Come utilizzare le mappe mentali per la gestione dei progetti

Chi pianifica, esegue, controlla, monitora ogni fase del progetto a partire dalla discussione e fino alla chiusura? Project Manager (PM). In questo articolo troverai decine di strumenti/app utili per facilitare il loro lavoro. Come renderli più proattivi e di maggior successo? Basta dare loro accesso alle idee, ai compiti, alle soluzioni degli altri membri del team.

Mappe mentali è una funzionalità incredibile per organizzare e tenere traccia del lavoro, delle scadenze, delle responsabilità e delle dipendenze con un'elevata precisione. Tuttavia, non è una novità. Sì. 40 anni (!!!). E questa non è l'età, a proposito, ma per quanto tempo le persone usano il metodo per diverse proprietà, inclusa la pianificazione, l'organizzazione, la gestione di diversi progetti. Il primo concetto del metodo è stato presentato da Tony Buzan (un decantato ricercatore e consulente britannico) nel 1972.

Oggi il concetto è migliorato, diffuso e ampiamente utilizzato nel business dai manager per creare mappe visive, spiegare idee , pianificare grandi progetti . Per questo motivo, la mappatura mentale è essenziale se si tratta di gestione del progetto.

Mappe mentali: che cos'è?

L'idea è la base di tutto. Il passo successivo è formulare un piano, trovare una squadra, organizzare il lavoro e andare avanti. La mappatura mentale è davvero utile nella fase di pianificazione. Tuttavia, definiamo le mappe mentali. È una tecnica utilizzata per presentare e strutturare le informazioni visivamente. È meglio vedere quali risorse sono necessarie e cosa devi fare per raggiungere l'obiettivo.

È possibile organizzare gli argomenti correlati attorno all'idea centrale e centrale con connessioni stabilite graficamente tra i concetti e/o le idee per mezzo di linee e curve. Quindi, crea una rete di relazioni. Con la presente, qualsiasi attività/idea/concetto complesso può essere classificato, catturato, analizzato e visualizzato. Pertanto, suddividi l'intero progetto in attività più piccole attuabili per assegnarle a determinati esecutori. Facilita decisamente la realizzazione dell'idea centrale.

Mappe mentali nel tuo progetto – Guida pratica

Se stai pensando di iniziare un nuovo progetto, hai così tanto da pianificare e organizzare. Certamente, oggi molti strumenti sono a tua disposizione da utilizzare allo scopo. Tuttavia, è facile visualizzare la tua idea usando le mappe mentali. Quindi, vedrai l'immagine completa. Definisci l'ambito, identifica i requisiti, registra le riunioni, gestisci il team e molte altre cose possono essere fatte per mezzo della mappatura mentale.

1. Raccogliere i requisiti del progetto e definire l'ambito

Quando si tratta di raccogliere i requisiti ed è necessario definire l'ambito, le mappe mentali sono davvero utili. Con la presente, utilizzando la tecnica grafica, definire visivamente l'ambito, le risorse umane necessarie, il tempo richiesto, identificare i requisiti e gestire il lavoro passo dopo passo. Le mappe mentali presentano un'immagine completa del progetto, compresi gli appunti della riunione, i rapporti di audit, la struttura, ecc. per mezzo di parole, linee, colori.

2. Suddividi l'ambito in attività dettagliate

Mind Mapping è estremamente utile quando si tratta di un progetto davvero grande. Solo perché lo strumento ti dà l'opportunità di scomporre l'idea in molte grandi attività secondarie con una serie di piccole attività, ecc. Inoltre, descrivi le attività in dettaglio senza la necessità di scrivere centinaia di pagine di documentazione.

In questo modo è possibile creare una WBS ( Work Breakdown Structure ). WBS consente di raggruppare le attività e le attività secondarie in gruppi logici e concentrarsi sulle attività da svolgere in questo momento. È anche utile durante lo sviluppo di un business plan. Pertanto, otterrai un quadro generale di ciò che devi fare per raggiungere l'obiettivo e controllare ogni attività con elevata precisione, eliminando il rischio di perdere qualcosa.

3. Sviluppare tabelle di marcia del progetto

Quando definisci l'ambito, suddividilo in attività più piccole, quindi è il momento di riorganizzare la mappa e strutturarla come una suddivisione del lavoro (WBS). Sviluppa roadmap di progetto per migliorare l'efficacia del tuo team. Le roadmap sono utili per riorganizzare rapidamente le idee e ottenere la conferma dei flussi di lavoro in un progetto.

4. Registrare le note della riunione e della discussione

È ovvio che i grandi progetti richiedono molte risorse umane. Questo è irto di molte chiamate e riunioni da tenere. Diventa una vera sfida tenere a mente tutte le decisioni e le attività successive. Usa la mappatura mentale per catturare la conversazione, salvare note di discussione e follow-up in un unico documento. Inoltre, non è necessaria alcuna conversione, invia la mappa al termine della riunione.

5. Gestisci il team in modo più efficace

Come gestire il team in modo più efficace utilizzando le mappe mentali? Grazie agli strumenti e alle funzionalità forniti è possibile creare nodi gerarchici. Ciò consente ai PM di risparmiare tempo per assegnare rapidamente i lavoratori alle attività. Inoltre, le mappe mentali migliorano non solo l'organizzazione ma anche la comunicazione attraverso la dimensione visiva. Di conseguenza, il team lavora con maggiore efficienza.

6. Brainstorm idee, concetti, strategie e obiettivi del progetto

Molte mappe mentali hanno strumenti di brainstorming integrati utili per definire l'ambito, scrivere idee, discutere concetti, strategie e obiettivi. La capacità di presentare le idee nel formato visivo e gerarchico è un punto culminante del metodo. Sì, il piano e i concetti visualizzati sono molto più facili da capire, ricordare, controllare.

7. Migliorare il processo decisionale

La gestione del progetto è irta di molte scelte e decisioni. Le mappe mentali possono migliorare il processo decisionale in un particolare contesto. La possibilità di arruolare l'intero team nelle discussioni accelera il processo di accordo e conferma di ulteriori azioni. Inoltre, è molto più facile trovare un modo migliore quando l'intero progetto è davanti agli occhi.

Vantaggi delle mappe mentali per la gestione dei progetti

È un concetto più probabilmente vecchio ma molto popolare e ampiamente utilizzato oggi per la gestione dei progetti. La discussione, la creazione e l'esplorazione delle mappe con altri membri del team sono utili per generare idee, risolvere problemi, comprendere i concetti. Ciò è possibile grazie all'aspetto visivo dello strumento. Osserviamo i vantaggi della mappatura mentale di seguito.

Aiuta a generare nuove idee

Grazie allo scopo illustrativo della tecnica fai lavorare il cervello in modo più efficace in un modo più creativo. Le mappe mentali stimolano il tuo lato destro più dominante del cervello. In questo modo, la mappatura mentale aiuta a generare idee per iniziare il progetto. Inoltre, utilizzando lo strumento, altri membri del tuo team possono essere coinvolti per una maggiore efficienza. È risaputo che due teste meglio di una.

Migliora le capacità di pensiero critico e creativo

Oltre ai modi sopra menzionati per utilizzare la mappatura mentale, lo strumento è eccellente per creare una nuova prospettiva sulle informazioni e vedere le cose in modo diverso. In questo modo, stimoli il tuo pensiero critico e creativo. Usando non solo parole, ma immagini e vari colori sulla tua mappa, inizi a pensare fuori dagli schemi. È destinato a trovare un modo assolutamente nuovo e fresco per risolvere il problema o il compito.

Aiuto per la risoluzione dei problemi

In qualsiasi progetto possono verificarsi varie situazioni difficili. È importante risolvere le difficoltà velocemente. Come accennato in precedenza, la mappatura mentale è utile per trovare una soluzione pronta all'uso. Grazie alla struttura e alla visibilità delle mappe hai la possibilità di vedere l'intero progetto con tutte le connessioni. Questo è un modo per delineare il problema e portare a bordo altri membri del team per discutere e trovare la soluzione. Sì, tutti sanno che un problema condiviso è un problema dimezzato.

Migliorare l'apprendimento e la comprensione dei concetti

È risaputo che le informazioni visive sono molto più facili da comprendere e ricordare. Le mappe mentali sono guidate visivamente. Ciò rende la mappatura mentale non solo un'opzione perfetta per la pianificazione, ma anche per la presentazione. Mostrare le tue idee facilita la comprensione e l'apprendimento dei concetti del progetto.

Linea di fondo

Riassumiamo. La gestione del progetto è un processo che richiede molto tempo e molte abilità e, a volte, creatività. Mind Mapping è ciò che può aiutare a gestire grandi progetti e avere successo. Abbiamo trovato uno strumento essenziale per pianificare, visualizzare, controllare, tracciare il progetto dall'idea alla realizzazione. Inoltre, il metodo è utile per analizzare i piani esistenti, migliorare l'efficienza, aumentare la produttività del tuo team. Usa la tecnica e rendi il processo più trasparente, più chiaro e più facile.

Autore

Anna Zvada è la Senior Project Manager dello sviluppo DDI. Anna è una persona capace e auto-motivata che ha la possibilità di realizzare molti progetti in tempi e budget ristretti. Approcci creativi alla gestione dei progetti è la sua passione.