Mi flujo de trabajo de contenido (desde la investigación de palabras clave hasta la publicación)

Este artículo es la parte 3 de una serie de 3 artículos:

Parte 1: ¿Cuánto contenido publico cada día? Aquí hay un día de trabajo típico

Parte 2: Mi sistema de gestión de proyectos caótico

Si bien desprecio dedicar demasiado tiempo a la organización, soy un fanático de la eficiencia. Mi impulso por la eficiencia es una gran razón por la que no estoy organizado.

Considero que dedicar demasiado tiempo a organizar y planificar cada pequeño detalle es muy ineficiente. Es una mamada de tiempo,

Busco eliminar tareas innecesarias tanto como sea posible.

Voy a compartir algunos buenos consejos que me funcionan para hacer mucho todos los días. Esto incluye cómo simplifico el trabajo de VA para que puedan hacer todo lo posible.

mi flujo de trabajo

agrupar mi trabajo

Trabajo por lotes por sitio. Cada sitio es como un archivo de trabajo (una analogía de mis días de abogado). Abordo el flujo de trabajo sitio por sitio.

• Revisar y publicar contenido: Cada día elijo 3 artículos preparados, los reviso y los publico todos a la vez.
• Investigación de palabras clave: por lo general, realizo investigaciones de palabras clave en lotes que generan docenas de temas en una sesión. Los coloco en una hoja de Google para que estén listos para usar cuando necesito ordenar artículos o asignar temas a consultas de publicaciones de invitados.
• Redes sociales: una vez que se publican todas las publicaciones en un sitio determinado para el día, hago las rondas de redes sociales (generalmente).
• Pedidos de contenido: casi siempre hago pedidos al por mayor. La mayoría de los servicios de redacción ofrecen descuentos por volumen, lo que me permite ahorrar dinero. Pido que los servicios entreguen los artículos en lotes de 3 a 5 a medida que estén terminados para tener un flujo constante de contenido que llega semanalmente.
• Boletines por correo electrónico: Alineo de 2 a 5 boletines por correo electrónico a la vez.

Formato de contenido universal

Estructuro casi todos los tipos de contenido de la misma manera. Esto facilita la colocación de anuncios en todo el sitio (evite ubicaciones extrañas). Lo que quiero decir con esto es que uso una imagen destacada seguida de una cantidad aproximada de texto seguida de otra imagen.

Utilizo mucho las etiquetas de encabezado (h2, h3, etc.).

De esta manera, los escritores y asistentes virtuales saben exactamente cómo configurar el contenido.

Para mí, es muy fácil y rápido configurar la colocación de anuncios en todo el sitio. Por supuesto, hay excepciones para algunos tipos de contenido, pero el 99% está estructurado de la misma manera.

Conceptos de contenido recurrente

Este es un gran ahorro de tiempo. Tengo una variedad de diferentes tipos de artículos que ordeno, pero son similares en concepto. Un ejemplo sería una revisión del producto. Las reseñas son un tipo de artículo que está escrito de una manera particular. Una vez que los escritores estén capacitados, producirán el mismo tipo de contenido cada vez.

Concéntrate en lo que soy bueno y lo que disfruto hacer.

La única constante cada día es que publico contenido nuevo. Qué contenido publico es desconocido hasta que empiezo a trabajar. No sigo horarios editoriales estrictos. Lo hago a diario. Básicamente me sumerjo en lo que tengo ganas de hacer ese día. Esto mejora dramáticamente mi disfrute de mi trabajo porque no estoy limitado por un montón de reglas.

Lidiar con la mayoría de los correos electrónicos la primera vez que los abro

Si puedo resolver un correo electrónico en unos minutos, lo hago la primera vez que lo abro. De vez en cuando necesito pensar en la mejor respuesta o la respuesta requiere bastante trabajo. Estos últimos tipos los puedo dejar de lado por un día o dos. Aparte de eso, manejo el 95% de los correos electrónicos de inmediato.

Mantra: Siempre puedo hacerlo mejor más tarde

No soy un perfeccionista, por lo que estoy feliz. A veces no me importa publicar contenido de calidad media para ver cómo funciona. Si se muestra prometedor, vuelvo y lo hago increíble.

Prefiero hacer las cosas aceptando que no son perfectas. Si pensara que todo tiene que ser perfecto, nunca terminaría nada. Una gran parte de este tipo de trabajo es que casi siempre se puede mejorar en el futuro. No es como ser un cirujano o un abogado donde los errores pueden ser catastróficos.

¿Qué es lo peor que puede pasar? Pierdo unos cuantos dólares. Un visitante tiene una mala experiencia (esto pasa). Hay un error tipográfico. Algo faltaba. Nada de eso importa tanto. No afecta la vida de las personas.

Escribir contenido

El paso más grande que tomo para escribir mucho contenido rápido es delinear extensamente directamente en el editor de WordPress. Una vez que tengo todos mis encabezados y temas enumerados, es cuestión de llenar los espacios en blanco. Hago esto en este sitio y para mis sitios de nicho. Aunque para mis sitios de nicho entreno a las agencias de redacción sobre cómo investigar y dar formato a los artículos para no tener que involucrarme.

flujo de trabajo VA

Asigne tareas recurrentes a cada VA

Cada VA que empleo es responsable de un pequeño conjunto de tareas. De esta manera se vuelven eficientes y pueden concentrarse en ello. Cuando la persona A termina, la persona B toma el relevo y continúa.

Por ejemplo, tengo una persona que sube contenido y luego lo formatea e inserta fotos. Eso es todo lo que hace: gestión de contenido y gestión de fotos.

Tengo otra VA que solo crea gráficos personalizados (diagramas y tablas).

Estos son solo dos ejemplos.

Marque el contenido como "TERMINADO" cuando esté listo para su publicación

Esto es realmente rudimentario, pero funciona. Cuando un VA termina de formatear un artículo, pone "HECHO" en el título. De esta manera puedo encontrar rápidamente artículos listos para publicar. Este sistema simple me permite administrar lo que se debe publicar dentro de WordPress en lugar de tener que acceder a otro portal de back-end u hoja de cálculo.

Instrucciones en vídeo

Un video de capacitación de 3 minutos es mucho más efectivo que tratar de escribir instrucciones. Encuentro que las instrucciones en video reducen los errores y aceleran considerablemente el entrenamiento. También uso videos de capacitación para escribir servicios.

Conservar solo muy buenos VA

Creo que es injusto que dos personas ganen lo mismo, pero una persona es mucho mejor. No mantengo a los trabajadores de bajo rendimiento en el personal. Si alguien no puede realizar el mismo trabajo que otras personas, lo dejo ir.

Reportes diarios

Requiero que los VA me envíen un informe diario con una lista de viñetas de todas las tareas completadas. De esta manera, obtengo una instantánea de dónde está todo y qué se debe hacer.

Flujo de trabajo de contenido de publicación de invitado

Aceptar y publicar publicaciones de invitados es más trabajo de lo que imaginas. He estado perfeccionando este proceso durante casi un año. Mi objetivo es publicar el mejor contenido de publicaciones de invitados con el mínimo esfuerzo de mi parte. Aquí hay algunas cosas que hago para lograr esto.

Página detallada de "escriba para nosotros"

El punto de partida es tener una página detallada de Write for Us a la que pueda referir los carteles invitados. Esto ayuda a garantizar que el contenido de las publicaciones de invitados para su sitio sea razonablemente bueno (aunque muchos de los invitados nunca lo leen).

Formulario de respuesta automática que escupe más instrucciones inmediatamente

Este es un nuevo desarrollo y ha sido muy bueno. Utilizo un formulario AWeber para consultas de publicaciones de invitados. De esta manera, se ingresan en la base de datos y reciben una respuesta inmediata con más instrucciones para el envío de publicaciones de invitados.

Pida a los carteles invitados que hagan todo lo posible

Necesito contenido de publicaciones de invitados menos de lo que los carteles de invitados quieren que se publiquen. Por lo tanto, puedo ser exigente. Requiero que me den de comer con cuchara gran contenido.

Les pido que presenten un tema que apunte a una palabra clave decente con poca competencia y que me envíen ese artículo completo. No quiero que lancen temas primero. Eso requiere mi tiempo. Todo lo que quiero es un artículo entregado. Si me gusta, lo publicaré. Si no lo hago, lo rechazo.

En el correo electrónico de respuesta automática que reciben después de completar el formulario, les doy las herramientas de investigación de palabras clave para usar y una serie de otras instrucciones para que se publique su publicación de invitado.

No quiero que me envíen un millón de correos electrónicos preguntando sobre temas. Solo quiero que entreguen el contenido.

Pedido de artículos de agencias de redacción

Pedido al por mayor

Me gusta ahorrar dinero. El pedido de contenido a granel generalmente viene con un descuento. Además, los pedidos grandes significan que mantengo mi flujo de contenido fluyendo semanalmente. Mis pedidos al por mayor provienen de extensas sesiones de investigación de palabras clave en las que reúno largas listas de palabras clave.

Instrucciones en vídeo

Al igual que hago con los VA, a menudo instruyo a los servicios de redacción sobre cómo crear y estructurar contenido con instrucciones breves en video. Reviso artículos similares en mi sitio a lo que ordeno y paso exactamente cómo quiero que se hagan los artículos.

Tener siempre un artículo de ejemplo publicado

Si descubro un nuevo concepto de artículo, publico el primero sobre mí mismo. Jugueteo con él hasta que lo consigo bien. De esta manera tengo un ejemplo en vivo para mostrar los servicios de escritura.

Ejemplo de flujo de trabajo

Paso 1: Investigación de palabras clave/temas. Agregar a la hoja de Google.

Paso 2: Solicite contenido en bloque desde el servicio de escritura. Reserva algunos temas para los afiches invitados.

Paso 3: Recibe contenido en lotes de 3 a 5 artículos a lo largo de la semana en formato Docx.

Paso 4: Mi VA (que también recibe contenido de los servicios de escritura), envía contenido nuevo al formateador de contenido VA que prepara el contenido para su publicación. Ella se encarga del formato de texto e imagen. Marca el artículo como "TERMINADO" cuando haya terminado.

En algunos casos, también hago que mi diseñador gráfico prepare gráficos personalizados para el contenido. Si ese es el caso, espero hasta que esté hecho antes de publicar el contenido.

Paso 5: reviso los artículos marcados como "TERMINADOS" y los publico.

Para algunos tipos de contenido, otro VA los revisa y los publica. Reviso el contenido más largo y más importante. Mi otro supervisor VA se ocupa de contenido más corto.

Con todo, es un proceso bastante simple que fluye bien.

Herramientas y software que utilizo para mejorar la eficiencia

AWeber

Si bien uso AWeber para boletines por correo electrónico, también lo uso para automatizar las consultas de los carteles invitados. Cuando un cartel invitado completa el formulario en mis páginas Escribe para nosotros, AWeber envía inmediatamente más instrucciones sobre cómo enviar su publicación de invitado.

Enlaces rápidos

Publico mucho contenido que incluye enlaces de afiliados a una variedad de comerciantes. Insertar enlaces de afiliados de comerciantes requiere mucho tiempo. Skimlinks acelera el proceso de forma espectacular. No tengo que tomarme el tiempo de ingresar enlaces de afiliados y ahorro dinero al no tener que pagar a los asistentes virtuales para que lo hagan. Solo publico contenido con enlaces a una gran variedad de comerciantes y Skimlinks inserta los enlaces de afiliados.

Para enlaces de afiliados muy importantes, utilizo los enlaces proporcionados en la cuenta de comerciante (o red de afiliados), pero para la parte del león en estos días, se lo dejo a Skimlinks.

Afiliados sedientos

Para los enlaces de afiliados que uso repetidamente, Thirsty Affiliates es ideal. Puedo agregar enlaces de afiliados en el editor de WordPress en segundos.

Complemento convertidor Mammoth Docx

Este complemento gratuito es absolutamente dorado. Requiero que todo el contenido pedido de los servicios de artículos y carteles invitados se entregue como un docx. Con el complemento Mammoth Docx Converter, mi VA y puedo cargar un docx e insertarlo en el editor de Wordpress en segundos, eliminando todo el código innecesario del Docx. Usamos esta herramienta a diario.

Jing (para capturas de pantalla e instrucciones breves en video)

Jing hace que la creación de videos instructivos breves (hasta 5 minutos) y capturas de pantalla sea muy fácil. No tengo que descargar o exportar el video. Está listo al instante con una URL para enviar al destinatario para ver el video o ver capturas de pantalla.

Los videos y las capturas de pantalla se conservan en mi cuenta de Screencast, por lo que siempre los tengo.

optimizilia

Optimizilia es un optimizador de imágenes en línea gratuito realmente bueno. Lo hace de forma masiva y maneja archivos jpg y png.

Redimensionar imágenes a granel

Cuando necesito cambiar el tamaño de un lote de imágenes, use Bulk Resize Images (gratuito) para hacer el trabajo.

Canva

Canva no es gratis, pero vale cada centavo para crear pines para Pinterest y otras imágenes de estilo collage. Yo uso esto extensivamente.

Este artículo es la parte 3 de una serie de 3 artículos:

Parte 1: ¿Cuánto contenido publico cada día? Aquí hay un día de trabajo típico

Parte 2: Mi sistema de gestión de proyectos caótico