Os 10 principais softwares gratuitos de gerenciamento de contratos para 2020

As empresas estão constantemente entrando e saindo de acordos, acordos e novos contratos. Mas como eles conseguem manter o controle de tudo?

Os relacionamentos com funcionários, fornecedores e clientes não devem ser negligenciados, e seu florescimento pode depender da execução adequada dos requisitos de um contrato. Um sistema de gerenciamento de contratos é uma solução de software que ajuda as empresas a cumprir suas promessas criando, executando, assinando e monitorando adequadamente todos os seus contratos.

Muitas pessoas em toda a organização podem se beneficiar da automação de processos simplificados que o gerenciamento de contratos pode oferecer. Os departamentos de recursos humanos o utilizam para gerenciar os contratos dos funcionários, os representantes de vendas precisam dele para entregar a parte final do negócio com os clientes e os departamentos jurídicos confiam nele para garantir a conformidade em todas as frentes do negócio.

As melhores soluções gratuitas de gestão de contratos

A lista abaixo contém análises de usuários reais do melhor software de gerenciamento de contratos do mercado. Para ser incluído nesta lista, você não apenas precisa ser um aplicativo gratuito, mas também:

• Incluir um repositório de documentos que podem ser armazenados em diferentes categorias para cada tipo de contrato
• Oferecer modelos de contrato que podem ser personalizados pelos usuários envolvidos na criação de contratos comerciais
• Forneça a capacidade de criar, editar, compartilhar e colaborar facilmente em contratos internamente (com outros funcionários) e externamente (com clientes ou parceiros)
• Permita que os usuários enviem notificações para marcos significativos, como expiração ou renovação do contrato
• Cumprir os requisitos legais de negócios, bem como as regras internas de negócios das partes envolvidas no contrato

*Algumas revisões podem ser editadas para maior clareza. Esses dados foram extraídos em 10 de setembro de 2020.

1. PandaDoc

O PandaDoc é um software de gerenciamento de contratos especializado em melhorar o fluxo de trabalho de todos os seus negócios de vendas, reunindo informações valiosas e oferecendo uma experiência positiva de compra para seus clientes. Essa ferramenta funciona como um software de automação de documentos completo, para que você não precise se preocupar em criar, aprovar ou assinar propostas, cotações ou contratos.

O PandaDoc pode melhorar a eficiência do contrato em toda a sua organização integrando-se ao seu software de gerenciamento de relacionamento com o cliente, processadores de pagamento e aplicativos de armazenamento de arquivos. Os recursos do PandaDoc incluem criação de contratos, recursos de assinatura eletrônica e cobrança de pagamentos.

O que os clientes gostam:

“Eu usei muitas plataformas de assinatura eletrônica e adoro a facilidade de uso desta. E é grátis. Estou super impressionado com a interface limpa também. Na minha função atual, sei que estou enviando muitos documentos para destinatários que não estão familiarizados com assinaturas eletrônicas, mas não tive problemas com eles exigindo ajuda ou mal-entendidos sobre como usar o PandaDoc.”

- PandaDoc Review , Andrea W.

O que os clientes não gostam:

“Se você tem a versão gratuita do PandaDoc, a criação dos documentos leva algum tempo. Por exemplo, na maioria dos documentos, preciso de iniciais em todas as páginas. Isso significa que eu tenho que arrastar e soltar 'iniciais' em todas as páginas novamente. Seria um bom recurso poder colocar iniciais em todas as páginas de uma só vez.”

- PandaDoc Review , Julie V.

2. Acelerador

Accelo é outra ferramenta de gerenciamento de contratos desenvolvida principalmente para empresas de serviços. Ele atua como um sistema de software completo que facilita o gerenciamento de todo o trabalho do seu cliente, desde o momento em que ele se torna um cliente potencial até o momento em que se converte em cliente.

O Accelo é um software baseado em nuvem, portanto, todas as informações armazenadas nele são acessíveis desde que você seja um usuário autorizado com acesso à Internet. Os recursos que o Accelo oferece incluem captura automática de e-mail, planilhas de horas, criação de relatórios personalizados e outros processos de negócios que informam se as coisas não estão no caminho certo com seus contratos.

O que os usuários gostam:

“O Accelo tem sido uma ferramenta muito útil para a nossa gestão de projetos, especificamente o acompanhamento do orçamento. Eu aprecio os lembretes que você pode definir para você e sua equipe, porque eles permitem que todos acompanhem o trabalho em tempo real e não percam de vista o panorama geral ao longo do caminho. Outra ferramenta engenhosa é a capacidade de monitorar os minutos ou horas que você trabalha em cada projeto. Por exemplo, se eu passar uma hora fazendo logística ou recursos para um determinado cliente, o Accelo me permite utilizar uma espécie de cronômetro para monitorar cada segundo.”

- Accelo Review, Jeffrey S.

O que os usuários não gostam:

“Existem alguns problemas simples de experiência do usuário que mencionei algumas vezes que parecem nunca ser corrigidos. As sincronizações do Gmail e do QBO podem ser um pouco problemáticas às vezes. A função de pesquisa mais recente não é tão intuitiva quanto a versão antiga. O CRM é muito simplista, então simplesmente não o usamos mais.”

- Accelo Review, Michael B.

3. Centro de Negócios

DealHub é uma plataforma de engajamento de vendas e configuração de cotação de preços (CPQ) que atua como um elemento essencial da equipe no processo de gestão de contratos. Este software se concentra em fornecer experiências personalizadas ao cliente em todas as etapas do funil de vendas, desde o lead até o cliente.

O DealHub desempenha um papel importante ao ajudar os representantes de vendas a se envolverem com os clientes e colaborarem com eles no conteúdo relevante para seu relacionamento, ao mesmo tempo em que coletam informações valiosas sobre o envolvimento. Com esses dados, os representantes podem elaborar cotações e propostas com precisão que beneficiarão ambas as partes.

O que os usuários gostam:

“A maior diferenciação entre dealhub e outras ferramentas de CPQ que avaliei são a facilidade de uso para administradores e usuários finais, tempo de lançamento e despesas. Você pode lançar em apenas algumas semanas, e a ferramenta facilita para os administradores fazerem ajustes de forma rápida e fácil. Acabamos de lançar, mas nosso especialista em implementação foi extremamente útil para nos colocar em funcionamento rapidamente e fazer recomendações com base nas melhores práticas que outros clientes estão usando.”

- Revisão do DealHub, usuário

O que os usuários não gostam:

“A jornada do usuário não é fácil ou clara. Projetar a proposta carece de muitos recursos muito importantes. O que você vê no editor não é nada parecido com a visualização. Eu gostaria que houvesse uma maneira fácil de visualizar o que estou fazendo em vez de ter que baixar a proposta toda vez.”

- Revisão do DealHub , usuário

4. Fluxo único

O Oneflow é um software de gerenciamento de contratos que deseja ajudá-lo a fechar negócios o mais rápido possível, concentrando-se na automação. Essa ferramenta ajuda a simplificar as partes mais importantes de todo o processo do contrato, incluindo a criação do contrato, assinatura eletrônica, acompanhamento do andamento, arquivamento de documentos e análise de resultados. Todos os contratos mantidos no Oneflow podem ser editados ao vivo, para que você sempre tenha à mão a versão mais atualizada de seus contratos. Além disso, o Oneflow oferece integrações com outros sistemas de software nos quais as empresas confiam para nutrir os relacionamentos com os clientes, como CRM, automação de marketing e criação de documentos.

O que os usuários gostam:

“Todas as opções práticas oferecidas, seja adicionar participantes do catálogo de endereços, enviar lembretes ou obter atualizações e insights, são fáceis de encontrar e muito úteis. Quando envio contratos, estou trabalhando a partir de um modelo em que os clientes e eu podemos editar campos ou escrever notas durante a revisão do contrato. É prático, direto e rápido, o que eu aprecio muito, pois ignoro ter que fazer alterações em um documento do Word e evito todas as idas e vindas por e-mail que se seguem com os clientes. Isso costumava retardar a assinatura de contratos, e o recurso de edição direta do Oneflow é uma vantagem significativa. Também gosto da visão geral da análise mostrando a proporção de contratos enviados para assinados. Ele deu uma ótima visão para ajudar a ajustar e melhorar o processo de fechamento. E por último, mas não menos importante, o layout é realmente fácil de ver. No Oneflow, o posicionamento de cada recurso faz sentido.”

- Revisão Oneflow, Samantha B.

O que os usuários não gostam:

“No caso em que os contratos têm campos que precisam ser preenchidos pela contraparte, é um pouco chato permitir que a contraparte assine o contrato antes que ele seja assinado internamente. Também tivemos problemas quando as contrapartes não conseguiram abrir ou acessar o contrato no Oneflow devido às configurações do navegador. Nesses casos, temos que gastar mais tempo tentando solucionar problemas.”

- Revisão Oneflow, Usuário

5. Obter Aceitar

GetAccept é uma solução de gerenciamento de contratos que fornece todos os elementos essenciais que você precisa para gerenciar seus contratos e muito mais. Essa ferramenta abrange o básico, como criação de contratos, rastreamento de documentos e assinatura eletrônica, mas também permite que você use a tecnologia de videoconferência para se comunicar com a outra parte em questão. A GetAccept se concentra em ajudar as empresas a cuidar do final do processo de contrato para avançar e começar a colher os benefícios associados.

O que os usuários gostam:

“A equipe da GetAccept é ótima e prestativa para você configurar a plataforma. A flexibilidade do programa é incrível e permite desenvolver uma plataforma customizada específica para as necessidades da sua empresa. A GetAccept também foi ótima em adaptar a plataforma para se adequar ao nosso fluxo de trabalho específico e nos ajudar a criar a melhor solução possível para nós.”

- Revisão GetAccept, Alex D.

O que os usuários não gostam:

“Às vezes é um pouco confuso recriar ou alterar uma proposta se você precisar enviar uma nova. Funciona, mas poderia ser mais fácil. Muitas vezes temos que alterar o arquivo PDF que enviamos aos nossos clientes, já que, por enquanto, não usamos os modelos integrados.”

- Revisão GetAccept, Jesper J.

6. Obras Contratuais

O ContractWorks é uma solução de gerenciamento para empresas de todas as formas, tamanhos e setores. Como a maioria das ferramentas de gerenciamento de contratos, ele funciona para tornar a execução, armazenamento e rastreamento de todos os acordos corporativos muito mais fáceis para as empresas, para que possam concentrar seus esforços nos relacionamentos relacionados a esses acordos. Além desses recursos, a ContractWorks se orgulha de oferecer a seus clientes uma equipe de profissionais de suporte que podem ajudar as empresas a tirar o máximo proveito de sua solução.

O que os usuários gostam:

“O ContractWorks não é apenas incrivelmente fácil de implementar, é ainda mais fácil de usar. O sistema é extremamente simples de navegar com treinamento mínimo. Com a CW, não tivemos nada além de feedback positivo e fácil adoção em toda a nossa organização. Se houver alguma dúvida ou problema que precisemos ser resolvidos, a central de suporte da CW está ansiosa e sempre pronta para responder. Lançamos a CW há mais de dois anos e ainda estou tão satisfeito com nossa decisão de seguir em frente com eles hoje quanto estava naquela época.”

- ContractWorks Review , Timothy A.

O que os usuários não gostam:

“Gostaria que você pudesse selecionar vários documentos para assinar de uma só vez. Eu também gostaria que você pudesse incluir perguntas para responder ou campos alternativos para preencher antes ou depois de um signatário assinar.”

- Revisão do ContractWorks , Sherrill M.

7. Qwilr

O Qwilr é um software de gerenciamento de cotações e propostas que o ajudará a criar a proposta, o pitch e a cotação de vendas ideais para cada cliente individual. A personalização de todos os seus documentos ajudará você a se destacar para seus clientes, as integrações agilizarão os processos de contrato e as notificações o direcionarão na direção certa. Tudo o que você precisa fazer é trazer as informações para o contrato, e a Qwilr fará o resto na construção de um documento que certamente agradará seus clientes.

O que os clientes gostam:

“Propostas bonitas, profissionais e completas e espaço de integração que são repetíveis e escaláveis. Criamos modelos para que todas as nossas equipes de vendas e sucesso do cliente usem com base no caso de uso de negócios (por setor, vertical, tamanho da organização, local). É uma maneira fantástica de colocar tudo o que seu cliente precisa em um único espaço.”

- Qwilr Review , Taylor W.

O que os clientes não gostam:

“Minha única reclamação sobre o Qwilr até agora é que as tabelas de preços não podem estar lado a lado (e, em vez disso, precisam estar uma em cima da outra). Permitir níveis de preços lado a lado tornaria nossos serviços muito mais fáceis de comparar para os clientes (e elevaria o Qwilr aos padrões de como a maioria dos serviços está precificando as coisas hoje em dia). Eu gostaria de poder adicionar marcadores/formatação de lista adequada nas tabelas de preços.”

- Qwilr Review , Adam M.

8. Contrato Seguro

Com o ContractSafe , tudo relacionado aos seus contratos de negócios está disponível em um local seguro. Embora isso possa parecer uma receita para um espaço superlotado, este software de gerenciamento de contratos vem com um ótimo recurso de pesquisa, para que você possa encontrar exatamente o que procura com facilidade.

O ContractSafe envia alertas para que você nunca perca um prazo importante do contrato, permite o compartilhamento entre equipes e relacionamentos com clientes e se integra facilmente a outros softwares cruciais para o processo de vendas, como CRM e assinatura eletrônica.

O que os usuários gostam:

“A visualização personalizável significa que cada usuário pode ver apenas os dados do contrato relevantes para eles. O fato de o preço ser fixo independentemente do número de usuários significa que posso implantá-lo em toda a minha organização e democratizar as informações do contrato, sem comprometer a confidencialidade. O fato de os contratos receberem IDs exclusivos e só poderem ser carregados por meio de um documento real significa que nenhum contrato fictício pode entrar no banco de dados e nossa organização tem uma única referência por contrato que pode ser usada em vários sistemas.”

- ContractSafe Review , Pieter-François T.

O que os usuários não gostam:

“Gostaria de poder armazenar anexos de contratos sem atualizar para o pacote mais caro. Atualmente usando o pacote Entrepreneur e se esse recurso de anexar documentos relacionados ao contrato de armazenamento fosse incluído, minha recomendação seria dez em vez de sete.”

- Revisão do Contrato Seguro , David B.

9. Fora da lei

Outlaw é um software de gerenciamento de contratos que se concentra em trazer simplicidade e facilidade ao complexo mundo dos acordos legais. Para os usuários, a interface é fácil de usar e configurar para qualquer equipe, mesmo aquelas com membros remotos. O Outlaw também pode ser integrado a todas as outras ferramentas de negócios, fluxos de trabalho e sistemas existentes. Os recursos desse sistema de gerenciamento de contratos incluem automação, redação, colaboração com clientes e equipes, recursos de assinatura eletrônica, acompanhamento do progresso, armazenamento e gerenciamento de contratos.

O que os usuários gostam:

“O processo de ponta a ponta, desde a geração de um contrato até a obtenção de uma assinatura, é incrivelmente perfeito no Outlaw. Não só para mim, para os meus clientes também. O recurso de assinatura eletrônica e os alertas por e-mail são definitivamente uma grande vantagem – um negócio pode ser fechado de qualquer lugar do mundo, a qualquer hora do dia.”

- Outlaw Review , Brandon B.

O que os usuários não gostam:

“Houve uma pequena curva de aprendizado ao configurar nossos modelos de contrato no Outlaw, especialmente para nossos contratos mais longos e complicados. Mas a equipe de suporte foi tão dedicada e paciente durante nosso processo de integração, o que foi uma experiência revigorante para nós. Agora minha equipe pode criar novos modelos com o mínimo de ajuda da equipe do Outlaw.”

- Outlaw Review , Catalina S.

10. Porteiro

O Gatekeeper é um software de gerenciamento de contratos baseado em nuvem que se concentra no relacionamento com fornecedores e ajuda as empresas a obter o máximo valor possível de seus contratos. Essa ferramenta foi projetada para responder às perguntas difíceis quando se trata de gerenciamento de contratos, como se uma empresa está obtendo o melhor valor do contrato.

Com o Gatekeeper, todos os contratos podem ser armazenados em um local central, economizando tempo, dinheiro e esforços das empresas para se manterem organizados. Essa solução usa automação e inteligência artificial para remover o fardo do gerenciamento das organizações.

O que os usuários gostam:

" Analisamos cerca de uma dúzia de soluções de gerenciamento de contratos, e a abordagem do Gatekeeper para admissão e negociação eletrônica é verdadeiramente única. O portal do funcionário facilitou para nossos escritórios de campo nacionais enviar contratos para revisão, e os fluxos de trabalho Kanban ajudam o gerenciamento a ficar no topo de aprovações e proporcionar transparência no processo de negociação e aprovação."

- Revisão do Gatekeeper, Usuário

O que os usuários não gostam:

" Carregar nossos contratos de equipe por equipe, todos com conteúdo e detalhes de conta diferentes, é um processo manual que pode levar a inconsistências e atrasos em termos o sistema totalmente operacional para nossas necessidades. Obviamente, isso não é um problema com o Gatekeeper mas para uma empresa de pequeno e médio porte, seria útil levar isso em consideração no estágio inicial de planejamento do projeto."

- Gatekeeper Review, Cynthia K.

Gerencie seus negócios com facilidade

A implementação de uma nova solução de software em sua pilha de tecnologia geralmente é um risco. No entanto, essas opções gratuitas eliminam esse encargo financeiro enquanto ainda oferecem todos os recursos necessários de uma ferramenta de gerenciamento de contratos que você precisa para garantir que sua estratégia seja completa, eficiente e compatível.

Precisa de ajuda com o restante de sua estratégia de gerenciamento de contratos? Aqui estão algumas dicas para construir um do zero.