如何使用思維導圖進行項目管理

誰計劃、執行、控制、監控項目從討論開始到結束的每個階段？ 項目經理(PM)。 在本文中，您將找到許多有用的工具/應用程序來簡化他們的工作。 如何讓他們更主動、更成功？ 只需讓他們訪問其他團隊成員的想法、任務和解決方案。

思維導圖是一個令人難以置信的功能，可以高精度地組織和跟踪工作、時間表、職責和依賴關係。 不過，這並不是什麼新鮮事。 是的。 40 年（！！！）。 順便說一句，這不是年齡，而是人們將這種方法用於不同屬性的時間，包括不同項目的規劃、組織、管理。 該方法的第一個概念是由托尼·布贊（一位自吹自擂的英國研究人員和顧問）於 1972 年提出的。

今天，管理人員在業務中改進、推廣和廣泛使用該概念，以創建可視化地圖、闡明想法、規劃大項目。 正因為如此，如果我們是關於項目管理的，思維導圖是必不可少的。

思維導圖：它是什麼？

這個想法是一切的基礎。 下一步是製定計劃，找到團隊，組織工作，並繼續前進。 思維導圖在規劃階段真的很有幫助。 但是，讓我們定義思維導圖。 它是一種用於以可視化方式呈現和結構化信息的技術。 最好看看在實現目標的過程中需要哪些資源以及要做什麼。

您可以圍繞核心和中心思想組織相關主題，並通過線條和曲線在概念和/或思想之間建立圖形連接。 因此，創建一個關係網絡。 因此，任何復雜的任務/想法/概念都可以被分類、捕獲、分析和可視化。 因此，將整個項目分解為較小的可操作任務，以將它們分配給某些執行者。 它絕對簡化了核心思想的實現。

項目中的思維導圖——操作指南

如果您正在考慮開始一個新項目，那麼您有很多計劃和組織。 當然，今天有很多工具可供您使用。 但是，使用思維導圖很容易將您的想法可視化。 因此，您將看到完整的圖像。 定義範圍、確定要求、記錄會議、管理團隊以及許多其他事情都可以通過思維導圖來完成。

1.收集項目需求並定義範圍

當涉及到收集需求並且您需要定義範圍時，思維導圖確實很有幫助。 因此，使用圖形技術，直觀地定義範圍、所需的人力資源、所需的時間、識別需求並管理逐步的工作。 思維導圖以文字、線條、顏色的方式呈現項目的全貌，包括會議記錄、審計報告、結構等。

2. 將範圍分解為詳細的任務

當涉及到一個非常大的項目時，思維導圖非常有用。 僅僅因為該工具使您有機會將想法分解為具有大量小任務等的大量子任務。此外，無需編寫數百頁文檔即可詳細描述任務。

通過這種方式，您可以創建 WBS（工作分解結構）。 WBS 允許您將任務和子任務聚集到邏輯組中，並專注於現在要完成的任務。 它在製定商業計劃時也很有幫助。 因此，您將全面了解實現目標所需做的事情並以高精度控制每項任務，從而消除錯過某些事情的風險。

3. 制定項目路線圖

當您定義範圍，將其分解為更小的任務時，就該重新組織地圖並將其構建為工作分解 (WBS)。 制定項目路線圖以提高團隊效率。 路線圖有助於快速重新/組織想法並在項目中確認工作流。

4.記錄會議和討論筆記

很明顯，大型項目需要大量的人力資源。 這充滿了許多電話和會議要舉行。 牢記所有決策和後續任務成為真正的挑戰。 使用思維導圖在單個文檔中捕獲對話、保存討論筆記和跟進。 更重要的是，無需轉換，會議結束後發送地圖。

5. 更有效地管理團隊

如何使用思維導圖更有效地管理團隊？ 借助提供的工具和功能，可以創建分層節點。 這使 PM 可以節省時間，以便快速將工作人員分配給任務。 此外，思維導圖不僅可以改善組織，還可以通過視覺維度改善交流。 因此，團隊的工作效率更高。

6. 集體討論想法、概念、策略和項目目標

許多思維導圖都有內置的頭腦風暴工具，可用於定義範圍、寫下想法、討論概念、策略和目標。 以視覺和分層格式呈現想法的能力是該方法的一大亮點。 是的，可視化的計劃和概念更容易理解、記憶和控制。

7. 改進決策

項目管理充滿了許多選擇和決策。 思維導圖可以改善特定情況下的決策。 讓整個團隊參與討論的能力加快了達成協議和確認進一步行動的過程。 更重要的是，當整個項目都在眼前時，找到更好的方法要容易得多。

思維導圖對項目管理的好處

它很可能是一個舊概念，但在今天非常流行並廣泛用於項目管理。 與其他團隊成員討論、創建和探索地圖有助於產生想法、解決問題、理解概念。 這要歸功於該工具的視覺方面。 讓我們在下面觀察思維導圖的好處。

幫助產生新想法

由於該技術的說明性目的，您可以使大腦以更具創造性的方式更有效地工作。 思維導圖會刺激你更占主導地位的右側大腦。 因此，思維導圖有助於產生啟動項目的想法。 此外，使用該工具，您團隊的其他成員可以參與進來，以提高效率。 兩個腦袋比一個腦袋好，這是一個眾所周知的事實。

提高批判性和創造性思維能力

除了上述使用思維導圖的方法外，該工具還非常適合創建信息的新視角並以不同的方式看待事物。 因此，您可以激發您的批判性和創造性思維。 在地圖上不僅使用文字，還使用圖像和各種顏色，您開始跳出框框思考。 它必然會找到一種全新的方式來解決問題或任務。

幫助解決問題

任何項目都可能發生各種困難情況。 快速解決困難很重要。 正如我們上面提到的，思維導圖有助於找到開箱即用的解決方案。 由於地圖的結構和可見性，您可以查看具有所有連接的整個項目。 這是一種概述問題並召集團隊其他成員討論並找到解決方案的方法。 是的，每個人都知道，共享的問題是減半的問題。

提高對概念的學習和理解

眾所周知，視覺信息更容易理解和記憶。 思維導圖是視覺驅動的。 這使得思維導圖不僅是規劃的完美選擇，也是演示的完美選擇。 展示您的想法有助於理解和學習項目概念。

底線

讓我們總結一下。 項目管理是一個耗時的過程，需要很多技能，有時還需要創造力。 思維導圖可以幫助管理大型項目並取得成功。 我們找到了一個必不可少的工具來計劃、可視化、控制、跟踪項目從構思到實現。 此外，該方法對於分析現有計劃、提高效率、提高團隊的生產力非常有用。 使用該技術，使過程更透明、更清晰、更容易。

作者

Anna Zvada是 DDI 開發的高級項目經理。 Anna 是一個有能力、有上進心的人，她有機會在緊迫的時間框架和預算內交付大量項目。 項目管理的創造性方法是她的熱情所在。