Como hospedar um webinar que os manterá voltando para mais

Não importa se você está falando para um público de 10 ou 10.000 pessoas, há algo em estar diante de uma multidão de pessoas que faz nossos joelhos tremerem de medo.

Com um pouco de prática, palestrantes ao vivo, eventos públicos muitas vezes se tornam mais confortáveis ​​e qualificados ao longo do tempo. Mas e se o seu evento for online?

No caso de um webinar ou seminário na web, as responsabilidades do anfitrião são mais do que apenas superar o medo do palco. A quantidade de colaboração e preparação que vai para um webinar é equivalente, se não mais do que a quantidade que vai para um evento ao vivo.

Abaixo, veremos como criar um webinar e hospedar um do começo ao fim.

Estratégias para o seu webinar

Ter ideias e executá-las para um webinar costuma ser a parte mais empolgante do processo.

Mas antes que qualquer campanha ou atividade de marketing seja lançada, os profissionais de marketing precisam dar um passo atrás e pensar estrategicamente. Cada passo dado para o seu webinar deve ser feito com propósito e intenção.

Abaixo estão algumas das coisas que você deve pensar quando se trata de sua própria estratégia de webinar.

Conheça seu público

Antes mesmo de tentar criar um tópico, uma grande parte da sua estratégia gira em torno do seu público.

Que tipo de pessoas você quer conhecer e participar do seu webinar? Que tipo de perguntas eles têm? Quais problemas eles podem precisar de ajuda para resolver? O que você quer que eles levem embora?

Responder a esses tipos de perguntas pode ajudá-lo a restringir sua(s) persona(s) ideal(is) para seu webinar e ajudar no restante de seu planejamento e estratégia.

Escolha seu objetivo

Antes de começar com qualquer um dos detalhes técnicos, pergunte a si mesmo e à sua equipe: “O que esperamos alcançar com este webinar?”

As respostas podem ser qualquer uma das seguintes:

• Construir o reconhecimento da marca
• Crie conteúdo perene para seus clientes
• Aumente sua lista de e-mail
• Gere leads de alta qualidade

Seja qual for o seu objetivo, mantê-lo consistente e claro desde o início o ajudará a preparar melhor seu webinar que o ajudará a atingir seu objetivo. A partir dessas metas, você também pode definir alguns indicadores-chave de desempenho para ajudá-lo a relatar o sucesso do seu webinar.

Saiba como você quer que seu webinar seja

Os webinars não são apenas uma chance de educar ou informar seu público – eles também são uma oportunidade de fortalecer sua marca.

Uma marca consistente em todo o seu webinar e a experiência em torno dele são cruciais. Usar seu logotipo, fonte de marca e aderir ao guia de estilo de sua marca são esforços que devem ser feitos para aumentar a vivacidade de sua marca na mente de seu público.

Não se esqueça de projetar para celular

Quando a palavra “webinar” vem à mente, a imagem que gera é provavelmente uma tela de computador.

Mesmo que esse número seja uma média, é sempre melhor estar seguro e projetar sua apresentação com dispositivos móveis em mente.

Coisas como aumentar o tamanho do texto e os recursos visuais em seus slides, bem como escolher uma plataforma que suporte a transmissão móvel, são algumas maneiras de garantir a inclusão do seu público, independentemente do dispositivo em que eles estejam sintonizando.

Preparando-se antes do seu webinar

Indiscutivelmente, a hora em que você está falando durante o webinar não é a parte mais difícil do processo – é a preparação. Embora seja demorado e às vezes frustrante, quanto mais preparação você e sua equipe fizerem para o webinar, mais tranquilo será.

Abaixo estão algumas das coisas que os anfitriões devem pensar para se preparar para o dia da transmissão.

Junte uma equipe

A realização de um webinar individual já foi feito antes e acontecerá novamente. Mas pergunte a qualquer um que tenha experimentado isso, e eles lhe dirão que é uma grande façanha.

Se você tem uma equipe à sua disposição, aproveite a ajuda deles. Mesmo apenas uma pessoa para detectar seus erros, ajudá-lo a promover e monitorar a tecnologia vai aliviar um pouco a carga em seus ombros.

Ninguém disse que você tinha que fazer isso sozinho.

Escolha um tema apropriado

Às vezes, o tópico do seu webinar será óbvio. Outras vezes, será necessário um pouco mais de brainstorming e colaboração para criar um.

Decidir sobre um tópico significa se dedicar a ele e garantir que seja específico o suficiente para que você não se desvie dele, mas não tão específico que seu webinar dure 10 minutos.

Abaixo estão algumas perguntas a serem feitas para ajudá-lo a ter uma ideia mais clara para o seu tópico.

Quais são algumas perguntas frequentes que você ouve do seu público?

Existe uma pergunta que seu CMO está sempre sendo feita? Os clientes estão conversando com seus representantes de atendimento ao cliente sobre a mesma solução repetidamente?

Um webinar pode ser a plataforma perfeita para apresentar esse tópico e responder à pergunta de maneira completa, informativa e interativa.

O que é uma postagem de blog ou artigo que está constantemente aumentando no tráfego?

Seja o que for, esse artigo é aquele em que seu público encontra algum valor. Por que não redirecionar esse conteúdo e transformá-lo em um webinar?

Isso também oferece aos membros da audiência uma maneira fácil de fazer perguntas sobre o tópico que poderia ter sido mais difícil de fazer se tivesse permanecido no formato de artigo.

Qual é o assunto sobre o qual as pessoas do seu setor não param de falar?

Há algum novo desenvolvimento em seu setor que você possa fornecer sua própria opinião? As tendências em seu setor estão em alta por um motivo: o tópico é popular e gera conversas.

Por exemplo, se você é um especialista em UX e notou que um site popular acabou de receber um grande tratamento de redesenho, um webinar pode ser a maneira perfeita de detalhá-lo para o seu público.

As vendas têm alguma sugestão?

Os profissionais de marketing não podem acompanhar tudo o que seus clientes têm a dizer. Felizmente, há um outro departamento que tem uma grande quantidade de informações sobre os clientes da sua empresa: vendas.

Durante todo o dia (e às vezes a noite toda), os representantes de vendas estão conversando com seus clientes. Eles sabem o que seus clientes amam, quais são seus pontos problemáticos e como movê-los pelo funil.

Alinhar vendas e marketing nem sempre é fácil, mas um webinar é a maneira perfeita de tomar um café e algumas dicas para tornar seu webinar o mais informativo e útil possível para seu público.

Escolha seu formato

Não há dois webinars iguais. O formato do seu webinar depende do tópico que você escolher, bem como das preferências pessoais que você, sua equipe e sua empresa têm sobre como você gostaria de ser apresentado ao público.

Aqui estão algumas das opções mais comuns:

• Apresentador único: uma pessoa compartilha sua visão de especialista, dicas e é responsável por responder às perguntas do público.
• Dois apresentadores: Ter dois apresentadores pode transformar o tópico em uma discussão e envolver ainda mais o público, fornecendo várias perspectivas e opiniões sobre o mesmo tópico.
• Apresentação do painel: Ter três ou mais apresentadores seria considerado um painel, no qual vários especialistas realizariam o webinar e discutiriam o tema em questão.
• Entrevista: Em vez de apresentar informações de slides, trazer um líder de pensamento como convidado é uma ótima maneira de expandir seu público e aumentar sua autoridade. Se você está conectado a alguém conhecido na indústria, você está um passo à frente do resto.
• Demonstração do produto: Se o tema do seu webinar for seu próprio produto, seu formato é escolhido para você. Uma demonstração do produto ou um webinar formatado por tutorial é o que funcionará melhor neste caso.

Crie sua página de destino

Depois de decidir e confirmar seu tópico, formato e convidados, você precisará criar uma página de destino. Isso dará às pessoas um lugar para onde ir quando quiserem saber mais sobre o seu webinar e também será o local onde as pessoas podem enviar suas informações para se registrar.

Sua página de destino deve incluir coisas como:

• A data e hora do seu webinar
• A duração prevista do seu webinar
• Um resumo do que os participantes podem esperar aprender ou levar
• Informações sobre o(s) palestrante(s)
• Um botão ou formulário de registro

Incluir todos esses elementos em sua página de destino dá ao espectador uma ideia completa do que eles podem esperar do seu evento online.

Seu formulário de lead

Um dos elementos da sua landing page será um formulário de lead, no qual os visitantes podem enviar suas informações em troca de um lugar no seu webinar. As informações fornecidas determinarão se eles são ou não um lead que vale a pena passar para sua equipe de vendas.

Os formulários geralmente são personalizáveis, permitindo que os administradores alterem as informações necessárias para o preenchimento de um formulário.

Há uma linha tênue entre ter uma grande quantidade de informações para passar para as vendas e pedir demais aos seus visitantes. Pedir muitas informações pode afastar os visitantes, enquanto não pedir informações suficientes não dará às vendas nada com que trabalhar.

Para evitar cruzar essa linha, exija apenas as informações mais essenciais, como primeiro nome e endereço de e-mail, dos interessados ​​em seu webinar para criar mais confiança. Com o tempo, leads qualificados serão os que fornecerão informações adicionais, como um número de telefone.

Promover

Só porque você criou um ótimo conteúdo não significa que alguém vai se inscrever para ouvi-lo.

Só porque você tem um líder de pensamento bem conhecido não significa que alguém saberá que eles estão fazendo uma aparição. E só porque você projetou uma página de destino não significa que alguém vai chegar nela.

É improvável que seu webinar tenha um público de tamanho ideal sem um esforço extra de promoção em torno dele.

Em relação à pesquisa orgânica, quão pesquisável é o seu título? Como você divulgará seu webinar? Campanhas de e-mail, anúncios pagos, mensagens constantes de mídia social, comarketing – seja qual for o método que você escolher, certifique-se de que sua estratégia de promoção seja sólida antes de seguir em frente.

Escolha sua plataforma de webinar

Há uma grande variedade de softwares de webinar disponíveis para os hosts escolherem para seu primeiro webinar. Ao tentar decidir em qual software investir, certifique-se de considerar coisas como:

• Preço do produto
• Facilidade de uso para você e seu público
• A quantidade de participantes permitida
• A quantidade de apresentadores permitidos
• A capacidade de capturar leads
• A disponibilidade de análises
• A capacidade de gravar
• Os recursos adicionais disponíveis
• O que usuários anteriores disseram sobre o produto

Nenhum software de webinar é perfeito, mas cada um tem seus próprios recursos que o tornam único em relação aos concorrentes. Certifique-se de ler as descrições e comentários cuidadosamente antes de tomar uma decisão.

Tenha um roteiro

Não importa o quão bem você acha que conhece sua apresentação, ter um script só pode ajudá-lo a longo prazo. Isso não apenas dará a você e ao seu público um quadro do que esperar em sua apresentação, mas também o manterá no caminho certo.

Criar um conjunto de slides não é algo que todo webinar pode precisar, mas um script não é opcional.

Certifique-se de que você está:

• Apresentando-se. Não há melhor maneira de se apresentar e apresentar outros anfitriões do que no início da apresentação. Certifique-se de fornecer nomes e biografias curtas de você e de quaisquer convidados adicionais que você possa ter, incluindo experiências profissionais e quaisquer conquistas relevantes.
  
  Pode parecer um pouco engraçado dizer algumas dessas coisas sobre você, mas lembre-se de que, embora possa parecer se gabar para você, está se posicionando como uma autoridade para seu público.
• Conte uma história. Agora não é hora de acumular sua criatividade. Contar histórias é uma ótima maneira de começar a criar confiança com seu público.
  
  Se estiver iniciando uma demonstração, conte a história de como o produto surgiu. Se você está compartilhando uma nova ideia, comece do início. O reconhecimento de perceber um problema e depois compartilhar como você o superou fará de você uma fonte confiável de conselhos.
• Forneça uma agenda. Todo mundo gosta de saber o que está por vir, e um script de webinar deve incluir absolutamente um pouco sobre qual é o seu plano para o webinar.
  
  Divida o que os participantes aprenderão por seção, compartilhe o tipo de informação que eles podem esperar e divida-o em seções. Assim como a contracapa de um livro, isso dá ao seu público uma prévia do que está por vir.
• Dê um incentivo. Seu público está ouvindo você por um longo período de tempo. Se eles forem embora sem nada, você não terá notícias deles novamente.
  
  É difícil saber que tipo de informação cada indivíduo achará valiosa, mas recompensá-los com algo especial é algo que todos adoram. Certifique-se de que, ao final do webinar, você fornecerá ao seu público um takeaway exclusivo, seja um desconto exclusivo em um produto, um e-book gratuito ou uma sessão individual.

Faça uma corrida a seco

Assim como você faria para qualquer outra apresentação, passar pelo seu webinar antes do grande dia é uma obrigação. Esta é uma grande oportunidade para suavizar quaisquer obstáculos no caminho: confusão de software, problemas técnicos, alterações de script e afins são todos obstáculos que podem ser ignorados com antecedência em vez de no dia.

Você não precisa ser um gênio da tecnologia para saber como montar um webinar, mas quanto mais familiarizado você estiver com seu equipamento e apresentação, mais respeito você ganhará daqueles que estão tirando um tempo do seu dia para ouvir você.

No caso de um webinar, infelizmente, a prática pode nunca levar à perfeição. Não importa quantas vezes você ensaie sua apresentação ou quantas horas você passe navegando no software e em seus recursos, sempre haverá uma chance de que algo dê errado.

Nesse estágio, o melhor que você pode fazer é se preparar para essas situações e, ao mesmo tempo, aceitar que sempre pode haver uma chance de ocorrerem problemas.

Anote esse processo

Se você estiver fazendo um webinar pela primeira vez e tudo correr bem, você não vai querer esquecer os passos que deu para o sucesso. No futuro, ter um processo documentado para as etapas que você executou para se preparar para o primeiro webinar o ajudará no segundo e assim por diante.

Criar este documento em uma lista de verificação detalhada em uma ferramenta de gerenciamento de projetos para cada fase de preparação ajudará você a se manter organizado e ajudará as futuras emissoras de sua empresa a seguir um processo padronizado que sempre pode ser editado com perfeição.

Durante seu webinar

É o grande dia! Você fez todo o possível para se preparar para isso, mas ainda há algumas coisas que você deve fazer durante o webinar para garantir que seu público continue voltando para mais.

Ficar de pé

Em sua mente, imagine-se na platéia em um evento ao vivo. Olhe para o apresentador: eles estão sentados? Provavelmente não.

Sentar-se enquanto você está fazendo seu webinar pode parecer uma decisão fácil de tomar, mas os profissionais alertam contra isso várias vezes. Há duas razões pelas quais você deve ficar de pé durante sua apresentação.

A primeira é para seu próprio bem. O estudo acima descobriu que ficar em pé permite um pensamento mais claro e uma atenção mais focada. Ficar em pé durante uma apresentação o ajudará a manter o foco nos slides e no roteiro, além de responder a perguntas de maneira significativa e intencional.

A segunda razão é para o seu público. Se você imaginou essa pessoa em uma sala de aula ou no palco, é muito provável que essa pessoa estivesse fisicamente acima de você, emitindo, portanto, um senso de autoridade.

Compartilhar autoridade com seu público pode parecer uma coisa legal, mas em um webinar, as pessoas provavelmente se registraram para ouvir, não para participar. Deixar de ficar de pé durante uma apresentação imediatamente nivela o apresentador com o público, tornando mais difícil para o orador manter a palavra.

Em outras palavras, se você tiver meios para ficar de pé enquanto estiver apresentando seu webinar, faça-o.

Preste atenção ao seu público

Se você estivesse na platéia do seu próprio webinar, você sairia se sentindo educado? Iluminado? Noivo? Ou você iria embora se sentindo entediado, confuso e ressentido?

Espero que não seja a última opção, e você deve fazer tudo o que puder para evitar que seu próprio público se sinta assim também.

Mesmo que o tópico do seu webinar gire em torno da educação, use isso como uma chance de educar e entreter seu público. Isso pode ser feito conscientemente de várias maneiras diferentes:

• Comece com uma história
• Deixe espaço para perguntas e respostas
• Forneça estatísticas interessantes
• Mantenha um tom de conversa
• Quebre a terceira parede
• Use o humor

Este webinar não deve ser uma reunião que poderia ter sido um e-mail – é uma chance de você ser genuíno, criativo e se conectar com seu público, em primeira mão. Os futuros clientes podem estar do outro lado da tela, então faça sua apresentação valer a pena.

Deixe espaço para perguntas

Não importa o conteúdo ou a duração de sua apresentação, é sempre seguro presumir que pelo menos um membro do seu público terá uma pergunta. Deixe espaço para perguntas propositalmente em sua apresentação.

Isso pode ser diferente dependendo da sua apresentação e do conteúdo: alguns apresentadores podem querer deixar espaço para perguntas após cada seção de sua apresentação, enquanto outros podem querer percorrer toda a apresentação e deixar espaço para perguntas no final.

Após o seu webinar

O trabalho não é feito depois que você agradece ao seu público por ter comparecido e assinado. Se você está tentando tornar um ótimo webinar ainda melhor, você vai querer fazer algumas coisas depois que sua apresentação chegar ao slide final.

Atualize sua página de destino

Integrar seu software de CRM com seu software de webinar será útil para esta etapa. Agora é um ótimo momento para anotar quem se inscreveu, quem participou e quem saiu.

Em seguida, certifique-se de ter marcado corretamente todos os seus leads de webinar com o evento. Se o seu webinar resultar em um negócio fechado, você poderá provar isso.

Se você planeja compartilhar seu webinar após o evento, agora é a hora de enviar a gravação para sua página de destino.

A cópia da sua página de destino deve ser atualizada para refletir que o evento foi aprovado e as inscrições encerradas. Em vez disso, esta página agora hospedará o evento sob demanda.

Envie um e-mail de acompanhamento

Ao enviar seu e-mail pós-evento, aproximadamente 24 horas após o evento, você poderá atingir todos os inscritos, inclusive aqueles que perderam o evento.

Na era da personalização, é crucial que pelo menos dois e-mails separados sejam redigidos: um para aqueles que compareceram e outro para aqueles que não compareceram. Dessa forma, você pode agradecer aos participantes por sua participação e fornecer uma gravação ou transcrição para aqueles que perderam seu evento.

Seu webinar nunca termina de verdade. Abaixo estão alguns dos passos que você pode tomar para mantê-lo vivo.

Nunca pare de promover seu webinar

Só porque o webinar ao vivo acabou não significa que o conteúdo de repente se torne sem sentido. Manter uma versão gravada do webinar viva em uma página de destino cria um conteúdo permanente que pode até ser trabalhado em sua programação regular de mídia social.

Esteja sempre medindo seu impacto

Inserir seus inscritos em seu CRM e marcá-los com seu evento é apenas o começo do processo de rastreamento.

Volte com frequência e leve em consideração os leads qualificados de vendas, as conversões e o aumento do pipeline que resultaram do webinar. Além disso, agende um horário regular para anotar a quantidade de visualizações sob demanda da sua página de destino.

A medição regular dessas métricas garante que você acompanhe com precisão itens como a taxa de conversão e faça os ajustes apropriados.

Crie conteúdo adicional

Não pare de postar apenas uma gravação do seu webinar em uma página de destino – cada parte do seu webinar pode ser reaproveitada em outros recursos.

Transcrições, postagens de blog e recursos de mensagens podem ser extraídos de apenas um webinar. Além disso, seu webinar pode fornecer itens como listas de verificação, folhas de dicas e até infográficos, se você estiver disposto a dedicar um tempo para ser criativo.

A melhor medida de sucesso para um webinar não é apenas o impacto imediato – os webinars têm uma vida útil muito maior do que o tempo de gravação inicial. Passe algum tempo vendo como você pode trabalhar com os materiais que criou para criar ainda mais recursos para o seu público encontrar valor.

Bater recorde

Hospedar um webinar é mais do que apenas conhecer sua apresentação; trata-se de conhecer seu público, tecnologia e métricas também.

A preparação do webinar envolve muito mais do que o próprio webinar, e é importante cumprir verdadeiramente cada uma das etapas deste artigo para garantir que você esteja fazendo um ótimo trabalho para sua empresa e seu público.