Cara Menggunakan Pemetaan Pikiran untuk Manajemen Proyek

Siapa yang merencanakan, melaksanakan, mengontrol, memantau setiap tahap proyek mulai dari pembahasan hingga penutupan? Manajer Proyek (PM). Dalam artikel ini, Anda akan menemukan lusinan alat/aplikasi yang berguna untuk memudahkan pekerjaan mereka. Bagaimana membuat mereka lebih proaktif dan lebih sukses? Beri mereka akses ke ide, tugas, solusi dari anggota tim lainnya.

Peta Pikiran adalah fitur luar biasa untuk mengatur dan melacak pekerjaan, jadwal, tanggung jawab, dan ketergantungan dengan akurasi tinggi. Padahal, itu bukan hal baru. Ya. 40 tahun (!!!). Dan itu bukan usia, omong-omong, tetapi berapa lama orang menggunakan metode untuk properti yang berbeda, termasuk perencanaan, pengorganisasian, manajemen proyek yang berbeda. Konsep pertama dari metode ini dipresentasikan oleh Tony Buzan (seorang peneliti dan konsultan Inggris yang dibanggakan) pada tahun 1972.

Saat ini konsep tersebut ditingkatkan, dipopulerkan, dan digunakan secara luas dalam bisnis oleh para manajer untuk membuat peta visual, menjelaskan ide , merencanakan proyek besar . Oleh karena itu, mind mapping sangat penting jika kita berbicara tentang manajemen proyek.

Pemetaan pikiran: apa itu?

Ide adalah dasar untuk segalanya. Langkah selanjutnya adalah merumuskan rencana, menemukan tim, mengatur pekerjaan, dan melanjutkan. Pemetaan pikiran sangat membantu pada tahap perencanaan. Namun, mari kita definisikan peta pikiran. Ini adalah teknik yang digunakan untuk menyajikan dan menyusun informasi secara visual. Yang terbaik adalah melihat sumber daya apa yang dibutuhkan dan apa yang harus Anda lakukan dalam perjalanan menuju tujuan.

Anda dapat mengatur topik terkait di sekitar inti dan ide sentral dengan koneksi yang dibuat secara grafis antara konsep dan/atau ide melalui garis dan kurva. Jadi, buat jaringan hubungan. Dengan ini, setiap tugas/ide/konsep yang kompleks dapat diklasifikasikan, ditangkap, dianalisis, dan divisualisasikan. Jadi, pisahkan seluruh proyek menjadi tugas-tugas kecil yang dapat ditindaklanjuti untuk menetapkannya ke pelaksana tertentu. Ini pasti memudahkan realisasi ide inti.

Peta Pikiran dalam Proyek Anda – Panduan Cara

Jika Anda berpikir untuk memulai proyek baru, Anda memiliki banyak hal untuk direncanakan dan diatur. Tentu saja, saat ini banyak alat yang dapat Anda gunakan untuk tujuan tersebut. Namun, mudah untuk memvisualisasikan ide Anda menggunakan peta pikiran. Dengan demikian, Anda akan melihat gambar penuh. Tentukan ruang lingkup, identifikasi persyaratan, rekam rapat, kelola tim, dan banyak hal lain yang dapat dilakukan melalui pemetaan pikiran.

1. Kumpulkan persyaratan proyek dan tentukan ruang lingkupnya

Ketika datang untuk mengumpulkan persyaratan dan Anda perlu menentukan ruang lingkup, peta pikiran sangat membantu. Dengan ini, dengan menggunakan teknik grafis, secara visual menentukan ruang lingkup, sumber daya manusia yang dibutuhkan, waktu yang dibutuhkan, mengidentifikasi persyaratan, dan hanya mengelola pekerjaan langkah demi langkah. Peta Pikiran menyajikan gambar penuh proyek, termasuk catatan rapat, laporan audit, struktur, dll. melalui kata-kata, garis, warna.

2. Pecah ruang lingkup menjadi tugas-tugas terperinci

Pemetaan Pikiran sangat berguna untuk proyek yang sangat besar. Hanya karena alat ini memberi Anda kesempatan untuk memecah ide menjadi banyak subtugas besar dengan sejumlah tugas kecil, dll. Selain itu, jelaskan tugas secara detail tanpa perlu menulis ratusan halaman dokumentasi.

Sedemikian rupa Anda dapat membuat WBS ( Work Breakdown Structure ). WBS memungkinkan Anda untuk mengelompokkan tugas dan subtugas ke dalam kelompok logis dan fokus pada tugas yang harus dilakukan sekarang. Ini juga membantu ketika mengembangkan rencana bisnis. Dengan demikian, Anda akan mendapatkan gambaran luas tentang apa yang perlu Anda lakukan untuk mencapai tujuan dan mengendalikan setiap tugas dengan akurasi tinggi, menghilangkan risiko kehilangan sesuatu.

3. Mengembangkan peta jalan proyek

Saat Anda menentukan ruang lingkup, bagi menjadi tugas yang lebih kecil, maka inilah saatnya untuk mengatur ulang peta dan menyusunnya sebagai rincian kerja (WBS). Kembangkan peta jalan proyek untuk meningkatkan efektivitas tim Anda. Peta jalan bagus untuk dengan cepat mengatur ulang/mengatur ide dan mendapatkan aliran kerja konfirmasi dalam sebuah proyek.

4. Rekam rapat dan catatan diskusi

Jelas bahwa proyek besar membutuhkan banyak sumber daya manusia. Itu penuh dengan banyak panggilan dan pertemuan untuk diadakan. Ini menjadi tantangan nyata untuk mengingat semua keputusan dan tugas tindak lanjut. Gunakan pemetaan pikiran untuk merekam percakapan, menyimpan catatan diskusi, dan tindak lanjut dalam satu dokumen. Terlebih lagi, tidak perlu konversi, kirim peta setelah rapat selesai.

5. Kelola tim dengan lebih efektif

Bagaimana mengelola tim dengan lebih efektif menggunakan peta pikiran? Berkat alat dan fitur yang disediakan, simpul hierarkis dapat dibuat. Itu memungkinkan PM menghemat waktu untuk menugaskan pekerja ke tugas dengan cepat. Selain itu, peta pikiran meningkatkan tidak hanya organisasi tetapi komunikasi melalui dimensi visual. Akibatnya, tim bekerja dengan efisiensi yang lebih tinggi.

6. Brainstorm ide, konsep, strategi dan tujuan proyek

Banyak Peta Pikiran memiliki alat curah pendapat bawaan yang berguna untuk menentukan ruang lingkup, menuliskan ide, mendiskusikan konsep, strategi, dan tujuan. Kemampuan untuk menyajikan ide-ide dalam format visual dan hierarkis adalah keunggulan metode ini. Ya, rencana dan konsep yang divisualisasikan jauh lebih mudah dipahami, diingat, dikendalikan.

7. Meningkatkan pengambilan keputusan

Manajemen proyek penuh dengan banyak pilihan dan keputusan. Peta pikiran dapat meningkatkan pengambilan keputusan dalam konteks tertentu. Kemampuan untuk melibatkan seluruh tim dalam diskusi mempercepat proses persetujuan dan konfirmasi tindakan lebih lanjut. Terlebih lagi, jauh lebih mudah untuk menemukan cara yang lebih baik ketika seluruh proyek di depan mata.

Manfaat pemetaan pikiran untuk manajemen proyek

Ini adalah konsep yang lebih mungkin lama tetapi sangat populer dan banyak digunakan untuk manajemen proyek saat ini. Berdiskusi, membuat, dan menjelajahi peta dengan anggota tim lainnya baik untuk menghasilkan ide, memecahkan masalah, memahami konsep. Itu dimungkinkan berkat aspek visual alat ini. Mari kita amati manfaat mind mapping di bawah ini.

Membantu dalam menghasilkan ide-ide baru

Berkat tujuan ilustratif dari teknik ini, Anda membuat otak bekerja lebih efektif dengan cara yang lebih kreatif. Peta pikiran merangsang sisi kanan otak Anda yang lebih dominan. Dengan ini, pemetaan pikiran membantu dalam menghasilkan ide untuk memulai proyek. Selain itu, dengan menggunakan alat ini, anggota tim Anda yang lain dapat dilibatkan untuk efisiensi yang lebih tinggi. Ini adalah fakta yang terkenal bahwa dua kepala lebih baik dari satu.

Meningkatkan kemampuan berpikir kritis dan kreatif

Selain cara-cara yang disebutkan di atas untuk menggunakan pemetaan pikiran, alat ini sangat baik untuk menciptakan perspektif baru tentang info dan melihat sesuatu secara berbeda. Dengan demikian, Anda merangsang pemikiran kritis dan kreatif Anda. Menggunakan tidak hanya kata-kata tetapi gambar dan berbagai warna di peta Anda, Anda mulai berpikir di luar kotak. Itu pasti akan menemukan cara yang benar-benar baru dan segar untuk memecahkan masalah atau tugas.

Membantu memecahkan masalah

Berbagai situasi sulit dapat terjadi dalam proyek apa pun. Sangat penting untuk menyelesaikan kesulitan dengan cepat. Seperti yang telah kami sebutkan di atas, pemetaan pikiran sangat membantu dalam menemukan solusi out-the-box. Berkat struktur dan visibilitas peta, Anda memiliki kemampuan untuk melihat keseluruhan proyek dengan semua koneksi. Itu adalah cara untuk menguraikan masalah dan mengajak anggota tim lainnya untuk berdiskusi dan menemukan solusinya. Ya, semua orang tahu bahwa masalah yang dibagikan adalah masalah yang dibagi dua.

Meningkatkan pembelajaran dan pemahaman konsep

Ini adalah fakta yang terkenal bahwa informasi visual jauh lebih mudah untuk dipahami dan diingat. Peta pikiran didorong secara visual. Itu membuat pemetaan pikiran tidak hanya menjadi pilihan sempurna untuk perencanaan tetapi juga presentasi. Menampilkan ide-ide Anda memudahkan pemahaman dan pembelajaran konsep proyek.

Intinya

Mari kita meringkas. Manajemen proyek adalah proses yang memakan waktu yang membutuhkan banyak keterampilan dan, terkadang, kreativitas. Mind Mapping adalah apa yang dapat membantu untuk mengelola proyek-proyek besar dan berhasil. Kami menemukan alat yang penting untuk merencanakan, memvisualisasikan, mengontrol, melacak proyek dari ide hingga realisasi. Selain itu, metode ini berguna untuk menganalisis rencana yang ada, meningkatkan efisiensi, meningkatkan produktivitas tim Anda. Gunakan tekniknya dan buat prosesnya lebih transparan, lebih jelas, dan lebih mudah.

Pengarang

Anna Zvada adalah Manajer Proyek Senior pengembangan DDI. Anna adalah individu yang cakap dan memiliki motivasi diri yang memiliki eksposur untuk memberikan banyak proyek dalam kerangka waktu dan anggaran yang ketat. Pendekatan kreatif untuk manajemen proyek adalah hasratnya.