Cómo utilizar mapas mentales para la gestión de proyectos

¿Quién planifica, ejecuta, controla, monitorea cada etapa del proyecto desde la discusión hasta el cierre? Gerentes de Proyecto (PM). En este artículo, encontrará docenas de herramientas/aplicaciones útiles para facilitar su trabajo. ¿Cómo hacerlos más proactivos y exitosos? Solo dales acceso a las ideas, tareas, soluciones de los otros miembros del equipo.

Mind Maps es una característica increíble para organizar y rastrear el trabajo, los plazos, las responsabilidades y las dependencias con gran precisión. Aunque no es una novedad. Sí. 40 años (!!!). Y esa no es la edad, por cierto, sino cuánto tiempo la gente usa el método para diferentes propiedades, incluida la planificación, organización y gestión de diferentes proyectos. El primer concepto del método fue presentado por Tony Buzan (un destacado investigador y consultor británico) en 1972.

Hoy en día, los gerentes mejoran, popularizan y utilizan ampliamente el concepto en el negocio para crear mapas visuales, explicar ideas y planificar grandes proyectos . Por ello, los mapas mentales son fundamentales si de gestión de proyectos se trata.

Mapa mental: ¿qué es?

La idea es la base de todo. El siguiente paso es formular un plan, encontrar un equipo, organizar el trabajo y seguir adelante. El mapeo mental es realmente útil en la etapa de planificación. Sin embargo, definamos mapas mentales. Es una técnica utilizada para presentar y estructurar información visualmente. Lo mejor es ver qué recursos se necesitan y qué debe hacer en su camino hacia la meta.

Puede organizar los temas relacionados en torno a la idea central y central con conexiones establecidas gráficamente entre los conceptos y/o ideas por medio de líneas y curvas. Así, crea una red de relaciones. De este modo, cualquier tarea/idea/concepto complejo se puede clasificar, capturar, analizar y visualizar. Por lo tanto, divida todo el proyecto en tareas procesables más pequeñas para asignarlas a ciertos ejecutores. Definitivamente facilita la realización de la idea central.

Mapas mentales en su proyecto: orientación práctica

Si está pensando en comenzar un nuevo proyecto, tiene mucho que planificar y organizar. Ciertamente, hoy en día hay muchas herramientas a su disposición para usar con este propósito. Sin embargo, es fácil visualizar su idea utilizando mapas mentales. Así, verás la imagen completa. Defina el alcance, identifique los requisitos, registre las reuniones, administre el equipo y muchas otras cosas se pueden hacer por medio de mapas mentales.

1. Recopilar los requisitos del proyecto y definir el alcance

Sin embargo, cuando se trata de recopilar requisitos y necesita definir el alcance, los mapas mentales son realmente útiles. A continuación, utilizando la técnica gráfica, defina visualmente el alcance, los recursos humanos necesarios, el tiempo requerido, identifique los requisitos y solo administre el trabajo paso a paso. Los mapas mentales presentan una imagen completa del proyecto, incluidas las notas de la reunión, los informes de auditoría, la estructura, etc. por medio de palabras, líneas, colores.

2. Divida el alcance en tareas detalladas

Mind Mapping es extremadamente útil cuando se trata de un proyecto realmente grande. El hecho de que la herramienta le brinde la oportunidad de dividir la idea en muchas subtareas grandes con una gran cantidad de tareas pequeñas, etc. Además, describa las tareas en detalle sin necesidad de escribir cientos de páginas de documentación.

De esta manera, puede crear una EDT ( Estructura de descomposición del trabajo ). WBS le permite agrupar las tareas y subtareas en grupos lógicos y concentrarse en las tareas que deben realizarse en este momento. También es útil al desarrollar un plan de negocios. Por lo tanto, obtendrá una imagen amplia de lo que necesita hacer para lograr el objetivo y controlar cada tarea con gran precisión, eliminando el riesgo de perderse algo.

3. Desarrollar hojas de ruta del proyecto

Cuando defina el alcance, divídalo en tareas más pequeñas, luego es el momento de reorganizar el mapa y estructurarlo como un desglose del trabajo (EDT). Desarrolle hojas de ruta de proyectos para mejorar la eficacia de su equipo. Las hojas de ruta son buenas para reorganizar ideas rápidamente y obtener flujos de trabajo confirmados en un proyecto.

4. Grabar notas de reuniones y debates

Es obvio que los grandes proyectos requieren muchos recursos humanos. Eso está plagado de muchas llamadas y reuniones que celebrar. Se convierte en un verdadero reto tener presentes todas las decisiones y tareas de seguimiento. Use mapas mentales para capturar la conversación, guardar notas de discusión y seguimientos en un solo documento. Además, no se necesita conversión, envíe el mapa después de que finalice la reunión.

5. Administrar el equipo de manera más efectiva

¿Cómo gestionar el equipo de forma más eficaz utilizando los mapas mentales? Gracias a las herramientas y características proporcionadas se pueden crear nodos jerárquicos. Eso permite a los PM ahorrar tiempo para asignar trabajadores a tareas rápidamente. Además, los mapas mentales mejoran no solo la organización sino la comunicación a través de la dimensión visual. En consecuencia, el equipo trabaja con mayor eficiencia.

6. Lluvia de ideas, conceptos, estrategias y objetivos del proyecto

Muchos mapas mentales tienen herramientas integradas de lluvia de ideas que son útiles para definir el alcance, escribir ideas, discutir conceptos, estrategias y objetivos. La capacidad de presentar las ideas en formato visual y jerárquico es lo más destacado del método. Sí, el plan y los conceptos visualizados son mucho más fáciles de entender, recordar y controlar.

7. Mejorar la toma de decisiones

La gestión de proyectos está llena de muchas opciones y decisiones. Los mapas mentales pueden mejorar la toma de decisiones en un contexto particular. La capacidad de involucrar a todo el equipo en las discusiones acelera el proceso de acuerdo y confirmación de futuras acciones. Además, es mucho más fácil encontrar una mejor manera cuando todo el proyecto está ante los ojos.

Beneficios de los mapas mentales para la gestión de proyectos

Es un concepto probablemente antiguo, pero muy popular y ampliamente utilizado para la gestión de proyectos en la actualidad. Discutir, crear y explorar los mapas con otros miembros del equipo es bueno para generar ideas, resolver problemas, comprender los conceptos. Eso es posible gracias al aspecto visual de la herramienta. Observemos los beneficios de los mapas mentales a continuación.

Ayuda en la generación de nuevas ideas.

Gracias al propósito ilustrativo de la técnica haces que el cerebro funcione de manera más efectiva y creativa. Los mapas mentales estimulan el lado derecho más dominante del cerebro. Por lo tanto, el mapeo mental ayuda a generar ideas para iniciar el proyecto. Además, al usar la herramienta, otros miembros de su equipo pueden participar para una mayor eficiencia. Es un hecho bien conocido que dos cabezas mejor que una.

Mejorar las habilidades de pensamiento crítico y creativo.

Además de las formas antes mencionadas de usar mapas mentales, la herramienta es excelente para crear una nueva perspectiva sobre la información y ver las cosas de manera diferente. Así, estimulas tu pensamiento crítico y creativo. Usando no solo palabras, sino también imágenes y varios colores en su mapa, comienza a pensar fuera de la caja. Está obligado a descubrir una forma absolutamente nueva y fresca de resolver el problema o la tarea.

Ayuda con la resolución de problemas

Varias situaciones difíciles pueden tener lugar en cualquier proyecto. Es importante resolver las dificultades rápido. Como mencionamos anteriormente, el mapeo mental es útil para encontrar una solución lista para usar. Gracias a la estructura y visibilidad de los mapas, tienes la capacidad de ver todo el proyecto con todas las conexiones. Esa es una forma de delinear el problema y traer a bordo a otros miembros del equipo para discutir y encontrar la solución. Sí, todo el mundo sabe que un problema compartido es un problema a la mitad.

Mejorar el aprendizaje y la comprensión de conceptos.

Es un hecho bien conocido que la información visual es mucho más fácil de entender y recordar. Los mapas mentales se manejan visualmente. Eso hace que los mapas mentales no solo sean una opción perfecta para la planificación sino también para la presentación. Mostrar tus ideas facilita la comprensión y el aprendizaje de los conceptos del proyecto.

Línea de fondo

Resumamos. La gestión de proyectos es un proceso lento que requiere muchas habilidades y, a veces, creatividad. Mind Mapping es lo que puede ayudar a administrar grandes proyectos y tener éxito. Encontramos una herramienta esencial para planificar, visualizar, controlar, hacer un seguimiento del proyecto desde la idea hasta la realización. Además, el método es útil para analizar los planes existentes, mejorar la eficiencia y aumentar la productividad de su equipo. Utilice la técnica y haga que el proceso sea más transparente, más claro y más fácil.

Autor

Anna Zvada es la directora de proyectos sénior de desarrollo de DDI. Anna es una persona capaz y motivada que está expuesta a entregar muchos proyectos dentro de plazos ajustados y dentro del presupuesto. Los enfoques creativos para la gestión de proyectos son su pasión.