プロジェクト管理にマインドマッピングを使用する方法

話し合いから終了まで、プロジェクトのすべての段階を計画、実行、管理、監視するのは誰ですか？ プロジェクトマネージャー（PM）。 この記事では、作業を簡単にするための便利なツール/アプリが多数見つかります。 それらをより積極的かつ成功させるにはどうすればよいですか？ 他のチームメンバーのアイデア、タスク、ソリューションへのアクセスを提供するだけです。

マインドマップは、作業、タイムライン、責任、および依存関係を高精度で整理および追跡するための優れた機能です。 しかし、それは目新しいものではありません。 うん。 40年（!!!）。 ちなみに、それは年齢ではありませんが、さまざまなプロジェクトの計画、編成、管理など、さまざまなプロパティに対して人々がこの方法を使用する期間です。 この方法の最初の概念は、1972年にTony Buzan（自慢の英国の研究者およびコンサルタント）によって提示されました。

今日、この概念は、ビジュアルマップの作成、アイデアの説明、大規模なプロジェクトの計画のために、マネージャーによって改善され、普及し、ビジネスで広く使用されています。 そのため、プロジェクト管理についてはマインドマッピングが不可欠です。

マインドマッピング：それは何ですか？

アイデアはすべての根拠です。 次のステップは、計画を立て、チームを見つけ、作業を整理し、順調に進むことです。 マインドマッピングは、計画段階で非常に役立ちます。 ただし、マインドマップを定義しましょう。 これは、情報を視覚的に提示および構造化するために使用される手法です。 必要なリソースと、目標に到達するまでに何をすべきかを確認することをお勧めします。

線や曲線を使用して、概念やアイデアの間にグラフィカルに確立された接続を使用して、コアおよび中心的なアイデアに関連するトピックを整理できます。 したがって、関係のウェブを作成します。 これにより、複雑なタスク/アイデア/概念を分類、キャプチャ、分析、および視覚化できます。 したがって、プロジェクト全体をより小さな実行可能なタスクに分割して、それらを特定のエグゼキュータに割り当てます。 それは間違いなくコアアイデアの実現を容易にします。

プロジェクトのマインドマップ–ハウツーガイダンス

あなたが新しいプロジェクトを始めることを考えているなら、あなたは計画し、組織することがたくさんあります。 確かに、今日、この目的のために多くのツールを自由に使用できます。 ただし、マインドマップを使用してアイデアを視覚化するのは簡単です。 したがって、完全な画像が表示されます。 範囲の定義、要件の特定、会議の記録、チームの管理など、マインドマッピングを使用して他の多くのことを実行できます。

1.プロジェクト要件を収集し、範囲を定義します

要件の収集に関しては、スコープを定義する必要がありますが、マインドマップは非常に役立ちます。 これにより、グラフィカルな手法を使用して、範囲、必要な人的資源、必要な時間を視覚的に定義し、要件を特定して、段階的な作業を管理するだけです。 マインドマップは、会議のメモ、監査レポート、構造などを含むプロジェクトの完全なイメージを、単語、線、色で表示します。

2.スコープを詳細なタスクに分割します

マインドマッピングは、非常に大規模なプロジェクトの場合に非常に役立ちます。 このツールを使用すると、アイデアを多数の小さなタスクなどを含む多数の大きなサブタスクに分割する機会が得られます。さらに、何百ものドキュメントページを作成せずに、タスクを詳細に説明できます。

このようにして、WBS（作業分解図）を作成できます。 WBSを使用すると、タスクとサブタスクを論理グループにクラスター化し、現在実行するタスクに集中できます。 また、ビジネスプランを作成するときにも役立ちます。 したがって、目標を達成し、各タスクを高精度で制御するために必要なことの全体像を把握し、何かを見逃すリスクを排除します。

3.プロジェクトロードマップを作成します

スコープを定義し、それをより小さなタスクに分割するときは、マップを再編成し、作業分解図（WBS）として構造化する瞬間です。 チームの有効性を向上させるためのプロジェクトロードマップを作成します。 ロードマップは、アイデアをすばやく再編成/整理し、プロジェクトの作業ストリームを確認するのに適しています。

4.会議とディスカッションのメモを記録します

大規模なプロジェクトには多くの人的資源が必要であることは明らかです。 それは、開催する多くの電話や会議に満ちています。 すべての決定とフォローアップタスクを念頭に置くことは真の課題になります。 マインドマッピングを使用して、会話をキャプチャし、ディスカッションノートを保存し、フォローアップを1つのドキュメントに保存します。 さらに、変換は必要ありません。会議が終了した後にマップを送信してください。

5.チームをより効果的に管理する

マインドマップを使用してチームをより効果的に管理するにはどうすればよいですか？ 提供されているツールと機能のおかげで、階層ノードを作成できます。 これにより、PMは時間を節約して、ワーカーをタスクにすばやく割り当てることができます。 さらに、マインドマップは、組織だけでなく、視覚的な次元によるコミュニケーションも改善します。 その結果、チームはより高い効率で作業します。

6.アイデア、概念、戦略、プロジェクトの目的をブレインストーミングします

多くのマインドマップには、範囲を定義し、アイデアを書き留め、概念、戦略、および目的について話し合うのに役立つブレインストーミングツールが組み込まれています。 視覚的および階層的な形式でアイデアを提示する機能は、この方法のハイライトです。 はい、視覚化された計画と概念は、理解、記憶、制御がはるかに簡単です。

7.意思決定を改善する

プロジェクト管理には、多くの選択肢と決定があります。 マインドマップは、特定の状況での意思決定を改善することができます。 チーム全体をディスカッションに参加させる機能により、合意のプロセスとさらなるアクションの確認が迅速になります。 さらに、プロジェクト全体が目の前にあると、より良い方法を見つけるのがはるかに簡単になります。

プロジェクト管理のためのマインドマッピングの利点

これは古い概念である可能性が高いですが、非常に人気があり、今日のプロジェクト管理に広く使用されています。 他のチームメンバーとマップについて話し合い、作成し、探索することは、アイデアを生み出し、問題を解決し、概念を理解するのに役立ちます。 これは、ツールの視覚的な側面のおかげで可能です。 以下のマインドマッピングの利点を観察してみましょう。

新しいアイデアの生成を支援する

テクニックの実例となる目的のおかげで、あなたはより創造的な方法でより効果的に脳を機能させることができます。 マインドマップは、脳のより支配的な右側を刺激します。 これにより、マインドマッピングは、プロジェクトを開始するためのアイデアを生み出すのに役立ちます。 さらに、ツールを使用すると、チームの他のメンバーが関与して効率を高めることができます。 2つの頭が1つよりも優れていることはよく知られている事実です。

批判的かつ創造的な思考スキルを向上させる

マインドマッピングを使用する前述の方法に加えて、このツールは、情報に関する新しい視点を作成し、物事を異なって見るのに優れています。 したがって、あなたはあなたの批判的で創造的な思考を刺激します。 言葉だけでなく、画像やさまざまな色を地図上で使用して、箱の外で考え始めます。 問題や課題を解決するためのまったく新しい新鮮な方法を見つけ出すことは間違いありません。

問題解決を支援する

どのプロジェクトでも、さまざまな困難な状況が発生する可能性があります。 困難を迅速に解決することが重要です。 上で述べたように、マインドマッピングはすぐに使える解決策を見つけるのに役立ちます。 マップの構造と可視性のおかげで、すべての接続でプロジェクト全体を表示することができます。 これは、問題の概要を説明し、チームの他のメンバーを参加させて、解決策について話し合い、見つける方法です。 はい、誰もが共有する問題が半分の問題であることを知っています。

概念の学習と理解を向上させる

視覚情報がはるかに理解しやすく、覚えやすいことはよく知られている事実です。 マインドマップは視覚的に駆動されます。 そのため、マインドマッピングは、計画だけでなくプレゼンテーションにも最適なオプションになります。 アイデアを示すことで、プロジェクトの概念の理解と学習が容易になります。

結論

要約しましょう。 プロジェクト管理は時間のかかるプロセスであり、多くのスキルと、場合によっては創造性が必要です。 マインドマッピングは、大規模なプロジェクトを管理して成功させるのに役立つものです。 アイデアから実現までのプロジェクトを計画、視覚化、制御、追跡するために不可欠なツールを見つけました。 さらに、この方法は、既存の計画の分析、効率の向上、チームの生産性の向上に役立ちます。 この手法を使用して、プロセスをより透明で、明確で、簡単にします。

著者

Anna Zvadaは、DDI開発のシニアプロジェクトマネージャーです。 アンナは有能で自発的な個人であり、厳しい時間枠と予算内で多くのプロジェクトを遂行することにさらされています。 プロジェクト管理への創造的なアプローチは彼女の情熱です。