So verwenden Sie Mind Mapping für das Projektmanagement

Wer plant, führt durch, steuert, überwacht jede Phase des Projekts von der Besprechung bis zum Abschluss? Projektmanager (PMs). In diesem Artikel finden Sie Dutzende nützlicher Tools/Apps, die ihnen die Arbeit erleichtern. Wie können sie proaktiver und erfolgreicher werden? Geben Sie ihnen einfach Zugang zu den Ideen, Aufgaben, Lösungen der anderen Teammitglieder.

Mind Maps ist eine unglaubliche Funktion, um die Arbeit, Zeitpläne, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten mit hoher Genauigkeit zu organisieren und zu verfolgen. Allerdings ist es keine Neuheit. Ja. 40 Jahre (!!!). Und das ist übrigens nicht das Alter, sondern wie lange Menschen die Methode für verschiedene Eigenschaften anwenden, einschließlich der Planung, Organisation, Verwaltung verschiedener Projekte. Das erste Konzept der Methode wurde 1972 von Tony Buzan (einem gepriesenen britischen Forscher und Berater) vorgestellt.

Heute wird das Konzept verbessert, populär gemacht und von den Managern in der Branche weit verbreitet, um visuelle Karten zu erstellen, Ideen zu erläutern und große Projekte zu planen . Aus diesem Grund ist Mind Mapping unerlässlich, wenn es um Projektmanagement geht.

Mindmapping: Was ist das?

Die Idee ist der Grund für alles. Der nächste Schritt besteht darin, einen Plan zu formulieren, ein Team zu finden, die Arbeit zu organisieren und die Rolle zu übernehmen. Mind Mapping ist in der Planungsphase sehr hilfreich. Lassen Sie uns jedoch Mind Maps definieren. Es ist eine Technik, die verwendet wird, um Informationen visuell darzustellen und zu strukturieren. Am besten schauen Sie, welche Ressourcen benötigt werden und was Sie auf dem Weg zum Ziel tun müssen.

Sie können die verwandten Themen um den Kern und die zentrale Idee herum organisieren, indem Sie grafisch hergestellte Verbindungen zwischen den Begriffen und/oder Ideen mittels Linien und Kurven herstellen. So schaffen Sie ein Netz von Beziehungen. Hiermit können beliebig komplexe Aufgaben/Ideen/Konzepte klassifiziert, erfasst, analysiert und visualisiert werden. Unterteilen Sie daher das gesamte Projekt in kleinere umsetzbare Aufgaben, um sie bestimmten Ausführenden zuzuweisen. Es erleichtert definitiv die Umsetzung der Kernidee.

Mindmaps in Ihrem Projekt – Anleitung

Wenn Sie darüber nachdenken, ein neues Projekt zu starten, haben Sie so viel zu planen und zu organisieren. Sicherlich stehen Ihnen heute viele Werkzeuge zur Verfügung, die Sie für diesen Zweck verwenden können. Es ist jedoch einfach, Ihre Idee mit Mind Maps zu visualisieren. So sehen Sie das vollständige Bild. Definieren Sie den Umfang, identifizieren Sie Anforderungen, zeichnen Sie Besprechungen auf, verwalten Sie das Team und vieles mehr kann mit Hilfe von Mindmapping erledigt werden.

1. Sammeln Sie Projektanforderungen und definieren Sie den Umfang

Wenn es darum geht, Anforderungen zu sammeln und den Umfang zu definieren, sind Mindmaps jedoch sehr hilfreich. Definieren Sie hiermit mithilfe der grafischen Technik visuell den Umfang, die erforderlichen Personalressourcen und die benötigte Zeit, identifizieren Sie die Anforderungen und verwalten Sie einfach die schrittweise Arbeit. Mind Maps präsentieren ein vollständiges Bild des Projekts, einschließlich der Besprechungsnotizen, Auditberichte, der Struktur usw. durch Wörter, Linien, Farben.

2. Unterteilen Sie den Umfang in detaillierte Aufgaben

Mind Mapping ist äußerst nützlich, wenn es um ein wirklich großes Projekt geht. Einfach, weil das Tool Ihnen die Möglichkeit bietet, die Idee in viele große Teilaufgaben mit vielen kleinen Aufgaben usw. zu zerlegen. Beschreiben Sie außerdem die Aufgaben im Detail, ohne Hunderte von Dokumentationsseiten schreiben zu müssen.

Auf diese Weise können Sie einen WBS ( Work Breakdown Structure ) erstellen. WBS ermöglicht es Ihnen, die Aufgaben und Teilaufgaben in logische Gruppen zu gruppieren und sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die gerade erledigt werden müssen. Es ist auch hilfreich bei der Entwicklung eines Businessplans. So erhalten Sie ein umfassendes Bild davon, was Sie tun müssen, um das Ziel zu erreichen, und können jede Aufgabe mit hoher Genauigkeit steuern, wodurch das Risiko, etwas zu verpassen, eliminiert wird.

3. Entwickeln Sie Projekt-Roadmaps

Wenn Sie den Umfang definieren, teilen Sie ihn in kleinere Aufgaben auf, dann ist es an der Zeit, die Map neu zu organisieren und als Arbeitsstrukturplan (PSP) zu strukturieren. Entwickeln Sie Projekt-Roadmaps zur Verbesserung Ihrer Teameffektivität. Die Roadmaps eignen sich gut, um Ideen schnell neu zu organisieren/zu organisieren und Arbeitsabläufe in einem Projekt zu bestätigen.

4. Meeting- und Diskussionsnotizen aufzeichnen

Es liegt auf der Hand, dass große Projekte viel Personal erfordern. Das ist mit vielen Anrufen und Besprechungen verbunden. Es wird zu einer wahren Herausforderung, alle Entscheidungen und Folgeaufgaben im Auge zu behalten. Verwenden Sie Mind Mapping, um die Konversation festzuhalten, Diskussionsnotizen und Nachbereitungen in einem einzigen Dokument zu speichern. Darüber hinaus ist keine Konvertierung erforderlich. Senden Sie die Karte nach Abschluss des Meetings.

5. Team effektiver verwalten

Wie kann man das Team mithilfe der Mind Maps effektiver führen? Dank der bereitgestellten Werkzeuge und Funktionen können hierarchische Knoten erstellt werden. Dadurch können PMs Zeit sparen, um Mitarbeiter schnell Aufgaben zuzuweisen. Zudem verbessern Mindmaps nicht nur die Organisation, sondern auch die Kommunikation mittels visueller Dimension. Folglich arbeitet das Team effizienter.

6. Brainstormen Sie Ideen, Konzepte, Strategien und Projektziele

Viele Mind Maps verfügen über integrierte Brainstorming-Tools, die nützlich sind, um den Umfang zu definieren, Ideen aufzuschreiben, Konzepte, Strategien und Ziele zu diskutieren. Die Fähigkeit, die Ideen in einem visuellen und hierarchischen Format zu präsentieren, ist ein Highlight der Methode. Ja, visualisierte Pläne und Konzepte sind viel einfacher zu verstehen, zu merken und zu kontrollieren.

7. Verbesserung der Entscheidungsfindung

Projektmanagement ist mit vielen Auswahlmöglichkeiten und Entscheidungen behaftet. Mindmaps können die Entscheidungsfindung in einem bestimmten Kontext verbessern. Die Möglichkeit, das gesamte Team in die Diskussionen einzubeziehen, beschleunigt den Abstimmungsprozess und die Bestätigung weiterer Maßnahmen. Außerdem ist es viel einfacher, einen besseren Weg zu finden, wenn man das gesamte Projekt vor Augen hat.

Vorteile von Mindmapping für das Projektmanagement

Es ist eher ein altes Konzept, aber heute sehr beliebt und weit verbreitet für das Projektmanagement. Diskussion, Erstellung und Erkundung der Karten mit anderen Teammitgliedern ist gut, um Ideen zu generieren, Probleme zu lösen und die Konzepte zu verstehen. Das ist dank des visuellen Aspekts des Tools möglich. Sehen wir uns unten die Vorteile von Mindmapping an .

Helfen Sie mit, neue Ideen zu generieren

Dank des illustrativen Zwecks der Technik lässt du das Gehirn auf kreativere Weise effektiver arbeiten. Mindmaps stimulieren Ihre dominantere rechte Gehirnhälfte. Dabei hilft Mindmapping bei der Ideenfindung für den Projektstart. Außerdem können mit dem Tool andere Mitglieder Ihres Teams für eine höhere Effizienz einbezogen werden. Zwei Köpfe sind bekanntlich besser als einer.

Verbessern Sie die Fähigkeiten zum kritischen und kreativen Denken

Neben den oben genannten Möglichkeiten zur Verwendung von Mind Mapping eignet sich das Tool hervorragend, um eine neue Perspektive auf die Informationen zu schaffen und die Dinge anders zu sehen. So regen Sie Ihr kritisches und kreatives Denken an. Indem Sie nicht nur Worte, sondern auch Bilder und verschiedene Farben auf Ihrer Karte verwenden, fangen Sie an, über den Tellerrand hinauszuschauen. Es muss einen absolut neuen und frischen Weg finden, um das Problem oder die Aufgabe zu lösen.

Hilfe bei der Problemlösung

In jedem Projekt können verschiedene schwierige Situationen auftreten. Es ist wichtig, Schwierigkeiten schnell zu lösen. Wie wir oben erwähnt haben, ist Mind Mapping hilfreich, um eine sofort einsatzbereite Lösung zu finden. Dank der Struktur und Sichtbarkeit von Karten haben Sie die Möglichkeit, das gesamte Projekt mit allen Verbindungen zu sehen. Auf diese Weise können Sie das Problem skizzieren und andere Mitglieder des Teams an Bord holen, um die Lösung zu diskutieren und zu finden. Ja, jeder weiß, dass ein geteiltes Problem ein halbes Problem ist.

Verbessern Sie das Lernen und Verstehen von Konzepten

Es ist eine bekannte Tatsache, dass visuelle Informationen viel einfacher zu verstehen und zu merken sind. Mindmaps sind visuell gesteuert. Das macht Mind Mapping nicht nur zu einer perfekten Option für die Planung, sondern auch für die Präsentation. Das Zeigen Ihrer Ideen erleichtert das Verständnis und das Erlernen der Projektkonzepte.

Endeffekt

Fassen wir zusammen. Projektmanagement ist ein zeitaufwändiger Prozess, der viele Fähigkeiten und manchmal auch Kreativität erfordert. Mind Mapping ist das, was helfen kann, große Projekte zu verwalten und erfolgreich zu sein. Wir haben ein Werkzeug gefunden, das unerlässlich ist, um das Projekt von der Idee bis zur Realisierung zu planen, zu visualisieren, zu steuern und zu verfolgen. Außerdem ist die Methode nützlich, um bestehende Pläne zu analysieren, die Effizienz zu verbessern und die Produktivität Ihres Teams zu steigern. Nutzen Sie die Technik und machen Sie den Prozess transparenter, klarer und einfacher.

Autor

Anna Zvada ist Senior Project Manager der DDI-Entwicklung. Anna ist eine fähige, selbstmotivierte Person, die viele Projekte innerhalb enger Zeit- und Budgetrahmen abwickeln musste. Kreative Ansätze im Projektmanagement sind ihre Leidenschaft.