Как использовать интеллект-карту для управления проектами

Кто планирует, выполняет, контролирует, контролирует каждый этап проекта, начиная с обсуждения и заканчивая закрытием? Менеджеры проектов (PM). В этой статье вы найдете десятки полезных инструментов/приложений, облегчающих их работу. Как сделать их более активными и успешными? Просто дайте им доступ к идеям, задачам, решениям других членов команды.

Интеллект-карты — это невероятная функция для организации и отслеживания работы, сроков, обязанностей и зависимостей с высокой точностью. Впрочем, это не новинка. Ага. 40 лет (!!!). И дело тут не в возрасте, кстати, а в том, как долго люди используют метод для разных свойств, включая планирование, организацию, управление разными проектами. Первая концепция метода была представлена ​​Тони Бьюзеном (хваленым британским исследователем и консультантом) в 1972 году.

Сегодня концепция совершенствуется, популяризируется и широко используется в бизнесе менеджерами для создания визуальных карт, экспликации идей , планирования крупных проектов . Из-за этого майндмэппинг необходим, если мы занимаемся управлением проектами.

Майндмэппинг: что это такое?

Идея – основа всего. Следующий шаг — сформулировать план, найти команду, организовать работу и двигаться вперед. Интеллект-карты очень полезны на этапе планирования. Однако давайте определим интеллект-карты. Это метод, используемый для визуального представления и структурирования информации. Лучше всего видеть, какие ресурсы необходимы и что вам предстоит делать на пути к цели.

Вы можете организовать связанные темы вокруг основной и центральной идеи с графически установленными связями между концепциями и/или идеями с помощью линий и кривых. Таким образом, создайте паутину отношений. При этом любые сложные задачи/идеи/концепции могут быть классифицированы, зафиксированы, проанализированы и визуализированы. Таким образом, разбейте весь проект на более мелкие действенные задачи, чтобы назначить их определенным исполнителям. Это определенно облегчает реализацию основной идеи.

Интеллект-карты в вашем проекте — практическое руководство

Если вы думаете о запуске нового проекта, вам нужно многое спланировать и организовать. Конечно, сегодня в вашем распоряжении множество инструментов, которые можно использовать для этой цели. Однако легко визуализировать свою идею с помощью интеллект-карт. Таким образом, вы увидите полное изображение. Определить масштаб, определить требования, записать встречи, управлять командой и многое другое можно сделать с помощью майндмэппинга.

1. Соберите требования к проекту и определите объем

Однако, когда дело доходит до сбора требований и определения масштаба, интеллект-карты очень полезны. При этом, используя графическую технику, визуально определите объем, необходимые человеческие ресурсы, необходимое время, определите требования и просто управляйте пошаговой работой. Интеллект-карты представляют собой полное изображение проекта, включая записи совещаний, аудиторские отчеты, структуру и т. д. с помощью слов, линий, цветов.

2. Разбейте масштаб на подробные задачи

Интеллект-карты чрезвычайно полезны, когда речь идет о действительно большом проекте. Просто потому, что инструмент дает возможность разбить идею на множество больших подзадач с множеством мелких задач и т. д. Кроме того, подробно описать задачи без необходимости писать сотни страниц документации.

Таким образом, вы можете создать WBS ( структуру разбивки работ ). WBS позволяет сгруппировать задачи и подзадачи в логические группы и сосредоточиться на задачах, которые необходимо выполнить прямо сейчас. Это также полезно при разработке бизнес-плана. Таким образом, вы получите широкую картину того, что вам нужно сделать для достижения цели и проконтролируете каждую задачу с высокой точностью, исключив риск что-то упустить.

3. Разработайте дорожные карты проекта

Когда вы определите объем, разбейте его на более мелкие задачи, тогда настало время реорганизовать карту и структурировать ее как структуру работы (WBS). Разработайте дорожные карты проекта для повышения эффективности вашей команды. Дорожные карты хороши для быстрой реорганизации/организации идей и подтверждения рабочих потоков в проекте.

4. Записывайте встречи и обсуждения

Очевидно, что большие проекты требуют большого количества человеческих ресурсов. Это чревато проведением множества звонков и встреч. Помнить все решения и последующие задачи становится настоящим вызовом. Используйте интеллект-карту, чтобы записывать разговор, сохранять заметки об обсуждениях и последующие действия в одном документе. Более того, конвертация не требуется, отправьте карту после завершения встречи.

5. Управляйте командой более эффективно

Как эффективнее управлять командой с помощью интеллект-карт? Благодаря предоставленным инструментам и функциям можно создавать иерархические узлы. Это позволяет менеджерам проектов экономить время, чтобы быстро назначать рабочих задачам. Кроме того, интеллект-карты улучшают не только организацию, но и общение посредством визуального измерения. Следовательно, команда работает с большей эффективностью.

6. Обсудите идеи, концепции, стратегии и цели проекта.

Многие интеллект-карты имеют встроенные инструменты мозгового штурма, которые полезны для определения масштаба, записи идей, обсуждения концепций, стратегий и целей. Способность представлять идеи в визуальном и иерархическом формате является изюминкой метода. Да, визуализированный план и концепции гораздо легче понять, запомнить, контролировать.

7. Улучшить процесс принятия решений

Управление проектом сопряжено с множеством вариантов и решений. Интеллект-карты могут улучшить процесс принятия решений в определенном контексте. Возможность привлечь к обсуждению всю команду ускоряет процесс согласования и подтверждения дальнейших действий. Более того, гораздо проще найти лучший способ, когда весь проект перед глазами.

Преимущества майндмэппинга для управления проектами

Скорее всего, это старая концепция, но сегодня она очень популярна и широко используется для управления проектами. Обсуждение, создание и изучение карт с другими членами команды помогают генерировать идеи, решать проблемы и понимать концепции. Это возможно благодаря визуальному аспекту инструмента. Давайте рассмотрим преимущества майндмэппинга ниже.

Помощь в генерации новых идей

Благодаря иллюстративному назначению техники вы заставляете мозг работать более эффективно и более творчески. Интеллект-карты стимулируют ваше более доминирующее правое полушарие мозга. При этом майндмэппинг помогает генерировать идеи для старта проекта. Кроме того, с помощью инструмента можно привлечь других членов вашей команды для большей эффективности. Общеизвестно, что две головы лучше, чем одна.

Улучшить навыки критического и творческого мышления

Помимо вышеупомянутых способов использования интеллект-карт, этот инструмент отлично подходит для создания нового взгляда на информацию и взгляда на вещи по-другому. Таким образом, вы стимулируете свое критическое и творческое мышление. Используя не только слова, но и изображения и различные цвета на карте, вы начинаете мыслить нестандартно. Он обязательно придумает абсолютно новый и свежий способ решения проблемы или задачи.

Помогите с решением проблемы

В любом проекте могут возникнуть различные сложные ситуации. Важно быстро решать трудности. Как мы упоминали выше, майндмэппинг помогает найти нестандартное решение. Благодаря структуре и наглядности карт у вас есть возможность увидеть весь проект со всеми связями. Это способ обозначить проблему и привлечь других членов команды для обсуждения и поиска решения. Да, все знают, что общая проблема — это проблема половинчатая.

Улучшить изучение и понимание концепций

Общеизвестно, что визуальную информацию гораздо легче понять и запомнить. Интеллект-карты управляются визуально. Это делает майндмэппинг идеальным вариантом не только для планирования, но и для презентации. Демонстрация ваших идей облегчает понимание и изучение концепций проекта.

Нижняя линия

Подведем итоги. Управление проектами — это трудоемкий процесс, требующий большого количества навыков, а иногда и творческого подхода. Майндмэппинг — это то, что может помочь в управлении крупными проектами и достижении успеха. Мы нашли инструмент, необходимый для планирования, визуализации, контроля, отслеживания проекта от идеи до реализации. Кроме того, метод полезен для анализа существующих планов, повышения эффективности, увеличения производительности вашей команды. Используйте технику и сделайте процесс прозрачнее, понятнее и проще.

Автор

Анна Звада — старший менеджер проекта по развитию DDI. Анна — способный, целеустремленный человек, который может реализовать множество проектов в сжатые сроки и в рамках бюджета. Креативный подход к управлению проектами — ее страсть.