Proje Yönetimi için Zihin Haritalama Nasıl Kullanılır?

Tartışmadan kapanışa kadar projenin her aşamasını kim planlar, yürütür, denetler, denetler? Proje Yöneticileri (PM'ler). Bu makalede, işlerini kolaylaştıracak düzinelerce faydalı araç/uygulama bulacaksınız. Onları nasıl daha proaktif ve daha başarılı hale getirebiliriz? Sadece diğer ekip üyelerinin fikirlerine, görevlerine ve çözümlerine erişmelerine izin verin.

Zihin Haritaları , işi, zaman çizelgelerini, sorumlulukları ve bağımlılıkları yüksek doğrulukla organize etmek ve izlemek için inanılmaz bir özelliktir. Yine de, bu bir yenilik değil. Evet. 40 yıl (!!!). Ve bu arada, bu yaş değil, insanların farklı projelerin planlaması, organizasyonu, yönetimi dahil olmak üzere farklı mülkler için yöntemi ne kadar süre kullandıklarıdır. Yöntemin ilk konsepti, 1972'de Tony Buzan (övülen bir İngiliz araştırmacı ve danışman) tarafından sunuldu.

Günümüzde konsept, yöneticiler tarafından görsel haritalar oluşturmak, fikirleri açıklamak , büyük projeler planlamak için geliştirilmiş, popüler hale getirilmiş ve yaygın olarak kullanılmaktadır. Bu nedenle, proje yönetimi ile ilgiliysek, zihin haritalama çok önemlidir.

Zihin haritalama: nedir?

Fikir her şeyin temelidir. Bir sonraki adım, bir plan formüle etmek, bir ekip bulmak, işi organize etmek ve ilerlemeye devam etmektir. Zihin haritalama, planlama aşamasında gerçekten yardımcı olur. Ancak zihin haritalarını tanımlayalım. Bilgileri görsel olarak sunmak ve yapılandırmak için kullanılan bir tekniktir. Hangi kaynakların gerekli olduğunu ve hedefe giden yolda ne yapacağınızı görmek en iyisidir.

Kavramlar ve/veya fikirler arasında çizgiler ve eğriler aracılığıyla grafiksel olarak kurulmuş bağlantılar ile ilgili konuları ana fikir ve ana fikir etrafında düzenleyebilirsiniz. Böylece, bir ilişkiler ağı oluşturun. Bu sayede herhangi bir karmaşık görev/fikir/kavram sınıflandırılabilir, yakalanabilir, analiz edilebilir ve görselleştirilebilir. Bu nedenle, belirli yürütücülere atamak için tüm projeyi daha küçük eyleme dönüştürülebilir görevlere ayırın. Ana fikrin gerçekleşmesini kesinlikle kolaylaştırıyor.

Projenizdeki Zihin Haritaları – Nasıl Yapılır Rehberi

Yeni bir projeye başlamayı düşünüyorsanız, planlamanız ve organize etmeniz gereken çok şey var. Elbette, bugün bu amaç için kullanmak üzere birçok araç hizmetinizdedir. Ancak, zihin haritalarını kullanarak fikrinizi görselleştirmek kolaydır. Böylece, tam resmi göreceksiniz. Kapsamı tanımlayın, gereksinimleri belirleyin, toplantıları kaydedin, ekibi yönetin ve daha birçok şey zihin haritalama yoluyla yapılabilir.

1. Proje gereksinimlerini toplayın ve kapsamı tanımlayın

Gereksinimlerin toplanması söz konusu olduğunda ve kapsamı tanımlamanız gerektiğinde, zihin haritaları gerçekten yardımcı olur. Bununla, grafik tekniğini kullanarak, kapsamı, ihtiyaç duyulan insan kaynaklarını, gereken zamanı görsel olarak tanımlayın, gereksinimleri belirleyin ve sadece adım adım işi yönetin. Zihin Haritaları, kelimeler, çizgiler, renkler aracılığıyla toplantı notları, denetim raporları, yapı vb. dahil olmak üzere projenin tam bir görüntüsünü sunar.

2. Kapsamı ayrıntılı görevlere ayırın

Zihin Haritalandırma, gerçekten büyük bir proje söz konusu olduğunda son derece kullanışlıdır. Bunun nedeni, aracın size fikri bir dizi küçük görevle birlikte birçok büyük alt göreve bölme fırsatı vermesidir. Bunun yanı sıra, yüzlerce belge sayfası yazmaya gerek kalmadan görevleri ayrıntılı olarak açıklayın.

Bu şekilde bir İKY ( İş Kırılım Yapısı ) oluşturabilirsiniz. WBS, görevleri ve alt görevleri mantıksal gruplar halinde kümelemenize ve şu anda yapılacak görevlere odaklanmanıza olanak tanır. Bir iş planı geliştirirken de yararlıdır. Böylece, hedefe ulaşmak için ne yapmanız gerektiğine dair geniş bir resim elde edecek ve her görevi yüksek doğrulukla kontrol ederek bir şeyleri kaçırma riskini ortadan kaldıracaksınız.

3. Proje yol haritaları geliştirin

Kapsamı tanımladığınızda, onu daha küçük görevlere ayırın, ardından haritayı yeniden düzenlemenin ve bir iş dökümü (WBS) olarak yapılandırmanın zamanı geldi. Ekibinizin etkinliğini artırmak için proje yol haritaları geliştirin. Yol haritaları, fikirleri hızlı bir şekilde yeniden düzenlemek/düzenlemek ve bir projedeki iş akışlarını doğrulamak için iyidir.

4. Toplantı ve tartışma notlarını kaydedin

Büyük projelerin çok fazla insan kaynağı gerektirdiği açıktır. Bu, yapılacak birçok çağrı ve toplantıyla doludur. Tüm kararları ve takip görevlerini akılda tutmak gerçek bir meydan okuma haline gelir. Konuşmayı yakalamak, tartışma notlarını ve takipleri tek bir belgede kaydetmek için zihin haritasını kullanın. Dahası, dönüştürmeye gerek yok, toplantı bittikten sonra haritayı gönderin.

5. Ekibi daha etkin yönetin

Zihin haritalarını kullanarak ekip nasıl daha etkin yönetilir? Sağlanan araçlar ve özellikler sayesinde hiyerarşik düğümler oluşturulabilir. Bu, PM'lerin çalışanları görevlere hızlı bir şekilde atamak için zaman kazanmasını sağlar. Ayrıca zihin haritaları sadece organizasyonu değil, görsel boyutuyla iletişimi de geliştirir. Sonuç olarak, ekip daha yüksek verimlilikle çalışır.

6. Fikirler, kavramlar, stratejiler ve proje hedefleri için beyin fırtınası yapın

Birçok Zihin Haritası, kapsamı tanımlamak, fikirleri yazmak, kavramları, stratejileri ve hedefleri tartışmak için yararlı olan yerleşik beyin fırtınası araçlarına sahiptir. Fikirleri görsel ve hiyerarşik biçimde sunma yeteneği, yöntemin en önemli özelliğidir. Evet, görselleştirilmiş plan ve kavramları anlamak, hatırlamak, kontrol etmek çok daha kolay.

7. Karar vermeyi iyileştirin

Proje yönetimi birçok seçenek ve kararla doludur. Zihin haritaları, belirli bir bağlamda karar vermeyi iyileştirebilir. Tüm ekibi tartışmalara dahil etme yeteneği, anlaşma sürecini ve sonraki eylemlerin onaylanmasını hızlandırır. Dahası, tüm proje gözler önündeyken daha iyi bir yol bulmak çok daha kolay.

Proje yönetimi için zihin haritalama faydaları

Bu daha olası eski bir kavramdır, ancak günümüzde proje yönetimi için oldukça popüler ve yaygın olarak kullanılmaktadır. Haritaları diğer ekip üyeleriyle tartışmak, oluşturmak ve keşfetmek fikir üretmek, problem çözmek, kavramları anlamak için iyidir. Bu, aracın görsel yönü sayesinde mümkündür. Aşağıda zihin haritalamanın faydalarını inceleyelim.

Yeni fikirler üretmede yardım

Tekniğin açıklayıcı amacı sayesinde, beynin daha yaratıcı bir şekilde daha etkili çalışmasını sağlarsınız. Zihin haritaları, beyninizin daha baskın olan sağ tarafınızı uyarır. Bununla birlikte zihin haritalama, projeye başlamak için fikir üretmeye yardımcı olur. Ayrıca, aracı kullanarak, ekibinizin diğer üyeleri daha yüksek verimlilik için dahil olabilir. İki kafanın bir kafadan daha iyi olduğu bilinen bir gerçektir.

Eleştirel ve yaratıcı düşünme becerilerini geliştirin

Zihin haritalamayı kullanmanın yukarıda belirtilen yollarının yanı sıra, araç, bilgi üzerinde yeni bir bakış açısı yaratmak ve olayları farklı görmek için mükemmeldir. Böylece eleştirel ve yaratıcı düşüncenizi harekete geçirirsiniz. Haritanızda yalnızca sözcükleri değil, görüntüleri ve çeşitli renkleri kullanarak kutunun dışında düşünmeye başlarsınız. Sorunu veya görevi çözmenin kesinlikle yeni ve taze bir yolunu bulması zorunludur.

Problem çözmede yardım

Herhangi bir projede çeşitli zor durumlar gerçekleşebilir. Zorlukları hızlı bir şekilde çözmek önemlidir. Yukarıda bahsettiğimiz gibi, zihin haritalama, kullanıma hazır bir çözüm bulmada yardımcı olur. Haritaların yapısı ve görünürlüğü sayesinde tüm projeyi tüm bağlantılar ile görme olanağına sahipsiniz. Bu, sorunu özetlemenin ve çözümü tartışmak ve bulmak için ekibin diğer üyelerini bir araya getirmenin bir yoludur. Evet, herkes bilir ki paylaşılan bir problem, yarıya inmiş bir problemdir.

Kavramların öğrenilmesini ve anlaşılmasını geliştirmek

Görsel bilgilerin anlaşılmasının ve hatırlanmasının çok daha kolay olduğu bilinen bir gerçektir. Zihin haritaları görsel olarak yönlendirilir. Bu, zihin haritalamayı yalnızca planlama için değil, sunum için de mükemmel bir seçenek haline getirir. Fikirlerinizi göstermek, proje kavramlarının anlaşılmasını ve öğrenilmesini kolaylaştırır.

Sonuç olarak

Özetleyelim. Proje yönetimi, çok fazla beceri ve bazen de yaratıcılık gerektiren zaman alıcı bir süreçtir. Zihin Haritalama, büyük projeleri yönetmeye ve başarılı olmaya yardımcı olabilecek şeydir. Projeyi fikirden gerçekleştirmeye kadar planlamak, görselleştirmek, kontrol etmek ve izlemek için gerekli bir araç bulduk. Ayrıca yöntem, mevcut planları analiz etmek, verimliliği artırmak, ekibinizin verimliliğini artırmak için kullanışlıdır. Tekniği kullanın ve süreci daha şeffaf, daha net ve daha kolay hale getirin.

Yazar

Anna Zvada , DDI geliştirmenin Kıdemli Proje Yöneticisidir. Anna, çok sayıda projeyi kısıtlı zaman dilimleri ve bütçe dahilinde teslim etmeye maruz kalan, yetenekli, kendi kendini motive eden bir kişidir. Proje yönetimine yaratıcı yaklaşımlar onun tutkusudur.