Mon workflow de contenu (de la recherche de mots-clés à la publication)

Cet article est la partie 3 d'une série de 3 articles :

Partie 1 : Combien de contenu dois-je publier chaque jour ? Voici une journée de travail typique

Partie 2 : Mon système de gestion de projet chaotique

Alors que je dédaigne passer trop de temps sur l'organisation, je suis un fanatique de l'efficacité. Ma recherche d'efficacité est une des principales raisons pour lesquelles je ne suis pas organisé.

Je trouve que passer trop de temps à organiser et à planifier chaque petit détail est très inefficace. C'est une merde de temps,

Je cherche à éliminer au maximum les tâches inutiles.

Je vais partager quelques bons conseils qui m'aident à faire beaucoup de choses chaque jour. Cela inclut la façon dont je rationalise également le travail de VA afin qu'ils puissent en faire le plus possible.

Mon flux de travail

Lot mon travail

Je travaille par lots par site. Chaque site est comme un dossier de travail (une analogie avec mes jours d'avocat). J'aborde le workflow site par site.

• Réviser et publier du contenu : Chaque jour, je choisis 3 articles préparés, les révise et les publie tous en même temps.
• Recherche de mots-clés : je fais généralement des recherches de mots-clés par lots et propose des dizaines de sujets en une seule session. Je les claque dans une feuille Google afin qu'ils soient prêts à être utilisés chaque fois que j'ai besoin de commander des articles ou d'attribuer des sujets aux demandes de publication d'invités.
• Médias sociaux : une fois que tous les messages d'un site donné sont publiés pour la journée, je fais le tour des médias sociaux (généralement).
• Commande de contenu : Je commande presque toujours en gros. La plupart des services d'écriture offrent des remises sur le gros, ce qui me permet d'économiser de l'argent. Je demande que les services livrent les articles par lots de 3 à 5 au fur et à mesure qu'ils sont terminés afin d'avoir un flux régulier de contenu qui arrive chaque semaine.
• Newsletters par e-mail : J'aligne 2 à 5 newsletters par e-mail à la fois.

Formatage de contenu universel

Je structure presque tous les types de contenu de la même manière. Cela facilite le placement d'annonces sur l'ensemble du site (évitez les placements bizarres). Ce que je veux dire par là, c'est que j'utilise une image sélectionnée suivie d'une quantité approximative de texte suivie d'une autre image.

J'utilise beaucoup les balises d'en-tête (h2, h3, etc.).

De cette façon, les écrivains et les VA savent exactement comment configurer le contenu.

Pour moi, il est très simple et rapide de configurer le placement d'annonces sur l'ensemble du site. Bien sûr, il existe des exceptions pour certains types de contenu, mais 99 % sont structurés de la même manière.

Concepts de contenu récurrents

C'est un énorme gain de temps. J'ai une variété de différents types d'articles que je commande, mais ils sont similaires dans leur concept. Un exemple serait une revue de produit. Les critiques sont un type d'article écrit d'une manière particulière. Une fois les rédacteurs formés, ils produiront le même type de contenu à chaque fois.

Concentrez-vous sur ce que je fais bien et sur ce que j'aime faire

La seule constante chaque jour est que je publie de nouveaux contenus. Le contenu que je publie est inconnu jusqu'à ce que je commence à travailler. Je ne suis pas des horaires éditoriaux stricts. Je l'aie quotidiennement. En gros, je plonge dans ce que j'ai envie de faire ce jour-là. Cela améliore considérablement mon plaisir de travailler parce que je ne suis pas couvert par un tas de règles.

Traiter la plupart des e-mails la première fois que je les ouvre

Si je peux résoudre un e-mail en quelques minutes, je le fais la première fois que je l'ouvre. De temps en temps, je dois réfléchir à la meilleure réponse ou la réponse nécessite un peu de travail. Ces derniers types, je peux les mettre de côté pendant un jour ou deux. En dehors de cela, je gère 95 % des e-mails immédiatement.

Mantra : Je peux toujours faire mieux plus tard

Je ne suis pas perfectionniste, ce dont je me réjouis. Cela ne me dérange pas de publier du contenu de qualité moyenne parfois pour voir comment il fonctionnera. Si cela semble prometteur, je reviens et je le rends génial.

Je préfère faire avancer les choses en acceptant que ce ne soit pas parfait. Si je pensais que tout devait être parfait, je ne ferais jamais rien. Une grande partie de ce type de travail est qu'il peut presque toujours être amélioré sur la route. Ce n'est pas comme être chirurgien ou avocat où les erreurs peuvent être catastrophiques.

Quel est le pire qui puisse arriver ? Je perds quelques dollars. Un visiteur a une mauvaise expérience (cela arrive). Il y a une faute de frappe. Il manquait quelque chose. Rien de tout cela n'a beaucoup d'importance. Cela n'affecte pas la vie des gens.

Rédaction de contenu

La plus grande étape que je franchis pour écrire rapidement beaucoup de contenu est de décrire en détail directement dans l'éditeur WordPress. Une fois que j'ai tous mes titres et sujets répertoriés, il s'agit de remplir les blancs. Je le fais sur ce site et pour mes sites de niche. Bien que pour mes sites de niche, je forme des agences de rédaction sur la façon de rechercher et de formater des articles afin que je n'aie pas à être impliqué.

Flux de travail AV

Attribuez des tâches récurrentes à chaque VA

Chaque VA que j'emploie est responsable d'un petit ensemble de tâches. De cette façon, ils deviennent efficaces et peuvent se concentrer dessus. Lorsque la personne A a terminé, la personne B prend le relais et continue.

Par exemple, j'ai une personne qui télécharge du contenu, puis le formate et insère des photos. C'est tout ce qu'elle fait – la gestion du contenu et la gestion des photos.

J'ai un autre VA qui ne crée que des graphiques personnalisés (diagrammes et graphiques).

Ce ne sont que deux exemples.

Marquez le contenu comme "TERMINÉ" lorsqu'il est prêt à être publié

C'est vraiment rudimentaire, mais ça marche. Lorsqu'un VA a fini de formater un article, il met "DONE" dans le titre. De cette façon, je peux trouver rapidement des articles prêts à être publiés. Ce système simple me permet de gérer ce qui doit être publié dans WordPress au lieu d'avoir à accéder à un autre portail principal ou feuille de calcul.

Instructions vidéo

Une vidéo de formation de 3 minutes est beaucoup plus efficace que d'essayer de taper des instructions. Je trouve que les instructions vidéo réduisent les erreurs et accélèrent considérablement la formation. J'utilise également des vidéos de formation pour les services d'écriture.

Ne retenir que les très bonnes VA

Je pense qu'il est injuste que deux personnes gagnent la même chose, alors qu'une personne est bien meilleure. Je ne garde pas les mauvais élèves dans le personnel. Si quelqu'un ne peut pas faire le même travail que les autres, je le laisse partir.

Rapports quotidiens

J'exige que les VA m'envoient un rapport quotidien avec une liste à puces de toutes les tâches terminées. De cette façon, j'obtiens un instantané de l'endroit où tout se passe et de ce qui doit être fait.

Workflow de contenu de publication d'invité

Accepter et publier des messages d'invités est plus de travail que vous ne l'imaginez. J'ai perfectionné ce processus pendant près d'un an. Mon objectif est de publier le meilleur contenu de publication d'invités avec un minimum d'effort de ma part. Voici quelques choses que je fais pour y parvenir.

Page détaillée "écrivez-nous"

Le point de départ est d'avoir une page Écrivez pour nous détaillée à laquelle vous pouvez renvoyer des affiches d'invités. Cela permet de s'assurer que le contenu des publications invitées pour votre site est raisonnablement bon (bien que beaucoup d'affiches invitées ne le lisent jamais).

Formulaire de répondeur automatique qui crache d'autres instructions immédiatement

Ceci est un nouveau développement et a été très bon. J'utilise un formulaire AWeber pour les demandes de publication d'invités. De cette façon, ils sont entrés dans la base de données et reçoivent immédiatement une réponse avec d'autres instructions de soumission des messages invités.

Demandez aux affiches invitées d'en faire le plus possible

J'ai moins besoin de contenu de publication d'invités que les affiches d'invités ne veulent être publiées. Je peux donc être exigeant. J'exige qu'ils me nourrissent à la cuillère d'un excellent contenu.

Je leur demande de proposer un sujet qui cible un mot-clé décent avec une faible concurrence et de m'envoyer cet article terminé. Je ne veux pas qu'ils lancent des sujets en premier. Cela me demande du temps. Tout ce que je veux, c'est un article livré. Si je l'aime, je le publierai. Si je ne le fais pas, je le rejette.

Dans l'e-mail de répondeur automatique qu'ils reçoivent après avoir rempli le formulaire, je donne les outils de recherche de mots-clés à utiliser et une foule d'autres instructions afin de publier leur message d'invité.

Je ne veux pas qu'ils m'envoient des e-mails un million de fois pour me poser des questions sur des sujets. Je veux juste qu'ils livrent le contenu.

Commande d'articles auprès d'agences de rédaction

Commandez en gros

J'aime économiser de l'argent. La commande de contenu en gros s'accompagne généralement d'une remise. De plus, les grosses commandes signifient que je garde mon pipeline de contenu fluide chaque semaine. Mes commandes groupées découlent de longues sessions de recherche de mots clés où j'ai constitué de longues listes de mots clés.

Instructions vidéo

Tout comme je le fais avec les VA, j'instruis souvent les services de rédaction sur la façon de créer et de structurer le contenu avec de courtes instructions vidéo. Je passe en revue des articles similaires sur mon site à ce que je commande et je les explique exactement comment je veux que les articles soient faits.

Ayez toujours un exemple d'article publié

Si je découvre un nouveau concept d'article, je publie le premier sur moi-même. Je bricole jusqu'à ce que je l'obtienne juste. De cette façon, j'ai un exemple en direct pour montrer les services d'écriture.

Exemple de flux de travail

Étape 1 : Recherche de mots-clés/sujets. Ajouter à Google Sheet.

Étape 2 : Commandez du contenu en vrac auprès du service de rédaction. Retenez quelques sujets pour les affiches des invités.

Étape 3 : Recevez du contenu par lots de 3 à 5 articles tout au long de la semaine au format Docx.

Étape 4 : Mon VA (qui reçoit également le contenu des services de rédaction) envoie le nouveau contenu au formateur de contenu VA qui prépare le contenu pour la publication. Elle s'occupe de la mise en forme des textes et des images. Marque l'article "TERMINÉ" une fois terminé.

Dans certains cas, je demande également à mon graphiste de préparer des graphiques personnalisés pour le contenu. Si c'est le cas, j'attends que ce soit fait avant de publier le contenu.

Étape 5 : J'examine les articles marqués comme "TERMINÉ" et je les publie.

Pour certains types de contenu, un autre VA les examine et les publie. Je passe en revue le contenu le plus long et le plus important. Mon autre superviseur VA s'occupe d'un contenu plus court.

Dans l'ensemble, c'est un processus assez simple qui se déroule bien.

Outils et logiciels que j'utilise pour améliorer l'efficacité

Weber

Bien que j'utilise AWeber pour les newsletters par e-mail, je l'utilise également pour automatiser les demandes des affiches invitées. Lorsqu'une affiche invitée remplit le formulaire sur mes pages Write for Us, AWeber envoie immédiatement des instructions supplémentaires sur la façon de soumettre son article invité.

Liens écrémés

Je publie beaucoup de contenu qui inclut des liens d'affiliation vers une variété de marchands. L'insertion de liens d'affiliation de marchands prend du temps. Skimlinks accélère considérablement le processus. Je n'ai pas besoin de prendre du temps pour entrer des liens d'affiliation et j'économise de l'argent en n'ayant pas à payer de VA pour le faire. Je publie juste du contenu avec des liens vers une grande variété de marchands et Skimlinks insère les liens d'affiliation.

Pour les liens d'affiliation très importants, j'utilise les liens fournis dans le compte marchand (ou réseau d'affiliation), mais pour la part du lion ces jours-ci, je m'en remets à Skimlinks.

Affiliés assoiffés

Pour les liens d'affiliation que j'utilise à plusieurs reprises, Thirsty Affiliates est idéal. Je peux ajouter des liens d'affiliation dans l'éditeur WordPress en quelques secondes.

Plug-in de conversion Mammoth Docx

Ce plugin gratuit est absolument doré. J'exige que tout le contenu commandé auprès des services d'articles et des affiches invitées soit livré sous forme de docx. Avec le plugin Mammoth Docx Converter, mes VA et moi pouvons télécharger un docx et l'insérer dans l'éditeur Wordpress en quelques secondes en supprimant tout le code inutile du Docx. Nous utilisons cet outil quotidiennement.

Jing (pour les captures d'écran et les courtes instructions vidéo)

Jing facilite la création de courtes vidéos d'instructions (jusqu'à 5 minutes) et de captures d'écran. Je n'ai pas besoin de télécharger ou d'exporter la vidéo. Il est prêt instantanément avec une URL à envoyer au destinataire pour regarder la vidéo ou regarder des captures d'écran.

Les vidéos et les captures d'écran sont conservées dans mon compte Screencast donc je les ai toujours.

Optimisation

Optimizilia est un très bon optimiseur d'images en ligne gratuit. Il le fait en vrac et gère les fichiers jpg et png.

Images de redimensionnement en masse

Lorsque j'ai besoin de redimensionner un lot d'images, utilisez Bulk Resize Images (gratuit) pour faire le travail.

Toile

Canva n'est pas gratuit, mais il vaut chaque centime pour créer des épingles pour Pinterest et d'autres images de style collage. Je l'utilise abondamment.

Cet article est la partie 3 d'une série de 3 articles :

Partie 1 : Combien de contenu dois-je publier chaque jour ? Voici une journée de travail typique

Partie 2 : Mon système de gestion de projet chaotique