كيفية استخدام خريطة العقل لإدارة المشاريع

من يخطط وينفذ ويتحكم ويراقب كل مرحلة من مراحل المشروع بدءًا من المناقشة وحتى الإغلاق؟ مدراء المشاريع (PMs). في هذه المقالة ، ستجد العشرات من الأدوات / التطبيقات المفيدة لتسهيل عملهم. كيف تجعلهم أكثر استباقية ونجاحًا؟ فقط امنحهم إمكانية الوصول إلى أفكار ومهام وحلول أعضاء الفريق الآخرين.

خرائط العقل هي ميزة رائعة لتنظيم وتتبع العمل والجداول الزمنية والمسؤوليات والتبعيات بدقة عالية. رغم ذلك ، إنها ليست بدعة. نعم. 40 سنة (!!!). وهذا ليس العمر ، بالمناسبة ، ولكن كم من الوقت يستخدم الناس الطريقة لخصائص مختلفة ، بما في ذلك التخطيط والتنظيم وإدارة المشاريع المختلفة. تم تقديم المفهوم الأول للطريقة من قبل توني بوزان (باحث ومستشار بريطاني مغرور) في عام 1972.

اليوم تم تحسين المفهوم وتعميمه واستخدامه على نطاق واسع في الأعمال من قبل المديرين لإنشاء خرائط مرئية وتفسير الأفكار وتخطيط المشاريع الكبيرة . بسبب ذلك ، يعد رسم الخرائط الذهنية ضروريًا إذا كنا نتحدث عن إدارة المشروع.

رسم الخرائط الذهنية: ما هو؟

الفكرة هي الأساس لكل شيء. الخطوة التالية هي صياغة خطة ، والعثور على فريق ، وتنظيم العمل ، والمضي قدمًا. تخطيط العقل مفيد حقًا في مرحلة التخطيط. ومع ذلك ، دعنا نحدد الخرائط الذهنية. إنها تقنية تستخدم لتقديم المعلومات وهيكلها بشكل مرئي. من الأفضل أن ترى ما هي الموارد المطلوبة وماذا تفعل في طريقك إلى الهدف.

يمكنك تنظيم الموضوعات ذات الصلة حول الفكرة الأساسية والمركزية من خلال اتصالات مثبتة بيانياً بين المفاهيم و / أو الأفكار عن طريق الخطوط والمنحنيات. وبالتالي ، قم بإنشاء شبكة من العلاقات. طيه ، يمكن تصنيف أي مهام / أفكار / مفاهيم معقدة والتقاطها وتحليلها وتصورها. وبالتالي ، قسّم المشروع بأكمله إلى مهام أصغر قابلة للتنفيذ لتعيينها إلى منفذين معينين. إنه يسهل بالتأكيد تحقيق الفكرة الأساسية.

الخرائط الذهنية في مشروعك - إرشادات إرشادية

إذا كنت تفكر في بدء مشروع جديد ، فلديك الكثير للتخطيط والتنظيم. بالتأكيد ، يوجد اليوم الكثير من الأدوات تحت تصرفك لاستخدامها لهذا الغرض. ومع ذلك ، من السهل تصور فكرتك باستخدام الخرائط الذهنية. وهكذا ، سترى الصورة كاملة. يمكن تحديد النطاق وتحديد المتطلبات وتسجيل الاجتماعات وإدارة الفريق والكثير من الأشياء الأخرى عن طريق التخطيط الذهني.

1. اجمع متطلبات المشروع وحدد النطاق

عندما يتعلق الأمر بجمع المتطلبات وتحتاج إلى تحديد النطاق ، فإن الخرائط الذهنية مفيدة حقًا. طيه ، باستخدام التقنية الرسومية ، حدد بصريًا النطاق ، والموارد البشرية اللازمة ، والوقت المطلوب ، وحدد المتطلبات ، وقم فقط بإدارة العمل خطوة بخطوة. تقدم خرائط العقل صورة كاملة عن المشروع ، بما في ذلك ملاحظات الاجتماع وتقارير التدقيق والهيكل وما إلى ذلك عن طريق الكلمات والخطوط والألوان.

2. تقسيم النطاق إلى مهام مفصلة

تعد خرائط العقل مفيدة للغاية عندما يتعلق الأمر بمشروع كبير حقًا. فقط لأن الأداة تمنحك فرصة لتقسيم الفكرة إلى الكثير من المهام الفرعية الكبيرة مع مجموعة من المهام الصغيرة ، إلخ. بالإضافة إلى ذلك ، قم بوصف المهام بالتفصيل دون الحاجة إلى كتابة مئات صفحات التوثيق.

بهذه الطريقة يمكنك إنشاء WBS (هيكل تقسيم العمل ). يسمح لك WBS بتجميع المهام والمهام الفرعية في مجموعات منطقية والتركيز على المهام التي يتعين القيام بها الآن. كما أنه مفيد عند وضع خطة عمل. وبالتالي ، ستحصل على صورة شاملة لما عليك القيام به لتحقيق الهدف والتحكم في كل مهمة بدقة عالية ، مما يقضي على مخاطر فقدان شيء ما.

3. تطوير خرائط طريق المشروع

عندما تحدد النطاق ، قم بتقسيمه إلى مهام أصغر ، فهذا هو الوقت المناسب لإعادة تنظيم الخريطة وهيكلها كتقسيم عمل (WBS). ضع خرائط طريق للمشروع لتحسين فعالية فريقك. تعد خرائط الطريق جيدة لإعادة / تنظيم الأفكار بسرعة والحصول على تأكيد تدفقات العمل في المشروع.

4. سجل الاجتماع وملاحظات المناقشة

من الواضح أن المشاريع الكبيرة تتطلب الكثير من الموارد البشرية. هذا محفوف بالعديد من المكالمات والاجتماعات لعقدها. يصبح تحديًا حقيقيًا أن تضع في اعتبارك جميع القرارات ومهام المتابعة. استخدم الخرائط الذهنية لالتقاط المحادثة وحفظ ملاحظات المناقشة والمتابعات في مستند واحد. علاوة على ذلك ، ليس هناك حاجة للتحويل ، أرسل الخريطة بعد انتهاء الاجتماع.

5. إدارة الفريق بشكل أكثر فعالية

كيف تدير الفريق بشكل أكثر فعالية باستخدام الخرائط الذهنية؟ بفضل الأدوات والميزات المتوفرة ، يمكن إنشاء العقد الهرمية. يتيح ذلك لمدراء البرامج توفير الوقت لتعيين العمال للمهام بسرعة. إلى جانب ذلك ، تعمل الخرائط الذهنية على تحسين ليس فقط التنظيم ولكن التواصل عن طريق البعد البصري. وبالتالي ، يعمل الفريق بكفاءة أعلى.

6. تبادل الأفكار والمفاهيم والاستراتيجيات وأهداف المشروع

تحتوي الكثير من الخرائط الذهنية على أدوات عصف ذهني مدمجة مفيدة لتحديد النطاق وكتابة الأفكار ومناقشة المفاهيم والاستراتيجيات والأهداف. القدرة على تقديم الأفكار في الشكل المرئي والهرمي هو تسليط الضوء على الطريقة. نعم ، الخطة والمفاهيم المرئية أسهل بكثير في الفهم والتذكر والتحكم.

7. تحسين عملية صنع القرار

إدارة المشروع محفوفة بالكثير من الخيارات والقرارات. يمكن للخرائط الذهنية تحسين عملية صنع القرار في سياق معين. تؤدي القدرة على إشراك الفريق بأكمله في المناقشات إلى تسريع عملية الاتفاق وتأكيد الإجراءات الأخرى. علاوة على ذلك ، من الأسهل بكثير العثور على طريقة أفضل عندما يكون المشروع بأكمله أمام أعيننا.

فوائد تخطيط العقل لإدارة المشروع

إنه مفهوم قديم على الأرجح ولكنه شائع للغاية ويستخدم على نطاق واسع لإدارة المشاريع اليوم. تعد مناقشة الخرائط وإنشاءها واستكشافها مع أعضاء الفريق الآخرين أمرًا جيدًا لتوليد الأفكار وحل المشكلات وفهم المفاهيم. هذا ممكن بفضل الجانب المرئي للأداة. دعنا نلاحظ فوائد رسم الخرائط الذهنية أدناه.

تساعد في توليد أفكار جديدة

بفضل الغرض التوضيحي لهذه التقنية ، فإنك تجعل الدماغ يعمل بشكل أكثر فعالية بطريقة أكثر إبداعًا. تحفز الخرائط الذهنية الجانب الأيمن الأكثر سيطرة من الدماغ. طيه ، يساعد تخطيط العقل في توليد الأفكار لبدء المشروع. بالإضافة إلى ذلك ، باستخدام الأداة ، يمكن مشاركة أعضاء آخرين في فريقك لزيادة الكفاءة. إنها حقيقة معروفة أن رأسين أفضل من رأس واحد.

تحسين مهارات التفكير النقدي والإبداعي

إلى جانب الطرق المذكورة أعلاه لاستخدام الخرائط الذهنية ، تعد الأداة ممتازة لإنشاء منظور جديد للمعلومات ورؤية الأشياء بشكل مختلف. وبالتالي ، فإنك تحفز تفكيرك النقدي والإبداعي. باستخدام ليس فقط الكلمات ولكن الصور والألوان المختلفة على خريطتك ، تبدأ في التفكير خارج الصندوق. لا بد من اكتشاف طريقة جديدة تمامًا وحديثة لحل المشكلة أو المهمة.

مساعدة في حل المشاكل

يمكن أن تحدث مواقف صعبة مختلفة في أي مشروع. من المهم حل الصعوبات بسرعة. كما ذكرنا أعلاه ، فإن رسم الخرائط الذهنية مفيد في إيجاد حل خارج الصندوق. بفضل بنية الخرائط وإمكانية رؤيتها ، لديك القدرة على رؤية المشروع بأكمله مع جميع الاتصالات. هذه طريقة لتوضيح المشكلة وإحضار أعضاء الفريق الآخرين للمناقشة وإيجاد الحل. نعم ، الجميع يعرف أن المشكلة المشتركة هي مشكلة منقحة إلى النصف.

تحسين التعلم وفهم المفاهيم

من الحقائق المعروفة أن المعلومات المرئية أسهل في الفهم والتذكر. الخرائط الذهنية مدفوعة بصريًا. هذا يجعل رسم الخرائط الذهنية ليس فقط خيارًا مثاليًا للتخطيط ولكن للعرض التقديمي. يؤدي عرض أفكارك إلى تسهيل فهم وتعلم مفاهيم المشروع.

الحد الأدنى

دعونا نلخص. إدارة المشروع عملية تستغرق وقتًا طويلاً وتتطلب الكثير من المهارات ، وأحيانًا تتطلب الإبداع. رسم الخرائط الذهنية هو ما يمكن أن يساعد في إدارة المشاريع الكبيرة والنجاح. وجدنا أداة أساسية للتخطيط والتصور والتحكم وتتبع المشروع من الفكرة إلى الإدراك. إلى جانب ذلك ، الطريقة مفيدة لتحليل الخطط الحالية ، وتحسين الكفاءة ، وزيادة إنتاجية فريقك. استخدم التقنية واجعل العملية أكثر شفافية ووضوحًا وسهولة.

مؤلف

آنا زفادا هي مديرة مشروع تطوير DDI. آنا شخصية قادرة ولديها دوافع ذاتية ولديها خبرة في تقديم الكثير من المشاريع ضمن أطر زمنية ضيقة وفي حدود الميزانية. النهج الإبداعي لإدارة المشاريع هو شغفها.