วิธีใช้ Mind Mapping สำหรับการบริหารโครงการ

ใครเป็นผู้วางแผน ดำเนินการ ควบคุม ตรวจสอบทุกขั้นตอนของโครงการที่เริ่มต้นด้วยการอภิปรายและปิดท้าย? ผู้จัดการโครงการ (PMs) ในบทความนี้ คุณจะได้พบกับเครื่องมือ/แอปที่มีประโยชน์มากมายเพื่อช่วยให้งานของพวกเขาง่ายขึ้น จะทำให้พวกเขามีความกระตือรือร้นและประสบความสำเร็จมากขึ้นได้อย่างไร? เพียงให้สิทธิ์เข้าถึงแนวคิด งาน วิธีแก้ปัญหาของสมาชิกในทีมคนอื่นๆ

Mind Maps เป็นคุณลักษณะที่น่าทึ่งในการจัดระเบียบและติดตามงาน ไทม์ไลน์ ความรับผิดชอบ และการพึ่งพาอาศัยกันด้วยความแม่นยำสูง แม้ว่าจะไม่ใช่เรื่องแปลกใหม่ ใช่. 40 ปี (!!!). และนั่นไม่ใช่อายุ โดยวิธีการ แต่ผู้คนใช้วิธีนานเท่าใดสำหรับคุณสมบัติต่าง ๆ รวมถึงการวางแผน องค์กร การจัดการโครงการต่าง ๆ แนวคิดแรกของวิธีการนี้นำเสนอโดย Tony Buzan (นักวิจัยและที่ปรึกษาชาวอังกฤษที่ได้รับการยกย่อง) ในปี 1972

วันนี้ แนวคิดได้รับการปรับปรุง เผยแพร่ และใช้กันอย่างแพร่หลายในธุรกิจโดยผู้จัดการสำหรับการสร้าง แผนที่ภาพ อธิบายแนวคิด การวางแผนโครงการขนาดใหญ่ ด้วยเหตุนี้การทำแผนที่ความคิดจึงเป็นสิ่งสำคัญหากเราเกี่ยวกับการจัดการโครงการ

การทำแผนที่ความคิด: มันคืออะไร?

ความคิดเป็นพื้นฐานสำหรับทุกสิ่ง ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดแผน ค้นหาทีม จัดระเบียบงาน และดำเนินการต่อไป การทำแผนที่ความคิดมีประโยชน์มากในขั้นตอนการวางแผน อย่างไรก็ตาม มากำหนดแผนที่ความคิดกัน เป็นเทคนิคที่ใช้ในการนำเสนอและจัดโครงสร้างข้อมูลด้วยสายตา เป็นการดีที่สุดที่จะดูว่าทรัพยากรใดที่จำเป็นและสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อไปสู่เป้าหมาย

คุณสามารถจัดระเบียบหัวข้อที่เกี่ยวข้องรอบ ๆ แกนกลางและแนวคิดหลักด้วยการเชื่อมโยงระหว่างแนวคิดและ/หรือแนวคิดที่สร้างเป็นภาพกราฟิกโดยใช้เส้นและส่วนโค้ง ดังนั้นสร้างเว็บแห่งความสัมพันธ์ พร้อมกันนี้ งาน/แนวคิด/แนวคิดที่ซับซ้อนใดๆ สามารถจำแนก จับ วิเคราะห์ และแสดงเป็นภาพได้ ดังนั้น แบ่งโครงการทั้งหมดออกเป็นงานเล็ก ๆ ที่สามารถดำเนินการได้เพื่อมอบหมายให้กับผู้ดำเนินการบางคน มันทำให้การตระหนักถึงแนวคิดหลักง่ายขึ้นอย่างแน่นอน

Mind Maps ในโครงการของคุณ – How-to Guidance

หากคุณกำลังคิดที่จะเริ่มโครงการใหม่ คุณยังต้องวางแผนและจัดระเบียบอีกมาก แน่นอนว่าทุกวันนี้มีเครื่องมือมากมายให้คุณใช้งานตามวัตถุประสงค์ อย่างไรก็ตาม การแสดงภาพความคิดของคุณเป็นเรื่องง่ายโดยใช้แผนที่ความคิด ดังนั้น คุณจะเห็นภาพเต็ม กำหนดขอบเขต ระบุข้อกำหนด บันทึกการประชุม จัดการทีม และสิ่งอื่น ๆ อีกมากมายที่สามารถทำได้โดยใช้การทำแผนที่ความคิด

1. รวบรวมข้อกำหนดของโครงการและกำหนดขอบเขต

เมื่อพูดถึงการรวบรวมข้อกำหนดและคุณจำเป็นต้องกำหนดขอบเขต แผนที่ความคิดมีประโยชน์มาก ด้วยการใช้เทคนิคแบบกราฟิก กำหนดขอบเขตด้วยสายตา ทรัพยากรบุคคลที่จำเป็น เวลาที่ต้องการ ระบุข้อกำหนด และเพียงแค่จัดการงานทีละขั้นตอน Mind Maps นำเสนอภาพทั้งหมดของโครงการ ซึ่งรวมถึงบันทึกการประชุม รายงานการตรวจสอบ โครงสร้าง ฯลฯ โดยใช้คำ เส้น สี

2. แบ่งขอบเขตออกเป็นงานโดยละเอียด

Mind Mapping มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อพูดถึงโครงการขนาดใหญ่จริงๆ เพียงเพราะเครื่องมือนี้เปิดโอกาสให้คุณแยกย่อยแนวคิดออกเป็นงานย่อยขนาดใหญ่จำนวนมากด้วยงานเล็กๆ จำนวนมาก ฯลฯ นอกจากนี้ อธิบายงานโดยละเอียดโดยไม่จำเป็นต้องเขียนหน้าเอกสารหลายร้อยหน้า

ด้วยวิธีนี้คุณสามารถสร้าง WBS ( โครงสร้างการแบ่งงาน ) WBS ช่วยให้คุณสามารถจัดกลุ่มงานและงานย่อยออกเป็นกลุ่มทางลอจิคัล และมุ่งเน้นไปที่งานที่ต้องทำในตอนนี้ นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ในการพัฒนาแผนธุรกิจ ดังนั้น คุณจะได้ภาพกว้างๆ ของสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายและควบคุมแต่ละงานด้วยความแม่นยำสูง ลดความเสี่ยงที่จะพลาดบางสิ่งบางอย่าง

3. พัฒนาแผนงานโครงการ

เมื่อคุณกำหนดขอบเขต ให้แบ่งเป็นงานย่อยๆ จากนั้นจึงถึงเวลาที่จะจัดระเบียบแผนที่ใหม่และจัดโครงสร้างเป็นรายละเอียดงาน (WBS) พัฒนาแผนงานโครงการเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพทีมของคุณ แผนงานนั้นดีที่จะรี-/จัดระเบียบแนวคิดใหม่อย่างรวดเร็ว และรับกระแสงานยืนยันในโครงการ

4. บันทึกบันทึกการประชุมและการอภิปราย

เห็นได้ชัดว่าโครงการขนาดใหญ่ต้องการทรัพยากรมนุษย์จำนวนมาก ที่เต็มไปด้วยการโทรและการประชุมมากมาย กลายเป็นความท้าทายที่แท้จริงที่จะต้องคำนึงถึงการตัดสินใจและงานติดตามผลทั้งหมด ใช้การทำแผนที่ความคิดเพื่อบันทึกการสนทนา บันทึกบันทึกการสนทนา และติดตามผลในเอกสารฉบับเดียว ยิ่งไปกว่านั้น ไม่ต้องแปลงไฟล์ ส่งแผนที่หลังการประชุมเสร็จสิ้น

5.บริหารทีมอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

วิธีการจัดการทีมอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยใช้แผนที่ความคิด? ต้องขอบคุณเครื่องมือและคุณสมบัติที่สามารถสร้างโหนดแบบลำดับชั้นได้ ที่ช่วยให้ PMs ประหยัดเวลาในการมอบหมายงานให้คนงานได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ แผนที่ความคิดยังช่วยปรับปรุงไม่เพียงแต่องค์กรเท่านั้น แต่ยังปรับปรุงการสื่อสารด้วยมิติภาพอีกด้วย ส่งผลให้ทีมงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

6. ระดมความคิด แนวคิด กลยุทธ์ และวัตถุประสงค์ของโครงการ

แผนที่ความคิดจำนวนมากมีเครื่องมือระดมความคิดในตัวซึ่งมีประโยชน์ในการกำหนดขอบเขต จดแนวคิด อภิปรายแนวคิด กลยุทธ์ และวัตถุประสงค์ ความสามารถในการนำเสนอความคิดในรูปแบบภาพและลำดับชั้นเป็นจุดเด่นของวิธีการ ใช่ แผนและแนวคิดที่แสดงให้เห็นเป็นภาพนั้นง่ายต่อการเข้าใจ จดจำ และควบคุมได้ง่ายกว่ามาก

7. ปรับปรุงการตัดสินใจ

การจัดการโครงการเต็มไปด้วยทางเลือกและการตัดสินใจมากมาย แผนที่ความคิดสามารถปรับปรุงการตัดสินใจในบริบทเฉพาะได้ ความสามารถในการเกณฑ์สมาชิกทั้งทีมในการอภิปรายจะช่วยเร่งกระบวนการของข้อตกลงและการยืนยันการดำเนินการเพิ่มเติม ยิ่งไปกว่านั้น มันง่ายกว่ามากที่จะหาวิธีที่ดีกว่าเมื่อโครงการทั้งหมดอยู่ต่อหน้าต่อตา

ประโยชน์ของการทำแผนที่ความคิดสำหรับการจัดการโครงการ

เป็นแนวคิดที่น่าจะเก่ากว่าแต่ได้รับความนิยมอย่างสูงและใช้กันอย่างแพร่หลายสำหรับการจัดการโครงการในปัจจุบัน การอภิปราย การสร้าง และการสำรวจแผนที่ร่วมกับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ เป็นสิ่งที่ดีในการสร้างความคิด แก้ปัญหา ทำความเข้าใจแนวคิด เป็นไปได้ด้วยรูปลักษณ์ของเครื่องมือ มาดู ประโยชน์ของการทำแผนที่ความคิด ด้านล่างกัน

ช่วยสร้างสรรค์ไอเดียใหม่ๆ

ขอบคุณวัตถุประสงค์ของเทคนิคที่ช่วยให้สมองทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในรูปแบบที่สร้างสรรค์มากขึ้น แผนที่ความคิดช่วยกระตุ้นสมองซีกขวาที่โดดเด่นกว่าของคุณ ด้วยเหตุนี้การทำแผนที่ความคิดจะช่วยในการสร้างแนวคิดในการเริ่มโครงการ นอกจากนี้ การใช้เครื่องมือนี้จะทำให้สมาชิกคนอื่นๆ ในทีมของคุณมีส่วนร่วมเพื่อประสิทธิภาพที่สูงขึ้น เป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่าสองหัวดีกว่าหัวเดียว

พัฒนาทักษะการคิดอย่างมีวิจารณญาณและความคิดสร้างสรรค์

นอกจากวิธีการดังกล่าวในการใช้แผนที่ความคิดแล้ว เครื่องมือนี้ยังช่วยในการสร้างมุมมองใหม่ๆ เกี่ยวกับข้อมูลและมองเห็นสิ่งต่างๆ แตกต่างไปจากเดิม ดังนั้นคุณจึงกระตุ้นการคิดเชิงวิพากษ์และความคิดสร้างสรรค์ของคุณ ไม่ใช่แค่คำพูดแต่รูปภาพและสีต่างๆ บนแผนที่ของคุณ ทำให้คุณเริ่มคิดนอกกรอบ มันต้องคิดหาวิธีใหม่ ๆ ในการแก้ปัญหาหรืองาน

ช่วยแก้ปัญหา

สถานการณ์ที่ยากลำบากต่างๆ สามารถเกิดขึ้นได้ในทุกโครงการ สิ่งสำคัญคือต้องแก้ปัญหาอย่างรวดเร็ว ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น การทำแผนที่ความคิดมีประโยชน์ในการค้นหาวิธีแก้ปัญหาแบบสำเร็จรูป ด้วยโครงสร้างและการมองเห็นของแผนที่ คุณจึงสามารถดูโครงการทั้งหมดที่มีการเชื่อมต่อทั้งหมดได้ นั่นคือวิธีการร่างปัญหาและนำสมาชิกคนอื่น ๆ ในทีมมาหารือและหาแนวทางแก้ไข ใช่ ทุกคนรู้ดีว่าปัญหาที่แบ่งปันกันคือปัญหาที่ลดลงครึ่งหนึ่ง

ปรับปรุงการเรียนรู้และความเข้าใจแนวคิด

เป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่าข้อมูลภาพนั้นง่ายต่อการเข้าใจและจดจำ แผนที่ความคิดถูกขับเคลื่อนด้วยสายตา นั่นทำให้การทำแผนที่ความคิดไม่เพียงแต่เป็นตัวเลือกที่สมบูรณ์แบบสำหรับการวางแผนเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการนำเสนอด้วย การแสดงความคิดของคุณช่วยให้เข้าใจและเรียนรู้แนวคิดของโครงการได้ง่ายขึ้น

บรรทัดล่าง

มาสรุปกัน การจัดการโครงการเป็นกระบวนการที่ต้องใช้เวลามากซึ่งต้องใช้ทักษะมากมาย และบางครั้งก็ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ Mind Mapping คือสิ่งที่สามารถช่วยจัดการโครงการขนาดใหญ่และประสบความสำเร็จได้ เราพบเครื่องมือที่จำเป็นในการวางแผน แสดงภาพ ควบคุม ติดตามโครงการตั้งแต่แนวคิดจนถึงการตระหนักรู้ นอกจากนี้ วิธีการนี้ยังมีประโยชน์ในการวิเคราะห์แผนงานที่มีอยู่ ปรับปรุงประสิทธิภาพ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในทีมของคุณ ใช้เทคนิคและทำให้กระบวนการมีความโปร่งใส ชัดเจนและง่ายขึ้น

ผู้เขียน

Anna Zvada เป็นผู้จัดการโครงการอาวุโสของการพัฒนา DDI แอนนาเป็นคนที่มีความสามารถและมีแรงจูงใจในตนเอง ซึ่งมีโอกาสได้นำเสนอโครงการมากมายภายในกรอบเวลาที่จำกัดและอยู่ในงบประมาณ แนวทางที่สร้างสรรค์ในการจัดการโครงการคือความหลงใหลของเธอ