adicionar à Planilha Google.

Etapa 2: peça conteúdo em massa do serviço de redação. Segure alguns tópicos para pôsteres de convidados.

Passo 3: Receba conteúdo em lotes de 3 a 5 artigos ao longo da semana em formato Docx.

Etapa 4: Meu VA (que também recebe conteúdo de serviços de redação), envia novo conteúdo para o formatador de conteúdo VA que prepara o conteúdo para publicação. Ela cuida da formatação de texto e imagem. Marca o artigo “DONE” quando concluído.

Em alguns casos, também faço meu designer gráfico preparar gráficos personalizados para o conteúdo. Se for esse o caso, espero até que seja feito antes de publicar o conteúdo.

Etapa 5: reviso os artigos marcados como “CONCLUÍDOS” e os publico.

Para alguns tipos de conteúdo, outro VA os revisa e os publica. Eu reviso o conteúdo mais longo e importante. Meu outro supervisor VA lida com conteúdo mais curto.

Em suma, é um processo bastante simples que flui bem.

Ferramentas e software que uso para melhorar a eficiência

Weber

Embora eu use o AWeber para boletins informativos por e-mail, também o uso para automatizar consultas de pôsteres de convidados. Quando um convidado de postagem preenche o formulário em minhas páginas Escreva para nós, a AWeber imediatamente envia mais instruções sobre como enviar sua postagem de convidado.

Links rápidos

Eu publico muito conteúdo que inclui links de afiliados para uma variedade de comerciantes. Inserir links de afiliados de comerciantes é demorado. Skimlinks acelera o processo drasticamente. Não tenho que perder tempo inserindo links de afiliados e economizo dinheiro por não ter que pagar VA's para fazer isso. Eu apenas publico conteúdo com links para uma grande variedade de comerciantes e o Skimlinks insere os links de afiliados.

Para links de afiliados muito importantes, eu uso os links fornecidos na conta do comerciante (ou rede de afiliados), mas para a parte do leão hoje em dia, deixo para Skimlinks.

Afiliados Sedentos

Para links de afiliados que uso repetidamente, o Thirsty Affiliates é o ideal. Posso adicionar links de afiliados no editor do WordPress em segundos.

Plugin Conversor Mammoth Docx

Este plugin gratuito é absolutamente dourado. Exijo que todo o conteúdo encomendado de serviços de artigos e pôsteres de convidados seja entregue como um docx. Com o plugin Mammoth Docx Converter, meus VA's e eu podemos fazer upload de um docx e inseri-lo no editor Wordpress em segundos, retirando todo o código desnecessário do Docx. Usamos essa ferramenta diariamente.

Jing (para capturas de tela e instruções curtas em vídeo)

O Jing facilita a criação de vídeos de instruções curtos (até 5 minutos) e capturas de tela. Eu não tenho que baixar ou exportar o vídeo. Está pronto instantaneamente com um URL para enviar ao destinatário para assistir ao vídeo ou ver as capturas de tela.

Os vídeos e capturas de tela são mantidos na minha conta do Screencast, então eu sempre os tenho.

Optimizília

Optimizilia é um ótimo otimizador de imagens online grátis. Ele faz isso em massa e lida com arquivos jpg e png.

Redimensionar imagens em massa

Quando eu precisar redimensionar um lote de imagens, use Bulk Resize Images (gratuito) para fazer o trabalho.

Canva

O Canva não é gratuito, mas vale cada centavo para criar pins para o Pinterest e outras imagens em estilo de colagem. Eu uso isso extensivamente.

Este artigo é a parte 3 de uma série de 3 artigos:

Parte 1: Quanto conteúdo eu publico por dia? Aqui está um dia de trabalho típico

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