Despesas de negócios: como fazer deduções fiscais em seu carro, casa, viagens, refeições e equipamentos

A maioria das pessoas teme a temporada de impostos quando chega 15 de abril, mas na verdade fico animado e quase tonto.

A razão não é porque eu gosto de preencher papéis e pagar ao governo grandes somas de dinheiro, mas porque é apenas durante a época do imposto que eu percebo perfeitamente quão grande é a dedução de impostos que posso ter nas minhas despesas comerciais todos os anos.

A maioria das pessoas fica paralisada fazendo pesquisas e debatendo se sua ideia de negócio tem alguma chance, mas estão perdendo o foco.

Eles não percebem quanto dinheiro pode ser economizado por se ter um pequeno negócio, mesmo que inicialmente não ganhe dinheiro algum .

Aproveite este guia que lhe ensinará quais despesas de negócios você pode deduzir e quais não pode.

Quando você não tem um pequeno negócio , o governo está realmente enganando você. Todos os seus ganhos são tributados como renda normal (até 39%) antes mesmo de você ter permissão para gastá-los.

Com uma pequena empresa, no entanto, você gasta seu dinheiro primeiro e só é tributado sobre o que sobra.

A melhor parte é que mesmo que sua empresa esteja perdendo dinheiro no papel, você pode repassar essas perdas em papel diretamente para reduzir sua própria renda tributável! De qualquer forma, seu patrimônio líquido se beneficia, seja você lucrativo ou não.

Quais despesas são dedutíveis?

O IRS declara que quaisquer despesas comerciais “comuns e necessárias” podem ser subtraídas de sua receita comercial antes de serem tributadas. Para o nosso negócio de roupas de casamento online, isso inclui computadores, equipamentos de escritório, máquinas, suprimentos de escritório, utilitários e muito mais.

Além disso, ao planejar nossas férias em torno de nossas viagens de negócios, economizamos muito deduzindo despesas de viagens e entretenimento . A regra geral é que, desde que a despesa seja feita para fins comerciais e não pessoais , você pode deduzi-la de sua receita comercial.

Diretrizes de dedução para pequenas empresas

Naturalmente, o governo impõe muitas regras e regulamentos sobre como e o que pode ser deduzido em sua declaração de imposto de renda. Caso contrário, as pequenas empresas abusariam dessas deduções em todo o lugar.

Elaborei um guia de dedução de impostos para pequenas empresas abaixo, juntamente com um esboço das baixas contábeis de pequenas empresas mais comuns .

Isenção de responsabilidade: não sou contador nem advogado tributário. Qualquer informação fornecida neste artigo deve ser usada apenas como uma diretriz e não deve ser tomada como fato. As regras fiscais mudam o tempo todo e você deve verificar com o IRS antes de fazer quaisquer deduções com sua empresa.

O Código Tributário

O código tributário é um pouco vago, razão pela qual muitas pessoas se metem em problemas. Uma despesa de negócios dedutível é definida como qualquer despesa normal e necessária para o negócio e não extravagante.

A despesa também deve ser usada principalmente para negócios e não por motivos pessoais. Embora deva interpretar a afirmação acima, é melhor sempre errar ao ser conservador.

Por exemplo, se eu fosse dono de uma empresa de entregas, provavelmente não gostaria de tentar descartar uma Ferrari como o carro da empresa.

Para todas as suas despesas, use o bom senso e sempre possa justificar suas deduções . Mantenha uma boa documentação de todas as suas compras.

Writeoffs comuns para pequenas empresas

Embora existam muitos itens que você pode deduzir de seus impostos, aqui estão alguns dos itens mais caros que vão economizar muito em seus impostos. Dependendo do seu negócio, algumas dessas opções podem não se aplicar.

Isenção de responsabilidade: mais uma vez, lembre-se de que não sou um profissional tributário e que você deve consultar seu próprio contador para as regras específicas que podem se aplicar a você ou à área em que vive.

Como deduzir o seu veículo dos impostos

Deduzir seu veículo como uma despesa comercial é um pouco complicado, mas vale a pena, especialmente se você estiver gastando muitos quilômetros com seu carro. A regra número um ao contabilizar seu veículo é manter registros detalhados .

Certifique-se de usar um registro de viagem ou quilometragem e anote cada milha que você está usando o carro para negócios. Isso soa como uma grande dor, mas não é tão ruim se você manter um livro de registro e uma caneta no carro o tempo todo. Existem também muitos aplicativos de smartphone que fazem isso para você

Sempre que você dirigir para algum lugar, apenas anote o valor inicial e final do hodômetro para todas as viagens de negócios. (Observação: isso se aplica apenas ao método de milhagem)

Existem 2 formas principais de deduzir o seu carro: o método de quilometragem ou o método de despesa real .

O Método de Milhagem

Esta é a forma mais simples de deduzir a utilização do seu automóvel. Simplesmente pegue o número de milhas que você dirigiu para negócios no final do ano e multiplique esse número pelo valor de dedução por milha especificado pelo governo.

Adicione despesas adicionais, como estacionamento e pedágios, e pronto! Usar este método é aconselhável quando você estiver usando um veículo antigo que não vale muito dinheiro ou se você dirige um carro com supereficiência de combustível, como um híbrido.

Método de Despesa Real

Com veículos mais novos, quase sempre você pode deduzir mais com o método de despesa real . Abaixo está como você calcula sua dedução usando o método de despesa real.

1. Some todas as despesas relacionadas ao seu veículo, incluindo gás, reparos, seguro e registro, etc ...
2. Adicione uma dedução de depreciação. Existem diferentes maneiras de depreciar seu veículo, que serão abordadas em uma postagem posterior. Se você estiver alugando seu veículo, não precisa se preocupar com isso. Vá em frente e deduza o valor dos pagamentos do seu aluguel.
3. Calcule a porcentagem de tempo que você usa seu veículo para negócios. Você pode fazer isso simplesmente dividindo o número de milhas comerciais conduzidas pelo número total de milhas conduzidas em um determinado ano.
4. Multiplique esta porcentagem pela soma das despesas e use isso como sua dedução!

Tome cuidado

Antes de deduzir qualquer parte do seu veículo, certifique-se de verificar o IRS para as regras mais recentes. Há mudanças a cada ano, portanto, certifique-se de que as regras que você aplica ainda funcionem com base no ano e no local atuais.

Você sempre pode mudar do método de milhagem para o método de despesa real a qualquer momento, mas não o contrário. No início, você deve fazer os cálculos para ambos e escolher qual deles dá a maior dedução.

Como acontece com todos os impostos, a contabilidade é fundamental. Contanto que você registre todas as suas milhas e destinos, você não deve ter problemas para justificar suas deduções.

Como deduzir o seu escritório em casa

Para deduzir o seu home office, sua empresa deve seguir as seguintes regras .

1. Sua casa deve ser seu principal local de negócios . Isso significa que você conduz todas as suas atividades relacionadas aos negócios em sua casa e não tem outros locais definidos onde faz negócios
2. Você deve ter uma área especial seccionada para o seu negócio . Este pode ser um quarto separado ou a garagem. Qualquer lugar onde você armazena estoque ou produtos também conta.
3. Você deve realmente conduzir os negócios em casa e usar o espaço dedicado exclusivamente para negócios. Este parece um acéfalo, mas é para evitar que as pessoas configurem um escritório falso e tomem isso como uma dedução. O que isso também significa é que você também deve remover a cama e as cômodas do quarto.

Se você cumprir as regras acima, a maneira como você lida com a dedução depende de você ser proprietário ou alugado da casa .

Deduzindo um aluguel

Deduzir um escritório doméstico para locatários é o caso mais simples de lidar. Basta calcular a porcentagem de espaço que sua empresa ocupa e multiplicar pelo valor do aluguel que você paga a cada ano.

Além disso, não se esqueça de incluir seus serviços públicos e apólices de seguro.

Deduzindo uma casa que você possui

Quando você realmente possui sua própria casa, as coisas começam a ficar um pouco mais complicadas e as regras fiscais não são tão vantajosas quanto quando você aluga. Abaixo estão as etapas que você deve seguir para reivindicar a dedução do seu escritório em casa.

1. Calcule a porcentagem de espaço que sua empresa ocupa.
2. Calcule o custo da sua própria casa. Você precisará separar o custo da casa do custo do terreno. Infelizmente, em muitos casos, o valor do seu terreno supera em muito o valor da sua casa
3. Calcule todas as despesas relativas a utilidades, reparos, impostos e seguros.
4. Some os itens 2 e 3 acima e multiplique pelo percentual calculado no item 1.
5. Adicione o valor da depreciação aplicável à sua casa. Verifique o IRS e descubra quais são as regras de depreciação para sua casa. Isso não é tão complicado, mas você deve verificar com seu contador apenas para ter certeza de como fazer isso da maneira certa, já que muda de ano para ano.
6. Acrescente quaisquer despesas que fizemos diretamente ao seu escritório em casa e não ao resto da casa. Isso inclui decorações e móveis.

A principal desvantagem de administrar seu negócio a partir de uma casa que você possui é que você terá que pagar impostos sobre o valor que depreciou em sua casa quando chegar a hora de vendê-la.

Por exemplo, se sua casa vale 100k e você depreciou 10k. Quando você vende sua casa, você precisa pagar impostos sobre o ganho que você vendeu por menos 90k.

Como deduzir equipamentos e suprimentos

A maior vantagem para as pequenas empresas é um pequeno Código da Receita Federal conhecido como Seção 179 . A seção 179 permite que as pequenas empresas deduzam até 1 milhão de dólares (Observação: esse número muda a cada ano) de ativos completamente a cada ano.

Isso significa que você pode deduzir até esse valor em equipamentos comerciais, computadores, móveis, etc ... sem ter que se preocupar com depreciação ou outros cálculos de impostos. Claro, a seção 179 vem com alguns requisitos que devem ser atendidos.

As compras devem ser usadas principalmente para negócios

A regra oficial é que o ativo que você está deduzindo deve ser usado a 50% ou mais para os negócios . Digamos, por exemplo, que você esteja tentando dar baixa em um computador por completo em um determinado ano fiscal.

Você deve certificar-se de que está usando este computador mais para negócios do que para lazer e ser capaz de demonstrar isso se for auditado. Na maioria das vezes, contanto que você não abuse dessa regra, você ficará bem.

Certas compras são excluídas

Algumas coisas comuns que você não pode usar na seção 179 estão listadas abaixo. Posso estar faltando alguns itens, então você deve definitivamente verificar por si mesmo, mas essas são algumas das exclusões mais comuns.

1. Estoque - Basicamente, você não pode dar baixa nas coisas que planeja vender
2. Presentes - tudo o que você obteve ou herdou como um presente não pode ser deduzido
3. Imobiliária
4. Itens que você já possui ou não comprou no ano fiscal

A maioria das pequenas empresas escolherá fazer a dedução da Seção 179 para a maioria de seus ativos. Existem alguns casos em que você não gostaria, no entanto.

Por exemplo, se os lucros de sua empresa são baixos e você já está na faixa de impostos mais baixa, você pode adiar algumas dessas baixas para quando seu negócio for mais lucrativo para se manter em uma faixa de impostos mais baixa mais tarde.

Em qualquer caso, você deve sempre fazer a matemática das duas maneiras para ver o que faz sentido para você.

Risco de auditoria

Em geral, suas chances de ser auditado ao fazer a dedução do negócio doméstico são muito maiores se sua empresa não apresentar lucro por um longo período de tempo .

Se você aceitar a dedução, certifique-se de provar que seu negócio é realmente legítimo e não apenas um hobby seu do qual está aproveitando. Também tenha em mente que suas chances de uma auditoria aumentam a cada ano em que você não mostra lucro.

Como deduzir entretenimento e refeições

Deduzir entretenimento e refeições costuma ser uma área cinzenta da qual as pessoas aproveitam . Minha regra geral é que, contanto que você não abuse do código tributário, você estará bem.

Eu uso o que chamo de código “BS”. Se eu puder dizer a minha esposa com uma cara séria que uma determinada despesa foi usada para fins comerciais, e minha esposa não acha que seja bobagem, geralmente é bom o suficiente para mim.

Porém, oficialmente, qualquer despesa que você fizer deve obedecer às seguintes regras.

1. A despesa com entretenimento deve ser razoável e aceita em seu ramo de negócios - por exemplo, se estou vendendo comida vegetariana pela Internet, provavelmente não funcionaria se eu levasse os funcionários para jantar com carne. Em qualquer caso, você entendeu.
2. O objetivo da despesa com entretenimento deve ser gerar receita - por exemplo, se você está organizando um evento para promover sua empresa, isso é perfeitamente aceitável. Mesmo que você e seu parceiro de negócios saiam para comer para discutir o negócio, sua refeição também pode ser deduzida.
3. A despesa não pode ser extravagante - Basicamente, isso significa não abuse dessa dedução!

De qualquer forma, entretenimento é definido como qualquer atividade ou recreação dirigida diretamente a clientes, clientes ou funcionários . Apenas 50% do entretenimento e das refeições são dedutíveis, mas essas despesas podem aumentar ao longo do ano.

Para nossa loja, minha esposa e eu saímos pelo menos uma vez a cada poucas semanas para discutir novas maneiras de expandir o negócio.

Como deduzir despesas de viagem

Já ouviu seu cônjuge reclamar que você nunca sai de férias o suficiente? Usar seu negócio como um paraíso fiscal é uma ótima maneira de financiar suas próximas férias sem quebrar o banco. Com um planejamento adequado, você pode fazer com que sua empresa pague e cancele a maior parte da sua viagem!

Para começar, o objetivo principal da viagem deve ser para negócios. Contanto que seu destino não seja completamente aleatório, é provável que você encontre uma maneira de fazer negócios lá.

Abaixo estão algumas diretrizes gerais sobre o que e como você pode deduzir durante suas viagens. Lembre-se de que você só pode deduzir despesas nos dias em que estiver realmente realizando negócios.

1. A hospedagem pode ser deduzida em sua totalidade
2. Alimentos podem ser deduzidos de 50%
3. Transporte pode ser deduzido de 100%
4. Taxas relacionadas à lavanderia e escritório móvel podem ser deduzidas de 100%

Existem 2 maneiras de deduzir sua viagem de negócios: o método de diária ou o método de despesa real .

Método Per Diem

O IRS permite uma dedução definida por dia quando você viaja. Todos os anos, o IRS publica uma tabela que especifica um valor per diem dependendo do seu destino. Você deve verificar qual é a taxa diária antes de fazer seus cálculos.

Em qualquer caso, mesmo que gaste menos do que sua diária, você ainda pode deduzir toda a diária . Uma coisa que minha esposa e eu fazemos (quando não estamos tentando tirar férias disso), é viajar ultra barato.

Dessa forma, acabamos deduzindo mais do que realmente gastamos em nossa viagem. Lembre-se de que empresas unipessoais não podem usar o método de diárias para suas deduções de hospedagem. Todas as outras despesas são válidas no que diz respeito às diárias.

Método de Despesa Real

Isso é muito simples. Simplesmente mantenha todos os seus recibos e some o valor total das deduções com base no que você gastou. O importante é não se esquecer de guardar os recibos de tudo o que gasta seu dinheiro.

Sempre carregamos uma pequena caixa onde jogamos todas as nossas receitas no final do dia.

Tal como acontece com todas as deduções fiscais, não exagere. Certifique-se de documentar exatamente quais parceiros de negócios ou clientes você está visitando em um determinado dia.

Após as reuniões , você está livre para passar o resto do dia como lazer. Minha esposa e eu normalmente planejamos encontrar um fornecedor por dia no início da manhã, deixando o resto do dia por prazer.

Normalmente, também tentamos planejar com antecedência para decidir se vamos usar o método de diárias ou despesas reais. Nas férias de negócios, geralmente fazemos o máximo e usamos o método de despesas. Se a viagem for puramente a negócios, geralmente economizaremos e cobraremos as diárias.

O que deve ser cuidado

Antes de se declarar um pequeno negócio e começar a fazer deduções por toda parte, há algumas coisas a serem observadas no que diz respeito ao governo. Por um lado, você precisa ser capaz de provar ao IRS que sua empresa é de fato uma empresa real .

A definição de “negócios” é bastante ampla. Em geral, você só precisa provar ao IRS que está ativamente tentando ganhar dinheiro , embora possa não estar necessariamente tendo sucesso. Aqui estão os critérios que o IRS usa para determinar se o seu negócio é “real”.

• Se o seu negócio tiver lucro tributável por 3 de 5 anos consecutivos , você geralmente está seguro de que o seu negócio seja considerado apenas um hobby.
• Se sua empresa continuar a declarar prejuízo ano após ano , você precisará reunir e manter evidências de que está fazendo um esforço ativo para obter lucro. Isso inclui ter um site comercial, cartões de visita, um conjunto distinto e separado de livros financeiros, licenças comerciais, autorizações e despesas de publicidade, etc ...
• Você tem que se manter atualizado com todos os arquivos comerciais necessários . Por exemplo, se você vende bens físicos, ainda precisa declarar seus impostos sobre vendas, mesmo que não tenha feito nenhuma venda

Não tenha medo do IRS!

A maioria das pessoas não aceita as deduções a que tem direito porque não deseja ser auditada ou mesmo correr o risco. Mas as regras fiscais para empresas existem por um motivo, portanto, você deve aproveitá-las!

Naturalmente, suas chances de ser auditado podem aumentar dependendo do que você decidir deduzir, mas se você está realmente tentando administrar um negócio legítimo , não precisa se preocupar com nada.

Para o nosso negócio de roupas de casamento, nos certificamos de não ser excessivamente agressivos quando se trata de pagar as despesas de negócios, mas ainda assim conseguimos economizar milhares de dólares em impostos todos os anos.

Apenas certifique-se de consultar um contador antes de fazer qualquer dedução maluca. Além disso, se você tiver alguma dúvida específica sobre o que deduzimos em nosso negócio de roupas de casamento, sinta-se à vontade para entrar em contato comigo.

Depois de sentar e pensar sobre isso, os benefícios fiscais por si só tornam o início de seu próprio empreendimento uma aposta mais segura.

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A seguir ... Parte 5: Contratação para pequenas empresas