Come ospitare un webinar che li farà tornare per saperne di più

Che tu stia parlando a un pubblico di 10 o 10.000 persone, c'è qualcosa nello stare davanti a una folla di persone che ci fa tremare molte ginocchia per la paura.

Con un po' di pratica, i relatori per eventi dal vivo e pubblici spesso diventano più a loro agio e qualificati nel tempo. Ma cosa succede se il tuo evento si svolge online?

Nel caso di un webinar, o di un seminario web, le responsabilità dell'ospite sono più che superare la paura del palcoscenico. La quantità di collaborazione e preparazione che va in un webinar è equivalente, se non superiore all'importo che va a un evento dal vivo.

Di seguito, esamineremo come creare un webinar e ospitarne uno dall'inizio alla fine.

Strategie per il tuo webinar

Trovare idee ed eseguirle per un webinar è spesso la parte più eccitante del processo.

Ma prima che qualsiasi campagna o attività di marketing venga lanciata, gli esperti di marketing devono fare un passo indietro e pensare in modo strategico. Ogni passo compiuto per il tuo webinar dovrebbe essere fatto con uno scopo e l'intenzione.

Di seguito sono riportate alcune delle cose a cui dovresti pensare quando si tratta della tua strategia per il webinar.

Conosci il tuo pubblico

Prima ancora di provare a trovare un argomento, gran parte della tua strategia ruota attorno al tuo pubblico.

Che tipo di persone vuoi conoscere e partecipare al tuo webinar? Che tipo di domande hanno? Quali problemi potrebbero aver bisogno di aiuto per risolvere? Con cosa vuoi che se ne vadano?

Rispondere a questo tipo di domande può aiutarti a restringere la/e persona/e ideale/i per il tuo webinar e aiutarti nel resto della tua pianificazione e strategia.

Scegli il tuo obiettivo

Prima di iniziare con qualsiasi aspetto tecnico, chiedi a te stesso e al tuo team: "Cosa speriamo di ottenere con questo webinar?"

Le risposte potrebbero essere una delle seguenti:

• Costruisci la consapevolezza del marchio
• Crea contenuti sempreverdi per i tuoi clienti
• Fai crescere la tua mailing list
• Genera lead di alta qualità

Qualunque sia il tuo obiettivo, mantenerlo coerente e chiaro fin dall'inizio ti aiuterà a preparare meglio il tuo webinar che alla fine ti aiuterà a raggiungere il tuo obiettivo. Da questi obiettivi, puoi anche impostare alcuni indicatori chiave di prestazione per aiutarti a riferire sul successo del tuo webinar.

Scopri come vuoi che sia il tuo webinar

I webinar non sono solo un'opportunità per educare o informare il tuo pubblico, sono anche un'opportunità per rafforzare il tuo marchio.

Il branding coerente durante il tuo webinar e l'esperienza che lo circonda è fondamentale. Usare il logo, il carattere del marchio e aderire completamente alla guida di stile del tuo marchio sono sforzi che dovrebbero essere compiuti per aumentare la vividezza del tuo marchio nella mente del tuo pubblico.

Non dimenticare di progettare per dispositivi mobili

Quando viene in mente la parola "webinar", l'immagine che genera è probabilmente lo schermo di un computer.

Anche se questo numero è una media, è sempre meglio essere al sicuro e progettare la tua presentazione pensando ai dispositivi mobili.

Cose come l'ingrandimento delle dimensioni del testo e degli elementi visivi sulle diapositive, nonché la scelta di una piattaforma che supporti la trasmissione mobile, sono alcuni modi in cui puoi garantire l'inclusività per il tuo pubblico, indipendentemente dal dispositivo su cui si stanno sintonizzando.

Preparazione prima del webinar

Probabilmente, l'ora in cui parli durante il tuo webinar non è la parte più difficile del processo: è la preparazione. Sebbene sia lungo e talvolta frustrante, maggiore è la preparazione che tu e il tuo team fate per il vostro webinar, più liscio andrà.

Di seguito sono riportate alcune delle cose a cui gli host dovrebbero pensare per prepararsi per la giornata di trasmissione.

Metti insieme una squadra

La realizzazione di un webinar personale è già stata eseguita in precedenza e accadrà di nuovo. Ma chiedi a chiunque l'abbia sperimentato e ti diranno che è davvero un'impresa.

Se hai un team a tua disposizione, approfitta del loro aiuto. Anche solo una persona per cogliere i tuoi errori, aiutarti a promuovere e monitorare la tecnologia ti alleggerirà un po' il carico sulle spalle.

Nessuno ha detto che dovevi farlo da solo.

Scegli un argomento appropriato

A volte, l'argomento del tuo webinar sarà ovvio. Altre volte, ci vorrà un po' più di brainstorming e collaborazione per risolverne uno.

Decidere su un argomento significa attenersi ad esso e assicurarsi che sia sufficientemente specifico da non allontanarti da esso ma non così specifico da far durare il tuo webinar 10 minuti.

Di seguito sono riportate alcune domande da porsi per aiutarti a farti un'idea più chiara per il tuo argomento.

Quali sono alcune domande frequenti che senti dal tuo pubblico?

C'è una domanda che viene sempre posta al tuo CMO? I clienti parlano continuamente della stessa soluzione con i rappresentanti del servizio clienti?

Un webinar potrebbe essere la piattaforma perfetta per presentare questo argomento e rispondere alla domanda in modo completo, informativo e interattivo.

Che cos'è un post o un articolo del blog che è in costante aumento di traffico?

Qualunque sia, quell'articolo è quello in cui il tuo pubblico trova un valore. Perché non riproporre quel contenuto e trasformarlo in un webinar?

In questo modo i membri del pubblico hanno anche un modo semplice per porre domande sull'argomento che sarebbe stato più difficile da fare se fosse rimasto in formato articolo.

Qual è un argomento di cui le persone nel tuo settore non riescono a smettere di parlare?

Ci sono nuovi sviluppi nel tuo settore su cui potresti fornire la tua opinione? Le tendenze nel tuo settore sono di tendenza per un motivo: l'argomento è popolare e stimola la conversazione.

Ad esempio, se sei un esperto di UX e hai notato che un sito Web popolare ha appena ricevuto un massiccio trattamento di riprogettazione, un webinar potrebbe essere il modo perfetto per scomporlo per il tuo pubblico.

Le vendite hanno suggerimenti?

Gli esperti di marketing non possono tenere il passo con tutto ciò che i loro clienti hanno da dire. Fortunatamente, c'è un altro dipartimento che ha una vasta gamma di informazioni sui clienti della tua azienda: le vendite.

Tutto il giorno (e talvolta tutta la notte), i rappresentanti di vendita chattano con i tuoi clienti. Sanno cosa amano i tuoi clienti, quali sono i loro punti deboli e come spostarli lungo la canalizzazione.

Allineare vendite e marketing non è sempre facile, ma un webinar è il modo perfetto per prendere un caffè e alcune informazioni per rendere il tuo webinar il più informativo e utile possibile per il tuo pubblico.

Scegli il tuo formato

Non esistono due webinar uguali. Il formato del tuo webinar dipende dall'argomento che scegli e dalle preferenze personali che tu, il tuo team e la tua azienda avete su come vorresti essere rappresentato dal pubblico.

Ecco alcune delle opzioni più comuni:

• Relatore singolo: una persona condivide le proprie opinioni e suggerimenti da esperti ed è responsabile della risposta alle domande del pubblico.
• Due relatori: avere due relatori può trasformare l'argomento in più di una discussione e coinvolgere ulteriormente il pubblico fornendo più punti di vista e opinioni sullo stesso argomento.
• Presentazione del panel: avere tre o più relatori sarebbe considerato un panel, in cui diversi esperti ospiteranno il webinar e discuteranno l'argomento in questione.
• Intervista: invece di presentare le informazioni dalle diapositive, portare un leader del pensiero come ospite è un ottimo modo per espandere il tuo pubblico e aumentare la tua autorità. Se sei collegato a qualcuno noto nel settore, sei un passo avanti rispetto agli altri.
• Demo del prodotto: se l'argomento del tuo webinar è il tuo prodotto, il tuo formato viene scelto per te. Una demo del prodotto o un webinar formattato con tutorial è ciò che funzionerà meglio in questo caso.

Crea la tua pagina di destinazione

Dopo aver deciso e confermato l'argomento, il formato e gli ospiti, dovrai creare una pagina di destinazione. In questo modo le persone avranno un posto dove andare quando vorranno saperne di più sul tuo webinar e sarà anche il luogo in cui le persone potranno inviare le loro informazioni per registrarsi.

La tua pagina di destinazione dovrebbe includere cose come:

• La data e l'ora del tuo webinar
• La durata prevista del tuo webinar
• Un riepilogo di ciò che i partecipanti possono aspettarsi di imparare o portare via
• Informazioni sui relatori
• Un pulsante o un modulo di registrazione

Includere tutti questi elementi nella tua pagina di destinazione offre allo spettatore un'idea a tutto tondo di cosa possono aspettarsi dal tuo evento online.

Il tuo modulo di piombo

Uno degli elementi della tua landing page sarà un modulo per i lead, su cui i visitatori possono inviare le loro informazioni in cambio di un posto al tuo webinar. Le informazioni fornite determineranno se sono un vantaggio che vale la pena trasmettere al tuo team di vendita.

I moduli sono spesso personalizzabili, consentendo agli amministratori di modificare le informazioni richieste per la compilazione di un modulo.

C'è una linea sottile tra avere una grande quantità di informazioni da trasmettere alle vendite e chiedere troppo ai tuoi visitatori. Chiedere troppe informazioni potrebbe allontanare i visitatori, mentre non chiedere informazioni sufficienti non darà alle vendite nulla su cui lavorare.

Per evitare di oltrepassare questo limite, richiedi solo le informazioni più essenziali come nome e indirizzo e-mail a coloro che sono interessati al tuo webinar per creare più fiducia. Nel tempo, i lead qualificati saranno quelli che ti forniranno informazioni aggiuntive come un numero di telefono.

Promuovere

Solo perché hai creato dei contenuti fantastici non significa che qualcuno si iscriverà per ascoltarli.

Solo perché hai un noto leader del pensiero non significa che qualcuno saprà che stanno facendo un'apparizione come ospite. E solo perché hai progettato una pagina di destinazione non significa che qualcuno atterrerà effettivamente su di essa.

È improbabile che il tuo webinar abbia un pubblico di dimensioni ideali senza uno sforzo di promozione aggiuntivo che lo circonda.

Per quanto riguarda la ricerca organica, quanto è ricercabile il tuo titolo? Come pubblicizzerai il tuo webinar? Campagne e-mail, annunci a pagamento, continui commenti sui social media, comarketing: qualunque metodo tu scelga, assicurati che la tua strategia di promozione sia solida prima di andare avanti.

Scegli la tua piattaforma webinar

È disponibile un'ampia varietà di software per webinar tra cui gli host possono scegliere per il loro primo webinar. Quando stai cercando di decidere in quale software investire, assicurati di considerare cose come:

• Prezzo del prodotto
• Facilità d'uso sia per te che per il tuo pubblico
• Il numero di partecipanti consentito
• Il numero di relatori consentito
• La capacità di acquisire lead
• La disponibilità di analisi
• La capacità di registrare
• Le funzionalità aggiuntive disponibili
• Cosa hanno detto gli utenti precedenti sul prodotto

Nessun software per webinar è perfetto, ma ognuno ha le sue capacità che lo rendono unico rispetto ai suoi concorrenti. Assicurati di leggere attentamente le descrizioni e le recensioni prima di prendere una decisione.

Avere un copione

Non importa quanto bene pensi di conoscere la tua presentazione, avere uno script può solo aiutarti a lungo termine. Non solo darà a te e al tuo pubblico una cornice di cosa aspettarsi dalla tua presentazione, ma ti terrà anche sulla buona strada.

La creazione di una presentazione non è qualcosa di cui ogni webinar potrebbe aver bisogno, ma uno script non è facoltativo.

Assicurati di essere:

• Presentati. Non c'è modo migliore per presentare te stesso e altri host che all'inizio della presentazione. Assicurati di fornire nomi e brevi biografie di te stesso e di eventuali ospiti aggiuntivi che potresti avere, inclusi i background professionali e qualsiasi risultato rilevante.
  
  Può sembrare un po' divertente dire alcune di queste cose su di te, ma ricorda che mentre potrebbe sembrare un vanto con te, è posizionarti come un'autorità per il tuo pubblico.
• Raccontare una storia. Ora non è il momento di accumulare la tua creatività. Lo storytelling è un modo fantastico per iniziare a creare fiducia con il tuo pubblico.
  
  Se stai iniziando una demo, racconta la storia di come è nato il prodotto. Se stai condividendo una nuova idea, inizia dall'inizio. Il riconoscimento di aver realizzato un problema e poi condividere come l'hai superato ti renderà una fonte affidabile di consigli.
• Fornisci un ordine del giorno. A tutti piace sapere cosa accadrà e uno script per il webinar dovrebbe assolutamente includere un po' del tuo piano per il webinar.
  
  Suddividi ciò che i partecipanti impareranno per sezione, condividi il tipo di informazioni che possono aspettarsi e suddividilo in sezioni. Proprio come il retro della copertina di un libro, questo dà al tuo pubblico un'anteprima di ciò che sta arrivando.
• Fornire un incentivo. Il tuo pubblico ti sta ascoltando per un lungo periodo di tempo. Se se ne vanno senza niente, non li sentirai più.
  
  È difficile sapere che tipo di informazioni ogni individuo troverà preziose, ma premiarlo con qualcosa di speciale è qualcosa che tutti amano. Assicurati che alla fine del webinar, fornirai al tuo pubblico un takeaway unico, che si tratti di uno sconto esclusivo su un prodotto, di un ebook gratuito o di una sessione individuale.

Fai una corsa a secco

Proprio come faresti per qualsiasi altra presentazione, eseguire il tuo webinar prima del grande giorno è d'obbligo. Questa è una grande opportunità per appianare qualsiasi ostacolo sulla strada: confusione del software, problemi tecnici, modifiche agli script e simili sono tutti ostacoli che potrebbero essere superati in anticipo anziché il giorno stesso.

Non devi essere un mago della tecnologia per sapere come organizzare un webinar, ma più hai familiarità con la tua attrezzatura e presentazione, più rispetto guadagnerai da coloro che si prendono il tempo della loro giornata per ascoltati.

Nel caso di un webinar, purtroppo, la pratica potrebbe non essere mai perfetta. Non importa quante volte proverai la tua presentazione o quante ore trascorri a navigare nel software e nelle sue funzionalità, ci sarà sempre la possibilità che qualcosa vada storto.

In questa fase, il meglio che puoi fare è prepararti per quelle situazioni, accettando anche che potrebbe sempre esserci la possibilità che si verifichino problemi.

Prendi nota di questo processo

Se stai facendo un webinar per la prima volta e va bene, non vorrai dimenticare i passi che hai fatto verso il successo. In futuro, avere un processo documentato per i passaggi che hai seguito per prepararti per il tuo primo webinar ti aiuterà con il secondo e così via.

La creazione di questo documento in una checklist suddivisa in uno strumento di gestione del progetto per ogni fase di preparazione ti aiuterà a rimanere organizzato e aiuterà le future emittenti della tua azienda a seguire un processo standardizzato che può sempre essere modificato alla perfezione.

Durante il tuo webinar

È il grande giorno! Hai fatto tutto il possibile per prepararti a questo, ma ci sono ancora alcune cose che dovresti fare durante il tuo webinar per assicurarti che il tuo pubblico continui a tornare per saperne di più.

In piedi

Nella tua mente, immagina te stesso tra il pubblico a un evento dal vivo. Guarda il presentatore: sono seduti? Probabilmente no.

Sedersi mentre stai facendo il tuo webinar può sembrare una decisione facile da prendere, ma i professionisti mettono in guardia contro questo più e più volte. Ci sono due ragioni per cui dovresti stare in piedi durante la presentazione.

Il primo è per il tuo bene. Lo studio sopra rileva che alzarsi in piedi consente un pensiero più chiaro e un'attenzione più focalizzata. Stare in piedi durante una presentazione ti aiuterà a rimanere concentrato sulle tue diapositive e sul tuo copione, oltre a rispondere alle domande in modo significativo e intenzionale.

Il secondo motivo è per il tuo pubblico. Sia che tu abbia immaginato quella persona in una classe o sul palco, è molto probabile che quella persona fosse fisicamente sopra di te, emettendo quindi un senso di autorità.

Condividere l'autorità con il tuo pubblico potrebbe sembrare una cosa carina da fare, ma in un webinar è probabile che le persone si siano registrate per ascoltare, non per partecipare. Se non si sta in piedi durante una presentazione, il presentatore si trova immediatamente al livello del pubblico, rendendo più difficile per l'oratore mantenere la parola.

In altre parole, se hai i mezzi per stare in piedi mentre stai presentando il tuo webinar, fallo.

Presta attenzione al tuo pubblico

Se fossi nel pubblico del tuo webinar, te ne andresti sentendoti istruito? Illuminato? Impegnato? O te ne andresti annoiato, confuso e risentito?

Si spera che non quest'ultima opzione, e dovresti fare tutto il possibile per impedire che anche il tuo pubblico si senta in quel modo.

Anche se l'argomento del tuo webinar ruota attorno all'istruzione, usala come un'opportunità sia per educare che per intrattenere il tuo pubblico. Questo può essere fatto consapevolmente in diversi modi:

• Inizia con una storia
• Lascia spazio per domande e risposte
• Fornire statistiche interessanti
• Mantieni un tono colloquiale
• Rompi il terzo muro
• Usa l'umorismo

Questo webinar non dovrebbe essere un incontro che avrebbe potuto essere un'e-mail: è un'opportunità per te di essere genuino, creativo e connetterti con il tuo pubblico, in prima persona. I futuri clienti potrebbero trovarsi dall'altra parte dello schermo, quindi fai in modo che la tua presentazione conti.

Lascia spazio alle domande

Indipendentemente dal contenuto o dalla durata della presentazione, è sempre lecito ritenere che almeno un membro del tuo pubblico avrà una domanda. Lascia spazio alle domande di proposito nella tua presentazione.

Potrebbe avere un aspetto diverso a seconda della presentazione e del contenuto: alcuni host potrebbero voler lasciare spazio alle domande dopo ogni sezione della presentazione, mentre altri potrebbero voler scorrere l'intera presentazione e lasciare spazio alle domande alla fine.

Dopo il tuo webinar

Il lavoro non è terminato dopo aver ringraziato il pubblico per la partecipazione e aver firmato. Se stai cercando di migliorare ulteriormente un webinar eccezionale, ti consigliamo di fare alcune cose dopo che la presentazione ha raggiunto la diapositiva finale.

Aggiorna la tua pagina di destinazione

L'integrazione del tuo software CRM con il tuo software per webinar sarà utile per questo passaggio. Ora è un ottimo momento per tenere traccia di chi si è registrato, chi ha partecipato e chi ha fallito.

Quindi, assicurati di aver taggato correttamente tutti i lead del tuo webinar con l'evento. Se il tuo webinar si traduce in un accordo chiuso, dovresti essere in grado di dimostrarlo.

Se hai intenzione di condividere il tuo webinar dopo l'evento, ora è il momento di caricare la registrazione sulla tua pagina di destinazione.

La copia della tua pagina di destinazione dovrebbe essere aggiornata per riflettere che l'evento è passato e la registrazione è chiusa. Invece, questa pagina ora ospiterà l'evento su richiesta.

Invia un'e-mail di follow-up

Quando invii la tua e-mail post-evento, circa 24 ore dopo l'evento, sarai in grado di colpire tutti coloro che si sono registrati, compresi quelli che si sono persi l'evento.

Nell'era della personalizzazione, è fondamentale che vengano redatte almeno due email separate: una per coloro che hanno partecipato e una per coloro che non l'hanno fatto. In questo modo, puoi ringraziare i partecipanti per la loro partecipazione e fornire a coloro che si sono persi l'evento una registrazione o una trascrizione.

Il tuo webinar non finisce mai veramente. Di seguito sono riportati alcuni dei passaggi che puoi intraprendere per mantenerlo in vita.

Non smettere mai di promuovere il tuo webinar

Solo perché il webinar dal vivo è finito non significa che il contenuto diventi improvvisamente privo di significato. Mantenere viva una versione registrata del webinar su una pagina di destinazione crea un contenuto sempreverde che può anche essere inserito nel normale programma dei social media.

Misura sempre il tuo impatto

Inserire i tuoi iscritti nel tuo CRM e taggarli con il tuo evento è solo l'inizio del processo di tracciamento.

Torna spesso indietro e prendi in considerazione tutti i lead qualificati per le vendite, le conversioni e l'aumento della pipeline risultante dal webinar. Inoltre, pianifica un orario regolare per prendere nota della quantità di visualizzazioni su richiesta dalla tua pagina di destinazione.

La misurazione regolare di queste metriche garantisce il monitoraggio accurato di elementi come il tasso di conversione e le modifiche appropriate.

Crea contenuti aggiuntivi

Non limitarti a pubblicare una registrazione del tuo webinar su una pagina di destinazione: ogni singolo pezzo del tuo webinar può essere riutilizzato in altre risorse.

Trascrizioni, post di blog e risorse di messaggistica possono essere estratti da un solo webinar. Inoltre, il tuo webinar potrebbe essere in grado di fornirti cose come liste di controllo, fogli di suggerimenti e persino infografiche se sei disposto a prenderti il ​​tempo per diventare creativo.

La migliore misura del successo di un webinar non è solo l'impatto immediato: i webinar hanno una durata molto più lunga rispetto al tempo di registrazione iniziale. Dedica un po' di tempo a vedere come puoi lavorare con i materiali che hai creato per te stesso per creare ancora più risorse in cui il tuo pubblico può trovare valore.

Hit record

Ospitare un webinar non significa solo conoscere la tua presentazione; si tratta anche di conoscere il tuo pubblico, la tecnologia e le metriche.

C'è di più nella preparazione del webinar rispetto al webinar stesso, ed è importante completare veramente ciascuno dei passaggi di questo articolo per assicurarti di fare un ottimo lavoro a 360 gradi sia per la tua azienda che per la tua pubblico.