Jak używać map myśli do zarządzania projektami

Kto planuje, wykonuje, kontroluje, monitoruje każdy etap projektu od omówienia do zamknięcia? Kierownicy projektów (PM). W tym artykule znajdziesz dziesiątki przydatnych narzędzi/aplikacji, które ułatwią im pracę. Jak sprawić, by były bardziej proaktywne i odnosiły większe sukcesy? Po prostu daj im dostęp do pomysłów, zadań, rozwiązań innych członków zespołu.

Mapy myśli to niesamowita funkcja do organizowania i śledzenia pracy, harmonogramów, obowiązków i zależności z dużą dokładnością. Nie jest to jednak nowość. Tak. 40 lat (!!!). Nawiasem mówiąc, nie chodzi o wiek, ale o to, jak długo ludzie używają tej metody do różnych nieruchomości, w tym planowania, organizacji, zarządzania różnymi projektami. Pierwsza koncepcja metody została zaprezentowana przez Tony'ego Buzana (słynnego brytyjskiego badacza i konsultanta) w 1972 roku.

Dziś koncepcja jest udoskonalana, popularyzowana i szeroko wykorzystywana w biznesie przez menedżerów do tworzenia wizualnych map, eksplikacji pomysłów , planowania dużych projektów . Z tego powodu mapowanie myśli jest niezbędne, jeśli zajmujemy się zarządzaniem projektami.

Mapowanie myśli: co to jest?

Idea jest podstawą wszystkiego. Następnym krokiem jest sformułowanie planu, znalezienie zespołu, zorganizowanie pracy i ruszenie na rolkę. Mapy myśli są bardzo pomocne na etapie planowania. Zdefiniujmy jednak mapy myśli. Jest to technika służąca do wizualnego przedstawiania i porządkowania informacji. Najlepiej zobaczyć, jakie zasoby są potrzebne i co masz zrobić w drodze do celu.

Możesz organizować powiązane tematy wokół głównej i centralnej idei z graficznie ustalonymi połączeniami między koncepcjami i/lub pomysłami za pomocą linii i krzywych. W ten sposób stwórz sieć relacji. Dzięki temu wszelkie złożone zadania/pomysły/koncepcje mogą być klasyfikowane, przechwytywane, analizowane i wizualizowane. W ten sposób podziel cały projekt na mniejsze, możliwe do wykonania zadania, aby przypisać je określonym wykonawcom. Zdecydowanie ułatwia realizację głównej idei.

Mapy myśli w Twoim projekcie — poradniki

Jeśli myślisz o rozpoczęciu nowego projektu, masz tak wiele do zaplanowania i zorganizowania. Z pewnością dzisiaj do Twojej dyspozycji jest wiele narzędzi, które możesz wykorzystać w tym celu. Jednak łatwo jest zwizualizować swój pomysł za pomocą map myśli. W ten sposób zobaczysz pełny obraz. Zdefiniuj zakres, zidentyfikuj wymagania, rejestruj spotkania, zarządzaj zespołem i wiele innych rzeczy można zrobić za pomocą map myśli.

1. Zbierz wymagania projektowe i określ zakres

Jeśli chodzi o zbieranie wymagań i określenie zakresu, mapy myśli są bardzo pomocne. Tutaj, używając techniki graficznej, wizualnie zdefiniuj zakres, potrzebne zasoby ludzkie, wymagany czas, określ wymagania i po prostu zarządzaj pracą krok po kroku. Mapy myśli przedstawiają pełny obraz projektu, w tym notatki ze spotkań, raporty z audytu, strukturę itp. za pomocą słów, linii, kolorów.

2. Podziel zakres na szczegółowe zadania

Mind Mapping jest niezwykle przydatny w przypadku naprawdę dużego projektu. Tylko dlatego, że narzędzie daje możliwość rozbicia pomysłu na wiele dużych podzadań z mnóstwem małych zadań itp. Poza tym opisz szczegółowo zadania bez konieczności pisania setek stron dokumentacji.

W ten sposób można utworzyć WBS ( Strukturę podziału pracy ). WBS pozwala na grupowanie zadań i podzadań w logiczne grupy i skupienie się na zadaniach do wykonania teraz. Jest to również pomocne przy opracowywaniu biznesplanu. W ten sposób uzyskasz szeroki obraz tego, co musisz zrobić, aby osiągnąć cel i kontrolować każde zadanie z dużą dokładnością, eliminując ryzyko pominięcia czegoś.

3. Opracuj mapy drogowe projektów

Kiedy definiujesz zakres, rozbijasz go na mniejsze zadania, wtedy przychodzi czas na reorganizację mapy i uporządkowanie jej jako podziału pracy (WBS). Opracuj mapy drogowe projektów w celu poprawy efektywności zespołu. Mapy drogowe są dobre do szybkiej reorganizacji pomysłów i uzyskania potwierdzenia strumieni pracy w projekcie.

4. Nagrywaj notatki ze spotkań i dyskusji

To oczywiste, że duże projekty wymagają dużej ilości zasobów ludzkich. To jest obarczone wieloma telefonami i spotkaniami do odbycia. Prawdziwym wyzwaniem staje się pamiętanie o wszystkich decyzjach i dalszych zadaniach. Korzystaj z map myśli, aby rejestrować rozmowę, zapisywać notatki do dyskusji i kontynuacje w jednym dokumencie. Co więcej, nie trzeba konwertować, wyślij mapę po zakończeniu spotkania.

5. Efektywniej zarządzaj zespołem

Jak efektywniej zarządzać zespołem za pomocą map myśli? Dzięki udostępnionym narzędziom i funkcjom można tworzyć węzły hierarchiczne. Pozwala to kierownikom projektu zaoszczędzić czas na szybkie przydzielanie pracowników do zadań. Poza tym mapy myśli usprawniają nie tylko organizację, ale i komunikację za pomocą wymiaru wizualnego. Dzięki temu zespół pracuje z większą wydajnością.

6. Przeprowadź burzę mózgów, koncepcje, strategie i cele projektu

Wiele map myśli ma wbudowane narzędzia burzy mózgów, które są przydatne do definiowania zakresu, zapisywania pomysłów, omawiania koncepcji, strategii i celów. Umiejętność przedstawienia pomysłów w formie wizualnej i hierarchicznej jest główną atrakcją metody. Tak, wizualizowany plan i koncepcje są znacznie łatwiejsze do zrozumienia, zapamiętania i kontrolowania.

7. Usprawnij podejmowanie decyzji

Zarządzanie projektami obfituje w wiele wyborów i decyzji. Mapy myśli mogą usprawnić podejmowanie decyzji w określonym kontekście. Możliwość włączenia do dyskusji całego zespołu przyspiesza proces uzgadniania i potwierdzania dalszych działań. Co więcej, dużo łatwiej znaleźć lepszą drogę, gdy cały projekt ma przed oczami.

Korzyści z mapowania myśli dla zarządzania projektami

Jest to bardziej prawdopodobna stara koncepcja, ale bardzo popularna i powszechnie stosowana w dzisiejszym zarządzaniu projektami. Dyskusja, tworzenie i eksplorowanie map z innymi członkami zespołu jest dobre do generowania pomysłów, rozwiązywania problemów, rozumienia pojęć. Jest to możliwe dzięki wizualnemu aspektowi narzędzia. Przyjrzyjmy się poniższym zaletom mapowania myśli .

Pomoc w generowaniu nowych pomysłów

Dzięki ilustracyjnemu celowi techniki sprawiasz, że mózg pracuje wydajniej w bardziej kreatywny sposób. Mapy myśli stymulują Twoją bardziej dominującą prawą stronę mózgu. W tym przypadku mapowanie myśli pomaga w generowaniu pomysłów na rozpoczęcie projektu. Poza tym, korzystając z narzędzia, inni członkowie Twojego zespołu mogą być zaangażowani w zwiększenie wydajności. Wiadomo, że co dwie głowy to nie jedna.

Poprawa umiejętności krytycznego i kreatywnego myślenia

Poza wyżej wymienionymi sposobami korzystania z map myśli, narzędzie doskonale nadaje się do tworzenia nowej perspektywy na informacje i postrzegania rzeczy inaczej. W ten sposób stymulujesz swoje krytyczne i kreatywne myślenie. Używając na swojej mapie nie tylko słów, ale także obrazów i różnych kolorów, zaczynasz myśleć nieszablonowo. Z pewnością wymyśli zupełnie nowy i świeży sposób rozwiązania problemu lub zadania.

Pomoc w rozwiązywaniu problemów

W każdym projekcie mogą mieć miejsce różne trudne sytuacje. Ważne jest, aby szybko rozwiązywać trudności. Jak wspomnieliśmy powyżej, mapowanie myśli jest pomocne w znalezieniu nieszablonowego rozwiązania. Dzięki strukturze i widoczności map masz możliwość obejrzenia całego projektu ze wszystkimi połączeniami. Jest to sposób na nakreślenie problemu i zaangażowanie innych członków zespołu w celu przedyskutowania i znalezienia rozwiązania. Tak, wszyscy wiedzą, że wspólny problem to problem o połowę.

Popraw naukę i zrozumienie pojęć

Wiadomo, że informacje wizualne są znacznie łatwiejsze do zrozumienia i zapamiętania. Mapy myśli są sterowane wizualnie. To sprawia, że ​​mapowanie myśli jest nie tylko idealną opcją do planowania, ale także prezentacji. Pokazywanie swoich pomysłów ułatwia zrozumienie i naukę koncepcji projektu.

Dolna linia

Podsumujmy. Zarządzanie projektami to czasochłonny proces, który wymaga wielu umiejętności, a czasem kreatywności. Mapy myśli mogą pomóc w zarządzaniu dużymi projektami i osiągnięciu sukcesu. Znaleźliśmy narzędzie niezbędne do planowania, wizualizacji, kontroli, śledzenia projektu od pomysłu do realizacji. Poza tym metoda jest przydatna do analizy istniejących planów, poprawy wydajności, zwiększenia produktywności Twojego zespołu. Skorzystaj z techniki i spraw, aby proces był bardziej przejrzysty, jaśniejszy i łatwiejszy.

Autor

Anna Zvada jest starszym kierownikiem projektu rozwoju DDI. Anna jest zdolną, zmotywowaną osobą, która jest narażona na realizację wielu projektów w napiętych ramach czasowych i budżetowych. Jej pasją jest kreatywne podejście do zarządzania projektami.