Meu sistema de gerenciamento de projetos caótico e ferramentas gratuitas que uso para gerenciar meu negócio de nicho?

Este artigo é a parte 2 de uma série de 3 artigos:

Parte 1: Quanto conteúdo eu publico por dia? Aqui está um dia de trabalho típico

Parte 3: Meu fluxo de trabalho de conteúdo (da palavra-chave à publicação)

Meu escritório em casa é um desastre. Notas, cordões, xícaras de café e lixo por todo lado.

Meu escritório alugado é o mesmo.

E depois há a tela do meu laptop que tem dezenas de pastas, imagens e arquivos espalhados por todo o lugar. Meu sistema de arquivamento digital é uma piada.

Eu sou uma pessoa muito desorganizada.

Eu nem sempre fui assim. Eu costumava ser a pessoa que reconciliava minha conta corrente pessoal todos os meses. Eu fiz isso por anos até me perguntar “por que estou perdendo tempo com isso?” Ao longo de vários anos eu nunca tinha encontrado uma discrepância. Nenhum erro do banco. Nada. No entanto, passei muitas horas fazendo isso.

Durante a faculdade eu era super organizada. Minha mesa estava arrumada. Meus livros eram sempre guardados.

Em algum lugar ao longo do caminho, passei de organizador e meticuloso para totalmente desorganizado.

Minha organização empresarial reflete minha organização física. Não tenho nenhum sistema de gerenciamento de projetos real, além de uma variedade de ferramentas gratuitas.

Exemplos da minha total desorganização

Nenhum cronograma formal de publicação:

Não tenho horário formal de postagem em nenhum site. Logo no início, quando entrei nesse negócio, li que é bom ter um calendário editorial e ter o conteúdo alinhado agendado para ser publicado em tal e tal dia.

Não planejo nenhum conteúdo para nenhum dia. Quando estiver pronto, eu publico. Se eu perder um dia, que assim seja. A única exceção é que posso alinhar alguns durante as férias.

Não tenho planos para nenhum dia até chegar ao trabalho:

Não sei que conteúdo publicarei amanhã. Não penso nisso até chegar ao trabalho. Eu tenho um monte de conteúdo em vários estágios no pipeline, mas sobre quais peças exatas eu acabo publicando, isso é um mistério até eu começar a trabalhar. Às vezes eu planejo no chuveiro ou dirigindo para o trabalho, mas mesmo esses planos são frequentemente alterados.

Sou minimalista quando se trata de salvar, armazenar e organizar arquivos digitais: guardo apenas coisas realmente importantes. Caso contrário, eu lixo tudo.

Frota crescente de planilhas com centenas de tópicos de artigos:

Não tenho uma planilha organizada e organizada que organize todos os artigos no pipeline e/ou pesquisa de palavras-chave. Eu tenho uma frota de planilhas com resmas de listas. No entanto, de alguma forma eu me lembro de cada um e nunca tive um problema com uma bagunça sem sistema de ideias de tópicos, pesquisa de palavras-chave e conteúdo no pipeline.

1 endereço de e-mail:

Tenho dezenas de endereços de e-mail, todos encaminhados para o meu e-mail principal. Minha caixa de entrada é um desastre. Eu não tenho pastas ou qualquer sistema, mas ele é gerenciado. Configurei pastas e sistemas no e-mail uma vez, mas nunca o usei.

Pastas de arquivos digitais incompletas:

A única organização que tenho é que tenho uma pasta para cada site de nicho. No entanto, com o tempo, eles se tornam um lixão. Pior ainda, eles estão incompletos porque eu destruo mais do que mantenho. Eu costumava guardar tudo, mas parei de fazer isso porque chegou ao ponto de não encontrar nada. Agora guardo apenas coisas importantes.

Ferramentas gratuitas que uso para gerenciamento de projetos

Apesar de ser totalmente desorganizado, consigo o que preciso fazer e mantenho todas as bolas no ar. Embora eu não use nenhum sistema específico, eu uso algumas ferramentas gratuitas que mantêm tudo funcionando. Eles são:

Gmail: o Gmail é o meu sistema de e-mail preferido. Ele faz o trabalho.

Google Agenda: não reservo muitas coisas, mas quando faço uso o Google Agenda.

Planilhas Google: adoro software em nuvem. Além disso, eu tenho um Mac sem Excel. Assim, o Planilhas Google é meu software de planilhas preferido.

Notas do Mac: Os Macs têm um recurso de Notas que é incrível. Ele abre rápido e eu posso navegar de nota para nota muito rápido. Também salva automaticamente. Está no iCloud para que eu possa acessá-lo de todos os meus dispositivos. Este software gratuito bacana praticamente executa tudo. É muito rudimentar, mas faz o trabalho.

Qualquer plataforma simples de anotações funcionará. Eu gosto das guias no Mac Notes para que eu possa pular rapidamente para outras notas quase que instantaneamente, em vez de procurar e abrir outro documento.

Sugiro fortemente qualquer tipo de sistema de notas que permita abas ilimitadas no documento.

Caneta e Papel: Eu tenho pilhas de blocos de anotações e pilhas de folhas manuscritas por todo o lugar. Eu amo caneta e papel. Acho que tenho boas ideias usando essa forma de comunicação quase obsoleta.

Quickbooks: Este ano estou configurando todas as coisas financeiras no Quickbooks por forte recomendação do meu contador. Minha documentação financeira nos últimos anos tem sido horrível. Deixo para o final e depois tenho um trabalho enorme compilando dezenas de relatórios e planilhas. Foi tão ruim esse ano que estou acompanhando meu contador e vou organizar essa parte do meu negócio. Provavelmente vou terceirizar o máximo possível porque sei que não vou gerenciar isso com diligência a cada mês.

É isso. Não faço mais nada para gerenciar tudo e tentar me manter organizado.

Que tal algum sistema ou software de gerenciamento de projeto central sofisticado?

Eu não uso nada. Eu administro tudo com minha equipe e terceirizados e redes de anúncios por e-mail, planilhas do Google e documentos do Google.

Por que não dedico mais tempo ao gerenciamento de projetos?

Eu tentei. Eu usei vários programas de software, software de tarefas, aplicativos, etc. Passei muito tempo configurando-os apenas para nunca usá-los. Acho que eles são um grande sugadores de tempo . Além disso, detesto perder tempo organizando coisas. Para um negócio do meu tamanho (eu e alguns VA's), é desnecessário.

O tempo gasto organizando ou gerenciando é melhor gasto nas 2 coisas que eu sei que de fato me farão dinheiro:

• produzir bons conteúdos e
• promovendo esse conteúdo.

É nisso que eu foco. Se estou desorganizado fazendo isso, que assim seja. Tenho certeza de que economizo muito tempo improvisando e focando em conteúdo e promoção. Às vezes não consigo encontrar algo, mas é raro. O tempo que economizo sendo super organizado compensa isso.

Embora minha falta de sistema seja um pouco caótica, estou bem com isso. Gosto de fazer o que quero, quando quero, onde quero e como quero.

Por que estou lhe dizendo isso?

Recentemente, publiquei um artigo descrevendo meu dia típico e definindo o que faço. Foi popular com muitos comentários. Um comentarista perguntou “qual sistema de gerenciamento de projetos” eu usei. É algo que eu nunca tinha pensado e, ao responder ao comentário, percebi que poderia dar um post de blog razoavelmente interessante.

O ponto principal que quero transmitir aqui é evitar cair na armadilha do excesso de planejamento e organização do tempo .

Se você é uma editora menor como eu, é um grande erro gastar muito tempo organizando e gerenciando as coisas. Você nunca vai ficar perfeitamente organizado. Aceite o caos porque esse negócio é um pouco caótico (como qualquer negócio). As coisas mudam constantemente.

Configurar sistemas organizacionais e software não lhe dá dinheiro, especialmente quando ainda é uma pequena empresa (o que eu sou). É realmente uma perda de tempo. Dedique o máximo de tempo possível para publicar conteúdo e promoção excelentes.

Claro, se você tem 30 funcionários, precisa se organizar (eu faria disso o trabalho de um funcionário porque sou inútil nisso). Mas se você estiver executando um site ou mesmo alguns sites, concentre-se apenas em tarefas lucrativas, como publicação de conteúdo e promoção.

Você deveria ser mais organizado do que eu?

Tudo se resume a saber se isso ajuda você a ganhar mais dinheiro. Você certamente pode colocar mais esforço nisso do que eu. Há um ponto, porém, em que essas são “tarefas de conforto” ou “procrastinação” que impedem que você faça um trabalho importante. É como ver relatórios de receita de afiliados, Analytics e relatórios de receita de anúncios… é importante verificar isso de tempos em tempos, mas fazer isso a cada 2 horas é uma enorme perda de tempo.

Resto da série:

Parte 1: Quanto conteúdo eu publico por dia? Aqui está um dia de trabalho típico

Parte 3: Meu fluxo de trabalho de conteúdo (da palavra-chave à publicação)