Cum să utilizați maparea mentală pentru managementul proiectelor

Cine planifică, execută, controlează, monitorizează fiecare etapă a proiectului, începând cu discuții și până la încheiere? Manageri de proiect (PM). În acest articol, veți găsi zeci de instrumente/aplicații utile pentru a le ușura munca. Cum să-i faceți mai proactivi și mai de succes? Doar oferiți-le acces la ideile, sarcinile, soluțiile celorlalți membri ai echipei.

Hărți mentale este o funcție incredibilă pentru a organiza și urmări munca, calendarele, responsabilitățile și dependențele cu mare precizie. Cu toate acestea, nu este o noutate. Da. 40 de ani (!!!). Și asta nu este vârsta, apropo, ci cât timp oamenii folosesc metoda pentru diferite proprietăți, inclusiv planificarea, organizarea, managementul diferitelor proiecte. Primul concept al metodei a fost prezentat de Tony Buzan (un lăudat cercetător și consultant britanic) în 1972.

Astăzi, conceptul este îmbunătățit, popularizat și utilizat pe scară largă în afaceri de către manageri pentru crearea de hărți vizuale, explicarea ideilor , planificarea proiectelor mari . Din această cauză, hărțirea minții este esențială dacă ne referim la managementul proiectelor.

Hartă mentală: ce este?

Ideea este baza pentru orice. Următorul pas este să formulezi un plan, să găsești o echipă, să organizezi munca și să treci pe rol. Hărțile mintale sunt foarte utile în etapa de planificare. Cu toate acestea, să definim hărți mentale. Este o tehnică folosită pentru prezentarea și structurarea vizuală a informațiilor. Cel mai bine este să vezi ce resurse sunt necesare și ce trebuie să faci în drumul către obiectiv.

Puteți organiza subiectele conexe în jurul ideii de bază și centrale cu conexiuni stabilite grafic între concepte și/sau idei prin intermediul liniilor și curbelor. Astfel, creați o rețea de relații. Prin aceasta, orice sarcini/idei/concepte complexe pot fi clasificate, capturate, analizate și vizualizate. Astfel, împărțiți întregul proiect în sarcini acționabile mai mici pentru a le atribui anumitor executanți. Cu siguranță ușurează realizarea ideii de bază.

Hărți mentale în proiectul dvs. – Ghid de utilizare

Dacă te gândești să începi un nou proiect, ai atât de multe de planificat și organizat. Cu siguranță, astăzi îți stau la dispoziție o mulțime de instrumente pe care să le folosești în acest scop. Cu toate acestea, este ușor să vă vizualizați ideea folosind hărți mentale. Astfel, veți vedea imaginea completă. Definiți domeniul de aplicare, identificați cerințele, înregistrați întâlnirile, gestionați echipa și multe alte lucruri pot fi făcute prin intermediul hărților mintale.

1. Colectați cerințele proiectului și definiți domeniul de aplicare

Când vine vorba de colectarea cerințelor și trebuie să definiți domeniul de aplicare, hărțile mentale sunt totuși de mare ajutor. Prin aceasta, folosind tehnica grafică, definiți vizual domeniul de aplicare, resursele umane necesare, timpul necesar, identificați cerințele și gestionați doar munca pas cu pas. Hărțile mentale prezintă o imagine completă a proiectului, inclusiv notele de întâlnire, rapoartele de audit, structura etc. prin cuvinte, linii, culori.

2. Împărțiți domeniul de aplicare în sarcini detaliate

Mind Mapping este extrem de util atunci când vine vorba de un proiect cu adevărat mare. Doar pentru că instrumentul vă oferă posibilitatea de a împărți ideea în o mulțime de subsarcini mari, cu o serie de sarcini mici etc. În plus, descrieți sarcinile în detaliu, fără a fi nevoie să scrieți sute de pagini de documentație.

În acest fel, puteți crea un WBS ( Work Breakdown Structure ). WBS vă permite să grupați sarcinile și subsarcinile în grupuri logice și să vă concentrați pe sarcinile care trebuie efectuate chiar acum. De asemenea, este util în elaborarea unui plan de afaceri. Astfel, veți obține o imagine amplă a ceea ce trebuie să faceți pentru a atinge obiectivul și a controla fiecare sarcină cu mare precizie, eliminând riscul de a rata ceva.

3. Elaborați foile de parcurs ale proiectului

Când definiți domeniul de aplicare, împărțiți-l în sarcini mai mici, apoi este momentul să reorganizați harta și să o structurați ca defalcare a activității (WBS). Dezvoltați foile de parcurs ale proiectelor pentru a vă îmbunătăți eficiența echipei. Foile de parcurs sunt bune pentru a re-/organiza rapid ideile și pentru a obține fluxuri de lucru confirmate într-un proiect.

4. Înregistrați notele de întâlnire și discuții

Este evident că proiectele mari necesită multe resurse umane. Aceasta este plină de multe apeluri și întâlniri de organizat. Devine o adevărată provocare să ții cont de toate deciziile și sarcinile ulterioare. Utilizați hărțile mintale pentru a captura conversația, salvați note de discuție și urmăriri într-un singur document. În plus, nu este nevoie de conversie, trimiteți harta după încheierea întâlnirii.

5. Gestionează echipa mai eficient

Cum să gestionezi echipa mai eficient folosind hărțile mentale? Datorită instrumentelor și caracteristicilor oferite, pot fi create noduri ierarhice. Acest lucru permite PM-urilor să economisească timp pentru a atribui rapid lucrătorii sarcinilor. În plus, hărțile mentale îmbunătățesc nu doar organizarea, ci și comunicarea prin intermediul dimensiunii vizuale. În consecință, echipa lucrează cu o eficiență mai mare.

6. Faceți brainstorming idei, concepte, strategii și obiective ale proiectului

O mulțime de hărți mentale au instrumente de brainstorming încorporate care sunt utile pentru a defini domeniul de aplicare, a scrie idei, a discuta concepte, strategii și obiective. Abilitatea de a prezenta ideile în format vizual și ierarhic este un punct culminant al metodei. Da, planul și conceptele vizualizate sunt mult mai ușor de înțeles, reținut, controlat.

7. Îmbunătățiți procesul decizional

Managementul de proiect este plin de o mulțime de alegeri și decizii. Hărțile mentale pot îmbunătăți luarea deciziilor într-un anumit context. Capacitatea de a înrola întreaga echipă în discuții accelerează procesul de acordare și confirmare a acțiunilor ulterioare. În plus, este mult mai ușor să găsești o cale mai bună atunci când întregul proiect este în fața ochilor.

Beneficiile hărților mintale pentru managementul proiectelor

Este mai probabil un concept vechi, dar foarte popular și utilizat pe scară largă pentru managementul proiectelor astăzi. Discuția, crearea și explorarea hărților cu alți membri ai echipei este bună pentru a genera idei, a rezolva probleme, a înțelege conceptele. Acest lucru este posibil datorită aspectului vizual al instrumentului. Să observăm mai jos beneficiile mapării mentale .

Ajută la generarea de idei noi

Datorită scopului ilustrativ al tehnicii, faci ca creierul să funcționeze mai eficient într-un mod mai creativ. Hărțile mentale stimulează partea dreaptă mai dominantă a creierului. Prin aceasta, harta mentală ajută la generarea de idei pentru a începe proiectul. În plus, folosind instrumentul, alți membri ai echipei dumneavoastră pot fi implicați pentru o eficiență mai mare. Este un fapt binecunoscut că două capete mai bine decât unul.

Îmbunătățiți abilitățile de gândire critică și creativă

Pe lângă modalitățile menționate mai sus de a folosi hărțile mentale, instrumentul este excelent pentru a crea o nouă perspectivă asupra informațiilor și pentru a vedea lucrurile diferit. Astfel, îți stimulezi gândirea critică și creativă. Folosind nu numai cuvinte, ci și imagini și diferite culori pe harta dvs., începeți să gândiți în afara cutiei. Este obligat să găsească o modalitate absolut nouă și proaspătă de a rezolva problema sau sarcina.

Ajutor la rezolvarea problemelor

În orice proiect pot avea loc diverse situații dificile. Este important să rezolvi rapid dificultățile. După cum am menționat mai sus, maparea minții este utilă în găsirea unei soluții standard. Datorită structurii și vizibilității hărților, aveți capacitatea de a vedea întregul proiect cu toate conexiunile. Aceasta este o modalitate de a sublinia problema și de a aduce la bord alți membri ai echipei pentru a discuta și a găsi soluția. Da, toată lumea știe că o problemă împărtășită este o problemă înjumătățită.

Îmbunătățiți învățarea și înțelegerea conceptelor

Este un fapt binecunoscut că informațiile vizuale sunt mult mai ușor de înțeles și de reținut. Hărțile mentale sunt conduse vizual. Acest lucru face ca harta mentală nu doar o opțiune perfectă pentru planificare, ci și pentru prezentare. Prezentarea ideilor tale facilitează înțelegerea și învățarea conceptelor proiectului.

Concluzie

Să rezumam. Managementul proiectelor este un proces consumator de timp care necesită multe abilități și, uneori, creativitate. Mind Mapping este ceea ce poate ajuta la gestionarea proiectelor mari și la succes. Am găsit un instrument esențial pentru a planifica, vizualiza, controla, urmări proiectul de la idee până la realizare. În plus, metoda este utilă pentru analiza planurilor existente, îmbunătățirea eficienței, creșterea productivității echipei tale. Utilizați tehnica și faceți procesul mai transparent, mai clar și mai ușor.

Autor

Anna Zvada este Senior Project Manager al DDI development. Anna este o persoană capabilă, auto-motivată, care are expunerea să livreze o mulțime de proiecte în termene strânse și la buget. Abordările creative ale managementului de proiect este pasiunea ei.