Como usar o mapa mental para gerenciamento de projetos

Quem planeja, executa, controla, monitora todas as etapas do projeto, desde a discussão até o encerramento? Gerentes de Projetos (PMs). Neste artigo, você encontrará dezenas de ferramentas/aplicativos úteis para facilitar seu trabalho. Como torná-los mais proativos e bem-sucedidos? Basta dar-lhes acesso às ideias, tarefas, soluções dos outros membros da equipe.

O Mind Maps é um recurso incrível para organizar e rastrear o trabalho, cronogramas, responsabilidades e dependências com alta precisão. Embora, não seja uma novidade. Sim. 40 anos (!!!). E essa não é a idade, a propósito, mas por quanto tempo as pessoas usam o método para diferentes propriedades, incluindo o planejamento, organização, gerenciamento de diferentes projetos. O primeiro conceito do método foi apresentado por Tony Buzan (um renomado pesquisador e consultor britânico) em 1972.

Hoje o conceito está aprimorado, popularizado e amplamente utilizado nos negócios pelos gestores para a criação de mapas visuais, explicitação de ideias , planejamento de grandes projetos . Por isso, o mapeamento mental é essencial se estivermos tratando de gerenciamento de projetos.

Mapeamento mental: o que é?

A ideia é a base de tudo. O próximo passo é formular um plano, encontrar uma equipe, organizar o trabalho e seguir em frente. O mapeamento mental é realmente útil na fase de planejamento. No entanto, vamos definir mapas mentais. É uma técnica usada para apresentar e estruturar informações visualmente. É melhor ver quais recursos são necessários e o que você deve fazer no caminho para a meta.

Você pode organizar os tópicos relacionados em torno da ideia central e central com conexões estabelecidas graficamente entre os conceitos e/ou ideias por meio de linhas e curvas. Assim, crie uma teia de relacionamentos. Com isso, quaisquer tarefas/ideias/conceitos complexos podem ser classificados, capturados, analisados ​​e visualizados. Assim, divida todo o projeto em tarefas acionáveis ​​menores para atribuí-las a determinados executores. Definitivamente, facilita a realização da ideia central.

Mapas Mentais em seu Projeto - Orientação de Como Fazer

Se você está pensando em começar um novo projeto, você tem muito o que planejar e organizar. Certamente, hoje muitas ferramentas estão à sua disposição para usar com esse propósito. No entanto, é fácil visualizar sua ideia usando mapas mentais. Assim, você verá a imagem completa. Definir o escopo, identificar requisitos, registrar reuniões, gerenciar equipe e muitas outras coisas podem ser feitas por meio do mapeamento mental.

1. Colete os requisitos do projeto e defina o escopo

Quando se trata de coletar requisitos e você precisa definir o escopo, os mapas mentais são realmente úteis. Com isso, usando a técnica gráfica, defina visualmente o escopo, os recursos humanos necessários, o tempo necessário, identifique os requisitos e apenas gerencie o trabalho passo a passo. Os Mapas Mentais apresentam uma imagem completa do projeto, incluindo as notas da reunião, relatórios de auditoria, a estrutura, etc. por meio de palavras, linhas, cores.

2. Divida o escopo em tarefas detalhadas

Mind Mapping é extremamente útil quando se trata de um projeto realmente grande. Só porque a ferramenta lhe dá a oportunidade de dividir a ideia em muitas subtarefas grandes com uma série de pequenas tarefas, etc. Além disso, descreva as tarefas em detalhes sem a necessidade de escrever centenas de páginas de documentação.

Desta forma você pode criar uma WBS ( Work Breakdown Structure ). A WBS permite agrupar as tarefas e subtarefas em grupos lógicos e focar nas tarefas a serem feitas agora. Também é útil ao desenvolver um plano de negócios. Assim, você terá uma visão ampla do que precisa fazer para atingir o objetivo e controlar cada tarefa com alta precisão, eliminando o risco de perder algo.

3. Desenvolva roteiros de projetos

Ao definir o escopo, divida-o em tarefas menores, então é o momento de reorganizar o mapa e estruturá-lo como uma divisão de trabalho (WBS). Desenvolva roteiros de projetos para melhorar a eficácia de sua equipe. Os roteiros são bons para re/organizar rapidamente as ideias e confirmar fluxos de trabalho em um projeto.

4. Gravar notas de reunião e discussão

É óbvio que grandes projetos exigem muitos recursos humanos. Isso está repleto de muitas ligações e reuniões para realizar. Torna-se um verdadeiro desafio ter em mente todas as decisões e tarefas de acompanhamento. Use o mapeamento mental para capturar a conversa, salvar notas de discussão e acompanhamentos em um único documento. Além do mais, nenhuma conversão é necessária, envie o mapa após o término da reunião.

5. Gerencie a equipe de forma mais eficaz

Como gerenciar a equipe de forma mais eficaz usando os mapas mentais? Graças às ferramentas e recursos fornecidos, os nós hierárquicos podem ser criados. Isso permite que os PMs economizem tempo para atribuir funcionários a tarefas rapidamente. Além disso, os mapas mentais melhoram não só a organização, mas a comunicação por meio da dimensão visual. Consequentemente, a equipe trabalha com maior eficiência.

6. Faça um brainstorm de ideias, conceitos, estratégias e objetivos do projeto

Muitos mapas mentais têm ferramentas de brainstorming integradas que são úteis para definir o escopo, anotar ideias, discutir conceitos, estratégias e objetivos. A capacidade de apresentar as ideias no formato visual e hierárquico é um destaque do método. Sim, o plano e os conceitos visualizados são muito mais fáceis de entender, lembrar, controlar.

7. Melhorar a tomada de decisões

O gerenciamento de projetos é repleto de muitas escolhas e decisões. Os mapas mentais podem melhorar a tomada de decisões em um contexto específico. A possibilidade de envolver toda a equipe nas discussões agiliza o processo de acordo e confirmação de outras ações. Além do mais, é muito mais fácil encontrar uma maneira melhor quando todo o projeto está diante dos olhos.

Benefícios do mapeamento mental para gerenciamento de projetos

É um conceito antigo mais provável, mas altamente popular e amplamente usado para gerenciamento de projetos hoje. Discutir, criar e explorar os mapas com outros membros da equipe é bom para gerar ideias, resolver problemas, entender os conceitos. Isso é possível graças ao aspecto visual da ferramenta. Vamos observar os benefícios do mapeamento mental abaixo.

Ajuda na geração de novas ideias

Graças ao propósito ilustrativo da técnica, você faz o cérebro funcionar de maneira mais eficaz e criativa. Os mapas mentais estimulam o lado direito mais dominante do cérebro. Com isso, o mapeamento mental ajuda na geração de ideias para iniciar o projeto. Além disso, usando a ferramenta, outros membros de sua equipe podem ser envolvidos para maior eficiência. É um fato bem conhecido que duas cabeças pensam melhor que uma.

Melhorar as habilidades de pensamento crítico e criativo

Além das maneiras mencionadas de usar o mapeamento mental, a ferramenta é excelente para criar uma nova perspectiva sobre as informações e ver as coisas de maneira diferente. Assim, você estimula seu pensamento crítico e criativo. Usando não apenas palavras, mas imagens e várias cores em seu mapa, você começa a pensar fora da caixa. É obrigado a descobrir uma maneira absolutamente nova e fresca de resolver o problema ou a tarefa.

Ajuda na resolução de problemas

Várias situações difíceis podem ocorrer em qualquer projeto. É importante resolver as dificuldades rapidamente. Como mencionamos acima, o mapeamento mental é útil para encontrar uma solução pronta para uso. Graças à estrutura e visibilidade dos mapas, você tem a capacidade de ver todo o projeto com todas as conexões. Essa é uma maneira de delinear o problema e trazer outros membros da equipe para discutir e encontrar a solução. Sim, todo mundo sabe que um problema compartilhado é um problema dividido pela metade.

Melhorar a aprendizagem e compreensão de conceitos

É um fato bem conhecido que a informação visual é muito mais fácil de entender e lembrar. Os mapas mentais são orientados visualmente. Isso torna o mapeamento mental não apenas uma opção perfeita para o planejamento, mas também para a apresentação. Mostrar suas ideias facilita o entendimento e o aprendizado dos conceitos do projeto.

Resultado final

Vamos resumir. O gerenciamento de projetos é um processo demorado que requer muitas habilidades e, às vezes, criatividade. Mind Mapping é o que pode ajudar a gerenciar grandes projetos e ter sucesso. Encontramos uma ferramenta essencial para planejar, visualizar, controlar, acompanhar o projeto desde a ideia até a realização. Além disso, o método é útil para analisar os planos existentes, melhorando a eficiência, aumentando a produtividade da sua equipe. Use a técnica e torne o processo mais transparente, claro e fácil.

Autor

Anna Zvada é a Gerente de Projeto Sênior de desenvolvimento de DDI. Anna é uma pessoa capaz e automotivada que tem exposição a entregar muitos projetos dentro de prazos apertados e dentro do orçamento. Abordagens criativas para gerenciamento de projetos é sua paixão.