15 estratégias eficazes de gerenciamento de e-mail que você deve usar

Muitos de nós estão sobrecarregados por e-mail.

A palavra sozinha evoca imagens de um número em negrito de três dígitos de e-mails não lidos, cada um dos quais requer sua atenção.

Como centro de comunicação, especialmente em nossas vidas profissionais, o e-mail é inevitável. Mesmo com as maiores tentativas de se livrar de nossa caixa de entrada, o e-mail provou que não vai a lugar nenhum.

Os problemas surgem devido ao grande volume de e-mails que recebemos. Se deixado desmarcado, a única priorização nativa do e-mail é a data em que foi recebido. O email by design não foi criado para lidar com nosso volume atual e as várias maneiras de interagir com nossa caixa de entrada. Felizmente, a tecnologia e as melhores práticas podem vir em seu socorro.

O gerenciamento de e-mail eficaz exige que você tome ativamente sua caixa de entrada em suas próprias mãos. Isso exigirá a adição de software de e-mail e algumas regras gerais sobre a maneira mais eficiente de lidar com as comunicações por e-mail.

15 dicas para dominar o gerenciamento de e-mail

O e-mail é a forma mais poderosa de comunicação empresarial e, com essas estratégias eficazes, pode se tornar algo com o qual você realmente gosta de trabalhar. Para entrar em estratégias eficazes de gerenciamento de e-mail, siga estas dicas simples de gerenciamento de e-mail.

1. Excluir mensagens de vendas promocionais

Antes de entrar no gerenciamento eficaz de sua caixa de entrada, é importante priorizar e remover mensagens indesejadas. As mensagens de vendas promocionais devem ser as primeiras a serem enviadas e arrastá-las para a guia Promocional não é tão eficaz. A ideia é ter uma caixa de entrada organizada e preenchida apenas com conteúdo relativo aos seus objetivos de trabalho. Na maioria dos casos, as mensagens de vendas são distrativas e desviam a atenção de suas prioridades. Há uma chance de que alguns e-mails sejam spam ou venham de endereços de e-mail não seguros. Proteger-se contra isso ajuda a evitar roubos de identidade, violações de dados e protege seus detalhes de contato.

2. Cancele a assinatura de boletins que você nunca leu

Se você é assinante de um boletim informativo em série, aqui está outra oportunidade de otimizar sua caixa de entrada. Você pode ficar tentado a criar marcadores e filtros que possam processá-los fora do caminho para você, mas, novamente, vamos guardar essas estratégias para e-mails que agregam valor à sua vida pessoal e profissional.

Se você não leu as duas últimas edições desse boletim informativo, é provável que não esteja recebendo nenhum valor, então considere cancelar a assinatura. Se você não aguentar cancelar a assinatura, a maioria dos boletins permitirá que você minimize a frequência de envio.

3. Solicitar remoção de mensagens de grupo que não pertencem a você

Semelhante aos boletins informativos, você pode ter se juntado a vários grupos que se candidataram a você no momento. Dê uma segunda olhada no valor que eles estão fornecendo e se eles são ou não relevantes para seus objetivos e interesses atuais.

As mensagens de grupo podem incluir e-mails de contatos pessoais com tópicos aleatórios ou simplesmente se remover desses tópicos terrivelmente longos de “responder a todos”. Um pouco de diplomacia ajudará bastante aqui, pois você não pode simplesmente 'cancelar a inscrição' ou 'bloquear' seus amigos e colegas. O Gmail oferece um botão “silenciar”, mas para todos os outros você terá que tornar suas intenções conhecidas.

Uma mensagem curta informando que você não é mais relevante para a conversa permitirá que você faça uma saída tranquila e fique um passo mais perto de uma estratégia de e-mail gerenciada com eficiência.

4. Crie marcadores para tipos semelhantes de e-mails

Agora que você removeu os não essenciais, é hora de organizar os e-mails que você realmente deseja e os marcadores são uma ótima maneira de fazer isso.

Os rótulos podem ser usados ​​para criar um sistema de pastas personalizado em sua caixa de entrada. Nomeie-os por categoria, cliente, projeto ou o que você desejar. Ter essa organização granular de sua caixa de entrada cria um sistema onde suas conversas têm seu devido lugar, tornando-as fáceis de encontrar e processar.

5. Não tenha medo de criar muitas pastas de e-mail

Não há limite para o número de pastas de e-mail que você pode criar em sua caixa de entrada. Não é incomum ter 30 ou mais marcadores e pastas para organizar suas conversas em um nível granular.

Caixas de entrada compartilhadas e marcadores compartilhados permitem que você avance o conceito de pasta e gerencie os e-mails em sua caixa de entrada como uma equipe. O G2 possui uma categoria sobre as melhores caixas de entrada compartilhadas criadas para equipes, onde você encontrará uma lista das melhores fontes para sua equipe.

A atribuição de email é um dos componentes das caixas de entrada compartilhadas que permitem delegar emails com clareza.

Antes de adicionar ferramentas adicionais, você deve considerar uma que funcione com seu cliente de e-mail atual. Ter que entrar e sair de sua caixa de entrada é contraproducente para manter o foco e organizar sua caixa de entrada em primeiro lugar.

6. Filtros definidos automaticamente para determinados remetentes

Por que não facilitar sua vida com algumas ferramentas de automação de e-mail? As respostas de e-mail automatizadas podem fornecer mensagens claras sem tomar muito do seu tempo. Criar filtros de e-mail é outra maneira de classificar, rotular ou marcar seus e-mails recebidos de acordo com seus critérios definidos.

Os filtros garantirão que você nunca perca suas contas ou e-mails importantes de um destinatário específico. Eles podem ser usados ​​para agrupar e-mails automaticamente por projeto ou nome de cliente com base em palavras-chave, anexos e linhas de assunto específicos. Você pode considerar os filtros como seu assistente pessoal que faz uma pré-organização para você, permitindo que você se concentre em tarefas mais urgentes.

7. Crie aliases de remetente separados no mesmo endereço de e-mail

Outra maneira simples de filtrar e-mails recebidos é criar aliases. Os aliases de e-mail são um endereço de e-mail alternativo que ainda direcionará para seu e-mail original. Essencialmente, você terá o benefício de ter um novo endereço de e-mail sem criar e gerenciar uma nova conta.

Por exemplo, você pode assinar boletins informativos com um alias de e-mail em vez de seu endereço de e-mail principal. Você pode criar filtros para rotular ou marcar com estrela automaticamente todos os e-mails que chegam ao endereço de e-mail do alias.

Os aliases de e-mail do Gmail também oferecem a oportunidade de enviar e-mails de um nome diferente. Por exemplo, você pode enviar emails relacionados ao trabalho de um endereço de email e emails pessoais de um alias ou vice-versa.

Embora, se você precisar criar uma nova conta, por exemplo, para gerenciar suas vendas ou consultas de suporte, o software de suporte técnico permitirá que você integre perfeitamente um suporte técnico dentro de sua caixa de entrada pessoal. Dessa forma, os e-mails de vendas e suporte podem ser tratados no estilo de ticket e atribuídos a agentes específicos diretamente de sua caixa de entrada pessoal.

8. Elimine o encaminhamento interno de e-mail

Entendendo que seus colegas recebem emails externos suficientes, é uma boa prática evitar o uso de email para comunicação interna e isso inclui as longas cadeias CC, BCC.

O gerenciamento de e-mail moderno eliminou a necessidade de encaminhar e-mails para sua equipe interna. O melhor software de gerenciamento de e-mail permitirá que você se comunique com seus colegas de equipe por meio de notas de e-mail por meio do software de mensagens no aplicativo. Esse benefício duplo significa que você não precisa usar uma plataforma de mensagens externa e também evita sobrecarregar a caixa de entrada de todos. Sua equipe vai agradecer por isso!

9. Leia e responda a e-mails em um horário definido todos os dias

Monitorar constantemente sua caixa de entrada pode se transformar em um hábito ineficaz na gestão do tempo.

Agendar um horário estratégico para gerenciar seus e-mails leva a um gerenciamento de e-mail eficiente e é melhor fazer isso no mesmo horário todos os dias. Isso permite que você crie slots dentro do seu dia e libera você para se concentrar em outras tarefas sem a sensação constante de que você deve verificar seus e-mails.

Depois de gerenciar sua caixa de entrada do dia, você deve adiar a entrada e saída de sua caixa de entrada, a menos que algo extremamente urgente aconteça. Mesmo assim, você pode configurar sistemas para marcar os e-mails aos quais não pode responder imediatamente.

10. Sinalize mensagens importantes que você não pode responder imediatamente

O software de gerenciamento de e-mail inclui a capacidade de adiar e-mails ou fazer com que eles voltem ao topo da sua caixa de entrada posteriormente. Um bom sistema de sinalização suportado por filtros garantirá que nada seja perdido, permitindo que você responda efetivamente aos seus destinatários.

Mesmo e-mails importantes nem sempre podem ser respondidos imediatamente, mas, dito isso, existem práticas recomendadas quando se trata de tempos de resposta esperados.

11. Responda a e-mails comerciais em um prazo de 24 a 48 horas

Como regra geral, os e-mails relacionados a negócios devem ser respondidos no mesmo dia útil. Estudos mostraram que levar mais de 48 horas para responder a um e-mail levará à perda de clientes em potencial e à insatisfação deles.

A Fast Company realizou uma pesquisa sobre os tempos de resposta de e-mail, onde descobriu que mais de 70% das pessoas esperam um tempo de resposta dentro de quatro horas.

Novamente, o software de gerenciamento de e-mail pode ajudar aqui. No mínimo, você pode configurar autoresponders para que seu destinatário saiba que eles têm sua atenção com uma resposta mais detalhada a seguir, que definitivamente deve ocorrer dentro de 3 a 5 dias úteis.

12. Acompanhamento de e-mails importantes dentro de 3 a 5 dias úteis

Todos nós lidamos com várias tarefas junto com um grande volume de e-mails diários, mas é importante priorizar os e-mails que não podem ficar sem resposta. Esteja você aguardando a resposta de um recrutador, uma confirmação de uma parte interessada externa ou a decisão de um cliente, de 3 a 5 dias úteis deve ser sua linha de base para enviar um e-mail de acompanhamento.

Pode haver situações em que alguns acompanhamentos podem ser necessários. Não se esqueça de adicionar um ou dois dias entre cada e-mail de acompanhamento para evitar dar a impressão de que você está desesperado.

Para situações em que você não pode acompanhar prontamente, um autoresponder é suficiente para mostrar seu engajamento. Nesse caso, se você for usuário do Gmail, as ferramentas de comunicação do G-Suite podem ajudar.

A delegação é fundamental no gerenciamento de e-mail bem-sucedido. Com as ferramentas certas em mãos, ou mais precisamente em sua caixa de entrada, você pode simplesmente enviar uma nota de e-mail interna rápida para seu colega que compartilhará automaticamente um e-mail com ele. Você pode até dar um passo adiante e criar regras automatizadas para compartilhar automaticamente determinados e-mails com um colega específico. As notas de e-mail internas também podem ser adicionadas automaticamente para fornecer mais clareza e contexto à sua mensagem.

13. Baixe os aplicativos correspondentes para responder a e-mails em qualquer lugar

Os clientes de serviço de e-mail mais populares têm um aplicativo móvel correspondente para ajudá-lo a gerenciar e-mails quando você não está na frente de seu laptop. Com fácil acesso ao seu e-mail na palma da sua mão, você pode ter uma visão geral rápida em tempo real dos e-mails recebidos e agendar seu dia de acordo.

14. Tenha uma assinatura definida em seus e-mails para não precisar escrever seu nome toda vez

Levar algum tempo para estruturar sua estratégia de e-mail pode ajudar bastante a economizar tempo e melhorar sua eficiência. Surpreendentemente, as assinaturas de e-mail não são usadas com a frequência que deveriam. Ao eliminar as suposições de digitar seu nome, cargo e informações da empresa, você pode se concentrar em redigir e enviar e-mails eficazes com muito mais rapidez.

Seu processo de assinatura pode ser ainda mais simplificado com a ajuda do software de assinatura de e-mail. O software de assinatura de e-mail não apenas economizará seu tempo, mas também ajudará você e sua equipe a permanecerem concisos. É uma maneira simples, porém eficiente, de aprimorar sua marca e seus esforços de marketing. Com assinaturas de e-mail, você pode promover sua empresa, redirecionar destinatários para suas páginas de site preferidas ou contas de mídia social, anunciar eventos futuros e muito mais.

Se você usa aliases, pode até ter uma assinatura diferente para cada endereço de e-mail. Isso ajudará você a melhorar sua estratégia de comunicação e envolver os destinatários de e-mail de maneira direcionada.

15. Crie e compartilhe modelos de e-mail

Os modelos de e-mail são outra maneira de economizar tempo e garantir um tom de voz consistente para a marca da empresa.

A maioria dos serviços de e-mail oferece maneiras nativas de salvar e-mails como modelos. No entanto, existe uma lista de softwares de criação de modelos de e-mail mais poderosos, que, quando integrados diretamente em sua caixa de entrada, podem simplificar muitos de seus processos repetitivos e sobrecarregar sua caixa de entrada com modelos de e-mail compartilháveis. Ter a capacidade de adicionar variáveis ​​personalizadas garantirá que seus destinatários recebam uma resposta personalizada que dê a impressão de que foi criada especificamente para eles.

Conclusão

O gerenciamento eficaz de sua caixa de entrada pode ajudar bastante a torná-lo mais eficiente em geral. Com a ajuda de dicas de gerenciamento de e-mail e software que foram discutidos neste artigo, você está no caminho certo para domar e fazer amizade com sua caixa de entrada.

Para obter mais conselhos sobre como assumir o controle de seu e-mail, interna e externamente, confira o hub de e-mail da G2 para obter ainda mais orientação!