Comment utiliser la cartographie mentale pour la gestion de projet

Qui planifie, exécute, contrôle, surveille chaque étape du projet, depuis la discussion jusqu'à la clôture ? Chefs de projet (PM). Dans cet article, vous trouverez des dizaines d'outils/applications utiles pour faciliter leur travail. Comment les rendre plus proactifs et plus performants ? Donnez-leur simplement accès aux idées, tâches, solutions des autres membres de l'équipe.

Mind Maps est une fonctionnalité incroyable pour organiser et suivre le travail, les délais, les responsabilités et les dépendances avec une grande précision. Bien que ce ne soit pas une nouveauté. Ouais. 40 ans (!!!). Et ce n'est pas l'âge, soit dit en passant, mais combien de temps les gens utilisent la méthode pour différentes propriétés, y compris la planification, l'organisation, la gestion de différents projets. Le premier concept de la méthode a été présenté par Tony Buzan (chercheur et consultant britannique réputé) en 1972.

Aujourd'hui, le concept est amélioré, popularisé et largement utilisé dans l'entreprise par les managers pour créer des cartes visuelles, expliquer des idées , planifier de grands projets . Pour cette raison, la cartographie mentale est essentielle si nous parlons de gestion de projet.

Cartographie mentale : qu'est-ce que c'est ?

L'idée est la base de tout. L'étape suivante consiste à formuler un plan, à trouver une équipe, à organiser le travail et à avancer sur la lancée. La cartographie mentale est vraiment utile à l'étape de la planification. Cependant, définissons les cartes mentales. C'est une technique utilisée pour présenter et structurer visuellement l'information. Il est préférable de voir quelles ressources sont nécessaires et ce que vous devez faire pour atteindre l'objectif.

Vous pouvez organiser les sujets connexes autour de l'idée principale et centrale avec des connexions établies graphiquement entre les concepts et/ou les idées au moyen de lignes et de courbes. Ainsi, créez un réseau de relations. Ainsi, toutes les tâches/idées/concepts complexes peuvent être classés, capturés, analysés et visualisés. Ainsi, décomposez l'ensemble du projet en tâches exploitables plus petites pour les attribuer à certains exécuteurs. Cela facilite définitivement la réalisation de l'idée de base.

Cartes mentales dans votre projet - Guide pratique

Si vous envisagez de démarrer un nouveau projet, vous avez tant à planifier et à organiser. Certes, aujourd'hui de nombreux outils sont à votre disposition à utiliser à cet effet. Cependant, il est facile de visualiser votre idée à l'aide de cartes mentales. Ainsi, vous verrez l'image complète. Définir la portée, identifier les exigences, enregistrer les réunions, gérer l'équipe et bien d'autres choses peuvent être faites au moyen de la cartographie conceptuelle.

1. Recueillir les exigences du projet et définir le périmètre

Lorsqu'il s'agit de collecter des exigences et que vous devez définir la portée, les cartes mentales sont cependant très utiles. Par la présente, en utilisant la technique graphique, définissez visuellement la portée, les ressources humaines nécessaires, le temps requis, identifiez les exigences et gérez simplement le travail étape par étape. Les Mind Maps présentent une image complète du projet, y compris les notes de réunion, les rapports d'audit, la structure, etc. au moyen de mots, de lignes, de couleurs.

2. Divisez le périmètre en tâches détaillées

Le Mind Mapping est extrêmement utile lorsqu'il s'agit d'un très grand projet. Tout simplement parce que l'outil vous donne la possibilité de décomposer l'idée en de nombreuses grandes sous-tâches avec une multitude de petites tâches, etc. De plus, décrivez les tâches en détail sans avoir besoin d'écrire des centaines de pages de documentation.

De cette manière, vous pouvez créer un WBS ( Work Breakdown Structure ). WBS vous permet de regrouper les tâches et les sous-tâches en groupes logiques et de vous concentrer sur les tâches à effectuer immédiatement. Il est également utile lors de l'élaboration d'un plan d'affaires. Ainsi, vous obtiendrez une vue d'ensemble de ce que vous devez faire pour atteindre l'objectif et contrôler chaque tâche avec une grande précision, éliminant ainsi le risque de manquer quelque chose.

3. Développer des feuilles de route de projet

Lorsque vous définissez la portée, divisez-la en tâches plus petites, puis c'est le moment de réorganiser la carte et de la structurer en répartition du travail (WBS). Élaborez des feuilles de route de projet pour améliorer l'efficacité de votre équipe. Les feuilles de route sont bonnes pour réorganiser rapidement les idées et obtenir des flux de travail confirmés dans un projet.

4. Enregistrer les notes de réunion et de discussion

Il est évident que les grands projets nécessitent beaucoup de ressources humaines. Cela implique de nombreux appels et réunions à tenir. Il devient un véritable défi de garder à l'esprit toutes les décisions et les tâches de suivi. Utilisez la cartographie mentale pour capturer la conversation, enregistrer les notes de discussion et les suivis dans un seul document. De plus, aucune conversion n'est nécessaire, envoyez la carte une fois la réunion terminée.

5. Gérer l'équipe plus efficacement

Comment gérer l'équipe plus efficacement en utilisant les cartes mentales ? Grâce aux outils et fonctionnalités fournis, des nœuds hiérarchiques peuvent être créés. Cela permet aux chefs de projet de gagner du temps pour affecter rapidement les travailleurs aux tâches. De plus, les cartes mentales améliorent non seulement l'organisation mais aussi la communication au moyen de la dimension visuelle. Par conséquent, l'équipe travaille avec une plus grande efficacité.

6. Remue-méninges d'idées, de concepts, de stratégies et d'objectifs de projet

De nombreuses cartes mentales ont des outils de remue-méninges intégrés qui sont utiles pour définir la portée, écrire des idées, discuter de concepts, de stratégies et d'objectifs. La possibilité de présenter les idées dans le format visuel et hiérarchique est un point fort de la méthode. Oui, le plan et les concepts visualisés sont beaucoup plus faciles à comprendre, à retenir et à contrôler.

7. Améliorer la prise de décision

La gestion de projet est pleine de choix et de décisions. Les cartes mentales peuvent améliorer la prise de décision dans un contexte particulier. La possibilité d'impliquer toute l'équipe dans les discussions accélère le processus d'accord et de confirmation des actions ultérieures. De plus, il est beaucoup plus facile de trouver un meilleur moyen lorsque l'ensemble du projet est sous les yeux.

Avantages de la cartographie mentale pour la gestion de projet

Il s'agit probablement d'un ancien concept, mais très populaire et largement utilisé pour la gestion de projet aujourd'hui. La discussion, la création et l'exploration des cartes avec d'autres membres de l'équipe sont bonnes pour générer des idées, résoudre des problèmes, comprendre les concepts. C'est possible grâce à l'aspect visuel de l'outil. Observons les avantages de la cartographie mentale ci-dessous.

Aide à la génération de nouvelles idées

Grâce au but illustratif de la technique, vous faites fonctionner le cerveau plus efficacement de manière plus créative. Les cartes mentales stimulent votre côté droit du cerveau le plus dominant. Par la présente, la cartographie mentale aide à générer des idées pour démarrer le projet. De plus, en utilisant l'outil, d'autres membres de votre équipe peuvent être impliqués pour une plus grande efficacité. C'est un fait bien connu que deux têtes valent mieux qu'une.

Améliorer les compétences de pensée critique et créative

Outre les façons susmentionnées d'utiliser la cartographie mentale, l'outil est excellent pour créer une nouvelle perspective sur l'information et voir les choses différemment. Ainsi, vous stimulez votre esprit critique et créatif. En utilisant non seulement des mots, mais aussi des images et différentes couleurs sur votre carte, vous commencez à sortir des sentiers battus. Il est tenu de trouver une façon absolument nouvelle et fraîche de résoudre le problème ou la tâche.

Aide à la résolution de problèmes

Diverses situations difficiles peuvent survenir dans n'importe quel projet. Il est important de résoudre rapidement les difficultés. Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, la cartographie mentale est utile pour trouver une solution prête à l'emploi. Grâce à la structure et à la visibilité des cartes, vous avez la possibilité de voir l'ensemble du projet avec toutes les connexions. C'est une façon de décrire le problème et d'amener d'autres membres de l'équipe à discuter et à trouver la solution. Oui, tout le monde sait qu'un problème partagé est un problème divisé par deux.

Améliorer l'apprentissage et la compréhension des concepts

C'est un fait bien connu que les informations visuelles sont beaucoup plus faciles à comprendre et à mémoriser. Les cartes mentales sont guidées visuellement. Cela fait de la cartographie mentale une option parfaite non seulement pour la planification, mais aussi pour la présentation. Montrer vos idées facilite la compréhension et l'apprentissage des concepts du projet.

En bout de ligne

Résumons. La gestion de projet est un processus chronophage qui demande beaucoup de compétences et, parfois, de créativité. Le Mind Mapping est ce qui peut aider à gérer de grands projets et à réussir. Nous avons trouvé un outil indispensable pour planifier, visualiser, contrôler, suivre le projet de l'idée à la réalisation. En outre, la méthode est utile pour analyser les plans existants, améliorer l'efficacité, augmenter la productivité de votre équipe. Utilisez la technique et rendez le processus plus transparent, plus clair et plus facile.

Auteur

Anna Zvada est la chef de projet senior du développement DDI. Anna est une personne capable et motivée qui a l'habitude de réaliser de nombreux projets dans des délais et un budget serrés. Les approches créatives de la gestion de projet sont sa passion.